Cet article fait partie du compte-rendu de la rencontre « Accompagnement à la scolarité » qui s'est déroulée les 13 et 14 octobre 2007 à la Maison des Initiatives Etudiantes.

Quelles sont les idées essentielles à faire passer lors de ma formation de bénévoles ? Comment impliquer mon équipe tout au long de l'année ? Autant d'interrogations qui ont été abordées lors de cet atelier.

INTERVENANTS : Cédric Mazière, formateur et ancien membre de l'association étudiante L'envol ; Samy Labeyrie, membre de l'association étudiante RAPP

L'animation des bénévoles est une difficulté récurrente pour bon nombre d'associatifs étudiants. Deux « experts » nous ont donné quantité de conseils pour dynamiser une équipe.

Des méthodes de recrutement efficaces

Le recrutement de son équipe de bénévoles est bien entendu la première des étapes. Il vous faudra pour cela bien communiquer. Communiquer auprès de son association et des anciens mais aussi vers l'extérieur.

- La forme : des outils de communication
Communiquer nécessite avant tout des supports de communication. Le tract s'avère être un très bon moyen de communication, encore faut-il que celui-ci délivre un message clair (voir paragraphe suivant).
Le tract n'est cependant qu'un support de communication. Il est un outil indispensable mais votre communication ne doit pas s'arrêter là. Voici une liste non exhaustive des méthodes de recrutement qui marchent :
- Le réseau : bouche à oreille, les potes...
- Les médias : journaux étudiants, presse locale, radios associatives, annuaire des associations
- Les interventions publiques : présentation en amphis, forums des associations

- Le fond : un message clair
Avoir un message clair nécessite en amont de cibler ses bénévoles. En fonction des réseaux de communication que vous utiliserez, vous ne vous adresserez pas nécessairement aux mêmes types de personnes. Vous ne recruterez, par exemple, pas de la même façon auprès de vos potes (où vous privilégierez par exemple l'esprit collectif et convivial) qu'auprès des étudiants que vous sensibiliserez sur un stand et qui voudront travailler avec des enfants. Le choix du lieu de recrutement aura aussi un impact sur le type de bénévoles recrutés (hall d'université, amphis...)
Dans tout les cas de recrutement, il faudra vous préparer aux pertes de début d'année (qui sont d'ailleurs plus nombreuses du côté des potes !)
Comme nous l'avons déjà dit, le message que vous ferez passer doit être clair. Voici quelques conseils pour réaliser un bon tract :

- Prévoyez une accroche (ex : Vous voulez travaillez avec des enfants ?)
- Sachez synthétiser vos activités (type d'engagement, actions...)
- Invitez à un évènement / une soirée conviviale pour présenter le programme. Vos partenaires pourront également être présent.

Dans chaque action de communication que vous prévoirez, n'oubliez pas de faire ça de façon « cool » et détendue. Personne n'a envie d'intégrer une association rigide !
Dernier conseil : si vous installez un stand, pensez à laissez une feuille d'inscription indiquant le nom/prénom ainsi que le mail, la relance n'en sera que plus facile.

Une appropriation collective du projet

- Dynamique d'accueil
Une fois votre équipe constituée, il vous faudra accueillir dignement les bénévoles, en proposant par exemple un pot d'accueil. La mobilisation des anciens à cet évènement est à privilégier : ils pourront ainsi faire le lien avec les nouveaux et vous éviteront de courir dans tous les sens.
Lors des premières réunions d'accueil, n'oubliez pas de décrire précisément le cadre dans lequel vous travaillez (descriptif du public cible, lieu d'intervention, partenaires...)
Pour créer une équipe solide, vous devrez connaître vos bénévoles. Un étudiant qui choisit de faire du bénévolat doit pouvoir s'y retrouver (avec les enfants mais aussi avec l'équipe associative). Vous devrez donc prendre le temps de connaître leurs motivations, leurs contraintes et... être disponible. Organiser régulièrement des réunions informelles dans un bar permettra à chacun de s'exprimer et de se connaître, l'implication n'en sera alors que plus forte.

- Formation de l'équipe bénévole
Pour former le plus efficacement vos bénévoles, séparez les temps :
- Un temps pour décrire le cadre de travail et préciser aux bénévoles ce que l'on attend d'eux
- Un temps pour débriefez (rapidement) les premières séances.
Partant de là, vous pourrez ensuite définir ensemble vos objectifs, de manière participative, pour que chacun puisse se les approprier. Attention, cette appropriation peut prendre du temps et nécessiter plus de réunions que prévues. Pensez également à formaliser vos rencontre (compte-rendu, débrief) afin de capitaliser votre expérience.
Concernant les formations techniques, celle-ci sont importantes mais pas essentielles. Des aides extérieures sont toujours les bienvenues mais il vous faudra au préalable identifier vos besoins et adapter l'intervention. _ Si vous sollicitez un professionnel, pensez à cadrer son intervention en lui expliquant votre projet, le public auquel il va s'adresser... Et toujours, débriefez avec les bénévoles par la suite.
Enfin, bien que l'échange avec les bénévoles soient indispensables, ne passez pas à côté des « non-négociables » pour avoir une cohérence d'ensemble (ex : ce qui est important pour l'enfant, c'est franchir une marche et pas forcément réussir l'exercice).

Une animation tout au long de l'année

Les bénévoles sont maintenant convaincus de leurs actions, reste maintenant à les garder tout au long de l'année.

Quelques conseils :

- Responsabiliser et impliquer vos bénévoles. Vous pouvez par exemple constituer des petites équipes fonctionnant en autonomie, où règnera une bonne dynamique

- Echanger sur le fond et partager l'information. Vous pouvez pour cela organiser un repas tous les mois, partager vos agendas sur g-mail...

- Créer du lien. Il faut que les bénévoles sentent une reconnaissance des enfants mais aussi de votre association. Les bénévoles ont envie de parler de ce qu'ils font et ont besoin de convivialité. Créer du lien permet aussi d'anticiper et de repérer les futurs responsables associatifs qui prendront votre relève.

- Encourager. Sachez valoriser auprès des bénévoles ce que votre association apporte aux autres. Un enfant se construit avec du monde autour de lui, le bénévole fait partie de ce « monde ».

- Faire le bilan. N'oubliez pas de remercier les bénévoles et de capitaliser votre expérience pour la transmettre. Vous pouvez par exemple organisez un dîner de fin d'année.

Au-delà de la formation technique, la coordination de l'équipe associative est fondamentale. Plusieurs intervenants ont observé tout au long du week-end que beaucoup d'associations étudiantes n'avaient pas de coordinateur. Pourquoi ne pas mobiliser par exemple un ancien ?