Sécurité routière : entre pédagogie et innovation, les associations explorent de nouvelles pistes de communication

Donner plus d’ampleur à un projet, sensibiliser d’autres associations à votre démarche, mutualiser des compétences complémentaires, accroître sa visibilité politique, formaliser votre réseau, etc. : les raisons qui peuvent vous pousser à vouloir mettre sur pied un événement culturel inter-associatif sont nombreuses. L’une des forces des associations étudiantes est que - bien qu’elles ne soient pas forcément toutes sur la même longueur d’ondes - elles peuvent aisément s’allier et se regrouper autour d’un même projet.

Il ne suffit pas cependant d’avoir envie de travailler à plusieurs associations autour d’un même projet, il faut s’assurer que ce dernier soit réellement construit collectivement et que l’implication et le rôle de chacune soient clairement définis, afin d’éviter au maximum les frustrations potentielles et parvenir à la réalisation de l’événement.

Il n’existe pas de chemin tout tracé qui permette de construire un collectif d’associations autour d’un projet donné. L’élaboration se fait souvent en situation, c’est-à-dire sur un territoire particulier avec des caractéristiques associatives, économiques et politiques spécifiques. Au mieux, nous pouvons distinguer quelques constantes à adapter in situ.

Formes d’incubation de projets et regroupements inter-associatifs

L'EFFET BOULE DE NEIGE OU LE MODELE DE LA GRAPPE

L’effet boule de neige fédère des associations autour d’un projet déjà pensé par une entité ; la grappe agrège des associations autour d’un projet à co-construire. Cela semble être une lapalissade, mais la constitution d’un collectif, dans les deux cas, ne dispense pas de s’interroger sur les raisons - le pourquoi ? - du regroupement inter-associatif. Les objectifs initiaux ne sont pas immuables. Bien au contraire ! Il est même salutaire d’envisager qu’ils évoluent partiellement ou totalement sur le moyen terme : cela signifiera qu’ils auront été atteints.

L’effet boule de neige, le regroupement autour d’un projet pré-établi

Les deux éléments-clefs sont : savoir expliquer l’idée et se découvrir autour d’une dynamique de travail. Le projet du festival Libres comme l’art, qui a vu le jour en octobre 2008 dans l’esprit dérangé de quelques associatifs parisiens. Ils avaient dans l’idée d’organiser un événement "vitrine" de la création étudiante, avec différentes disciplines, dans un lieu et un temps uniques. La question de la méthodologie de projet s’est très vite posée, ces associatifs ne pouvant pas porter le festival seuls au sein de leur association mère. Le projet a donc été écrit et pensé une première fois sous tous ses aspects par ces mêmes personnes. Puis il a été confronté à la réalité, aux idées et aux envies d’une dizaine d’autres associations. Le projet a alors évolué, s’est transformé en fonction de l’intérêt suscité, de la faisabilité globale et de l’implication potentielle et réelle de chaque structure.

Le modèle de la grappe autour d’un projet co-construit

Au sein du modèle en « grappe », pour que des associations se lancent dans une aventure événementielle commune, il faut souvent qu’un ou plusieurs dénominateur(s) commun(s) les réunissent. Dans le cas d’un projet co-construit, il est nécessaire qu’à un moment donné, un déclic génère un mouvement collectif. Il est rare qu’un projet soit co-construit dès le départ sans que les associations ne se connaissent un minimum - même de manière indirecte ou informelle.

Notre exemple ici est celui d’un festival co-organisé qui s’est mis en place en février 2008 autour d’un réseau informel d’une dizaine de petites associations de musiques amplifiées : l’IntercollectifS. Les associations investies sur cet événement se connaissaient pour certaines depuis 2004. Elles se croisaient régulièrement lors de villages associatifs de festivals, se rencontraient parfois lors de concerts et coproduisaient ponctuellement des soirées. Les liens tissés en amont ont fortement contribué à la mise en place d’un événement commun. Les piliers du regroupement ont été déterminés dès le début lors des premières réunions collectives.

Les objectifs étaient de structurer un réseau d’associations de jeunes (18-30 ans), de promouvoir de jeunes artistes « amateurs » locaux et internationaux, de mutualiser des savoir-faire et des moyens humains, d’inciter à l’ouverture d’espaces d’expression artistique dans l’agglomération toulousaine. Communs à toutes les associations, ces objectifs ont permis de poser des bases partagées et motrices toujours en vigueur aujourd’hui.


LA SUPERSTRUCTURE : A LA RECHERCHE DE L'HYDRE IDEAL

Le collectif informel ou association dite « de fait » est souvent une première forme naturelle de regroupement. La mise en place d’un événement culturel inter-associatif peut entraîner la formalisation juridique d’une structure sous forme d’association ou de collégiale d’associations. Quoi qu’il en soit, l’établissement et la construction d’un événement culturel inter-associatif pérenne et non-figé nécessite une structuration a minima.

Le collectif informel, association de fait ou non déclarée

Le collectif informel évite de s’embarrasser immédiatement de la création d’une superstructure qui se superposerait aux autres. Tout regroupement de personnes physiques (individus) ou morales (associations) sans formalisation juridique est quand même identifié sous l’appellation « association de fait » ou « non déclarée en préfecture ».

Pour en mesurer les limites, vous pouvez vous appuyer sur la définition officielle :
« L’association, pour exister, n’a pas besoin d’être déclarée, cependant si elle ne l’est pas, elle ne jouit pas de la capacité juridique. Une association de fait peut percevoir des cotisations, mais elle ne peut recevoir de subventions publiques. Une association non déclarée peut ouvrir un compte de chèques postaux ou bancaires. Les représentants de cette association de fait auprès des organismes bancaires seront des personnes physiques.»

Ainsi, dans le cas de l’organisation d’un événement inter-associatif porté par un collectif informel, les personnes physiques responsables légalement au sein des associations impliquées le sont aussi dans le cadre de la co-organisation. Aussi, les obligations légales telles que l’assurance [cf. fiche pratique "Les associations et l'assurance"], la gestion des droits d’auteur [cf. fiche pratique "Les droits d'auteur"], l’acquisition d’une licence occasionnelle de débit de boissons, la déclaration des artistes et des techniciens ou encore la location de la salle nécessitent d’avoir une structure responsable.

Dans le cas où plusieurs structures associatives déclarées décident d’organiser un évènement commun, une des associations coorganisatrices doit être juridiquement responsable pour le collectif. Ce fut le cas pour Libres comme l’Art et l’IntercollectifS la première année. Cependant, l’une des associations de l’IntercollectifS, l'association plus instituée et solide économiquement, a pris la responsabilité de porter les dossiers de subvention. Mais les responsabilités peuvent être partagées : il est possible de formaliser les engagements par le biais d’une convention de partenariat et ou de moyens [cf. fiche pratique "Rédiger une convention de partenariat"].

Au-delà des considérations légales, « collectif informel » ne signifie pas autogestion brouillonne. Très rapidement, les associations qui se regroupent autour de l’organisation d’un événement s’aperçoivent qu’il faut mettre en place un pôle de coordination efficient. C’est la condition sine qua non d’une bonne communication interne, de la réalisation des tâches administratives générées par le regroupement et d’un fonctionnement correct.


L’association aux statuts déposés en préfecture

L’organisation d’un événement inter-associatif qui se pérennise peut nécessiter la création d’une association qui, dans ses statuts déposés en préfecture, représente le collectif d’associations [cf. fiche "Créer son association, mode d'emploi"]. Cela permet d’être mieux identifié par les partenaires que l’on démarche. On évite aussi qu’une seule association assume toutes les responsabilités légales. Le fait d’entériner par écrit et légalement un fonctionnement collectif qui s’émancipe du seul contrat moral permet de clarifier les rôles de chacun si cela posait problème en collectif informel. Dans tous les cas, cela ne change rien au fait que le bon fonctionnement du collectif dépend d’une coordination efficace, d’une bonne organisation interne et d’une implication équilibrée de chaque association.

Par exemple, pour l’IntercollectifS, la marche vers la structuration du réseau a été plus laborieuse que celle de la mise en place de l’événement inter-associatif à proprement parler. La plupart des associations qui se lançaient dans l’aventure avaient l’habitude d’organiser des concerts. Cependant, la nécessité de formaliser un collectif a posé des problèmes multiples liés à des habitudes de fonctionnement différentes. La structuration, notamment le dépôt des statuts, a pris pratiquement deux années sans que cela n’empêche le réseau d’être opérationnel et le festival de se tenir. Celle-ci a répondu à une nécessité organisationnelle : le regroupement a entraîné un travail important de coordination et d’administration qui n’existait pas nécessairement au sein des diverses associations ayant, avant tout, une activité « routinière » et non un fonctionnement par projet.

Une curiosité : le dépôt en collégiale

Certains groupements d’associations peuvent se structurer en collégiale d’associations. Le dépôt d’un bureau avec un président, un trésorier et un secrétaire est, dans les faits, la règle. La Loi 1901, assez souple, n’impose pas cela. Certains, qui souhaitent davantage d’« horizontalité » au niveau du fonctionnement, peuvent donc décider d’un dépôt sous forme de collégiale d’associations.

Dans l’article sur le Conseil d’Administration d’une association déposée en collégiale, on peut par exemple lire : « Tous les membres du conseil d’administration sont sur le même pied d’égalité : chacun des membres élu est ainsi co-président de l’association ».

Des statuts types se trouvent facilement sur Internet et les préfectures sont à même de prêter des exemples de statuts si les membres fondateurs de la collégiale tâtonnent dans leur élaboration. Il est toutefois conseillé, même si tous les membres sont coprésidents, de nommer un trésorier, identifiable pour les institutions, et utile en cas de litige judiciaire. Quel que soit votre choix, c’est aux statuts de qualifier les membres de la collégiale et leur nomination.

Sur Toulouse, une collégiale s’est structurée autour d’un lieu associatif autogéré, les Pavillons Sauvages. Voici deux extraits des statuts :
« L’association Les Pavillons Sauvages est gouvernée par une collégiale. Cette collégiale se compose exclusivement des adhérents de l’association Les Pavillons Sauvages, c’est à dire de personnes morales (les structures) et de personnes physiques (les habitants du lieu, les salariés de l’association, des représentants des habitants du quartier) ».

« Les membres de la collégiale se partagent la responsabilité légale de l’association ».

Cependant, aujourd’hui, personne ne sait comment se partage la responsabilité judiciaire en cas de problème puisqu’il n’y a pas eu de cas de litiges, impliquant une association déposée en collégiale, ayant fait jurisprudence. Le choix de l’organisation en collégiale est davantage d’ordre éthique et symbolique : celui de déhiérarchiser l’organisation... cependant, cela n’enlève rien au fait que le fonctionnement interne puisse être bancal, ce qui est assez ennuyeux en amont de l’organisation d’un événement.

AFFINITES ELECTIVES OU COMMENT BIEN SE CHOISIR

Singularité des associations et unité du projet collectif

Certains s’en sont aperçus lors de leurs aventures respectives : un groupe restreint de quelques associations peut être plus efficace qu’une superstructure de vingt entités. Cependant, il faut dès le départ se poser la question du nombre d’associations qui peuvent être engagées sur le projet porté collectivement et les raisons de l’implication de chacune.

De plus, il est conseillé de ne pas partir sur un tel projet quand on a déjà des difficultés pour se libérer du temps au sein de sa propre association. Globalement, même avec un excellent travail de coordination, porter un événement collectif demande une implication supplémentaire. Cela dépend aussi des ressources bénévoles de chaque entité.

Le point d’équilibre est difficile à trouver. Les associations, quelque soit leur nombre, doivent déjà avoir un minimum d’objectifs à partager pour avancer collectivement. Il n’y a pas de nombre idéal, c’est dans la pratique, en situation, qu’on ajuste. Une répartition équilibrée des rôles maintient l’ensemble. Si certains membres d’associations impliqués sur le projet collectif ont le sentiment de s’épuiser au travail au profit d’autres, c’est qu’il y a un problème clair d’organisation.

Enfin, tout repose sur la capacité de chacun de respecter la singularité des associations tout en préservant l’unité du projet collectif. Il faut veiller à ce que la superstructure ne se substitue pas aux associations et respecte leur intégrité – à moins que celles-ci souhaitent unanimement se fondre dans l’ensemble.

Groupe fermé, groupe ouvert : tout dépend du projet !

Si l’on considère que « groupe fermé » et « groupe ouvert » sont deux idéaux-types, tout le travail d’un collectif d’associations lors de l’organisation d’un événement est de tendre vers la forme qui semble la plus adaptée au projet.

Si l’on sent qu’on atteint un seuil critique qui risque de faire exploser le collectif, mieux vaut éviter d’essayer d’intégrer d’autres associations à l’organisation de l’événement. Cependant, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse et se fermer jusqu’à la paralysie du collectif, incapable de se renouveler et d’innover. Concrètement, la sclérose d’une association peut mettre fin à la pérennité du projet d’événement collectif. Lorsque l’on choisit de fonctionner en groupe fermé, dans la perspective d’un événement à renouveler chaque année, il faut anticiper ce type d’éventualité et accepter que l’arrivée de nouvelles associations provoquera certainement des transformations.
 
Pour en revenir à l’IntercollectifS, en 2008, au moment où le fonctionnement inter-associatif avec six structures s’est formalisé autour de la mise en place d’un événement, le temps était à l’ouverture. Une grande place a donc été accordée au village associatif, temps privilégié de rencontres au sein du festival. Une autre manière de repérer des associations fut de prospecter localement sur le terrain toute l’année. En 2010, le groupe s’est fermé. Cela se traduit par l’absence de village associatif sur le festival : signes d’un début de sclérose ou forme d’organisation collective qui, pour le moment, se suffit à elle-même ?

Une solution d’entre-deux, qui évite l’ouverture à tous crins, peut être aussi d’avoir des associations qui soient des « partenaires privilégiés ». Celles-ci, si affinités et/ou compétences complémentaires, pourront, par la suite, éventuellement intégrer le collectif d’associations.

Éléments de méthodologie inter-associative

La méthodologie de projet pour un événement inter-associatif ne présente que peu de différence avec les canons de la méthode que vous connaissez.

Ici, nous insisterons essentiellement sur les singularités du travail en coopération, les écueils à éviter et vous renverrons à des fiches pratiques spécifiques du site Animafac, en premier lieu celles de la thématique « Culture ».

COMPLEMENTARITE DES COMPETENCES ET DES THEMATIQUES

Identifier les particularités de chaque association et de chacun

Le collectif d’associations n’est pas l’agglomération ou la somme des différentes entités, il en est plutôt le produit, un organisme à part entière. En soi, son fonctionnement ne diffère pas de celle d’une association traditionnelle, sauf qu’il faut considérer dans l’organisation interne la rencontre des singularités de chacun en plus de la gestion des ressources humaines et interpersonnelles.

Comme pour toute organisation associative, le regroupement nécessite d’être clair dès le départ auprès de tous :

• partage a minima des objectifs du projet,
• expression des motivations,
• rappel des thématiques de travail,
• listing des qualités et des compétences,
• prise en compte des disponibilités pour le collectif,
• mise en place de règles internes de fonctionnement,
• définition claire des postes,
• création d’outils collaboratifs en ligne (agenda, etc.).

De la réciprocité à l’expérimentation de rôles nouveaux

Il faut cependant éviter de considérer que les associations se déterminent uniquement par les compétences qu’elles ont développées en évoluant autour d’une thématique spécifique. La construction inter-associative doit envisager la réciprocité. Les apports doivent être mutuels, et le don/contre-don est essentiel. Ne pas envisager le partage des savoirs, savoir-faire et même savoir-être peut provoquer des frustrations et générer des tensions !

Par exemple, au sein de l’IntercollectifS a été intégré un collectif de graphistes. Ils sont souvent sollicités bénévolement, notamment pour réaliser la plaquette quadrimensuelle et les visuels des événements inter-associatifs. Dès le départ, il a été convenu qu’il y aurait des contreparties, financières quand il y a de l’argent, mais surtout en nature comme l’organisation ponctuelle d’expositions de leurs travaux personnels ou de l’aide à la mise en réseau au-delà du local.

DU MICRO AU MACRO : LES ECHELONS DE TRAVAIL

De son association au groupe d’associations

La communication interne est essentielle pour un fonctionnement efficace. Elle doit se faire à double sens : de la base des associations à la superstructure et vice-versa. Au sein d’une association impliquée, il faut veiller à informer tous les membres de ce qui se passe au niveau supérieur.

A priori, si des outils de communication interne sont déjà en place pour les membres actifs (outils coopératifs en ligne) et les bénévoles (newsletter régulière), il suffit d’ajouter une partie d’information pour l’organisation de l’événement inter-associatif. Optimiser la communication interne [cf. fiche "Des outils web pour travailler en équipe"] est le meilleur moyen de sensibiliser et d’impliquer au mieux tous les membres des associations.

L’indispensable médiation : l’œuvre de coordination

Souvent, le ou les postes (s’ils sont distingués, ça dépend des ressources bénévoles) d’administration et de coordination sont fondamentaux. Cela dépend de la ou des personnes qui tiennent ce rôle.

Dans la situation où le coordinateur est étudiant, et qu’il est déjà membre actif d’une association, fluidifier les échanges et la communication interne d’un collectif d’associations avec les fragments de temps qui lui restent ne sera pas une sinécure ou se fera au détriment d’autres dimensions de son existence. S’il est volontaire en service civique, ça peut changer la donne ! Dans le fond, ce travail reste très épanouissant, puisque le coordinateur a une vision panoptique en temps réel de la construction du projet. A lui ensuite de la faire partager aux autres !

DU DECISIONNEL A L'OPERATIONNEL

L’organisation d’un événement inter-associatif nécessite a priori une logistique plus importante que la mise en place d’un événement d’une seule association. Un des objectifs essentiels étant de mutualiser des moyens pour accéder à une reconnaissance plus grande des publics et des institutions.

La mise en place de pôles organisationnels – coordination, administration, recherche de partenariat et communication – en amont de l’événement est déjà vivement conseillée quand une seule association est organisatrice, alors, quand il y en a plusieurs, c’est indispensable !

A l’échelle du groupe d’associations, il est pertinent de créer des pôles spécifiques en fonction du type d’événement et de distinguer ce qui est de l’ordre du décisionnel au niveau de ou des directions artistiques et ce qui relève de l’organisationnel.

Depuis 2010, Libres comme l’art s’est organisé en association d’associations, et a pu ainsi séparer son organe décisionnel principal (le Conseil d’Administration) de ses pôles opérationnels (à savoir l’équipe centrale et les secteurs artistiques). Ainsi, toute décision concernant la stratégie ou les grandes orientations du festival doit être validée par le C.A. ; elle est ensuite appliquée par les organes opérationnels, composés de membres a priori engagés pleinement dans l’organisation du festival. Cette dichotomie permet l’implication formelle de structures entières, sans impacter la possibilité pour chacun de s’engager plus en profondeur sur l’événement.

La gestion des calendriers

Organiser et coordonner un événement culturel inter-associatif nécessite une bonne gestion des calendriers de chacun. Le rétro-planning est un outil formidable de la méthodologie de projet.
Son utilisation pour une organisation inter-associative ne diffère en rien de celle que peut en faire une association seule. Simplement, il est important qu’il soit élaboré de façon collégiale en prenant en compte les calendriers de chacune des parties, et que les différentes structures du collectif le fassent circuler jusqu’à leur base.

Aussi, le choix de la date de l’événement doit prendre en compte, d’une part, les temps forts de la vie des différentes associations, et, d’autre part, le calendrier événementiel de la zone géographique dans lequel il se situe.

Conclusion

La gestion d’un événement culturel inter-associatif le jour J est semblable à n’importe quelle autre, comme les éléments de méthodologie de projet développés précédemment diffèrent peu de ceux d’une organisation portée par une association seule.

Une des particularités est qu’elle mélange des bénévoles issus de structures aux habitudes de travail différentes. La gestation d’une hydre inter-associative est une aventure humaine souvent très enrichissante si elle est bien menée. Pour les membres les plus impliqués, comme pour les bénévoles, elle ouvre des perspectives de découvertes et de décloisonnements intéressantes.

La coproduction d’un événement culturel inter-associatif apporte une plus-value importante aux diverses entités, plus-value qui peut être capitalisée et réinvestie tout au long de l’année dans une perspective durable de mutualisation de savoir-faire et de matériel : les prémices d’un réseau.

Ressources

De nombreuses structures représentant des acteurs culturels par disciplines artistiques et/ou thématiques mettent à disposition des outils pratiques, techniques et juridiques pouvant aider les associations culturelles à consolider leurs projets, inter-associatifs ou pas. N’hésitez pas à jeter un oeil aux liens ci-dessous !

ACTES IF, réseau solidaire de lieux culturels franciliens ;

ANIMAFAC, les fiches pratiques ;

ARCADI, établissement public de coopération culturelle pour les arts de la scène et de l’image ;

COFAC, Coordination des Fédérations des Associations de Culture et de Communication ;

Fédurok & FSJ, deux fédérations du secteur des musiques actuelles regroupant plus de 100 lieux  ;

INJEP, Institut national de la jeunesse et de l’éducation populaire  ;

IRMA, centre de ressources pour les musiques actuelles ;

Réseau Culture 21, plateforme d’information et de ressources sur les rapports entre culture et développement durable ;

RIF, réseau de lieux pour les musiques actuelles en Ile-de- France ;

UFISC, Union Fédérale d’Intervention des Structures Culturelles.