Organiser un événement culturel à Paris

Fiche pratique

Votre asso parisienne regorge de talents cachés qui ne demandent qu’à s’exprimer ? Vous souhaitez récolter des fonds pour un projet de solidarité au Népal ? Pourquoi ne pas organiser un événement culturel dans la capitale ? S’il est réussi, il pourrait bien contribuer à vous faire connaître au-delà des murs de l’université.

1. Pour bien commencer...

D’abord, un peu de méthode : essayez dans un premier temps de mesurer la pertinence de votre projet. Il est important de réaliser une petite étude de faisabilité, pour confronter vos idées et vos envies à la réalité du terrain.

La date de l’événement doit être soigneusement choisie : faites attention au calendrier des vacances scolaires, et veillez à trouver une articulation intelligente avec les autres événements organisés sur le territoire.

Organiser un événement culturel représente une charge de travail importante, qui mobilise des compétences diverses. Constituer, animer, enrichir l’équipe sont donc des éléments cruciaux, qui vont déterminer la réussite du projet. Motivation et enthousiasme, mais aussi cohérence et organisation doivent s’y trouver.

Sur les questions de gestion d’équipe, et plus généralement sur la méthodologie de projets, voir le guide « Créer et développer son association étudiante » : consulter et télécharger le guide ici.

Soyez un rien stratège et cherchez à impliquer dans cette aventure les acteurs et actrices du campus ou de la Ville qui vous semblent importants ; pensez aux associations locales, à leur expérience, à leurs réseaux de connaissances. Vous trouverez sur le site d’Animafac un annuaire des associations étudiantes qui vous permettra de trouver de nombreux contacts utiles, à Paris et dans sa région.

L’organisation d’un événement festif nécessite un certain budget. Il vous faudra monter un dossier solide expliquant votre démarche afin de convaincre d’éventuels partenaires (voir le guide pratique « Financer ses projets à Paris » à consulter et télécharger ici).

L’enjeu est également de bien définir à qui vous souhaitez vous adresser, afin de ne pas passer à côté de votre public. Cela vous permettra ensuite de construire votre stratégie de communication. À Paris, il y a pléthore de manifestations culturelles, il peut vous paraître difficile de vous positionner à côté d’événements de grande ampleur, présentés par des professionnels. Essayez de trouver ce qui vous différencie de ces grosses productions, mettez en avant ce qui fait votre originalité : la présentation de créations étudiantes, le soutien à un micro-projet de développement local, l’accessibilité en termes de prix.

Vous pouvez également proposer votre événement dans le cadre d’un festival déjà existant, tout ciblant raisonnablement ses partenaires. Cela peut être d’une grande aide pour mutualiser les ressources en terme de communication, d’impact et de crédibilité. Il faudra cependant s’y prendre à l’avance (un an environ) car de nombreuses programmations sont très rapidement bouclées.


2. Le lieu

La difficulté pour les jeunes associations parisiennes est souvent de trouver un lieu adéquat pour son événement, et qui soit financièrement abordable !

POUR L’ORGANISATION D’UN CONCERT

Il faut savoir que de nombreux bars possèdent des salles assez grandes pour accueillir une petite scène et du matériel de sonorisation. Il vous est souvent possible de bénéficier gratuitement de ces espaces, par contre la direction garde la main sur la vente de boissons. À vous de négocier pour obtenir une partie des recettes, en fonction du nombre et de l’enthousiasme des personnes présentes !

Vous pouvez également démarcher les salles de concert, en présentant de manière argumentée votre projet et votre budget. Leur propriétaire peut accepter de vous louer l’espace à des tarifs préférentiels. N’oubliez pas qu’établir une relation de confiance avec vos interlocuteurs peut vous ouvrir de nombreuses portes.

POUR DES REPRÉSENTATIONS THÉÂTRALES

Les centres d’animation de la Ville de Paris disposent d’un certain nombre de salles de spectacle équipées pour accueillir vos créations. La location de ces espaces est généralement plus accessible pour les petites associations.

Pour plus d’infos, consultez la liste des centres d’animation parisiens.

Les lieux associatifs ou alternatifs sont souvent de bons interlocuteurs. Chacun a cependant une politique d’occupation de ses locaux bien particulière, aussi est-il bon de vous renseigner sur les projets développés et soutenus par ces organisations avant de leur présenter le vôtre.


3. La communication

Encore une fois, il peut apparaître difficile de « sortir du lot » et d’être visible dans le paysage culturel parisien, étant donné le foisonnement d’événements proposés quotidiennement. Les supports de communication « classiques » (affiches, dépliants, autocollants…), s’ils restent indispensables, doivent être doublés par des actions plus innovantes, et peu coûteuses : happening, communication virale via les outils du web (réseaux sociaux, vidéos partagées…), etc.

Pensez aux différents sites Internet thématiques pour la diffusion de votre événement, et notamment aux sites dédiés aux étudiants : comme celui de la Maison des Initiatives Étudiantes, ou les groupes Facebook locaux qui sont des espaces où relayer vos actualités.

La diffusion des outils papier doit être très ciblée et réfléchie : privilégiez une distribution dynamique de vos tracts, à la sortie d’un amphi par exemple, car le dépôt au service culturel de votre université n’est souvent pas suffisant.

Il vous est également possible d’accéder aux dispositifs de communication proposés aux associations par la Ville de Paris : affichage associatif et panneaux lumineux. Pensez cependant à vous y prendre suffisamment à l’avance pour voir votre annonce diffusée via ces canaux. La demande doit être adressée par courrier au cabinet de Marie-Christine Lemardeley, adjoint au Maire en charge de la vie étudiante.

Enfin, Animafac a recensé de nombreux contacts de médias locaux, associatifs ou non, étudiants ou autres. Nous pouvons vous envoyer les contacts : vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour obtenir une couverture médiatique la plus large possible pour vos événements.

Pour plus de renseignements sur l’ensemble de ces outils et dispositifs, adressez-vous à l’équipe francilienne d’Animafac par mail : iledefrance@animafac.net 

Sur les questions de communication, voir également la fiche pratique « Communiquer sur son événement auprès des médias et du public » ainsi que le guide « Booster la communication de son association étudiante », à consulter et télécharger ici.


4. Les autorisations

L’organisation d’événements répond à un certain nombre de règles : occupation de l’espace public, vente de boissons, fermeture tardive sont soumises à une autorisation préalable. Ainsi, si vous organisez un événement dans un lieu qui ne détient pas de licence autorisant la vente d’alcool, pensez à faire les démarches nécessaires auprès de la préfecture : l’ouverture d’une buvette de boissons de 1ère catégorie (boissons non alcoolisées) et de 2ème catégorie (vin, bières, cidre, etc.) est possible, sous réserve d’obtenir une licence, à demander à la Préfecture de Police de Paris (Bureau des licences temporaires, 01 49 96 33 81). Vous devrez également avoir l’accord des services préfectoraux si vous souhaitez prolonger votre soirée au-delà de 1h du matin.

Sur la question des autorisations de manifestation dans l’espace publique, voir également la fiche pratique « Organiser une manifestation artistique dans l’espace publique« 


5. Licence ou pas ?

Les associations qui ont pour activité habituelle la production et/ou l’organisation de spectacles sont soumises à l’obligation d’obtenir une licence d’entrepreneur de spectacles. On entend par ” activité habituelle ” le fait d’organiser ce type de manifestations plus de 6 fois au cours d’une année civile. Cette licence, personnelle et incessible, est attribuée sur dossier par la DRAC (Direction Régionale de l’Action Culturelle). Pour espérer l’obtenir, il vaut mieux que le candidat ait déjà plus ou moins roulé sa bosse dans l’organisation de spectacles occasionnels… Cette dernière catégorie correspond aux organisateurs de moins de 6 spectacles par année civile. Dans cette seconde hypothèse, l’administration fiscale exonère les organisateurs de la TVA et de la taxe sur les salaires (voir la fiche pratique sur la fiscalité associative ainsi que la fiche pratique sur la TVA).

Pour plus d’informations sur la licence d’entrepreneur du spectacle, consultez le site de la DRAC Île-de-France .


6. L'assurance

Dès l’heure d’ouverture des portes au public, vous devenez responsable de la sécurité à la fois dans l’enceinte de la manifestation et dans un rayon de 50 mètres aux abords de l’entrée. Il est nécessaire de souscrire une assurance « responsabilité civile et dommage » couvrant les dégâts matériels ainsi que les dégâts des biens et sinistres occasionnés aux personnes (voir la fiche pratique sur l’assurance et les associations).

Faites le tour des assureurs : en faisant jouer la concurrence, sur la base de devis demandés aux compagnies démarchées, vous multipliez vos chances de dénicher la garantie la plus efficace, qui protège le plus de monde, contre le plus de risques possibles, et ce au meilleur rapport qualité-prix. Pensez à expliciter de manière claire le détail de vos activités, afin d’obtenir la couverture la plus adéquate.

Si vous avez du matériel de valeur, vous avez intérêt à souscrire une extension « tout risque matériel » pour vous couvrir en cas de vol ou de détérioration. Pensez à faire les démarches nécessaires au plus vite : l’attestation peut en effet être une condition sine qua non pour louer une salle ou du matériel.

Tout est expliqué sur le site d’Animafac dans cette fiche pratique. Pour information, la Ligue de l’enseignement propose une affiliation spéciale « Associations d’étudiants ».


7. Les droits d'auteur

Qu’ils soient de renommée internationale ou régionale, les créateurs d’œuvres artistiques perçoivent des droits d’auteur. Cette rémunération a été définie au travers de diverses dispositions législatives, relatives à la propriété littéraire et artistique, regroupées depuis 1992 dans le Code de la propriété intellectuelle. Ce sont la SACD (théâtre), la SACEM (musique), l’ADAGP (arts plastiques) qui perçoivent les droits d’auteur de leurs répertoires respectifs. Par ailleurs, les musiciens, les artistes interprètes et les producteurs de phonogrammes doivent également être rémunérés pour la diffusion publique de musique enregistrée. Ce droit voisin du droit d’auteur est appelé “rémunération équitable”. Il est géré par la SPRE et c’est la SACEM qui en assure le recouvrement… mais rassurez-vous : un seul formulaire suffit pour les deux. Anticipez la déclaration Sacem : si vous la réalisez avant l’événement, vous bénéficierez d’une réduction de 20% sur le montant de votre facture.

Pour plus d’infos et pour faire votre déclaration en ligne, rendez-vous sur le site de la Sacem. Vous pouvez également contacter la direction régionale Nord-Ile de France (9 square Moncey, 75009 Paris, 01 53 20 65 60). Vous pouvez également consulter notre fiche pratique dédiée « Tout savoir sur les droits d’auteur« .


8. La billetterie

Les billets doivent comporter : le tampon de votre structure, le prix de la place, le numéro du billet. Vous devez conserver toutes les souches des carnets ainsi que les relevés journaliers des recettes. Par ailleurs, vos billets devront comporter trois volets. En clair, chaque ticket se compose de son talon et d’un billet en deux parties. Le billet se sépare entre le “contrôle organisation” et le spectateur (qui le garde). Le talon quant à lui peut éventuellement vous être réclamé, pendant la soirée ou après, par un contrôleur du fisc.

Pensez bien que le départ du public ne marque pas la fin de l’événement : il est important, pour l’association et ses partenaires, de réaliser un bilan moral et financier. Ce travail de mémoire vous sera utile, notamment pour préparer un nouveau projet. Ce sera tellement plus facile la prochaine fois !