Le début de l’année scolaire est la période idéale pour incorporer de nouveaux membres. Une association doit pour cela se faire connaître et donner à voir ce qu’elle propose. N’ayons pas peur des mots, c’est un recrutement, il concerne une cible particulière et nécessite une stratégie. Chaque association est différente et recherche un type de membre lui correspondant. Avant de ce lancer dans les opérations de sa publicité, elle doit définir le modèle de membre qu’elle souhaite toucher. Il est aisé de comprendre qu’une association de filière, une association culturelle, artistique ou sportive n’ira pas chercher ses membres potentiels au même endroit.

Stratégie
Une fois cette cible définie, s’il y a lieu, la stratégie s’impose. La démarche est là encore dépendante des moyens et du genre de l’association. Choisissez l’événementiel si vous êtes une association sportive ou encore l’exposition si vous touchez à la culture. Dans le choix de l’événementiel, il est conseillé de se consacrer à la préparation de l’événement avant les vacances, le temps étant compté au début de l’année universitaire. Vous pouvez également contacter d’autres associations ou un collectif d’associations afin de participer ou d’organiser un forum des associations sur votre université. Ne négligez pas non plus les vieilles recettes qui marchent toujours comme les tracts, les affiches, les journaux universitaires ou encore aller au-devant des étudiants pour simplement vous présenter. Bref les choix sont grands. Mais recruter des membres n’est pas la seule condition d’existence d’une association, loin de là.

Qu’elle soit nouvelle ou non, une association a besoin d’exister dans le paysage. En quelque sorte vous n’existez dans le paysage et vous faites connaître dans la limite où vous définissez ce paysage. Pour les nouvelles associations, l’existence passe par la naissance. Il vous faut créer et déclarer votre association (cf. fiche n°11).

Médiatisation
Une fois fondée, une association doit se faire connaître. Il s’agit de médiatiser à la fois le nom de l’association, l’adresse de son local ou de son territoire d’intervention, (sur le campus, dans ses alentours, voire de l’autre côté du monde), sa raison sociale, ses buts et ses objectifs, ses projets, ses animateurs et responsables, où la contacter et tout ce qui vous fait connaître et vous définit par rapport aux autres. Pour les associations existantes n’hésitez pas à montrer que vous existez et à vous présenter de nouveau, ou présenter vos changements, en envoyant par exemple un bilan de vos activités l’année passée.

Auprès de qui vous faire connaître ? Du plus de monde possible, mais en définissant vos priorités selon vos objectifs. De l’administration de votre université ou de votre école, présidence, secrétariat général, directeurs d’UFR, professeurs, service culturel, antenne du CROUS et du CNOUS, des BDE, des MDE, des autres associations, des journaux publiés et diffusés dans votre établissement, des commerçants des alentours fréquentés par les étudiants, que ce soit pour engager les prémices d’un partenariat privé ou tout simplement pour laisser une affiche. N’oubliez pas de vous faire connaître des associations, des entreprises ou des institutions avec lesquelles vous désirez travailler. C’est une excellente prise de contact.

Les retours à attendre peuvent être de plusieurs natures, allant des simples félicitations au partenariat avec d’autres associations ou, mais très rarement à ce stade, au partenariat privé. Soyez également ouverts aux autres associations qui se présentent à vous, et n’hésitez pas à aller vous renseigner sur ce qu’elles font et ce que vous pourriez faire ensemble. La bonne entente est bilatérale. Il se peut aussi que vous n’ayez aucun retour parce que votre association est nouvelle et donc inconnue. Ne vous désespérez pas pour autant et concentrez-vous sur vos actes de l’année, ils vous feront remarquer.

Cette prise de contact peut là encore différer selon les associations et s’étendre sur une université comme sur le territoire régional ou national. Le coût diffère également et il est malin de prévoir et quantifier ces dépenses dès l’année précédente, de même que pour le travail en lui-même qui demande un carnet d’adresses un tant soit peu travaillé. Pour connaître les adresses par régions, vous pouvez vous référer à l’Annuaire des associations publié par Animafac, de même que vous pouvez consulter les annuaires des universités en ce qui concerne leur administration. Pour une recherche interne à une université n’hésitez pas à contacter les BDE, les MDE, les autres associations ou l’administration de votre université. Demandez conseil autour de vous, les professeurs par exemple sont parfois une mine d’informations.

Concernant le partenariat privé, à l’étape des premières recherches, constituez dès maintenant votre carnet d’adresses et reportez-vous à la fiche n°17 relative aux conventions de partenariat. Ces informations sont avant tout des conseils, à vous d’y faire le tri et d’en tirer l’essentiel vous concernant. Créez et mettez à votre disposition différents courriers, des plaquettes ou des brochures vous représentant, montrez-vous attractifs, dynamiques et "professionnels" : autant que votre image, c’est vous qui créez le paysage dans lequel vous vous situerez.

Pérennité
L’intégration des nouveaux membres est une étape tout aussi décisive de la vie de votre association puisqu’il en va du climat général de votre année. Cette intégration porte sur plusieurs axes. Elle se doit de présenter l’association en profondeur aux nouveaux membres : les membres actuels ou anciens de l’association, son bilan d’activité, ses partenaires et ce que vous jugerez utile de leur préciser. Profitez en pour demander aux nouveaux membres les raisons pour lesquelles ils vous rejoignent, c’est instructif et vous permet de vous situer par rapport à un regard extérieur.

Expliquez les règles de fonctionnement de l’association et de l’année à venir est fondamental pour la pérennité du travail effectué en ce sens les années précédentes ; on ne vous conseille pas là de veiller à une rigidité de méthode, mais de garder les bonnes recettes qui ont fait les heures en or de votre association. Car ne nous méprenons pas : chaque association suit, outre celles qui sont exposées dans cette fiche, certaines "règles" qui sont essentielles à leur bon fonctionnement. Exposer ces règles ici nous est impossible vue leur diversité et leurs variations suivant les contextes. Cela dit, rien ne vous empêche d’aller démarcher les responsables d’autres associations et de leur demander quelles sont pour eux les règles de fonctionnement qui ont fait le plus leurs preuves dans leur association. C’est souvent avec un plaisir et un brin de modestie qu’ils vous répondront (comment croyez-vous qu’on rédige une fiche pratique ?).

Pensez également à exposer les côtés astreignants que pourraient rencontrer les nouveaux membres, comme les réunions ou le travail administratif malheureusement inévitable. Argumentez chacun de ces points de façon précise tout en restant ouvert à toute nouvelle proposition : les esprits frais regorgent de bonnes idées. Abordez le sujet de l’organisation administrative, exposez une structure claire, identifiée et pertinente (ce que doit avoir toute association qui veut fonctionner) ainsi que les interactions entre ces rôles. Définissez le rôle du président, du vice-président s’il y a, du secrétaire général, du trésorier et des autres postes de votre structure. Ouvrez le conseil d’administration aux nouveaux membres si votre structure le permet, un CA d’apparence rigide et fixe peut rebuter certains un certain nombre de nouveaux arrivants. Exposez aussi les moyens de votre association, tant matériels que relationnels, et intégrez-y les moyens que peuvent vous apporter les nouveaux membres.

Le meilleur conseil que l’on puisse vous donner est de leur expliquer tout ça autour d’une table et face à une bouteille : organisez un week-end d’intégration (cf. fiche n° 19) et consacrez une heure ou deux à ces "détails", et pourquoi pas, si ce n’est pas déjà fait, à l’élection de votre nouveau CA et Bureau.

Une association est avant tout un lieu de convivialité, quelle que soit son activité. Certaines se tournent définitivement vers la détente et d’autres vers l’humanitaire. Pour chaque type d’association, les nouveaux membres sont une richesse et une source de renouveau, ne négligez donc pas leur arrivée. Et pour la pérennité de votre travail conservez la dynamique de fonctionnement qui a fait venir ces nouveaux membres à vous.

De A à Z
Planifiez ses projets de manière prévisionnelle au début de l’année facilite l’organisation annuelle ainsi que l’établissement des budgets. Le planning prévisionnel n’est pas définitif, il est une ébauche des désirs de l’association. Une fois le planning effectué vient l’heure des choix. Il faut dégager les priorités. Aller du "à ne pas manquer" au "si on a les moyens", pour finir au "irréalisable ou peu d’intérêt". Rédigez ensuite chaque objet de façon très précise : liste des tâches, durée de chaque tâche, coût de chaque tâche et budget général. Ce planning-ci vous permettra d’avoir une vision globale de chaque pôle d’activité de votre association et des moments de l’année où l’investissement personnel des membres sera intense.

Cette vision vous permettra également de répartir les demandes de subventions parmi les partenariats privés et publics. En effet certains apprécieront de savoir qu’il y aura plusieurs demandes de subventions pour des projets différents dans l’année, plutôt que d’avoir la surprise en recevant un nouveau dossier de demande après avoir envoyé un chèque. Il vous permet de proposer plusieurs projets à vos partenaires, de leur donner un choix et il leur permet à eux d’étaler les sommes qu’ils souhaitent vous allouer. À ce propos soyez imaginatifs, les partenaires, privés ou publics, acceptent également les demandes matérielles. Vous pouvez parfaitement leur demander des locaux, du matériel informatique, un formateur, etc.

Il vous faudra, pour organiser le calendrier de votre année y introduire les dépenses et donc établir les budgets de l’année à venir. Trois budgets sont vivement conseillés :
  D’abord le budget de l’an passé. C’est un bilan financier de préférence opération par opération. De ce budget, vous pouvez tirer des leçons. Il peut révéler des lacunes comme il peut au contraire se révéler comme une force de l’association. Dans ces deux cas, il convient de s’y pencher pour en trouver les causes et les prendre en compte pour le budget à venir.
  Le budget prévisionnel : il est indépendant des projets du planning et énonce les dépenses et encaissement à venir. Ce budget se doit d’être précis et le moins aléatoire possible. Notez-y les coûts d’assurances, d’adhésion à d’autres organisations, les abonnements aux services ou à la presse, les frais d’imprimerie, de déplacement, les éventuels salaires ou rémunérations, une recherche de stagiaire, les mailings, les loyers des locaux, les fournitures, etc. : tout ce qu’il est possible de prévoir.
  Enfin un troisième budget peut vous concerner : le plan d’investissement. Celui-ci concerne l’achat des machines, véhicules, costumes, locaux et de tout autre investissement. Ces budgets peuvent ensuite être récupérés dans vos budgets d’événements comme " fonctionnement de l’association ".

La façon dont vous répartirez vos demandes de subventions vous sera propre et dépendra essentiellement du nombre de vos partenaires et de la qualité du partenariat. Sachez qu’il est rare qu’un projet soit subventionné par un seul partenaire. Il faudra vous adresser sur un projet au partenariat privé et public et rechercher régulièrement de nouveaux partenaires, ce qui n’est pas sans coûter.

Ne perdez cependant pas trop de temps. Les reliquats des enveloppes budgétaires doivent être dépensés en décembre et il peut rester de l’argent dans les caisses. Prévoyez donc vos budgets et vos dossiers de demande pour octobre au plus tard. Et, en profitant notamment des conseils spécifiques aisément accessibles en ligne, dressez là encore un petit plan d’action, à partir de la liste des bailleurs de fonds envisageables. Là encore il ne dépend que de vous d’étendre vos possibilités de financement.


(Fiche publiée pour la première fois en octobre 1997)