Organiser un forum pour l’emploi des jeunes diplômés

Fiche pratique

Le marché du travail n’est pas au beau fixe pour les jeunes en France aujourd’hui ? Qu’à cela ne tienne, vous et votre association êtes fermement décidés à organiser un forum pour l’emploi afin de forcer le destin. Si les étudiants des écoles supérieures ont bien compris l’enjeu d’agir sur le marché de l’emploi, organiser un forum entreprises est également à la portée de toutes les associations étudiantes. L’université peut en effet se révéler un terrain très propice à ces manifestations. Il suffit d’un peu de motivation… et de méthode.


1. Se poser les bonnes questions

CIBLER, CIBLER, CIBLER

Tout d’abord, n’agissez pas dans le vide, ciblez.

Un forum pour qui ?

Sûrement pas pour les trente mille étudiants du campus… Votre sélection se fera plus en termes de cohorte que de niveau : vous viserez plutôt les fins de cursus, les plus prompts à entrer sur le marché du travail. Ce seront donc les étudiants en master, doctorat, ou en licence professionnelle.

Un forum quand ?

Si le mois de mars est habituel pour les écoles supérieures, le mois d’octobre peut être un bon moment pour la fac. Les diplômés de l’année précédente n’ont pas forcément trouvé une embauche dès juillet, et mettent souvent bout à bout un stage de fin d’études et une recherche d’emploi.

S’ADAPTER À SON UNIVERSITÉ

Plus les matières et cursus de votre établissement sont multiples, plus vous gagnerez à ne pas focaliser votre événement uniquement sur l’embauche mais véritablement sur l’emploi. Si « l’esprit forum » existe, avec pêche aux CV et chasse aux embauches, les tables rondes et les ateliers en sont le complément idéal. Ils permettront, par exemple, la mise en relation entre un étudiant qui ne sait pas trop où aller mais a des compétences, et un recruteur qui ne sait pas que tel diplôme mène à telles compétences. Une table ronde sur les carrières de la communication sera ainsi à même d’intéresser philosophes, sociologues, historiens…

Plus votre établissement sera pluridisciplinaire, plus il sera difficile à cerner en termes de débouchés professionnels. Votre forum devra donc également permettre aux étudiants de s’informer sur les métiers qui peuvent s’offrir à eux. Prévoyez des stands d’un côté, mais également des tables rondes et ateliers pour vos actions d’orientation.

PENSER AUX MULTIPLES ACTEURS DE L’EMPLOI QUI VOUS ENTOURENT

Une fois votre idée en tête, commencez par rendre visite aux différents acteurs de l’emploi proches de vous, présentez leur votre projet et restez attentifs à leurs retours. Rencontrer les SCUIO, BAIP, CIO et autres structures, vous sera précieux et à coup sûr fort utile. En effet, si vous le faites dans un premier temps par politesse, ces rencontres vous permettront également de voir les actions qu’il est possible de développer ensembleet d’agir là où ils sont peu présents. Enfin, les personnes rencontrées pourront peut-être vous ouvrir quelques portes…

Pour la réalisation de ce « tour diplomatique », votre entourage peut être classé en quatre grandes entités : l’université, les entreprises, les institutions et le secteur associatif.

Votre établissement

Demandez-vous quels acteurs sont susceptibles de disposer de contacts pertinents, au sein d’entreprises ou d’institutions. Commencez par les différents services de votre fac, et notamment ceux liés à l’emploi, l’orientation, les stages… Vous souhaitez agir dans un champ qui les concerne, et réussirez donc certainement à obtenir quelques contacts intéressants.

Au-delà du personnel administratif, vos enseignants peuvent également jouer les entremetteurs. Ciblez en premier lieu les intervenants professionnels, mais ne négligez pas pour autant vos enseignants « classiques », qui peuvent également avoir un réseau bien fourni. Certes, il est toujours délicat pour eux de communiquer leur carnet d’adresses, mais avec de bons arguments (et vous en avez !), vous pouvez tout à fait les convaincre de faire un petit geste en faveur de votre projet. N’hésitez donc pas à les solliciter, sans pour autant en faire trop.

Les entreprises

Pour les cibler, il est judicieux de travailler avec la Chambre de commerce et d’industrie (CCI ) de votre région. Si votre fac est orientée sciences humaines et sociales par exemple, plutôt que les grands groupes industriels, invitez des structures peu habituées à promouvoir leurs domaines : les PME, les associations, les entreprises mécènes pour les formations beaux-arts…

Autre astuce importante : sachez écouter les entreprises. Avant de leur imposer un événement clé en main, ne feriez-vous pas mieux de leur demander ce qu’elles cherchent ? Un petit questionnaire en amont vous permettra de mieux adapter votre forum à leur demande.

Les institutions

Evidemment, commencez par les grands classiques : Pôle emploi et l’Apec sont LES acteurs incontournables de l’insertion professionnelle. Cependant, ne négligez pas pour autant d’autres structures, plus petites, mais tout aussi pertinentes : maisons de l’emploi, missions locales, services vie économique de votre municipalité…

Les acteurs associatifs de l’accompagnement à l’emploi

L’AFIJ et l’association Bernard Grégory se sont spécialisées dans l’aide à l’insertion professionnelle des jeunes diplômés et sont présentes au niveau national. D’autres structures plus localisées existent probablement dans votre région, comme par exemple l’association Un parrain, un emploi en Loire Atlantique ou encore La Manu à Bordeaux, Paris et Lyon. A vous d’effectuer un petit travail prospectif afin de les identifier. Ensuite, nul doute que votre initiative trouvera un écho pertinent auprès de ces acteurs, qui pourront vous fournir de précieux conseils et, qui sait, peutêtre vous ouvrir les pages de leur carnet d’adresses…

A présent que vous avez fait le tour de toutes ces questions, vous pouvez passer à l’action.


2. organiser le forum

IMPLIQUER LES ÉTUDIANTS

La préparation d’un forum est avant tout une question d’organisation, en particulier au sein de votre équipe. Il n’est pas toujours facile de motiver troupes, surtout quand l’événement est lointain. Pourtant, « dès que le forum est fini, il faut s’activer à la préparation de celui de l’année suivante », remarque Jacinta, qui a orchestré le forum annuel de son école d’informatique. À la mission université-entreprises de Paris 1, la tenue d’une réunion d’organisation du forum est annoncée aux étudiants quatre mois avant l’événement par les responsables de diplôme. Parmi les étudiants présents à la réunion, trois ou quatre d’entre eux se signalent pour avoir des responsabilités fortes de coordination et, au final, une centaine est impliquée le jour J.

Il est donc nécessaire pour vous de bien penser à tout le travail à effectuer en amont (annuaire des CV par exemple) et ainsi à mobiliser au plus tôt vos petits camarades ! En bref, ne travaillez pas seul sur le projet : faites-le savoir autour de vous et mobilisez très tôt.

TROUVER LA SALLE

Le choix de votre lieu va vous permettre de déterminer les dates potentielles de tenue de votre forum, qui dépendront de la disponibilité de la salle. Attention cependant à bien vous tenir au courant des forums déjà programmés, afin de ne pas vous trouver en concurrence avec un établissement qui risque de vous « piquer » des sociétés s’il a plus de renommée.

Si votre fac peut accueillir votre forum dans ses locaux, c’est l’idéal. Sinon, il vous faudra trouver un partenariat. La mairie est une bonne solution : toute mairie possède des salles destinées à accueillir divers événements et vous fera bénéficier de la présence des entreprises de la ville. Même si la salle est gratuite, n’oubliez pas les frais annexes : qui va payer le nettoyage, l’assurance, les vigiles ? Ne négligez pas non plus certains détails, qui n’en seront plus si vous les oubliez… Fautil la présence d’un service de la Croix Rouge ? Y a-t-il une connexion Internet, téléphone ? La salle est-elle meublée ou faut-il louer du mobilier ? Est-elle assez grande ? Y a-t-il de quoi se garer facilement à l’extérieur ?

Essayez de bien lister toutes les choses nécessaires en termes de mobilier et d’équipement, afin de ne rien oublier le jour J. Rien ne vous empêche d’ailleurs d’aller jeter un coup d’oeil dans d’autres forums, on voit toujours plus facilement ce qui manque chez les autres… !

FINANCER SON FORUM

Les forums organisés par la mission université-entreprises de Paris 1, par Dauphine ou par Sciences-Po sont facturés plus de 1000 € par jour aux entreprises qui souhaitent recruter. Un prix qui inclut un certain standing d’accueil. On ne vous en demandera pas tant ! Rien ne vous empêche de faire un forum à petits moyens, qui sera gratuit pour les entreprises et que vous pourrez faire financer par l’université dans le cadre de l’axe « insertion professionnelle » de son projet quadriennal d’établissement.

Petite astuce pour le café et les gadgets (on en est tous friands !) : faites venir des sociétés de services qui trouveront là un bon moyen de faire de la com’ facilement et seront forcément intéressées par le nombre important d’étudiants que vous mobiliserez.

PROSPECTER

Vient le moment de prospecter les sociétés : si vous vous lancez dans votre premier forum, le travail est énorme. Si vous n’en êtes plus à votre coup d’essai, il s’agit de faire venir au moins vos partenaires des années passées. Vous avez pour cela tout intérêt à conserver de très bons contacts tout au long de l’année : envoyez des questionnaires de satisfaction après le forum, une carte de voeux pour la nouvelle année, tenez à jour les contacts de votre base de données…

N’oubliez pas que pour pouvoir inviter les sociétés, il faut que les tarifs, la date et le lieu de votre événement soient fixés. Vous devez donc commencer ce travail après avoir choisi votre salle, et déterminer ainsi votre budget et la date exacte de tenue de votre forum.

COMMUNIQUER

La communication constitue l’un de vos gros points d’organisation. Vous devez la préparer suffisamment en amont du forum pour être efficace. Etablissez toutes sortes de partenariats avec la presse, des sites web, des radios… pour faire parler de votre projet à l’extérieur de l’établissement. Construire un site web pour l’événement n’est pas non plus à exclure.

Ne négligez pas les partenaires auprès desquels vous avez fait votre « tour diplomatique » lors de la préparation de l’événement, ils pourront relayer l’information au sein de leurs réseaux. Enfin, n’oubliez pas non plus la publicité à l’intérieur de la fac organisatrice, en essayant d’impliquer au maximum les élèves et en les informant des noms des sociétés participantes pour leur donner envie d’être présents le jour J.

ASSURER LE JOUR J

Le jour du forum, balisez l’itinéraire : quand bien même les lieux sont connus, celui de l’événement n’est pas forcément évident. Envoyez donc un plan précis aux intervenants présents. N’oubliez pas de les accueillir comme il se doit, de même que tous les partenaires qui vous auront rendu service pour monter le projet. Il vous faut bien sûr la présence de l’administration et des enseignants que vous aurez prévenus longtemps à l’avance, et auxquels vous aurez fait la veille une piqûre de rappel. Un discours du maire de la ville ou de toute autre personne influente pour clôturer la journée peut également vous faire marquer des points.

Certaines associations n’en sont plus à leur coup d’essai en matière d’organisation d’événements de grande ampleur, faisant appel à de nombreuses entreprises partenaires : la course de voile de l’Edhec, de Spi Dauphine, le Raid Hannibal de l’EM Lyon pour quatre jours de rando à travers les Alpes… N’hésitez pas à contacter ces associations qui, si elles ont leurs événements bien rodés et bien à elles, pourront probablement vous donner des conseils pratiques et astuces.


3. Le must : cibler des thématiques

En allant plus loin, libre à vous d’inventer vos propres variations au thème du forum, sans forcément en passer par des défis sportifs hors de prix. Ainsi, votre forum consacré au handicap bénéficiera des conseils d’Handisup et d’autres associations mobilisées sur cette thématique, votre forum « spécial métiers de l’international » sera judicieusement conseillé par l’association Itinéraire International… Vous pouvez également choisir de cibler un type de recruteur spécifique, en consacrant par exemple votre forum à l’emploi dans les collectivités territoriales.

Une fois encore, n’hésitez pas à prendre contact avec les associations spécialisées et inventez un forum qui se démarque des autres, grâce au choix d’une thématique « fil rouge ».

Au final, ces petits forums thématiques vous permettront de donner un côté convivial à votre rencontre et favoriseront les contacts. Le recruteur comme l’étudiant ne se sentira pas « un parmi d’autres », mais plutôt « un parmi les siens » ! Intéressés par les mêmes thématiques, il leur sera d’autant plus facile d’entrer en contact.