Assurer la relève, voilà un programme tout à fait réjouissant qu’il faut mettre en œuvre dès la prise de fonction. Prenez un coureur du 4x100 mètres : si ce dernier n’a personne à qui transmettre le témoin, il devra finir seul sa course, essoufflé voire épuisé. De même, un mauvais passage de témoin peut mener à la disqualification. Un travail au préalable diminue les risques. Alors, à vos starting blocks !

Qui va vous succéder ?

Intégrer des nouveaux membres
Au départ (très souvent), une association peut naître avec un groupe d’amis qui va la faire vivre sans forcément y faire entrer de nouveaux membres. La longévité d’une telle association se confond trop souvent avec la durée de vie et la stabilité du groupe en question. Les fondateurs ont vraisemblablement un parcours universitaire identique et abandonneront l’association, par la force des choses, en même temps que leur statut d’étudiant. L’arrivée chaque année de nouveaux adhérents s’avère alors indispensable pour la survie de l’association. Mais ces derniers ne doivent pas jouer les seconds rôles. Ils ne doivent pas seulement mettre en œuvre le projet associatif mais être aussi porteurs de celui-ci. C’est-à-dire qu’il faut permettre à ceux qui le désirent de s’engager plus fortement. L’implication dans un projet commun reste le moyen de fédérer toutes les bonnes volontés. D’ailleurs, il n’y a pas de secret, ce seront ces mêmes personnes, impliquées, que nous retrouverons plus tard au bureau ou au conseil d’administration.

Donner envie d’aller plus loin
On reproche trop souvent, dans les structures importantes, aux organes dirigeants d’être trop éloignés de la base. Pour les membres de l’association, le fossé qui les sépare des responsables peut sembler infranchissable. Parlez de ce que vous faites tout au long de l’année, communiquez (ah ! la fameuse communication interne dans les assos !) ; en trois mots : rendez des comptes. Expliquez à quoi sert un président, un trésorier (très important car ce poste est souvent délaissé en raison, dit-on, de son caractère peu épanouissant ; totalement faux !), un secrétaire (une tâche qui n’est pas réservée aux filles !) etc. Vous sensibiliserez ainsi vos adhérents à la longue et difficile, mais tellement stimulante, tâche de l’élu.
Il est intéressant de laisser la possibilité aux adhérents non membres du bureau ou du conseil d’administration d’avoir un poids dans le devenir de l’association. Les décisions importantes nécessitent l’ouverture du débat à tous les membres, qui à leur tour peuvent prendre l’initiative des points à l’ordre du jour des assemblées générales. Des rôles de chargé de communication, de rédacteur en chef ou de responsable de projet peuvent être définis selon les activités de l’association.

Repérer qui va vous succéder
Vos successeurs doivent être connus avant les vacances universitaires afin de permettre à la nouvelle équipe d’être opérationnelle dès la rentrée. Mais un danger guette : les examens. Si on considère que mars et avril sont les temps forts de beaucoup d’associations, mai et juin sont ceux des examens ; le risque est alors réel que s’émousse la mobilisation des bénévoles. Consultez vos membres avant de fixer l’assemblée qui va élire le nouveau bureau. N’attendez cependant pas cette réunion pour savoir qui est intéressé. Repérer les éventuels candidats est un préalable à la tenue d’élections. Un membre intéressé ne va pas forcément se manifester de lui-même. C’est à vous d’aller à la pêche aux volontaires.

Comment effectuer une bonne transition ?
Le renouvellement d’une équipe est souvent synonyme de perte d’informations. Mais ce n’est pas une fatalité. Une bonne méthode d’archivage, de classement et quelques conseils pour la transmission feront de votre passation de relais un modèle de continuité associative.

Un archivage clair et lisible
La question de l’archivage mène directement à un choix : que garde-t-on comme information, comme document ?
Sur le fond, il est difficile de répondre, vu la grande diversité de pièces possibles. L’opportunité de conserver un fascicule sur tel partenaire, un courrier à un adhérent dépend de nombreux paramètres. A vous de juger du bien-fondé de vos archives. Une exception existe cependant pour les documents relatifs à la trésorerie. En effet, doivent être conservés pendant un an les factures de téléphones, des garanties et des récépissés d’envoi de lettres recommandées, pendant six ans les déclarations de TVA, taxes sur salaires, les avis d’impositions, les certificats de travail, les quittances de loyer et les contrats d’assurances et enfin pendant dix ans tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans) ainsi que les justificatifs (factures, devis...).
Sur la forme, c’est plus facile, les brouillons, les notes manuscrites sont à éviter. En effet, difficile d’exploiter un compte-rendu de réunion où la moitié des mots est raturée, illisible ou inutile. Posséder plusieurs copies de dossiers de subventions est peu judicieux. Archivez seulement le dossier présenté aux subventionneurs (penser à en faire une photocopie).

Synthétiser les informations
Comme on l’a vu auparavant, il n’est pas utile de tout conserver. Vous allez accumuler tout au long de l’année une masse de données plus ou moins importante. C’est pourquoi il convient au fur et à mesure de les synthétiser. D’une part, concernant les réunions et sessions d’orientations de votre association, des comptes rendus et bilans doivent nécessairement être rédigés.
Un rapport d’activité reflète d’une façon concrète et réelle les actions menées par votre structure pendant un an. Véritable miroir de votre projet associatif, il est un élément indispensable de communication envers vos partenaires institutionnels, financiers et administratifs. Il s’avère aussi un outil de communication interne pour expliquer le fonctionnement et les activités de l’association. Cependant, ce document souvent dense est trop peu lu, une présentation orale est alors un complément utile.
Vous pouvez également élaborer des fiches signalétiques concernant vos partenaires. Par exemple, vous avez mené plusieurs projets avec une autre association. Résumez sur une fiche son nom , l’adresse, les noms de vos contacts, la fréquences des rencontres, le type de partenariat mené et vos propres réflexions sur cette collaboration. Le même travail s’avère encore plus important vis-à-vis des financeurs. Noms, contacts, date limite de demande et d’envoi du dossier, les arguments utilisés, le montant de la subvention demandée et obtenue...

La transmission des informations
Le dernier moment est certainement le plus important (d’autant plus facile que vous avez respecté les "consignes" énoncées auparavant...). Reste la passation de pouvoir proprement dite, c’est-à-dire du temps que vous allez passer avec votre successeur. Vous aurez un maximum d’informations à transmettre. Tout d’abord les informations dites techniques. Certains postes ou dossiers nécessitent des compétences particulières. La comptabilité ne s’improvise pas, la gestion d’une base de données informatiques non plus. C’est rébarbatif mais nécessaire. Ici encore, les renseignements oraux doivent se doubler d’un support écrit auquel pourront se référer vos successeurs.
L’étude de votre agenda s’avère un bon moyen pour sensibiliser votre remplaçant aux temps forts de l’association. Il pourra ainsi se rendre compte plus facilement des tâches à effectuer durant toute une année. (D’où l’utilité de tenir un agenda propre et complet ! Inutile d’évoquer votre après-réunion au bar du coin avec la toute dernière adhérente ou tout autre événement d’ordre purement personnel...). A partir de cette base, l’établissement d’un échéancier peut se révéler profitable. En effet, votre expérience vous a procuré une vision à long terme du projet associatif.
Ce moment est aussi propice à certaines formalités, comme la notification de changement de bureau (obligatoire) à la préfecture du département où a été déclaré votre association, ou le changement de signature à la banque, accompagné du récépissé fourni par la préfecture. Pensez à informer le monde entier (ou presque) des nouveaux noms et fonctions au bureau de l’association, éventuellement à faire un changement d’adresse auprès de la poste pour le courrier.
Par ailleurs, en ce qui concerne les partenaires de l’association, tout du moins les plus importants, une présentation des nouveaux responsables lors d’un rendez-vous est indispensable. La prise de contact est plus directe et la continuité des relations plus facile. Enfin n’hésitez pas à parler d’une façon plus subjective de votre vision du poste, de vos relations et de la communication avec les autres membres de l’association, en résumé, des relations humaines. Ne tombez pas dans l’anecdotique mais soyez franc, le changement d’équipe est le moment idéal pour mettre aux oubliettes les éventuels conflits passés !

Une fois parti...
Voilà, vous vous y êtes préparé depuis longtemps, le jour J est enfin arrivé. La "passation de pouvoir" est effective, vous n’êtes plus en fonction. Difficile ? Pas de remords, pas de regrets, le dilemme est simple, il faut rester présent sans l’être. Si vous avez suivi les quelques conseils de cette fiche pratique, soyez confiant. Les nouveaux responsables doivent s’approprier leurs fonctions, trouver leurs repères pour assumer leur rôle. Impossible quand toutes les semaines, ils voient apparaître leur prédécesseur, inquisiteur sinon simplement curieux ou inquiet. Cependant, vous devez faire comprendre que, si vous êtes moins présent, vous restez disponible. La disponibilité, voilà le maître mot.

Cette fiche a été publiée pour la première fois le 10 octobre 2000.
La rentrée d’une association est également abordée, sous un angle différent, dans la fiche pratique "Survivre à l’été", parue dans Factuel 62. Elle est consultable ici.