Des outils web pour travailler en équipe

Fiche pratique

Qui n’a jamais craint de voir son projet associatif finir aux oubliettes, faute de temps et d’échanges suffisants entre les membres de l’association ? En effet, il n’est pas toujours facile de se réunir entre les cours et les petits boulots. Dès lors, comment faire aboutir ce projet de festival, d’épicerie sociale ou de journal étudiant imaginé entre potes ? Heureusement, il existe plusieurs outils permettant de travailler efficacement à plusieurs et à distance. En effet, les nouvelles tendances geek sont plus qu’une mode, elles sont au travail collaboratif ce que le basilic frais est à une salade tomate-mozza !

Une ribambelle d’outils existe. Pour autant, nous avons choisi de vous présenter de grandes tendances assez complémentaires, de la plus accessible à la plus technique. Autant de fonctionnalités pour vous aider à mener votre projet par écran interposé ! Pour les geeks ceinture blanche, rassurez-vous, pas besoin d’être un grand technicien. Dans cette sélection nous vous proposerons notamment des outils complètement gratuits et libres, que vous pourrez donc adapter à vos besoins si vous le souhaitez.


1. Le Google agenda

Qui n’a jamais tenté de faire tenir dans un même agenda emploi du temps universitaire / loisirs et sorties / programme associatif…? Toutes vos tentatives ont été vaines et, entre un agenda lilliputien et un format A2 qui rentre à peine dans votre sac, les solutions intermédiaires satisfaisantes ne courent pas les rues.

A l’heure où un écran d’ordinateur est plus accessible que votre méga agenda papier, un outil développé par Google permet, grâce à de multiples fonctionnalités, de partager votre agenda associatif avec tous les membres concernés. On pourra y noter le calendrier des réunions, des CA, ou des grands rendez-vous (AG, événements organisés par l’association ou ses partenaires…) Il sera également un pense-bête pour tout l’organisationnel des événements. Son accès peut être réservé ou ouvert à tous les membres. Et si chacun veut se créer son propre agenda, il peut ensuite choisir de le partager, et ainsi informer chacun de ses disponibilités.


2. Le sondage Doodle

Maintenant que vous savez tout de vos agendas respectifs, comment choisir la date de votre prochaine réunion de bureau ? Comme vous êtes bien organisés, vous vous y êtes pris suffisamment tôt pour que chacun anticipe. Les uns et les autres pourront donc faire le choix du créneau qui leur convient le mieux. La circulation de mails via votre liste de diffusion associative est bien pratique mais les échanges se multiplient et finalement, vous ne savez plus quelle date a été retenue.

Heureusement, un petit outil simple et pratique baptisé Doodle pourra permettre à chacun de cocher ses créneaux libres et de faire connaître ses disponibilités. Parmi les quelques dates que vous aurez proposées, chacun cochera la ou les dates à sa convenance. Au dépouillement des résultats, vous obtiendrez une ou plusieurs dates libres pour tous les agendas ! A vous ensuite de trancher pour la date qui réunira le plus de membres, voire même, ô miracle, la totalité ! Avec tout cela, vous n’aurez plus aucune raison valable de repousser pour une énième fois la commission «organisation» !

Rendez-vous sur : www.doodle.com


3. La visioconférence

Matériel nécessaire : un ordinateur muni d’un micro et d’une webcam + un logiciel à télécharger + une connexion Internet

Si elle ne date pas d’hier, notamment dans les grandes entreprises internationales, la visioconférence s’est développée chez les particuliers avec la vulgarisation de la webcam, aujourd’hui partie intégrante des ordinateurs nouvelle génération ! Grâce à elle, et notamment au célèbre Skype, il est désormais aisé de discuter par écran interposé du fond du Cantal à la Côte d’Azur ou même de New Delhi à Quimper !

Un bon moyen pour converser à plusieurs afin de faire avancer les projets de l’association, le tout tranquillement installé à siroter un thé au fond de son canapé. Complémentaire, le site justin.tv permet d’exploiter les images de vos échanges audiovisuels, en direct ou en différé. Par exemple, vous pouvez envisager, en parallèle du fameux compte-rendu de réunion, de publier l’intégralité de votre visioconférence sur votre site, votre blog ou dans un espace partagé (intranet) avec les autres membres de l’association qui n’ont pas pu y prendre part !

Skype : www.skype.com/intl/fr/home  

Justin TV : http://fr.justin.tv  

4. L'écriture collaborative

Les pads

Un pad est document éditable en temps réel. Il suffit généralement d’avoir l’adresse à laquelle il est accessible pour pouvoir l’éditer. Il se présente comme un outil de traitement de texte simplifié, avec des options de mise en page basiques (gras, italique, alignement, etc.). Il suffit de taper du texte dans le document pour que les modifications soient automatiquement enregistrées.Afin d’identifier facilement chaque auteur.e, on se voit attribuer une couleur et le texte est automatiquement surligné de la couleur correspondant à son auteur.e.

 

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Un exemple de document rédigé à plusieurs sur un pad.

Les pads sont particulièrement utiles pour la collaboration à distance sur des textes devant être rédigés rapidement.

Ils seront typiquement utilisés pour :

  • Des compte-rendus de réunions

  • Des brouillons de documents qui seront ensuite mis au propre ailleurs

  • La relecture rapide d’un document

La facilité de création d’un pad fait qu’il est très simple de créer un document puis de l’envoyer à ses bénévoles pour qu’ils ou elles l’éditent et/ou le relisent.

Bien que les pads soient particulièrement utiles à distance, ils ont également leur intérêt en présentiel. Ainsi, il n’est pas rare de voir des associatif.ve.s prendre collectivement des notes sur un pad lors d’une réunion physique.

Encore + d’outils pour réaliser des pads


5. Les documents partagés

Matériel nécessaire : un ordinateur + une connexion Internet

Imaginez : votre association se propose de rédiger, avec votre université, une charte relative au tri des déchets sur le campus. Mieux encore : vous devez rendre un dossier de demande de subvention pour lundi à votre plus gros financeur, et on est déjà dimanche midi… Alors, comment fait-on? Allez-vous laisser votre président plancher dessus toute la nuit ? Sachant qu’il est déjà surmené par ses examens, il lui sera difficile d’être vigilant sur tous les critères et les clauses demandées par ce bailleur de fonds exigeant…

Pas de panique, nous avons LA solution : un outil qui permettra une rédaction participative en «direct live». Rapide, efficace, à deux voire trois contributeurs, l’interactivité reste constructive.

Chacun sa couleur et c’est parti ! (Comme ça on partage aussi l’angoisse de la feuille blanche !). Chacun note simultanément ses idées, les informations quantitatives et qualitatives dont il dispose et le dossier avance vitesse grand V. Au final, on obtient un patchwork assez réussi, fidèle à votre projet collectif. Bon, il restera tout de même à désigner un bon secrétaire de rédaction pour remettre le dossier en forme, dans une police classique (le noir, plutôt que le rose bonbon ou le bleu pervenche, ça peut aider pour la crédibilité !).

De nombreux outils de partages de documents existent, en voici quelques exemples :

Dropbox est un service de partage de fichiers qui permet des synchroniser des dossiers entre plusieurs ordinateurs. Cela permet d’avoir exactement la même version des documents chez chaque membre d’un groupe. Si une personne modifie un des documents, les modifications sont immédiatement répercutées chez les autres. Ce genre de système est donc particulièrement utile pour partager des documents au sein de votre association. Il suffit de créer un dossier partagé dans lequel chaque bénévole stocke ses documents relatifs à l’association et chaque autre bénévole peut ainsi y accéder.

Google Drive (anciennement Google Docs) est un service permettant de partager facilement des fichiers de traitement de texte ou de tableur et de les éditer directement en ligne. Il a donc la particularité d’être à la fois un service de partage de fichiers et un outil d’édition collaboratif. Le service est gratuit mais il vous faudra obligatoirement un compte Google pour l’utiliser. Il existe une interface web (avec un outil de rédaction ressemblant à un pad) ainsi qu’un logiciel à installer similaire à Dropbox. Vous pouvez également installer l’application mobile pour pouvoir accéder à vos documents en déplacement.

OwnCloud est une alternative libre à Dropbox et Google Drive. La différence vient du fait que plutôt que d’utiliser un espace fourni par une entreprise, vous pouvez installer ownCloud sur votre propre serveur et ainsi garder le contrôle sur vos données. Tout comme Dropbox et Drive, il y a une application à installer sur votre ordinateur qui synchronise automatiquement les dossiers.

Vous pouvez utiliser également PiratePad ou Sync.in.

Encore + d’outils pour partager vos fichiers :


6. Le wiki

Matériel nécessaire : un ordinateur + une connexion internet

Peut-être avez-vous déjà surpris les fondus d’informatique de votre asso se parler dans une espèce de langage codé où vous entendiez ressurgir ce mot clé : « Wiki…Wiki…Wiki… » ? Ne cherchez plus, ils sont en train de réfléchir à la mise en place d’un nouvel outil pour faire progresser votre projet, et ce grâce aux nouvelles technologies. Petite formation rapide sur cet univers qui fait de plus en plus d’adeptes…

Pour faire simple, un wiki est un système d’édition collaborative dont l’exemple le plus célèbre est certainement l’encyclopédie Wikipédia. Facilement accessible en téléchargement sur Internet, ce logiciel permet de créer un site dont les pages web sont modifiables par tous les utilisateurs bénéficiant d’une autorisation.

Selon ce que vous voudrez en faire, les visiteurs de votre site pourront modifier toutes les pages ou seulement une partie d’entre elles, les pages restantes ne pouvant être modifiées que par vos bénévoles. En bref, vous pourrez gérer les accès de chacun à chacune des parties de votre wiki. Pensez ce site wiki comme un classeur. Chacun des utilisateurs pourra y insérer des pages, modifier leur contenu, les déplacer, etc. Les pages peuvent être multipliées à l’envi, selon l’évolution de votre projet associatif.

Un potentiel incroyable de création éditoriale s’offre alors à vous ! L’outil wiki, à la vulgarisation assez rapide, permet par exemple à une structure associative de mettre en place des archives efficaces, véritable mémoire de l’association (comptes-rendus d’AG, de CA, statuts associatifs, règlements, lettres types, annuaires, ressources diverses…).

Et l’accès à notre budget associatif ? Véritablement accessible à tous? Non bien sûr : des restrictions vous garantissent un accès conditionné pour certaines données. Des flux RSS sécurisent les échanges d’informations sur le wiki et permettent de garder un minimum de contrôle.

Enfin, en plus des accès personnalisés à chacune des parties du wiki, ce dernier a une mémoire infaillible : dans ses entrailles, il garde un historique de chaque page, sauvegardant toutes les versions antérieures en cas de piratage et autre vandalisme ! Alors merci qui ? Merci le wiki !

Quelques outils wiki : 

Et pour finir, il y a aussi un outil tout-en-un, l’eGroupWare…


7. L’eGroupWare

Matériel nécessaire : un ordinateur + une connexion internet.

Regroupant une bonne partie des outils présentés plus haut (et même d’autres !), l’EgroupWare va vous permettre de retrouver en un clic et sur la même page web votre calendrier partagé, votre carnet d’adresses collectif, le fameux wiki, un système de sondage… Une fois inscrit, vous pouvez accéder à ce logiciel depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Magique non ?! Bon, il faut l’avouer, cet outil est un peu plus complexe que les autres mais une fois pris en main, il pourrait bien vous simplifier la vie…

Deux exemples : www.agora-project.net et www.teamlab.com/fr

Mais n’est pas geek qui veut me direz-vous, et tout le monde n’est pas obligé d’être convaincu d’emblée par les possibi lités offertes par les nouvelles technologies. Les plus réticents seront perturbés par tant de nouveautés dans le quotidien et la gestion de l’asso, un tantinet affolés par l’apprentissage nécessaire d’une certaine syntaxe (formatage) à assimiler. Qu’ils se rassurent ! Nul besoin d’être un caïd de l’HTML ou un virtuose du PHP pour maîtriser ces outils qui se veulent accessibles au plus grand nombre !

Enfin, une excellente ressource sur l’intelligence collective et les outils collaboratifs : http://outils-reseaux.org/PresentationProjet