Rencontre nationale - 3 février - Matin

ANIMATRICE : Audrey Limozin

INTERVENANT : Cédric Mazière, directeur d'Animafac

UN PROJET REPOSE SUR TROIS PILIERS :

1. Un objectif
Il est important de discuter en amont des objectifs afin de les clarifier et d'avoir une idée précise de ce vers quoi tend le projet.
Il est également important de formaliser ces objectifs par écrit afin d'acter cela auprès des membres de l'équipe.

2. Une équipe
La manière dont on recrute les membres de l'équipe est importante : le recrutement doit refléter l'image et l'ambiance de l'association.
Il est primordial de recruter des personnes avec des compétences et pas seulement de bons " potes " comme cela est parfois le cas dans les associations étudiantes.
Enfin, il faut clarifier dès le début les responsabilités de chacun. Si tous ne devront pas fournir la même charge de travail, il est important que ceux qui se proposent à des postes à responsabilités ne renient pas leurs engagements par la suite. Pour se faire, il peut être nécessaire de mettre noir sur blanc les tâches que chacun aura à accomplir et d'établir un contrat moral stipulant qu'il pourra être demandé à ceux qui n'accomplissent pas leur travail de quitter le projet.

3. Une organisation
Il faut pouvoir établir le plus vite possible un rétro planning du projet.
En matière de financement, il faut toujours demander aux subventionneurs plus que ne réclame en réalité le projet. Il faut par ailleurs savoir étaler dépenses et perception des recettes dans le temps de manière à ne pas se retrouver dans l'incapacité de régler un fournisseur le moment voulu.
Il est, enfin, nécessaire que les responsables du projet puissent suivre régulièrement l'avancée de l'équipe tâche par tâche. Il ne s'agit pas forcément de surveiller le travail de chacun, mais plutôt de pouvoir être une personne ressource quand survient un problème.

LES RÉUNIONS

- Il faut toujours préparer les réunions : si l'on n'arrive pas avec un ordre du jour clair et une idée précise de ce qui va se dire pour chaque point, la réunion risque de partir dans tous les sens et de ne rien apporter.

- Il faut toujours prévenir l'ensemble des membres du projet. Même si certains ne sont plus actifs, il est néanmoins utile de les tenir au courant afin de ne pas essuyer de reproches ultérieurement.

- Il faut organiser la réunion de manière à laisser parler tout le monde mais en contrôlant le temps de parole. Si certains n'ont pas l'occasion de s'exprimer, ils vous le reprocheront. Mais si la réunion dure plus longtemps que prévu, il sera beaucoup plus difficile de demander à ceux qui ont un emploi du temps serré de revenir la fois suivante.

- Les réunions doivent être productives mais ne doivent pas pour autant abandonner toute convivialité. Il est important de prévoir des temps de discussions informels. Bien connaître les membres de l'équipe pourra se révéler important en cas de tensions ultérieures.

LES FINANCES

Les subventions

Différents acteurs peuvent proposer des subventions :
- L'Etat
- Les collectivités territoriales
- L'Ademe (Agence départementale de l'environnement et de la maîtrise de l'énergie) qui a des bureaux en région.
- La Direm (direction des ressources énergétiques et minérales)

Les appels à projet

De nombreux appels à projets proposent des financements et/ou des aides matérielles (communication...) sur des thématiques données.
Plusieurs sources pour dénicher ces appels à projet :
- Animafac propose dans sa newsletter, dans Factuel et sur le site Internet une liste des appels à projets en cours
- Le CRIJ de la région
- Une veille sur Internet doit être assurée par l'un des membres de l'équipe.

Le Mécénat
Entreprises et fondations subventionnent fréquemment des projets étudiants. Aux membres de l'association de repérer celles qui pourraient s'intéresser à leur projet et de les démarcher. Les aides matérielles ne sont pas à négliger : des ordinateurs ou un budget impression peuvent être aussi utiles et rentables que des subventions sonnantes et trébuchantes.

PASSER LE RELAIS À L'ÉQUIPE SUIVANTE

- Il est important d'être au clair sur la comptabilité et l'avancement des différents projets de l'asso pour que les passations de pouvoir entre équipe se passent bien et qu'il n'y ait pas de rupture dans la vie de l'association.
- Il faut tenir un " annuaire " des financeurs (entreprises, collectivités...) contactés avec, à chaque fois : le nom de la personne contactée et ses coordonnées, un bref résumé de l'état de vos relations (contact par courrier / téléphone / de visu) et, éventuellement, des résultats obtenus (financements, promesses de dons en des temps meilleurs, simple intérêt...). Cela permettra à l'équipe suivante de ne pas refaire chaque année le travail de réseau effectué par ses prédécesseurs. De plus, les entreprises qui ont déjà donné sont souvent enclines à renouveler leurs aides.

LE DOSSIER DE PRÉSENTATION

- Il doit être à la fois bref et complet : personne ne lira un dossier de 50 pages. Pour autant, la personne à qui s'adresse le dossier doit ressortir avec une idée claire de ce qu'est l'association et des projets qu'elle mène.

- Le dossier doit s'imprégner du vocable de ses interlocuteurs. On ne s'adresse pas de la même manière à une entreprise, une fondation et une institution d'Etat. Or, plus on parle le langage de celui qui nous lit, plus on a de chance de le séduire. Un petit travail de recherche peut s'imposer : lecture de dossiers d'associations étudiantes plus expérimentées ou visite du site Internet de la structure visée.

- Un dossier doit être agréable à lire : il ne faut pas hésiter à passer du temps sur le logo et l'identité visuelle de l'association. Un dossier reconnaissable par son allure est très important. Il est important de veiller aux détails : police unifiée sur l'ensemble du dossier et lisible, sommaire cohérent...

- Il faut toujours accompagner son dossier d'une lettre résumant en quelques lignes ce qu'est l'asso, quel est son projet, et la somme et/ou aide demandée.

LE CONTACT AVEC LES FINANCEURS

- Il ne faut pas hésiter à diffuser largement son dossier de présentation et à viser haut : il est aujourd'hui très simple de récupérer les mails de personnes haut placées.

- Les contacts doivent toujours être relancés : afin que votre dossier ne se perde pas dans la pile des demandes de subventions, pensez toujours à rappeler une dizaine de jours après votre envoi. Notez la date de cette relance et, éventuellement, la date à laquelle on vous demande de rappeler.

- Il faut être " pro " : oubliez le chewing-gum, assumez votre tenue (il n'est pas toujours nécessaire de revêtir le costume cravate, mais si vous adopter une tenue peu courante demandez-vous quel message vous voulez faire passer). Dans la mesure du possible, munissez-vous de cartes de visites : votre interlocuteur ne pensera pas forcément à vous donner la sienne si vous ne lancez pas les hostilités en brandissant la votre.