Des outils numériques pour structurer son projet associatif

Fiche pratique

Structurer ou gérer son projet c’est planifier l’exécution de celui-ci en fonction d’un objectif fixé, d’une date et de ressources. Deux variables sont à prendre en compte : la gestion du temps et les ressources disponibles. À partir de là, on pourra mettre en place une méthodologie qui répondra aux objectifs de bases.

Pour gérer son projet, le maître mot est M.É.T.H.O.D.E. Réaliser un projet associatif comporte quelques contraintes comme devoir organiser son travail en fonction des bénévoles par exemple. Cela demande la mise en place de solutions favorisant l’autonomie et la collaboration asynchrone.

 


LES DIFFÉRENTES ÉTAPES DE LA GESTION DE VOTRE PROJET

  • DÉFINIR L’ADN ET LA VISION DU PROJET

Cette première partie du travail est essentielle, elle aura une influence majeure sur le déroulement global de votre projet ainsi que sur le choix des outils numériques. Le travail sur la vision de votre projet est un exercice primordial d’intelligence collective qui consiste à se projeter collectivement dans l’avenir et imaginer ensemble ce que sera votre association dans X années. De la même façon, le travail sur l’ADN vise à faire réfléchir ensemble les différentes parties prenantes sur les valeurs et la culture du projet.

 

Pour répondre aux besoins de cette première phase de brainstorming collaboratif, vous pourrez vous diriger dans un premier temps vers des outils qui favorisent la créativité et l’écriture collaborative :

> des outils d’écriture collaborative non-linéaire : cartes mentales, Stormboard, etc.

> des outils d’écriture collaborative linéaire : pads, Google Drive, wikis, etc.

Une fois les objectifs fixés, les valeurs et la culture du projet posés, il s’agit de s’accorder sur les moyens que l’association va déployer pour les atteindre.

 

  • LA PLANIFICATION

Cette étape vous apportera une vision opérationnelle. Pendant cette phase de travail vous devrez identifier collectivement des objectifs clairs et réalisables, décider des actions à entreprendre, évaluer les ressources à mobiliser, définir les rôles et procéder à l’attribution des tâches. Pour répondre à ces besoins il existe plusieurs méthodes et outils de gestion de projet. Précisément, il existe plusieurs écoles : l’école dite classique de gestion de projet qui promeut l’usage des diagrammes de Gantt et la méthode dite Agile. Bien qu’elles soient fondamentalement opposées, les deux ne sont pas incompatibles.

 

› LE DIAGRAMME DE GANTT

Il permet un découpage séquentiel du projet par tâches et par jalons sur une durée a priori non réversible. Chaque tâche se voit attribuée une durée et une (ou des) personne(s) référente(s). Cette méthode promeut une vision de gestion des tâches dite « en cascade » l’une après l’autre. Théoriquement, on ne peut revenir en arrière, ni avancer tant que la tâche précédente n’a pas été accomplie. Elle correspond rarement à la réalité complexe de la gestion de projet dans la mesure où au fur et à mesure de l’avancement d’un projet, il est classique de faire face à l’émergence de problématiques et d’obstacles divers et inattendus qui remettent en question tout ou partie du projet.

 

 

C’est un excellent document d’amorce d’un projet, permettant de fixer des objectifs dans le temps et une dynamique de travail prévisionnelle. Quitte à le faire évoluer au gré de l’évolution du projet, il fixe une base de départ commune à toutes les parties prenantes.

 

› LA MÉTHODE AGILE

La méthode agile quant à elle promeut une vision souple, itérative et incrémentale de la gestion de projet. Le découpage du projet se fait sur livrables, la base étant la production d’un « produit minimum viable », appellation générique qui vaut aussi bien pour le design d’un service que d’un produit. C’est une première version, simple, essentielle, que l’on teste auprès de son public. Si celle-ci rencontre une large adhésion, on poursuit la trajectoire entamée et on l’agrémente au fur et à mesure de nouvelles offres, fonctionnalités ou modules. Si la version initiale proposée n’est pas adaptée, on retravaille sa proposition et on repart jusqu’à ce que l’on trouve la bonne formule.

 

La communauté à laquelle est destinée le projet associatif est appelée à donner son avis et participe donc aussi à l’élaboration des projets associatifs. L’avantage de ce genre de démarche est la souplesse qu’elle permet, la possibilité d’ajuster son projet au gré de son développement et de répondre au changement sans avoir à le remettre en question intégralement.

Il faut noter que les méthodes classique et agile ne sont pas exclusives. La combinaison des deux peut permettre d’assurer une planification exhaustive.


COORDINATION, SUIVI ET CONCRÉTISATION DU PROJET

La mise en place d’un système de coordination des tâches et de suivi pour la bonne concrétisation du projet est cruciale. Au cours de cette phase vous pourrez suivre l’évolution du travail, encourager l’investissement collectif et faciliter l’implication de tous. Il vous faudra organiser des points réguliers sur l’avancement individuel et collectif, questionner vos méthodes de travail et dresser un bilan. Il existe de nombreux outils pour répondre aux besoins de cette troisième phase de travail. Les méthodes que nous allons aborder seront dans l’ensemble des méthodes dites agiles.

 

› SCRUM

La méthode s’appuie sur le découpage de travail en séquences temporelles, de quelques heures à plusieurs semaines appelées sprint. Chaque nouveau développement de service ou fonctionnalité fait l’objet d’un sprint durant lequel une équipe pluridisciplinaire dédiée se concentre exclusivement sur la réalisation de celui-ci. On peut assimiler les sprints à des sortes de « mini-projets » en soi. Méthode extrêmement efficace qui permet de rentrer tout de suite dans le « faire » du projet de façon collaborative et d’évoluer rapidement.

 

› KANBAN

La méthode s’appuie sur le découpage du travail selon sa progression, et la mise en place d’un tableau contenant trois verticales ou plus, par exemple: « à faire » , « en cours », « fait » ou « en attente », « en développement », « en test », « implémentation ».

Chaque nouvelle tâche à exécuter est renseignée sur une carte ou un post-it, placé dans la colonne correspondante. Un nombre maximum de tâches par colonne est prédéfini par l’équipe. Le but est d’assurer un bon rythme de travail, fluidifier les process, et limiter les effets de stagnation. Cette méthode représente un excellent moyen de s’assurer de la bonne fluidité des process et de repérer les points bloquants.

Les méthodes Scrum & Kanban ne sont pas exclusives, au contraire ! La combinaison des deux permet d’assurer un travail collaboratif exigeant et efficace, la méthode hybride s’appelle Scrumban !

 

› LIBRE

Dans ce cas là, les membres de l’association décident de ne pas suivre un grand courant de gestion de projet ou une méthodologie spécifique, mais de créer leurs propres process en se servant d’une variété d’outils en ligne permettant d’organiser le projet : agenda, liste de tâches, outils de brainstorming et de communication divers : forum, messagerie et communication instantanée. Le modus operandi est défini en concertation par l’ensemble des membres et la définition des rôles se rapporte au mode de gouvernance choisi par l’association.

 


LES OUTILS DE GESTION DE PROJET : LES AGENDAS PARTAGÉS

Afin de vous organiser au sein de votre association, vous aurez généralement besoin de centraliser au sein d’un seul agenda les événements de votre association, les rendez-vous avec des partenaires, les dates limites de rendu de dossiers, etc. Cela vous permettra de vous assurer que l’ensemble de vos membres ont accès à ces informations.

 

› GOOGLE AGENDA est un service Google permettant de créer des agendas en ligne et de les partager avec d’autres personnes afin de leur donner accès au calendrier de l’association sur leur ordinateur ou sur leur smartphone. Vous avez également la possibilité d’activer des notifications au cas par cas afin de ne pas oublier les dates les plus importantes pour votre association. Comme tous les outils Google, il vous faudra un compte Google pour y accéder.

 

› TEAMWEEK est un outil de partage de rétro-planning. Vous pouvez y construire un planning intégrant les différentes personnes travaillant sur un projet. Chaque ligne du planning correspond à une personne et vous pouvez y ajouter les tâches que devra réaliser cette personne, ainsi que les dates limites importantes pour le projet. Vous aurez ainsi une vision globale de vos activités. L’outil peut être utilisé à plusieurs simultanément, afin que chacun.e remplisse les tâches qui le ou la concerne. Cependant la version gratuite est limitée à 5 utilisateur.rice.s par projet.

 

LES OUTILS DE GESTION DE TÂCHES

Afin d’organiser correctement vos activités, vous allez devoir les diviser en un ensemble de tâches. Ces outils vous permettent de lister vos tâches et de suivre leur avancement.

 

› TRELLO est un outil de gestion de projet en ligne, inspiré de la méthode Kanban. Il vous permet d’organiser votre projet sous forme de listes contenant des cartes. Les listes sont généralement utilisées pour représenter les différentes étapes de votre travail (« à faire », « en cours », « terminé ») ou les différents aspects de votre projet (« communication », « logistique », etc.). Les cartes représentent ensuite les tâches et peuvent être facilement déplacées entre les différentes listes au fur et à mesure que le projet avance. Vous avez également la possibilité d’associer des membres, des documents, des dates limites ou encore des commentaires aux différentes cartes. L’inscription à Trello est gratuite mais certaines fonctionnalités sont payantes.

 

› FRAMABOARD est un équivalent libre à Trello, porté par l’association Framasoft. Il est entièrement gratuit. Ses fonctionnalités sont similaires mais il est un peu plus rigide. Il n’est notamment pas possible de personnaliser les intitulés de vos listes. Cependant, il possède une fonctionnalité bien pratique absente de Trello : l’affichage de vos tâches sous forme d’un diagramme de Gantt.

 

› ASANA  Avec, vous pouvez lister les tâches de vos différents projets et les trier selon leur importance, leur date limite ou encore leur responsable. Chaque tâche possède un espace de discussion associé et il est également possible d’envoyer des messages et des documents aux autres membres du projet. Vous avez également la possibilité d’y configurer des alertes par e-mail afin de ne pas oublier les tâches importantes. Il est gratuit jusqu’à 15 utilisateur.rice.s.

 

› BASECAMP est un outil relativement similaire à Asana mais qui possède en plus des fonctionnalités de rédaction collaborative similaires à Google Drive. Il peut donc être utilisé pour rédiger à plusieurs des documents relatifs à chaque projet. Basecamp est un service payant, mais il est gratuit pour les enseignants et les étudiants sous certaines conditions 45.

› COLLABTIVE a été créé comme une alternative libre à Basecamp. Il permet de suivre l’état de chaque tâche et l’avancement général de chaque projet, ainsi que le nombre d’heure passées sur les différentes tâches. Il ne s’agit pas d’un service en ligne, mais d’un logiciel que vous pouvez installer sur votre serveur.

 

GROUPWARE

Si votre association mène plusieurs projets complexes, il est possible que vous ressentiez le besoin de rassembler vos différents outils au même endroit. Ça tombe bien, il existe des groupwares, qui sont des logiciels rassemblant différents outils de gestion de projet et de travail collaboratif.

 

› AGORA-PROJECT est un logiciel libre qui regroupe des outils de gestion des tâches, de partage de fichiers, de partage d’agenda et de discussion.

Vous pouvez créer gratuitement un espace de travail sur le site officiel ou bien installer le logiciel sur votre propre serveur.

› ONLYOFFICE est un service qui regroupe des outils de gestion de projets, de partage de documents, de gestion des factures et de gestion des e-mails. De plus, il permet de générer des diagrammes de Gantt ainsi que des rapports d’activité. Il existe un service en ligne qui est payant, ainsi qu’une version libre que vous pouvez installer sur votre serveur..

 

LES OUTILS DE GESTION D'ADHÉRENTS

En plus des outils de gestion de projets, vous pourriez avoir besoin d’un outil pour gérer vos membres, surtout si votre association en a beaucoup. Ces outils libres permettent de lister l’ensemble de vos adhérent.e.s ainsi que leurs coordonnées et de voir s’ils ou elles sont à jour de cotisation.

Galette est un logiciel qui vous permet d’enregistrer des informations concernant l’ensemble de vos adhérent.e.s et de visualiser s’ils ou elles doivent bientôt renouveler leur cotisation. Il permet également d’envoyer des messages de rappel aux adhérent.e.s qui oublieraient de payer leur cotisation.

Dolibarr combine des fonctionnalités de gestion des adhérent.e.s avec des outils de gestion plus classique comme le suivi des factures ou des notes de frais.

CiviCRM est un outil qui a été conçu spécialement pour les besoins des ONG. Il mélange des fonctions de gestion des adhésions avec des outils de mailing permettant de communiquer envers ses adhérent.e.s. Il est donc particulièrement utile pour les associations comptant beaucoup de membres.