Sécurité routière : entre pédagogie et innovation, les associations explorent de nouvelles pistes de communication

Quand on est tous bien motivés, que le projet qui nous unit tient la route et que « yapluka », reste tout de même à trouver les moyens financiers et matériels de le réaliser.

A l'heure où les fonds publics se raréfient, il est plus que conseillé de diversifier ses sources de financement. Toutefois, notez - pour vous rassurer - que les fonds privés ont le mérite d'être plus souples et diversifiés.

Dans cette fiche pratique, il sera question d'identifier les types de partenariats possibles, de savoir les appréhender et de les préparer au mieux. Ensuite, c'est à vous de jouer!

Définir le partenariat

Afin de savoir de quoi on parle, une petite mise au point s'impose. Il est d'abord important de verbaliser l'objectif de votre partenariat : est-ce acquérir de la notoriété? Limiter vos coûts? Trouver de nouveaux canaux de diffusion d'information...? Une fois que vous l'aurez clairement identifié, il vous sera plus facile de le définir.

Tout le monde n'entendra pas le terme « partenariat » dans le même sens. On peut en effet lister plusieurs termes y faisant référence. On distinguera:

• Le mécénat : c'est un don qu'une personne physique ou morale choisit de faire sans obtenir aucune contrepartie directe, autre que la communication interne à l'entreprise et la déductibilité fiscale de 60% du montant du don dans la limite de 0,5% du chiffre d'affaires. Ce peut être un soutien humain, matériel ou financier.

• Le sponsoring : dans ce type de relation, l'entreprise soutient une personne, un organisme ou une action d'intérêt général, dans un but commercial afin notamment de servir son image de marque.

• Le partenariat : notion plus large, le partenariat se définit comme une association active de différents intervenants qui, tout en maintenant leur autonomie, acceptent de mettre en commun leurs efforts en vue de réaliser un objectif commun relié à un problème ou à un besoin clairement identifié dans lequel, en vertu de leur mission respective, ils ont un intérêt, une responsabilité, une motivation, voire parfois une obligation.

Suivant le type d'interlocuteurs que vous voudrez solliciter (entreprise, groupe d'entreprises ou fondation d'entreprises) et la teneur de votre demande, vous pourrez affiner votre projet et le type de relation que vous recherchez.

Cibler

Quelque soit le mode de relation envisagée, il est important de bien appréhender les contraintes qui en découlent. Par exemple, dans le cas d'un sponsor, certains partenaires peuvent demander une exclusivité dans leur secteur d'activité. D'autres peuvent aller jusqu'à s'octroyer un droit de regard sur les publications ou les projets de l'association, sous prétexte de vouloir gérer leur image de marque. Quel que soit le mode de partenariat choisi, il est important de rester vigilant afin de protéger son projet et l'intégrité de l'association. Pour cela, relisez attentivement les termes de la convention de partenariat et ne vous laissez pas intimider.

Première entrée : de quoi avons-nous besoin ? Une fois vos priorités listées, il vous sera plus facile d'identifier les entreprises les plus à même de répondre favorablement à votre sollicitation. En effet, les prestataires de différents services peuvent se révéler être des pistes intéressantes!

Ex: frais postaux si vous faites des envois en nombre de vos publications, frais de réception si vous organisez régulièrement des événements, charges énergétiques (chauffage, électricité...) pour votre local...

Deuxième entrée : votre thématique d'action. Si votre association cherche à sensibiliser au commerce équitable, un partenariat peut être envisagé avec une marque labellisée par exemple.

Ensuite, considérez la nature de ces partenaires potentiels: entreprises mais aussi institutions type fondation. Une recherche sur les sites internet devra vous permettre d'identifier le bon interlocuteur de la structure que vous vous apprêtez à solliciter. Le bon interlocuteur sera celui qui aura le pouvoir de mettre en place le partenariat que vous attendez. Le plus souvent, il se trouve au service marketing, mais dans les grandes entreprises, ce n'est pas toujours évident de trouver la bonne personne tout de suite! Pensez également aux réseaux sociaux par internet qui pourront parfois vous connecter à ces personnes clés recherchées (Viadeo, Linkedin, 6nergies ou encore Copains d'Avant).

Veiller

Plus encore, il s'agit de faire preuve de curiosité. Soyez attentif à ce qui se passe autour de vous. Fréquenter les forums et les salons, les événements liés à votre thématique d'action. Ils seront autant d'occasions de rencontrer d'éventuels partenaires. Regardez les partenaires figurant par le biais de leur logo sur les outils de communication des projets portés par d'autres structures dans votre domaine d'activités. De même, lisez la presse, surfez sur le web, à la recherche de partenaires potentiels, ceux qui pourront s'avérer sensible à votre projet, et à votre public jeune! En effet, vous pouvez partir conquérant : le public jeune est très courtisé par les sociétés et les institutions. S'il est au coeur de votre projet, vous êtes quasiment assuré d'avoir d'emblée une oreille attentive : nul doute que les jeunes sont un public cible de votre potentiel partenaire.

Ce ciblage et cette veille vous permettront de constituer une base de données informatisée et fiable de contacts à solliciter de façon appropriée. Pour chaque démarche vers un contact, prenez des notes dans une colonne de suivi (appels, courriers envoyés, contenu des échanges...) pour éviter que plusieurs membres de l'asso harcèlent les mêmes partenaires potentiels, au risque de les décourager de travailler avec vous! De plus, cette base de données vous sera précieuse dans les années à venir pour garantir la transmission des informations aux membres renouvelés de l'association

Argumenter

Besoins listés? Base de données OK? Interlocuteurs précis identifiés? Vous voici prêts pour la rédaction d'un premier courrier. A l'instar d'une lettre de motivation pour un emploi, cette lettre sera personnalisée et constitue une première approche pour solliciter votre partenaire cible. Vous pouvez lui joindre une plaquette de présentation de votre structure ou de votre projet / événement, ou tout autre outils de communication pour montrer vos réalisations. Ce courrier concis est une première approche et répond aux questions : qui suis je? Pourquoi je vous écris? Bien sûr, vous le savez puisque vous avez correctement préparé ce premier rapprochement.

Malgré la qualité de ce premier pas, il y a de grandes chances que vous n'ayez pas de réponse. Qu'à cela ne tienne, vous vous êtes entraîné entre vous au sein de l'association, ou face à votre oncle chef d'entreprise, ou encore votre cousin en école de commerce. Il s'agit pour vous de roder votre discours de persuasion / séduction que vous allez tester au téléphone dans un premier temps. Objectif : obtenir un rendez-vous.

Si vous passez cette étape avec succès, bravo! Vous avez gagné le niveau 2 : le face à face lors d'un entretien. Il s'agit de bien le préparer pour convaincre votre interlocuteur de son intérêt de travailler avec vous. Renseignez-vous sur l'entreprise, comparez ses objectifs à vos besoins et imaginez une proposition de partenariat gagnant /gagnant. Rappelez-vous vos grands arguments clés : cible jeune, réactivité, nombre d'étudiants touchés par votre action, présence sur le terrain. Ils joueront indubitablement pour vous!

Un type de partenariat qui fonctionne très bien, est le partenariat « gratuit », où un partenaire offre ses produits en échange de visibilité à travers vos actions. Reprenons notre exemple sur le commerce équitable: vous pourrez facilement organiser des petit-déjeuner de sensibilisation à l'université par exemple, votre partenaire fournissant tout ou une partie des produits alimentaires, qui profiteront de vos événements éco-responsables ou de sensibilisation, pour tester leurs nouveaux produits.

Lors de votre rendez-vous, venez avec un dossier bien préparé, le premier envoyé par courrier ou seulement par mail, se sera peut-être égaré dans un bureau; ne soyez pas avare d'un nouvel exemplaire qui fera sûrement la différence quant à la suite de votre démarche!

Agrémentez-le de visuels, éventuellement d'un press-book de vos précédentes activités, et tout autre document pour donner une idée précise à votre interlocuteur de la « personnalité » de votre structure et plus particulièrement du projet pour lequel vous le sollicitez.

Lors de ce premier « face-à-face », la question qui se pose est d'abord « quoi vendre? » et surtout « à quel prix? ».

La première question trouve une réponse rapide : vos projets, dont il vous faudra prouver la pertinence, et votre présence dans un environnement jeune.

La deuxième dépend de votre taille et de votre impact. Il n'existe pas de grille toute faite car chaque événement ou chaque association forment un cas particulier. Vous pouvez toujours vous renseigner auprès d'associations de même calibre que le votre afin de vous positionner quant à l'appui matériel ou financier qui peut être demandé.

Pour cette première rencontre, il est préférable d'arriver avec une proposition de partenariat « gagnant-gagnant » que vous aurez esquissé en amont. Elle constituera un document de travail, un point d'appui pour la discussion, et aura le mérite de montrer à votre interlocuteur que vous tenez à formaliser ce partenariat; une garantie du sérieux de votre démarche. A ce stade, il s'agit de rassurer votre interlocuteur en argumentant sur les avantages qu'il aura dans ce partenariat. Ces propositions seront concrètes et lui permettront de valoriser ses produits, ses clients ou ses services. Bref, prouvez lui tout l'intérêt qu'il aura à fonctionner avec votre association. Vous pouvez même tenter de valoriser les retombées possibles qu'il peut attendre de votre collaboration. Il s'agit ici de le séduire et de susciter de l'intérêt sur des données objectives et quantifiables. Dans le cas d'un festival que vous souhaitez organiser par exemple, il serait nécessaire de lui donner le nombre de personnes attendues, le programme (avec des têtes d'affiche locales ou nationales), etc.

Suivi

On ne saurait que trop vous conseiller d'adopter un certain formalisme dans votre démarche de partenariat. Et ce, dès le début de votre relation. Il vous prémunira de mauvaises surprises.

En effet, sachez que les accords oraux n'ont aucune valeur et ne vous donne aucune garantie quant à l'engagement effectif de votre partenaire. Rédigez donc une convention pour chaque événement que vous souhaitez mener avec le partenaire en précisant à chaque fois les contreparties apportées par chacun, la durée du contrat et la signature de chaque partie. Ces conventions sont la garantie de votre sérieux, découragent les personnes qui manquent de rigueur et évite les ennuis avec les mauvais payeurs. En prenant les devants et en lui présentant un modèle de collaboration concrète, il pourra se rallier rapidement à votre dynamisme. Ainsi, proposez-lui un plan de réalisation précisant le « qui fait quoi? », le « qui paie quoi? », le « qui rédige le contrat? », ou encore « quels sont les droits et obligations de chacun? »; et bien sûr un planning pour sa mise en place.

Une fois qu'une relation de confiance et de sérieux est instaurée, vos rapports deviendront plus libres et plus opérationnels avec le temps. Pensez toutefois à fidéliser vos partenaires : remerciements, invitations à d'autres événements, organisations de rendez-vous réguliers pour les informer de vos activités... Plein de petites marques d'attention à inventer pour pérenniser votre relation!