Organiser une manifestation sportive

Fiche pratique

On a beau tous avoir encore fraîchement en tête les notes d’  » I will survive  » et les échos comme  » et 1, et 2, et 3, zé-ro  » ou  » Zizou Président « , la Coupe du Monde de football et la France championne du monde, c’était il y a un moment déjà… Malgré tout, on nous avait longuement expliqué, bien avant cet événement footballistique, les vertus du sport : esprit d’équipe, équilibre, goût de l’effort, esprit sain dans un corps sain, etc. Autant dire que, pour ceux d’entre nous qui sont particulièrement hermétiques à l’effort, ces arguments faisaient figure de poncifs parmi les plus éculés. Mais le Mondial (ah, l’effet Coupe du Monde !) a redémontré l’incroyable potentiel fédérateur du Sport, en tant qu’il parvient à impliquer dans un même élan, avec ou sans le sel de la compétition, ceux qui le pratiquent et ceux qui apprécient de le regarder pratiqué. Bref, le sport, opium du peuple…

Formidable outil de communication, donc, que l’événement sportif. Et si l’envie d’organiser une manifestation sportive vous prend, ces quelques conseils ne vous seront peut-être pas inutiles…


Quel type d'événement ?

Il faut d’abord définir les objectifs que votre asso souhaite atteindre en organisant une manifestation sportive. Est-ce un moyen de faire connaître votre association, qui n’est pas sportive, par l’intermédiaire d’une rencontre conviviale dont les participants ne sont pas ivres morts dès la première demi-heure ? Est-ce destiné à encourager la pratique de telle ou telle autre discipline, à mener des étudiants neurasthéniques à découvrir les bienfaits somatiques d’une adhésion à votre A.S. ?

Ensuite, vous pourrez vous pencher sur le type d’événement que vous souhaitez mettre en place. Sera-ce un tournoi, une démonstration ? Y verra-t-on des joueurs de pétanque ou une course de karting ?

De ce panel des possibles on déduira le type de lieu à investir, le financement à demander, les précautions à prendre et quelques bonnes idées de promotion


Trouver un lieu

L’idéal est de sortir des sentiers battus empruntés par les sportifs et d’aller à la rencontre de son public, en gardant le souci des conditions de sécurité. Une démonstration de capoeira par exemple (les Arts martiaux, très prisés, ont franc succès sous forme d’exhibition ou d’atelier d’initiation), peut s’effectuer en extérieur, sous un ciel bleu, dans une salle de spectacle, voir même dans un amphi.
Mais attention, l’organisation de rassemblements sur la voie publique est soumise à une réglementation spécifique. La sécurité est le maître mot. Il faut mettre en place du matériel en bon état, adapté au public qui va l’utiliser, des conditions de circulation et d’évacuation proportionnelles au public attendu. Le passage d’une commission de sécurité peut être nécessaire.

Important à savoir : seules les associations loi 1901, déclarées et ayant au moins 6 mois d’existence peuvent organiser une manifestation sportive sur la voie publique.

Dans ce cas, une déclaration de manifestation est à adresser à la sous-préfecture 6 semaines et un mois avant la date prévue (pas de déclaration en deçà de 20 participants). Après examen du dossier et recommandations éventuelles, l’autorité préfectorale délivrera, le cas échéant, un récépissé de déclaration à l’organisateur. En outre, depuis le 1er décembre 1997, les manifestations sportives, récréatives ou culturelles à but lucratif et regroupant au moins 1500 personnes doivent faire l’objet d’une déclaration au Maire au minimum un mois avant la date de la manifestation. Les organisateurs doivent souscrire à un contrat d’assurance couvrant leur responsabilité civile, celle des participants et du public. L’assurance est obligatoire pour obtenir toute autorisation administrative (ne pas souscrire les garanties d’assurance adéquates est d’ailleurs puni de six mois d’emprisonnement et d’une amende de plus de 7600 euros).
On peut bien sûr demander un local universitaire et, s’il est nécessaire de disposer d’équipements précis et d’un espace adapté (gymnase ou terrain), s’adresser au directeur du S(I)UAPS ; l’essentiel étant de réserver la salle au moins deux mois à l’avance.

Sortir du cadre universitaire se révélera sûrement plus coûteux, en termes de temps et d’argent, surtout si vous êtes à Paris. Pensez en premier lieu à contacter les mairies, qui disposent généralement des infrastructures idoines.


Trouver un financement

L’Université peut financer le projet (le FAVE, Fonds d’Aide à la Vie Étudiante, ou le FSDIE, Fond de solidarité et de développement des initiatives étudiantes) si son inscription dans l’amélioration de la vie étudiante est manifeste. Il peut être également défendu lors de la tenue du Conseil des Sports de la Fac, devant des représentants départementaux et régionaux du Ministère de la Jeunesse et des Sports. Le Fonds Culture/Action des CROUS peut aussi être d’une aide financière précieuse, si la manifestation ne s’insère pas dans le circuit classique des compétitions universitaires.

La municipalité peut être un autre soutien, par le prêt de matériel ou de la salle que vous avez pris soin de lui demander au chapitre précédent. Il est possible également de trouver des sponsors, d’autant que certaines marques d’articles de sport, notamment, aiment apposer leur image sur tout ce qui bouge.

Autre source pécuniaire à ne pas négliger : la buvette, et la vente, le jour même, de sandwiches et autres friandises. La loi EVIN interdit le débit d’alcools à proximité des lieux de pratique sportive, mais rien ne vous empêche de dépêcher sur les spectateurs les cannettes et bouteilles que vous aura gracieusement livrées une marque quelconque de boissons pétillantes, choisie pour partenaire de l’opération. N’oubliez pas que les recettes de six manifestations organisées dans l’année par une association sont automatiquement exonérées de T.V.A.


Les précautions à prendre

Assurez-vous que l’encadrement des activités sportives est de qualité. Surtout s’il s’agit de sports périlleux proposés à l’initiation (parachutisme, escalade, tir, etc.), exigez que les animateurs et moniteurs soient diplômés d’État. L’organisateur est en effet tenu de se conformer aux règles techniques édictées par la fédération qui a reçu délégation du Ministère de la Jeunesse et des Sports pour la gestion de l’activité concernée.

Pensez aux temps d’échauffement avant le début des épreuves, aux certificats médicaux qu’il est parfois nécessaire de produire… Il n’est pas non plus exclu de prévenir les pompiers ou la Croix Rouge de votre manifestation, ou d’organiser sur le site une permanence de la Médecine préventive, pour dispenser les conseils d’usage, et d’un poste de secours, pour les premiers soins.

Petites contingences liées aux tournois

Établissez, avant la campagne d’inscription à la compétition, un règlement très précis qui tienne compte des contraintes de l’épreuve (temps limité, nombre de joueurs réduit dans les équipes etc.). Il se peut que ce règlement prenne le large des règles officielles de compétition, il est donc essentiel qu’il soit accepté par tous avant le début des épreuves, pour que votre tant attendue compétition ne vire au pugilat. Essayez, tant qu’il est possible, d’éviter l’auto-arbitrage et formez au préalable une équipe d’arbitres suffisante en nombre et en compétence.


Autres conseils en vrac

Vérifiez que la police d’assurances que vous avez souscrite couvre ce genre d’événement. En cas d’incertitude, contactez la Mutuelle Nationale des Sports.

Prenez connaissance des dates des compétitions sportives organisées par la FNSU. Ainsi, vous éviterez de placer la vôtre le jour des championnats du monde universitaires de vol à voile, coïncidence néfaste qui vous aurait privé d’une partie non négligeable de votre public. De plus, si vous avez prévu une compétition nocturne, du genre ” la nuit de la pelote basque “ et que vous comptez utiliser le gymnase universitaire, n’oubliez pas que le représentant du S(I)UAPS, venu là pour veiller à la survie de ses équipements, risque de ne pas priser l’idée de veiller jusqu’à quatre heures du matin…

N’oubliez pas, après avoir réglé les différents problèmes liés à son aspect sportif, que la manifestation pour laquelle vous prodiguez vos efforts répond aux mêmes règles que n’importe quelle manifestation. Au risque de paraître trivial, rappelons plusieurs points essentiels. Meilleure sera la publicité, plus nombreux seront les participants et le public. Pensez-y bien avant la date de l’épreuve, surtout si vous devez au préalable constituer des équipes. Il sera peut-être nécessaire de faire coexister deux campagnes de communication : l’une pour appeler à l’inscription sur la liste des participants, qui peut-être close, suivant la compétition, le jour même ou, par exemple, 48 heures avant ; l’autre pour convier au spectacle. Ne négligez aucun médium qui puisse faire passer le message : affiches et tracts bien sûr, mais aussi journaux étudiants et presse locale, bulletins universitaires, radio-campus etc.

L’événement doit servir de tremplin à vos autres projets et démontrer votre dynamisme ; installez donc un stand de présentation de vos activités (près de la buvette), affichez les dates de vos futurs événements, proposez à la vente des T-shirts aux couleurs de votre asso.

Et surtout, n’hésitez pas à embrayer sur un repas convivial ou une soirée ” troisième mi-temps “, où vous aurez tout le loisir de vous faire connaître. Que le sport soit avec vous !

Loi du 6 juillet 2000

Face à l’essor considérable de la pratique sportive (plus de 36 millions de pratiquants et 14,5 millions de licenciés) et sa place accrue dans la vie quotidienne, cette nouvelle loi enrichit et complète celle de 1984 avec le souci de prendre en compte le rôle du mouvement sportif, des structures associatives et professionnelles, des athlètes, des licenciés et de renforcer sa fonction éducative, sociale et d’intégration.

Cette loi s’articule autour de 8 points :

  • Un renforcement des missions de service public du sport prenant en compte le rôle central du mouvement sportif, ainsi que la diversité des pratiques et des partenaires ;
  • Un soutien et un encouragement à l’action des associations et des bénévoles ;
  • Des dispositions pour favoriser la parité, la lutte contre les discriminations et la démocratie ;
  • La volonté de garantir l’éthique sportive ;
  • La priorité à la dimension éducative et sociale de la pratique sportive ;
  • La consolidation du sport de haut niveau ;
  • Une volonté d’un encadrement des activités physiques et sportives qualifié et sécurisant avec une validation possible des expériences professionnelles ;
  • Une reconnaissance de la spécificité des sports de nature.

Plus d’infos sur le site du Ministère des Sports