Organiser l’accueil des étudiant·e·s internationaux·ales

Fiche pratique

Les étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales sont de plus en plus nombreux⋅ses à venir étudier en France. Toutefois leur accueil institutionnel n’est pas toujours parfait : système universitaire peu lisible, complexité administrative, interlocuteur⋅rice⋅s et services multiples, et inégalité entre les étudiant⋅e⋅s qui ne font pas partie d’un programme d’échanges et ceux⋅celles qui en font partie. Or, en plus de la difficulté de changer de pays, la difficulté à suivre les cours peut être une cause d’échec pour ces étudiant⋅e⋅s. L’intervention et l’accueil par des étudiant⋅e⋅s qui connaissent bien le système étudiant français peut changer la donne. Vous les avez peut-être déjà aidé dans leurs démarches administratives, et vous souhaitez maintenant les accueillir et les accompagner dans leurs débuts universitaires, on vous donne ici quelques pistes. 


Préparer leur arrivée

Avant toute chose, pensez à réunir une équipe de bénévoles qui voudra bien accueillir les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales avant la fin de l’année précédant l’arrivée de ces dernier⋅ères. Veillez à ce que ces personnes soient encore là au moment de leur arrivée. En effet, si des prises de contact se font, il serait dommage que les étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales perdent leurs repères en arrivant, car la personne avec qui il⋅elle⋅s communiquaient n’est plus là pour l’accueillir. Bien évidemment, si les bénévoles ne savent pas si il⋅elle⋅s seront encore au sein de l’établissement à la rentrée prochaine, demandez leur au moins si il⋅elle⋅s pourront être là lors de l’arrivée de leur interlocuteur⋅rice afin qu’il⋅elle⋅s rencontrent lors de leur arrivée une personne connue. 

OBTENIR LES CONTACTS

L’exemple nous est donné par les pays nordiques du Danemark au Canada : tout⋅e étudiant⋅e débarquant au Danemark a préalablement été contacté⋅e par un⋅e étudiant⋅e danois⋅e qui se charge de l’amener à bon port. Autre exemple, à Montréal un service d’accueil des étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales est installé pendant 15 jours l’aéroport pour réceptionner les différentes arrivées. Comment faire en France ? Premièrement, soyez attentif⋅ve⋅s au calendrier. 

  • Avant l’été

Pour réussir un accueil des arrivant⋅e⋅s dès leurs premiers pas sur le sol français, il est indispensable d’avoir établi un premier contact. Pour cela plusieurs interlocuteur⋅rice⋅s institutionnel⋅ce⋅s sont à solliciter : le bureau des relations internationales (BRI) de votre établissement, le CROUS, ou encore le pôle universitaire européen s’il existe, disposent des coordonnées de tou⋅te⋅s les étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales. Dans certaines universités où les associations internationales sont bien installées, l’administration envoie de sa propre initiative leurs contacts.

Vous pouvez, avant l’été, insister pour que soient demandées les adresses électroniques des futur⋅e⋅s arrivant⋅e⋅s et qu’elles vous soient transmises. Vous pourrez alors faire un mail groupé pour proposer de les accueillir en gare ou à l’aéroport avant la rentrée scolaire. En effet, les administrations peuvent facilement déléguer l’accueil des étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales aux associations qui ont des horaires plus souples que les universités notamment pendant l’été où elles ferment généralement plusieurs semaines. Les associations peuvent ainsi les accueillir aux aéroports et en gare à toutes les heures d’arrivée des étudiant⋅e⋅s contrairement à l’administration. 

Et pour encore mieux anticiper, vous pouvez demander vers avril-mai à ces divers⋅ses interlocuteur⋅rice⋅s d’insérer dans tous les documents qu’ils envoient aux étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales (inscription ou attribution de logement) une fiche à remplir par ceux⋅celles qui souhaitent être accueilli⋅e⋅s. Composée par vos soins, elle précisera les coordonnées de l’étudiant⋅e, ses dates et horaires d’arrivée. La fiche doit contenir le nom de votre association, l’adresse à laquelle elle peut être renvoyée, postale ou électronique, et les noms et téléphones des organisateur⋅rice⋅ss qui centralisent les demandes et les font passer aux bénévoles motivé⋅e⋅s. Si votre association dispose d’un site web, mettez cette fiche en ligne afin que les étudiant⋅e⋅s puissent également s’inscrire par Internet, et si ce n’est pas le cas, demandez un ajout au site de votre université, ou à celui du CROUS.

  • En janvier-février

Pour les personnes qui n’arriveraient qu’au second semestre si votre établissement est organisé ainsi, vous pouvez procéder de la même façon. En effet, soyez vigilant⋅e⋅s aux durées d’échange : 1 semestre en septembre, 1 semestre en janvier, 2 semestres, etc. 

DES PISTES DE LOGEMENT À L’AVANCE

Vous saurez par l’intermédiaire de ces fiches qui arrivent, quand, comment, et où ces personnes seront logées. 

Identifiez les résidences universitaires et auberges de jeunesse qui peuvent dépanner les arrivant⋅e⋅s le temps de trouver un logement permanent au cas où les étudiant⋅e⋅s se seraient montré⋅e⋅s trop optimistes et n’ont finalement rien trouver avant d’arriver.

UN COMITÉ D’ACCUEIL LE JOUR J

Sur place, à la gare ou l’aéroport, soyez bien visibles : panonceau ou banderole si vous êtes plusieurs. Munissez-vous des plans (offerts dans les offices de tourisme) et guides d’accueil (édités par l’université, les étudiant⋅e⋅s) où se trouvent les premières informations pratiques sur la ville et l’université que vous pourrez commenter à l’intention des nouveaux⋅elles venu⋅e⋅s. 

Enfin, avant de les laisser s’installer, n’hésitez pas à leur donner rendez-vous la semaine suivante au sein de votre établissement pour un accueil plus large qui sera l’occasion de découvrir en détail leur nouvel environnement d’études : visite de l’établissement, des services, éventuellement des associations, etc. Préparez ainsi un petit plan de l’établissement  avec la localisation exacte du lieu de rendez-vous que vous lui glisserez dans ce but.


Les accueillir à l'université

ACCUEILLIR ET INFORMER 

Plusieurs villes, avec des partenariats divers, CROUS, universités, etc. ont mis en place des lieux spécifiques pour proposer l’ensemble des services administratifs et privés indispensables à l’arrivée des étudiant⋅e⋅s. Du pot de rentrée à la semaine organisée, l’accueil dédié aux nouveaux⋅elles venu⋅e⋅s du sein de votre établissement est donc une occasion de faire connaissance, d’informer, d’orienter et de nouer les liens qui serviront tout au long de l’année, peut être même pour vos activités associatives. L’idéal est de réaliser cet accueil en n’hésitant pas à voir grand : associez-y comme partenaires votre établissement, les services d’insertion professionnelle, la bibliothèque, etc. 

Les étudiant⋅e⋅s en programme d’échange (Erasmus+ par exemple) ont en général une date de rentrée bien précise et des formalités à accomplir ce jour là. En revanche, les étudiant⋅e⋅s “hors programme” sont plus difficiles à mobiliser. Il faut enquêter avec patience, avec pour mission de récupérer auprès de chaque service de scolarité la liste des noms, emails et téléphone. Il peut alors leur être proposé un grand rendez-vous de rentrée destiné à faire connaissance et débuter les échanges. N’oubliez pas les arrivant⋅e⋅s de milieu d’année – il⋅elle⋅s sont nombreux⋅ses – qu’il faudra aider à prendre le train en marche.

TENIR UN STAND D’ACCUEIL 

Ces lieux et moments sont l’occasion pour les bénévoles étudiantes de proposer un stand d’accueil où un diagnostic personnel permettra aux étudiantes internationauxales de savoir, pour chacune quelles sont les informations et démarches prioritaires. 

Là encore, même avec tous les éléments nécessaires à portée de main, une orientation et un soutien s’avèrent souvent utiles. 

Vous pouvez maintenant installer votre stand bien en vue, offrir quelques boissons et vous présenter. Naturellement, toutes les associations à vocation d’animation au long de l’année et qui veulent se tourner vers les étudiantes internationauxales  gagnent à être présentes dans ces espaces dédiés.

Elles pourront donner le programme de leurs activités et inscrire de nouveaux⋅elles membres. À l’inverse, cela pourra permettre aux étudiant⋅e⋅s de créer de nouveaux liens avec d’autres personnes autour d’intérêts communs (théâtre, musique, etc.)

ORGANISER DES VISITES

Au-delà d’un moment privilégié de rencontre, un accueil plus complet peut-être envisagé. À ce moment-là, les informations données seront mises en pratique sur l’université, la vie quotidienne, la découverte touristique. 

  • SUR LE CAMPUS

Débutez par une visite du campus : qui étudie où et quoi, où est la cafétéria, le restaurant universitaire s’il y en a un, la ou les bibliothèques, les panneaux d’information, salles informatiques. 

Ensuite, montrez les services administratifs importants, de santé, sport, arts, etc. 

  • AUTOUR DU CAMPUS 

Poursuivre, par un circuit ” ville pratique ” pour découvrir autour des résidences : maison des association, CROUS, CIDJ, bibliothèque municipale, mais aussi cinémas, supermarchés, postes, banques. 

  • DANS LA VILLE 

Le troisième circuit, enfin, peut être plus touristique – les grands lieux, monuments, musées – et s’achever par une soirée au théâtre municipal (vous pouvez essayer de négocier les billets par exemple).

Enfin, essayez de ne pas totalement prendre en charge les étudiant⋅e⋅s et laissez leur toutefois du temps, en matinée ou en après midi, pour qu’il⋅elle⋅s effectuent leurs formalités administratives et autres.


Proposer des tarifs négociés

Une fois l’accueil et les rencontres faites, les étudiant⋅e⋅s internationaux⋅ales vont commencer à avoir leur vie en France et auront probablement d’autres besoins, notamment ceux de souscrire à une banque et à un opérateur téléphonique. 

Vous pouvez là aussi intervenir pour les aider : garantir l’effet de groupe convainc souvent les opérateurs téléphoniques et les banques de faire des tarifs privilégiés, qui tiennent compte de la durée éventuellement courte des nouveaux⋅elles arrivant⋅e⋅s (certain⋅e⋅s étudiant⋅e⋅s en échange, rappelons-le, ne restent que 6 mois). Il est fréquent d’ailleurs que les banques aient des partenariats avec les établissements scolaires pour les fidéliser sur le long terme. Ainsi, il existe certaines offres à l’ouverture d’un compte bancaire, de l’argent versé tout simplement, alors, autant utiliser l’agressivité des offres commerciales au bénéfice du plus grand nombre et faire jouer la concurrence !


Une soirée de clôture

Après une semaine de démarches, de visites, de présentation et d’informations multiples, les festivités sont de mise pour célébrer les efforts fournis et l’arrivée des étudiant⋅e⋅s. 

Une grande soirée, à répéter au long de l’année à l’envi, permet en outre de rassembler beaucoup de monde et de faire se côtoyer les différents publics. Selon les partenariats et les ambitions, les soirées peuvent se dérouler dans un lieu culturel fréquenté de la ville, dans une salle louée pour l’occasion où au sein de votre établissement. 

Elles peuvent être organisées par les étudiant⋅e⋅s où initiées par les institutions qui s’appuient ensuite sur les étudiant⋅e⋅s pour assurer l’animation et l’ambiance.

Tout est possible et pourra permettre de marquer pour les un⋅e⋅s le début d’un séjour réussi, pour les autres, la promesse de rencontres passionnantes !


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