Lancer un appel à créations artistiques pour votre projet

Fiche pratique

Lancer un appel à créations artistiques permet, avec quelques règles simples, de drainer un grand nombre de bonnes idées. Rien de tel que de stimuler l’inspiration autour d’un thème précis pour délier les plumes, les micros, les palettes graphiques et les pinceaux… Et faire connaître votre cause sous une forme inventive. Voici quelques astuces pratiques pour organiser un appel à créations artistiques des plus réussi !

1. Définir le concours

Pour bien démarrer, il va falloir cadrer un peu ce fameux concours. Voici une liste de questions auxquelles vous devrez répondre :

POURQUOI LANCER UN TEL CONCOURS ?

La création artistique la plus demandée par les associations étudiantes est celui de réaliser l’affiche de leur événement de l’année : le carnaval étudiant de Caen, le festival étudiant Rock’n Solex dans le Nord, ou encore le festival international du film gay et lesbien de Grenoble ont ainsi recours au public pour créer leur affiche officielle. Toutefois, beaucoup d’autres formats et créations peuvent être imaginés ! Le plus important étant que les publics ciblés puissent percevoir la raison d’être du concours, de manière à ce qu’ils soient motivés pour y participer et qu’ils aient envie d’en parler autour d’eux.

QUEL SERA LE THÈME IMPOSÉ AUX CANDIDATS POUR LEURS CRÉATIONS ?

Si vous souhaitez éviter de voir vos boîtes aux lettres inondées d’oeuvres à côté de la plaque, mieux vaut être plus que clair là-dessus. Au delà du thème, précisez le type de public, les valeurs et l’état d’esprit du concours.

QUEL SUPPORT CHOISIREZ-VOUS ?

Vidéo, écrit, radio ? Pour son traditionnel appel à créations sur le thème de la « Sécurité routière », Animafac avait par exemple choisi de proposer trois catégories : affiche, clip vidéo et spot radio. Il est important également de proposer un mini cahier des charges précisant toutes les modalités précises : les éléments à faire figurer dans la création, les contraintes éventuelles, les dimensions, la qualité, le mode d’envoi, Etc.

QUI PEUT CONCOURIR ?

La participation est-elle limitée à une certaine population en termes d’âge, de domaine d’étude, de lieu géographique ? Si le concours est restreint aux moins de trente ans, autant le dire dès le départ ! Par ailleurs, un.e candidat.e prévenu.e en valant deux, il vous faudra bien préciser les critères de sélection : pertinence et respect du thème, originalité, lisibilité, impact… Rendre les règles du jeu transparentes vous facilitera in fine la sélection des lauréat.e.s et la justification de vos choix.

QU’EST-CE QU’ON GAGNE ?

Nous aurions dû commencer par ça tant la précision est importante ! C’est en partie la récompense qui va vous permettre d’attirer de nombreux participants. À vous de choisir : une somme versée à la personne lauréate, des bons d’achat, une diffusion nationale de son oeuvre, des cadeaux… Le tout est de le préciser !

QUAND EST-CE QUE CA SE PASSE ?

Faites attention aux dates de vacances ou d’examens lorsque vous choisissez le jour de clôture du concours ou de remise des prix. Précisez bien aux candidats qu’ils ont jusqu’à tel jour inclus (cachet de la poste faisant foi) pour envoyer leurs contributions.

COMMENT CA SE PASSE ?

Vous pouvez décider de faire une sélection en deux manches. Une première sélection des finalistes par un jury de professionnels et d’experts, puis une désignation du candidat grâce à un vote sur internet, via les réseaux sociaux, le site internet de votre asso ou une plateforme dédiée, par exemple. Cela aura également l’avantage de donner de la visibilité à votre concours et donc à votre projet !


2. Rédiger le règlement

Toutes ces questions élaguées, vous allez désormais pouvoir écrire le règlement. Les articles L121-35 et suivants du code de la consommation doivent y figurer. Les informations prioritaires à fournir concernent l’identité de l’organisateur du concours, les dates de début et de fin du jeu, et bien sûr les personnes concernées. Les modalités de participation et de détermination du ou des gagnants (jury, tirage au sort, questions subsidiaires, etc.) seront ensuite évoquées et les lots précisés.  Un article relatif au droit à l’image vous permettra de publier les noms, les coordonnées, et éventuellement la photo des gagnants. De la même manière, un article relatif à une cession de droit de la part des candidats vous permettra d’imprimer, de publier, de diffuser et de reproduire sous toutes formes leurs créations. Gare également aux droits d’auteur ! Faites attention à ce que les images et sons utilisés par les candidats soient bien libres de droits. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la fiche pratique « Tout savoir sur les droits d’auteur »

Le règlement mentionnera enfin sa totale acceptation par les participant.e.s, la limitation de responsabilité de la structure ou la personne organisatrice, et la loi Informatique et Libertés. Il sera clôturé par un article sur son dépôt devant un huissier nominativement déclaré. L’huissier vérifie la présence des mentions obligatoires, puis dresse un procès verbal de constat de dépôt du règlement et des documents annexes. Ledit dépôt doit bien entendu être effectué avant le démarrage du jeu. Le coût du procès verbal de dépôt est variable, mais se situe aux alentours de 160 euros.

Enfin, soyez très précis sur les formats : par exemple 40×60 cm avec une version informatique en format PDF ou jpeg haute définition pour une affiche ; fichier sur clé USB, au format Avi d’une durée maximum d’une minute trente secondes pour une vidéo ; fichier sur clé USB au format MP3 d’une durée maximum de trente secondes pour un spot radio, etc. Vous pouvez même préciser que la production doit être en version stéréo avec un format de compression MP3 à 192 Kb/s !

Zoom sur une initiative originale

LA FORÊT DES « JE NE VEUX PLUS »
Lors du forum des associations étudiantes organisé par Animafac en 2006, un stand a particulièrement attiré l’attention. L’animation était visible de loin car constituée par une multitude de bandes magnétiques fluo tombant du plafond. En s’approchant, le ou la visiteur était invité.e à laisser son avis sur cet « arbre » particulier. Très concrètement, il était proposé à la personne d’exprimer sur un autocollant intitulé « je ne veux plus », caractérisé par un carré blanc vierge, ce qui lui ou la tenait à coeur (« je ne veux plus avoir à choisir entre la bouffe et le chauffage », « je ne veux plus avoir à faire semblant d’être heureux »…). Une fois la case vierge remplie, la personne pouvait alors coller sa contribution sur l’une des multiples bandes magnétiques suspendues au plafond. Résultat, à la fin de la nuit était née une forêt de « je ne veux plus », oeuvre collective de multiples jeunes investi.e.s dans des associations de toutes les régions de France et d’ailleurs. Tout le monde pouvait d’ailleurs passer au travers de la « forêt », en écartant les rubans de la main. L’initiative éphémère a débouché sur une création plus durable : une trentaine de messages, jugés les plus représentatifs, ont alors été imprimés sur des autocollants de couleur, diffusés durant les années qui ont suivi.

De la même manière que la forêt de « je ne veux plus », des formes bien plus spontanées sont possibles pour un appel à créations. Lors d’un événement ou d’une manifestation d’ampleur, gardez l’oeil sur les possibilités d’y insérer une animation de ce type : un court-métrage, un journal étudiant, un scénario en 24 heures, un petit espace transformé en atelier d’écriture Twitter, ou en photomaton poétique… Une fois que le principe vous est familier, la voie est libre pour trouver votre manière de le concrétiser.


3. Lancer l'appel

Trois mois avant la clôture annoncée de votre concours, lancez l’appel à créations. Les outils de communication à votre disposition sont aussi variés que le type de créations que vous demanderez : affiche, site internet (bandeau, newsletter), spot radio, vidéo, clip… Selon le thème et le support choisi pour votre appel, vous pouvez cibler les écoles de graphisme et de ciné pour des affiches ou des courts-métrages, les facs littéraires et bibliothèques pour un appel à poèmes ou romans, les blogs et plateformes de passionné.e.s pour des créations web. Plus globalement, les partenaires classiques de la vie étudiante sont à privilégier (CNOUS, A+U+C, CPU), mais aussi les fédérations et centres de ressources culturels, les écoles d’art et de cinéma, les MJC, les bureaux des élèves, etc.

Outre ces réseaux spécifiques et généralistes, pensez aux sites et page Facebook dédiées à la vie étudiante (Studyrama, Cap campus, letudiant.fr, etc) et aux sites, journaux locaux et newsletters dédiée à l’actualité culturelles.

Une fois toutes vos cibles identifiées et leurs coordonnées rentrées dans votre base de données dédiée, vous pouvez passer à la phase d’envoi. En général, un tel lancement se fait par téléphone, puis par mail ou courrier. Élément primordial pour que le message passe, n’oubliez pas le suivi auprès de vos interlocuteurs, une semaine, puis un mois après l’envoi : les profs ont-ils bien fait passer le message aux élèves ? Où est affiché l’appel ?

La grande majorité des envois des création par les candidats sont effectués quelques jours avant la clôture du concours, voire le dernier jour : difficile de prévoir le taux de participation ! Un bon suivi devrait néanmoins vous permettre de flairer la tendance.

Sur les questions de communication, voir également la fiche pratique « Communiquer sur son événement auprès des médias et du public » ainsi que le guide « Booster la communication de son association étudiante », à consulter et télécharger ici.


4. Organiser la sélection de votre lauréat.e

L’appel est clos, votre boîte aux lettres ou votre boîte mail déborde d’oeuvres créatives. Reste à organiser votre jury. Faute d’interface automatisée de gestion des dossiers, vous devrez mettre à jour manuellement les informations sur les candidats et les rappeler en cas de pièces justificatives manquantes, sans tomber dans les dérives d’une trop grande souplesse. Il faut savoir dire stop aux cas particuliers !

Animafac s’organisait en deux temps pour ses concours « chacun son asso » et « sécurité routière » : un jury se réunit pour sélectionner les finalistes de chaque catégorie puis, par la suite, les internautes votent pour élire les vainqueurs. Mais vous pouvez tout à fait préférer réunir plusieurs comités de sélection plutôt que de passer par le vote en ligne.

Réunir un tel jury mérite d’y consacrer du temps et des forces. Cette étape est une opportunité pour légitimer votre concours et vous faire connaître auprès de personnes reconnues du secteur. Elle vous permet de soigner vos relations avec vos financeurs : les inviter à faire partie d’un jury vous permettra de marquer des points. Un partenariat avec un artiste célèbre, participant au jury, peut aussi donner plus d’ampleur à votre initiative. Pensez à inclure un journaliste également : vous pourrez conclure un partenariat avec son média pour vous accompagner tout au long du concours (relais de l’appel à création, annonce du lauréat avec interview, puis diffusion du spot gagnant par exemple pour la radio).

Enfin, n’oubliez surtout pas d’y inclure des associatifs ! Soignez la convivialité qui entourera la délibération : prévoyez un buffet (solidaire), éventuellement une animation et cadrez les débats.


5. Récompenser votre lauréat et le faire connaître

Les juré.e.s se sont prononcés. Le(s) lauréat(s) est/sont désigné(s). Reste maintenant à récompenser de manière solennelle et impactante qui de droit. Organiserez-vous une conférence de presse ? Une cérémonie publique de remise des prix ? Vous pouvez même envisager une soirée où vous ferez suivre l’annonce des créations retenues et le discours officiel par un concert, afin de rendre les choses encore plus attrayantes ! Quelle que soit la forme que vous choisirez, l’officialisation du gagnant doit marquer le coup.

Par correction, n’oubliez pas d’appeler chacun des candidats malheureux pour leur annoncer le résultat et les inviter à la remise des prix ! Une fois le ou la gagnant.e couronné.e, reste à diffuser les œuvres sélectionnées au maximum. C’est là que vos partenariats comptent : les universités que vous aurez contactées pourront par exemple s’engager à installer l’affiche sur les murs de la fac. Sollicitez également les musées, les salles de concert, les bars, la FNAC… L’important est de bien préparer tous ces partenariats en amont !