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Vous avez le dossier, un nom, une structure, vous êtes incollable dans votre domaine... Vous avez évalué précisément, en allant chercher l’information là où il le fallait, le besoin de financement de votre projet. Il reste à combler maintenant la colonne « recettes » qui vous permettra d’équilibrer le budget !

Pour cela, l’idéal est de ne pas aller chercher tous ses œufs dans le même panier. Il est assez rare de trouver un partenaire qui finance seul un projet, d’autant qu’il faut se méfier des défections. Vous aurez donc soin de penser à diversifier le champ de vos revenus.
Partons d’une évidence: votre premier financeur, c’est vous ! Outre les cotisations de vos adhérents, vous pourrez dégager des ressources en organisant un certain nombre d’activités : bar, concerts, ventes diverses (cartes de vœux, T-shirt, etc.). La réglementation en la matière est plutôt souple pour les associations mais ne vous y prenez pas à la dernière minute pour vérifier la légalité de vos démarches. Par exemple, l’ouverture d’une buvette de boissons de 1ère catégorie (boissons non alcoolisées) et de 2ème catégorie (vin, bières, cidre, etc.) est possible, sous réserve d’obtenir une autorisation préalable, à demander à la Préfecture de Police de Paris (Bureau des licences temporaires, 01 49 96 33 81).
En dehors de ces apports, point de salut : il faudra vous frotter à quelques financeurs... Institutions, entreprises ou associations, nombreux sont ceux qui peuvent vous apporter conseils, aide matérielle ou financière pour la réalisation de votre projet. Voici quelques repères et astuces pour les approcher au mieux...

La veille informative

Une veille informative permanente vous permettra d’identifier les particularités et les secteurs d’intervention de chaque financeur.
En vous rendant sur les sites web des différents organismes, publics ou privés, que vous souhaitez solliciter, vous recueillerez des informations précieuses sur leurs priorités d’action, les éléments de langage qu’ils utilisent couramment... Vous serez ainsi en mesure de vous faire comprendre, et de sensibiliser au mieux vos interlocuteurs à l’intérêt de votre projet.
Soyez opportuniste! Un bon chercheur de financements suit l’actualité et sait être réactif : tel chef d’entreprise a affirmé son engagement en faveur du développement durable, n’hésitez pas à présenter votre projet d’écoresponsabilisation des festivals étudiants à ses services...
Enfin, soyez méthodique et régulier : vous éviterez ainsi de passer à côté d’un appel à projets important...
3 Animafac recense pour vous un certain nombre d’appels à projets sur son annuaire, accessible en ligne sur le site www.animafac.net, onglet « Boîte à outils ». Un annuaire des partenaires est également disponible.

Le dossier de présentation

Le dossier de présentation de votre projet constituera le premier contact entre votre partenaire potentiel et vous : soignez-le ! Il doit être tapé à l’ordinateur, clair, concis, attractif. Il est composé d’un sommaire ; d’une page de présentation de l’association et des porteurs du projet ; d’une description du projet pour lequel vous sollicitez un financement, incluant un rappel du contexte, une présentation des objectifs et des réalisations, un budget prévisionnel et un calendrier. Enfin, vous pouvez rajouter en annexes quelques éléments valorisant votre association : photos des événements passés, coupures de presse...
Avant de commencer le travail de rédaction à proprement parler, analysez en profondeur votre projet afin de bien maîtriser ses fondements et sa visée. Un outil journalistique (« 3QOCP » : Qui? Quoi? Quand? Où? Comment? Pourquoi?) pourra vous aider dans cette démarche : ces six questions vous permettront de ne rien laisser de côté... Il est important que l’ensemble des membres de l’association participe à cette réflexion, qui représente une occasion de vérifier que tout le monde est bien en accord avec les grandes lignes du projet.

Votre dossier de présentation sera accompagné d’une lettre résumant vos intentions : en une page, vous aurez soin de présenter les objectifs de votre association et les grands axes de votre projet. Soyez clairs sur la nature de l’aide demandée : s’il s’agit d’une aide financière, précisez son montant. Sachez également expliquer pourquoi vous avez ciblé le partenaire sollicité : vous devez être en capacité de montrer que vous avez bien compris ses priorités, et de quelle manière votre projet y répond.

Prenez le temps d’identifier vos interlocuteurs au sein de chacun des organismes que vous sollicitez : les demandes envoyées à l’aveugle sont souvent étudiées avec moins d’attention, ou se perdent dans le dédale des services... Renseignez-vous sur les différents interlocuteurs auxquels vous pouvez vous adresser. Quelles sont leurs spécificités? Quels projets ont-ils soutenus par le passé? Adaptez votre dossier en fonction de leurs attentes, jusqu’aux termes employés. Enfin, essayez d’obtenir les coordonnées directes et la fonction des personnes chargées de l’étude des dossiers.

La rencontre

La rencontre avec le partenaire est un moment important. Comme un entretien d’embauche, un entretien avec un bailleur potentiel se prépare. Sachez construire une stratégie de contact. Entraînez-vous à présenter clairement votre projet en quelques minutes. Si vous êtes plusieurs, répartissez-vous la parole et harmonisez vos discours : il  peut être gênant de se contredire devant un futur partenaire. Anticipez les questions que votre interlocuteur ne manquera pas de vous poser : quel avantage a un financeur à vous soutenir ? Quels postes de dépenses seront pris en charge par le partenaire ? Vous devez être en capacité d’expliquer clairement la manière dont vous avez construit votre budget.

En cas de refus, demandez pourquoi et sachez rebondir : glanez des conseils et des pistes pour la suite.

Votre travail ne s’arrête pas avec l’accord de principe d’un financeur, bien au contraire! Une fois le financement acquis, il faudra vous mettre d’accord sur les engagements de chacune des parties. Une convention sera généralement signée, résumant les obligations des uns et des autres.
Soyez attentifs aux contreparties demandées par le financeur : assurez-vous que vous êtes capables de les honorer.
3 Pour plus d’informations consultez la fiche pratique n°25 d’Animafac «Rédiger une convention de partenariat».

N’oubliez pas que la relation de partenariat est avant tout une relation humaine : n’hésitez pas à faire de petits gestes en direction de vos financeurs (invitation à vos événements, cartes de vœux, mots de remerciement à la fin du projet...). Ces attentions laisseront un bon souvenir à vos partenaires, et joueront certainement en votre faveur lors de la préparation des budgets de l’année suivante...

Enfin, soyez très rigoureux dans l’évaluation de votre projet. Dès la fin de votre action, vous vous devez de fournir des éléments de bilan, présentant les résultats qualitatifs et quantitatifs de vos activités. Certains partenaires peuvent conditionner le versement d’une partie de la subvention à la production de factures. Tout au long de l’année, conservez donc des justificatifs de toutes les dépenses liées au projet, cela vous permettra de dresser à chaud un bilan financier en concordance avec la réalité.