Sécurité routière : entre pédagogie et innovation, les associations explorent de nouvelles pistes de communication

Votre association souhaite organiser un festival pluridisciplinaire, mais votre activité principale, c'est le théâtre. Vous décidez alors de mettre vos compétences en commun avec d'autres associations du campus, afin de proposer à vos spectateurs un panel artistique varié. Comment formaliser ce partenariat, et délimiter l'engagement de chacun ? Au-delà de cet exemple concret, la rédaction d'une convention, document juridique de l'ordre du contrat, vous aidera à formaliser vos échanges avec les différents partenaires, qu'ils soient financiers ou non, de vos activités.

Le code civil ne fait aucune différence entre contrat et convention, comme le stipule l’article 1101 : "Le contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s’obligent envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou à recevoir quelque chose". Le conventionnement est un terme générique qui convient mieux cependant à la pratique contractuelle des associations.

Les avantages du conventionnement entre organismes partenaires

Les objectifs et les projets des associations étudiantes atteignent parfois une ampleur telle qu’ils nécessitent une collaboration avec d’autres organismes. Cependant, les associations ne mesurent pas toujours l’importance de passer convention avec leurs partenaires, ce qui leur permettrait pourtant d’être assuré de l’aboutissement du projet envisagé, et ce dans les meilleures conditions. L’improvisation, ainsi que la confiance accordée aux partenaires ne suffit pas toujours. Rappelons donc à ce propos les trois enjeux du conventionnement pour les associations étudiantes :
 
Il a pour but premier la pérennisation d'un projet lancé en partenariat. Une convention est signée entre des structures (association, société, ou autre organisme) plutôt qu’entre des personnes physiques (le signataire n’est en définitive que le représentant de l’organisme en question). L’aboutissement du projet, de ce fait, est d’autant mieux garanti qu’il ne dépend pas seulement d’une confiance personnelle, toute aléatoire. La convention signée, la personne signataire ne saurait changer d’avis et renoncer à la collaboration, sauf à répondre devant les tribunaux de la non exécution de ses obligations. Pour la même raison, un changement d’équipe, au sein de l’un ou de l’autre des organismes partenaires ne remettra pas en question les engagements pris. De plus, une convention renouvelable d’année en année permettra de tisser des liens solides entre, par exemple, deux associations aux buts complémentaires, même si le turn-over des responsables est important.

Il permet également de définir de manière certaine, et au préalable, la collaboration entre les parties signataires, jusqu’à ses plus petits détails. Chacun des partenaires a ainsi à sa disposition une sorte de bilan prévisionnel de la manière dont se déroulera le partenariat, des responsabilités de chacun, ainsi que des problèmes qui pourraient se poser et de la réponse à leur apporter. C’est un instrument essentiel pour le bon déroulement de la collaboration autour d’un projet commun. Mieux la convention définit le projet, plus celui-ci aura de chances de voir le jour, et ce dans les meilleures conditions, les engagements de chacun étant clairement établis.

Enfin, il engage légalement les parties, dans la perspective d’un recours éventuel devant un tribunal, en cas de difficulté dans l’exécution des obligations de chacune des parties. Faute de convention, ou si celle-ci n’est pas suffisante, vous seriez bien en peine de fournir une preuve indiscutable des obligations que votre partenaire n’aurait pas remplies à votre égard.
Les démarches pratiques pour établir une convention

Il doit être clair, au préalable, que la rédaction de la convention, avant même sa signature, est une phase très importante pour ceux qui s’en seront chargé. L’idéal est donc d’y procéder soi-même, ou à défaut en collaboration avec le ou les partenaires, afin de pouvoir poser, ou au moins négocier, ses conditions. La rédiger vous-même vous mettrait en position de force, puisque c’est vous qui choisiriez les conditions de la collaboration, que vous pouvez ensuite modifier sur la base d’un consensus.

Un modèle de convention de partenariat

OUVERTURE

Avant d’entrer dans le corps même de la convention, rédigez un chapeau introductif, mentionnant, de la manière la plus complète possible, les parties signataires, en précisant le nom et la fonction de leurs représentants. Généralement, c'est le président de l'association qui passe convention.

Ceci vous donnera donc :
"La convention est passée entre les soussignés :
L'association X, régie par la loi 1901, déclarée à la Préfecture de .......... le ........... et publiée au Journal Officiel du ..........., dont le siège social est à ...........
Représentée par ............, en sa qualité de .................... d'une part,
Et
L'association Y, régie par la loi 1901, déclarée à la Préfecture de .......... le ........... et publiée au Journal Officiel du ..........., dont le siège social est à ...........
Représentée par ............, en sa qualité de .................... d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :"

L’article 1 sera consacré à la présentation de la convention, et répondra, sans entrer pour l’instant dans les détails, à deux questions :

Celle de l’objet de la convention : "Qu’est-ce que chacune des parties s’engagera à faire vis-à-vis de l’autre ?". La réponse sera par exemple : l’asso X s’engage à organiser la sécurité de la soirée de l’asso Y, en échange d’une contrepartie financière.
À ce stade, ce n’est pas la manière dont les engagements seront remplis qui nous intéresse (nombre de vigiles mis à disposition, contre telle somme d'argent) : gardez cela pour le développement.

Et la question des motivations de l’engagement. Celles-ci varient, du simple "développement de synergies" à une motivation très précise. L’idéal serait de montrer en quoi le projet visé par la collaboration s’inscrit dans le but statutaire des associations partenaires (amélioration de la vie étudiante, animation des campus, ...).

DEVELOPPEMENT

Les articles suivants exposeront l’objet même de l’accord, en entrant cette fois le plus possible dans les détails. Il ne faut pas hésiter à rédiger jusqu’à 25 articles ou plus, en fonction de :

• La complexité ou la multiplicité des engagements souscrits (obligation de faire ceci en contribution de cela, dans tels délais, selon telles modalités...). Pour être le plus précis possible, tentez de fragmenter l’engagement général en autant d’obligations que nécessaire pour s’assurer que le premier soit rempli le mieux possible. Soyez à cet égard aussi précis que possible dans les termes que vous employez.

Par exemple, selon la manière dont la convention est rédigée, une opération peut échapper, ou non, à la TVA, comme dans le cas d’un don à votre asso, s’accompagnant d’une contrepartie de publicité (la mise en valeur du logo de l’entreprise mécène sur les banderoles de la compétition de VTT que vous organisez). Si la convention ne stipule pas quelle proportion de l’argent donné est considérée comme contrepartie à la publicité prodiguée, un juge pourrait décider que la somme entière, dans l’esprit des contractants, y était relative, auquel cas c’est sur le don entier que la TVA s’appliquera. Une simple question de détail peut donc avoir une conséquence particulièrement grave, si l’on n’y fait pas attention au stade de la rédaction.

• Le nombre de situations que vous aurez prévues, qui pourraient intervenir dans l’accomplissement de ces engagements, voire en empêcher l’accomplissement (en cas de non-accomplissement de l’obligation, désignation d’un tribunal compétent, ou, pour éviter d’importants frais de justice, d'un moyen de conciliation, par l’entremise d’un arbitre pré désigné, ou d’une quelconque personne de référence).

N’hésitez pas à imaginer le pire : que le partenaire n’accomplisse pas ses obligations alors que vous avez pourvu aux vôtres. C’est pour faire face à ce type de situation que vous devrez prévoir un mode de résolution plus ou moins souple du contrat (le minimum étant, pour garantir une certaine sécurité juridique, la notification de la résolution à la partie défaillante par lettre recommandée avec accusé de réception, après mise en demeure préalable d’accomplir ses obligations). Celle-ci, en effet, n’est jamais sous-entendue. Si vous ne prévoyez pas de condition résolutoire précise, il vous faudra demander en justice la résolution du contrat, ainsi que des dommages et intérêts. À cet égard, il pourrait être utile de prévoir encore une clause pénale, qui s’ajouterait aux éventuels dommages et intérêts, dont l’effet pourrait être dissuasif pour le partenaire négligeant. Réservez vous la possibilité de modifier les termes de la convention.

Regroupez tous les items traitant d'une thématique dans un même article, afin que la convention soit la plus lisible possible. Vous pouvez par exemple faire un article sur toutes les questions ayant trait au financement, à l'assurance, à la durée du partenariat, et ainsi de suite. La rigueur et la clarté, en la matière, vont de pair : pour que votre partenaire accomplisse correctement ses obligations, assurez-vous qu’il puisse bien les comprendre. Quelques exemples concrets d'intitulés d'articles : types d'action, suivi et évaluation, montant (dans le cas d'un partenariat financier), conditions de paiement, ...
 
CONCLUSION

Le dernier article portera obligatoirement sur le mode de cessation de la convention : « Durée de la convention, renouvellement et avenant ». Vous indiquerez à cet effet si elle est à durée indéterminée, ou le cas échéant à quelle date elle cessera d’être opposable, ainsi que les modalités de cessation anticipée, ou de renouvellement. Précisez si un renouvellement est possible, s’il est automatique ou non, et qui jugera en ce cas de l’opportunité de reconduire la convention, et selon quels critères (prévoyez la possibilité de faire réaliser un bilan du partenariat, soit par les partenaires en commun, soit par une personne de référence, afin que la décision prise soit objective).

• Vous conclurez par la mention : "Fait en X exemplaires originaux" (selon le nombre des parties à la convention) "à..., le...", suivie, pour chacune des parties, de : "Pour la partie X, son président/représentant".

• N’oubliez pas de faire précéder chacune des signatures de la mention manuscrite : "lu et approuvé", afin que le partenaire, s’il est de mauvaise foi, ne prenne pas argument de sa méconnaissance des termes exacts de la convention devant un tribunal, pour ne pas avoir à remplir ses obligations. Chacune des parties conservera un des exemplaires originaux précieusement, moins pour pouvoir à tout moment connaître pour elle-même ses obligations, qu’à titre de preuve en cas de discussion entre les partenaires.

• Enfin, et pour la même raison, chaque page de la convention devra être numérotée avec mention du nombre total de pages dans le corps de la convention, afin que nul n’en retire une, ou n’en ajoute une autre à l’insu de l’autre partie. À la signature, chacune des pages devra être paraphée pour plus de sûreté.

Zoom : la convention de moyens

L'appellation "convention de moyens" désigne simplement le document contractualisant un partenariat passé entre deux organismes, dans le cadre de la réalisation d'un événement commun par exemple. Celui-ci suit le modèle d'une convention de partenariat, et présente donc les moyens (matériels, financiers, humains) que chacune des parties est prête à apporter pour mener à bien un projet.