#FAQ : Gérer son association étudiante pendant la crise sanitaire

Sommaire

1) FINANCEMENTS

– Mon association a obtenu un financement mais n’a pas pu, ou seulement partiellement, mettre en place le projet financé en raison de la crise sanitaire. Que faire ?

– Mon association est en difficulté financière. Comment trouver des solutions ?

– Mon association souhaite développer un nouveau projet pour faire face à la crise sanitaire. Vers qui et où se tourner pour obtenir un financement ?

2) VIE QUOTIDIENNE ET PROJETS DE L’ASSOCIATION

– Face à la crise, mon association souhaiterait mettre en place un projet de solidarité en faveur des étudiant·e·s. Comment faire ?

– Comment échanger avec d’autres associations étudiantes ?

– Comment organiser un événement ou une réunion en ligne ?

– Mon association n’existe plus. Quelles démarches faut-il faire ?

3) BENEVOLES ET VOLONTAIRES

– Est-il possible d’accueillir un·e volontaire en Service Civique si les locaux de mon association sont fermés ?

– Comment adapter une mission de Service Civique à distance ?

– Comment accompagner un·e volontaire en Service Civique à distance ?

– Quel est l’impact d’un confinement sur les missions de Service Civique en cours ?

– Comment motiver ses membres pendant cette période ?

4) TEMPS STATUTAIRES & PASSATION

– Est-il possible d’organiser une Assemblée générale ou un Conseil d’administration en ligne ?

– Je ne trouve ne trouve pas les statuts de mon association. Que faire ?

Mon association a obtenu un financement mais n’a pas pu, ou seulement partiellement, mettre en place le projet financé en raison de la crise sanitaire. Que faire ?

Les subventions et la crise sanitaire

Les aménagements possibles :

Une association qui a rencontré des difficultés pour mettre en œuvre son projet en raison de la crise sanitaire peut bénéficier de certains aménagements pour conserver, en totalité ou en partie, le financement.

Les aménagements possibles sont variés, ils dépendent de chaque financeur et de la situation de votre association :

  • Modification du calendrier du projet
  • Modification des modalités du projet (ex : dématérialisation d’un événement)
  • Voire une modification du projet financé (en reportant la subvention sur un autre projet de l’association que celui qui était initialement financé).

Il faut toutefois obtenir l’accord du financeur avant de mettre en place de telles modifications au projet.

La reconnaissance de la force majeure :

En cas de force majeure, l’association peut conserver la subvention même si son projet est annulé ou reporté. Elle ne peut pas être considérée comme fautive par l’autorité administrative qui lui a accordé la subvention.

Attention, la reconnaissance du cas de force majeure n’est pas accordée automatiquement, et doit faire l’objet d’une demande par l’association que l’autorité administrative peut accepter ou non.

 

Concrètement, comment s’y prendre ?

En premier lieu, réunissez-vous avec vos bénévoles (ou au moins le bureau de votre association) pour faire le point et réfléchir aux alternatives envisageables, et définissez-les clairement. Vous pouvez en faire un document structuré pour pouvoir le présenter facilement.

Ensuite, communiquez dès que possible avec la personne référente de la subvention allouée. Echangez à propos des évolutions envisageables pour votre projet et tentez d’aboutir à un accord commun afin de garder votre financement. Privilégiez l’obtention d’un accord écrit part votre financeur.

 

Quelques ressources pour aller plus loin

 

Mon association est en difficulté financière. Comment trouver des solutions ?

En cas de difficulté financière, il est impératif de se faire accompagner par une structure telle que votre Université ou votre Ecole. Animafac peut également vous accompagner.

Afin d’accompagner les associations dans cette période, plusieurs dispositifs d’aides et des fonds d’urgence ont été mis en place, notamment par l’Etat et certaines collectivité territoriale (régions, villes).  Cependant, ces aides s’adressent avant tout aux associations employeuses. Si votre association est concernée, vous pouvez vous renseigner sur le site de la collectivité territoriale, ou sur le site associations.gouv.fr qui répertorie les aides étatiques.

 

 Mon association souhaite développer un nouveau projet pour faire face à la crise sanitaire. Vers qui et où se tourner pour obtenir un financement ?

Les financements spécifiques aux associations étudiantes

Une association étudiante peut prétendre à certains financements dédiés aux associations étudiantes telles que :

  • Le FSDIE (Fonds de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes), géré par les universités. Pour tout savoir sur le FSDIE, rendez-vous sur cette fiche pratique et sur le site internet de votre université.
  • La CVEC (Contribution de Vie Etudiante et de Campus), gérée par les Crous. Parce qu’elle vise l’amélioration des conditions de vie des étudiants (au niveau sanitaire, social, culturel…), cette subvention est particulièrement pertinente pour les projets créés en réponse à la crise sanitaire. Pour tout savoir sur la CVEC, rendez-vous sur cette fiche pratique et sur le site internet de votre Crous.
  • Culture-actionS, géré par les Crous. Pour tout savoir sur Culture-actionS, rendez-vous sur cette fiche pratique et sur le site internet de votre Crous.

Le FSDIE, Culture-actionS et la CVEC fonctionnent par appel à projets renouvelés plusieurs fois par an, attention à ne pas rater la date limite !

  • Il existe certains appels à projets dédiés aux associations étudiantes comme Les Accents, l’appel à projets inter-associatifs mis en place par Animafac. Les six projets lauréats recevront un prix de 10000 € et bénéficieront d’un accompagnement. Pour l’édition 2021, les candidatures doivent être transmises avant le 11 avril 2021. Pour retrouver toutes les informations sur Les Accents, rendez-vous sur le site d’Animafac.
  • Certaines collectivités territoriales et certaines universités ou écoles ont également développé des appels à projets spécialement dédiés aux associations étudiantes ou dédiés aux associations de jeunesses ou aux associations menant des projets à destination des étudiant·e·s ou des jeunes.

 

Les financements non spécifiques aux associations étudiantes

Pour tout savoir sur les financements, rendez-vous :

  • Sur la Boîte à outils d’Animafac
  • Et sur les sites des financeurs (ville, métropole, région.). Rien ne vaut une veille régulière car de nouveaux appels à projets sont souvent publiés !

 Face à la crise, mon association souhaiterait mettre en place un projet de solidarité en faveur des étudiant·e·s. Comment faire ?

Depuis le début de la crise sanitaire, de nombreuses associations se sont mobilisées afin de monter de nouveaux projets, notamment en faveur de la solidarité (épiceries solidaires, distributions alimentaires, lutte contre l’isolement des étudiants, etc.).

Si votre association souhaite monter un projet de ce type, voici quelques pistes :

  • Contacter le Bureau de la Vie Etudiante de votre Université pour obtenir des informations sur les actions déjà menées et / ou sur les besoins dans votre université.
  • Prendre contact avec des associations étudiantes (ou non) ayant déjà développé des projets et qui pourront vous donner un retour d’expérience. Retrouvez sur la plateforme d’Animafac « Le Quartier » un annuaire listant par thématique et par ville une grande partie des associations étudiantes de France.
  • Nous partageons également sur notre site internet et sur les réseaux sociaux d’Animafac (en particulier sur Facebook et Instagram) de nombreux exemples d’associations agissant pendant la crise.
  • Rechercher dans la boîte à outils d’Animafac des fiches pratiques pour vous aider dans le montage de vos projets.
  • Si vos projets sont à l’arrêt, proposer aux bénévoles de votre association de prêter main forte à une autre association étudiante qui aurait des besoins importants de bénévolat.
  • Sous certaines conditions, Animafac peut prendre en charge la création de missions de Service civique sur les questions de solidarité au sein de votre association étudiante. Pour plus d’informations, rendez-vous ici.

 

 Comment échanger avec d’autres associations étudiantes ?

Afin de conserver le lien entre les associations, nous avons mis en place 7 serveurs Discords sur lesquels vous pourrez retrouver de nombreuses associations de votre ville et votre région :

Dans les différentes villes, nous organisons également des petits événements, en présentiel ou en distanciel sur les serveurs Discord. Pour retrouver la programmation de votre ville, rendez-vous sur les réseaux sociaux d’Animafac (pages Facebook Animafac locales).

 

Comment organiser un événement ou une réunion en ligne ?

Organiser un événement en ligne nécessite de penser à plusieurs choses.

1) Choisir les outils adéquats

Il existe beaucoup d’outils numériques pour organiser des événements et des réunions en ligne. Toutefois, tous ne sont pas libres et gratuits. Vous pouvez retrouver des idées d’outils collaboratifs dans les fiches pratiques « Des outils web pour travailler en équipe » et « Animer une réunion en ligne ». Un outil se choisit aussi en fonction du nombre de personnes attendues. Renseignez-vous avant votre événement car si vous dépassez une dizaine de personnes, il vous faudra sûrement prévoir un budget pour un abonnement de type « webinaire » ou du temps pour apprendre à manier un outil comme OBS par exemple.

2) Ne pas négliger les aspects techniques

– Privilégiez les outils que vous connaissez déjà bien, ou sur lesquels vous avez la possibilité de vous former.

– Si vous êtes plusieurs à animer l’événement, prévoyez une formation afin que tou.te.s les animateur·rice·s sachent utiliser l’outil, ainsi qu’une liste des bugs les plus fréquents et les solutions associées.

– Réalisez toujours des tests techniques (micro, caméra, fluidité de la connexion internet) avec vos différents intervenant·e·s et animateur·rice·s en amont de l’événement. Il n’est pas question de se rendre compte, 5 minutes à l’événement, que l’invité.e principal de votre conférence a un problème de micro !

– Récupérez les présentations à l’avance pour pouvoir à la fois palier un souci de connexion de vos intervenant·e·s mais aussi les envoyer aux participant·e·s à la fin de l’événement.

– Vous pouvez préparer des petits tutoriels qui récapitulent toutes les informations pour arriver à se connecter sereinement à votre outil. En utilisant des captures d’écran et des phrases simples, cela peut vous éviter beaucoup de redite et servir de pense-bête aux autres personnes qui utiliseront l’outil avec vous.

3) Rendre interactif et dynamique l’événement

– Attention à ne pas faire durer l’événement trop longtemps ! La durée d’attention est beaucoup moins importante pour un événement en ligne que pour un événement en présentiel.

– N’hésitez pas à proposer des animations pour rendre l’événement plus interactif et participatif. Il est par exemple possible d’organiser un débat mouvant grâce à Framémo !

4) Savoir modérer efficacement

Mettre en place des règles de modération est utile pour prévenir au maximum tout moment parasite pour votre temps numérique collectif. Choisissez des règles simples et claires, et annoncez-les dès le début aux participant·e·s, à l’oral et à l’écrit.

Vous pouvez par exemple instaurer une règle de prise de parole : toute personne qui souhaite intervenir, poser une question, met une étoile * dans le chat. C’est à vous ensuite de distribuer la parole aux moments que vous jugez opportuns.

Pour aller plus loin :

Mon association peut-elle organiser un événement dans un établissement d’enseignement supérieur ?

Depuis le 19 mai, les activités permises dans les établissements d’enseignement supérieur sont plus nombreuses, dans le cadre de l’assouplissement des mesures sanitaires. Selon une circulaire du 18 mai 2021 du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation, il est désormais possible d’organiser les activités suivantes :

Activités sportives : 

  • À compter du 19 mai : les activités sportives hors formations en espace clos, hors sports de contact, dans la limite de 50% de la capacité d’accueil et dans le respect des protocole sanitaires définis par le ministère chargé des sports. 
  • À partir du 39 juin : les sports de contact hors formation pratiqués en intérieur, dans le respect des protocoles sanitaires définis par le ministère chargé des sports. 

Pratiques artistiques : 

  • À compter du 19 mai : toutes les pratiques artistiques sauf la pratique de l’art lyrique en groupe et la pratique de la danse. 
  • À compter du 9 juin : les pratiques précédentes ainsi que la danse (sans contact). 
  • À partir du 39 juin : l’ensemble des pratiques. 

Ces pratiques doivent se dérouler dans le respect des protocoles définis par le ministère chargé de la culture, disponibles sur son site internet. Lorsqu’elles sont organisées en espace clos, le nombre de participant.e.s ne peut dépasser 50% de la capacité d’accueil. 

Organisation d’événements ou manifestations scientifiques, culturels, sportifs : 

À compter du 19 mai peuvent être organisés dans les établissements et accueillir des participants extérieurs aux établissements : 

  • Les rencontres, conférences, colloques et séminaires scientifiques ;
  • Les événements et manifestations culturelles ou sportives ;
  • Les rencontres et réunions de présentation des établissements et d’orientation pédagogique. 

Les spectacles et compétitions sportives, à l’intérieur comme à l’extérieur, ne peuvent accueillir qu’un public assis, avec respect d’une distance de 1 mètre ou 1 siège entre participant.e.s, dans la limite de 800 participant·es en intérieur ou 1000 en extérieur jusqu’au 8 juin, puis dans la limite de 1000 en intérieur et en extérieur à partir de 9 juin. 

Lorsque ces événements sont ouverts à des participant·es extérieur·es aux usager.ères et personnels des établissements, ils doivent respecter une jauge de 35% de la capacité d’accueil jusqu’au 8 juin, puis de 50% à partir du 9 juin. Les expositions doivent respecter une jauge de 8 m² par visiteur·euse entre le 19 mai et le 8 juin, puis de 4m² du 9 au 30 juin. 

L’accès aux espaces permettant des regroupements est interdit, sauf s’ils sont aménagés de manière à garantir le respect des distances physiques. 

Les protocoles sanitaires définis par les ministères chargés des sports et de la culture pour les activités culturelles et sportives s’appliquent. 

Les organisateur·rices de ces événements doivent indiquer aux chef·fes d’établissement et aux participant·es comment les consignes en vigueur au moment de l’évènement seront prises en compte et préciser quels moyens seront mis en place pour vérifier qu’elles seront respectées.

 

Mon association n’existe plus. Quelles démarches faut-il faire ?

Bien souvent, les conditions de dissolution d’une association sont indiquées dans un article des statuts. Généralement, elle doit être votée en Assemblée Générale, mais il peut y avoir d’autres moyens. Vous pouvez aussi choisir de fusionner avec une autre association.

Administrativement, il est très simple de déclarer une dissolution. Vous pouvez le faire en ligne à  cette adresse : https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/R47870 . Dans certains cas, il faut aussi faire une déclaration à l’INSEE.

Pour plus de détails, vous pouvez vous rendre à cette adresse : https://www.associations.gouv.fr/1006-dissoudre-une-association.html

Service civique

 

 Est-il possible d’accueillir un·e volontaire en Service Civique si les locaux de mon association sont fermés ?

Oui, pendant la période de crise sanitaire l’Agence du Service Civique autorise les volontaires à effectuer leur mission à distance, notamment si le local de l’association n’est plus accessible. Cette possibilité est temporaire, et les volontaires devront reprendre leur mission en présentiel lorsque la situation le permettra.

 

Comment adapter une mission de Service Civique à distance ?

Lorsque la mission initiale ne peut pas être poursuivie à cause de la crise sanitaire, une certaine flexibilité est permise.

En effet :

1/ La mission peut être effectuée en tout ou partie à distance. L’association devra fournir le matériel nécessaire pour effectuer la mission à distance, si le·la volontaire en a besoin.

2/ En collaboration avec le·la volontaire, l’association peut réorienter la mission vers d’autres projets :

  • De nouveaux projets ou des projets existants, sur une thématique proche de la mission initiale ;
  • De nouveaux projets de solidarité en réponse à la crise sociale et sanitaire ;
  • De nouveaux projets ou des projets existants, sur une thématique différente de la mission initiale. Dans ce cas l’adaptation de la mission doit être validée par Animafac en amont et pourra faire l’objet d’un avenant au contrat.

En cas de changement, Animafac doit être informé (si votre association a recours à l’agrément d’Animafac pour accueillir un·e ou des volontaire), et la mission doit toujours rester conforme au cadre du Service Civique.

Pour retrouver plus d’informations, rendez-vous sur le site du Service civique (rubrique « Actualité / presse ») et sur le site d’Animafac.

 

Comment accompagner un·e volontaire en Service Civique à distance ?

Lorsque la mission est poursuivie à distance, la motivation du·de la volontaire peut baisser plus facilement, à cause du sentiment d’isolement. Le tutorat est alors fondamental pour garantir la bonne intégration du·de la volontaire dans l’association, et son épanouissement dans la mission. Le·la tuteur·rice doit se montrer très disponible pour soutenir et accompagner le·la volontaire.

Le lien entre tuteur·rice et volontaire doit être renforcé, avec des contacts quotidiens. Une fois par semaine, un temps d’échange est organisé pour revenir sur le déroulement de la mission, les difficultés rencontrées, les envies du·de la volontaire, etc.

La Boîte à outils d’Animafac contient des fiches pratiques sur le tutorat et sur l’accompagnement au projet d’avenir.

 

Quel est l’impact d’un confinement sur les missions de Service Civique en cours ?

Si un confinement survient pendant une mission de Service Civique :

  • Les contrats en cours ne sont pas rompus, même si la mission ne peut pas être poursuivie en pratique. Le confinement ne peut pas être un motif de rupture de contrat à l’initiative de l’association d’accueil.
  • L’indemnité de Service Civique continue d’être versée aux volontaires, même si la mission est ralentie ou interrompue par le confinement.

En période de confinement, Animafac doit être informé de la situation des volontaires dans leur association d’accueil : mission poursuivie en présentiel, mission poursuivie en tout ou partie à distance, mission interrompue.

Les volontaires peuvent demander à Animafac une attestation leur permettant de se déplacer sur leur lieu de mission.

 

Bénévolat

Comment motiver ses membres pendant cette période ?

Il peut être difficile de fidéliser et garder le moral de ses bénévoles en ces temps difficiles. Nous vous conseillons de maintenir le lien et de continuer à les impliquer dans la vie de l’association, ou, au moins, leur donner des rendez-vous “vie interne” régulièrement.

Vous pouvez aussi imaginer des actions liées directement aux impacts de la crise sanitairement sur la vie étudiante : c’est l’occasion de tester de nouvelles choses et de se sentir utile. Cela peut prendre la forme d’une maraude mensuelle, cleanwalk, une soirée jeux en ligne, un “speed meeting” en ligne (chaque semaine, deux bénévoles se font un visio et font connaissance), des ateliers pour imaginer les projets de la rentrée à plusieurs, etc.

Si vos activités tournent au ralenti, vous pouvez aussi essayer de faire du lien avec d’autres associations. Il existe de nombreuses associations étudiantes qui peuvent avoir besoin d’aide pour des actions ponctuelles (ex : distribution de paniers alimentaires par exemple).

Pour savoir si vous pouvez utiliser l’attestation de déplacement dérogatoire spéciale dans le cadre de votre association, rendez-vous sur la FAQ publiée par le Mouvement Associatif.

 Est-il possible d’organiser une Assemblée générale ou un Conseil d’administration en ligne ?

Depuis le mois de mars 2020, plusieurs textes sont venus assouplir les règles afin de permettre aux associations de modifier les modalités ou de reporter leurs instances associatives (assemblées générales, conseils d’administration, etc.).

Pour les assemblées générales et les instances d’administration qui se tiendront entre le 3 décembre 2020 et le 31 juillet 2021, il existe plusieurs possibilités :

  • Le report
  • La visio / audio-conférence
  • Une procédure écrite entre les membres

Attention, pour chacune de ces procédures, quelques conditions et formalités sont à remplir.

Voici quelques ressources qui pourront vous aider :

 

Je ne trouve ne trouve pas les statuts de mon association. Que faire ?

La passation en association étudiante est difficile, et retrouver certains papiers quand vous n’avez pas accès à votre local peut rajouter de la difficulté. Dans cette situation vous pouvez contacter le service universitaire qui s’occupe des associations étudiantes pour savoir s’ils ont ces documents.

Si l’université ne peut pas vous aider, n’hésitez pas à contacter la préfecture qui peut avoir des traces des dernières actualisation de votre association.

Des questions ? Contactez le ou la coordinateur·rice territorial·e de votre territoire :

 

Coordinateur territorial Ile-de-France

 

Manuel SALVADOR msalvador@animafac.net 06.75.27.61.93
Coordinateur territorial Nord-Est

(Lille, Strasbourg, Nancy, Metz, Reims)

Oscar LE NOAN olenoan@animafac.net 06.84.77.84.86
Coordinatrice territoriale Sud-Ouest (Toulouse, Bordeaux, Pau, Montpellier) Elisabeth MONTEIL emonteil@animafac.net 06.72.14.69.07
Coordinatrice territoriale Sud-Est

(Lyon, Grenoble, Aix-Marseille, Besançon, Belfort-Montbéliard)

Roxanne LOUICHON rlouichon@animafac.net 06.75.27.26.08
Coordinateur territorial Nord-Ouest

(Nantes, Rennes, Rouen, Caen, Brest)

Baptiste RUELLAN bruellan@animafac.net 06.75.27.71.28
Coordinatrice territoriale Centre

(Clermont-Ferrand, Tours, Limoges, Poitiers)

Jade DELAGE jdelage@animafac.net 06.72.58.33.26

 

Soyons sociaux
Réagir c'est agir