Bien accueillir un·e volontaire en service civique

Fiche pratique

Bien accueillir une nouvelle personne au sein d’une équipe n’étant jamais chose aisée, vous trouverez dans cette fiche des conseils pour vous aider à bien accueillir un⋅e volontaire en Service Civique au sein de votre association.

Les choses à faire avant l’arrivée du⋅de la volontaire

SIGNER LES DOCUMENTS DU CONTRAT 

Avant l’arrivée du⋅de la volontaire, il est essentiel d’avoir signé l’ensemble des documents relatifs à son contrat :

  • le contrat d’engagement, signé par lela volontaire et Animafac (en deux exemplaires) ;
  • la notification d’engagement, qui est transmise à l’Agence de Services et de Paiement et qui est donc le document permettant auà la volontaire d’être indemnisée pour sa mission (en deux exemplaires) ;
  • la convention tripartite, signée entre le⋅la volontaire, l’association qui l’accueille et Animafac (en trois exemplaires)

Ces documents peuvent également être signés le premier jour de début de mission mais il est indispensable que cela soit fait rapidement, autrement lela volontaire risque d’être impactée car son indemnité sera retardée.

FORMER LE LA TUTEUR⋅RICE

Les tuteurrices doivent s’inscrire au minimum à une formation. Il en existe plusieurs, recensées sur le site de l’Agence du Service Civique. Vous pouvez vous y inscrire sur le site dédié. Ces formations sont proposées dans plusieurs territoires, à dates régulières. Se former est essentiel afin d’accompagner correctement les volontaires accueilli⋅e⋅s dans son association. Le Guide du⋅de la tuteur⋅rice rédigé par l’Agence du Service Civique est également une bonne entrée en matière.

INFORMER LES MEMBRES DE L’ÉQUIPE ET PRÉPARER L’ESPACE DE TRAVAIL

Évidemment, il convient d’informer les membres de son équipe de l’arrivée d’un⋅e volontaire en Service Civique et de préparer son espace de travail (bureau, ordinateur, adresse mail, etc.). 

Les choses à faire à l’arrivée du⋅de la volontaire

PRÉSENTER LA STRUCTURE ET LA MISSION 

Le premier jour de mission du⋅de la volontaire, libérez du temps dans votre agenda afin d’être disponible pour l’accueillir convenablement. Commencez par exemple par une présentation de la structure – vous l’avez déjà présentée lorsque vous avez rencontré la personne volontaire pour un « entretien » mais vous irez cette fois-ci plus loin dans les détails : historique, activités principales, actualités, etc. Faites de même pour la mission, afin que le⋅a volontaire ait bien en tête ce qui est attendu. 

FAIRE VISITER LES LOCAUX ET DÉFINIR LE CADRE DE LA MISSION

Comme pour toute autre personne de l’équipe, il convient de définir avec lela volontaire le cadre de la mission : horaires, modalités d’échange (si vous avez des outils de communication interne par exemple). 

Faites lui aussi visiter les locaux et expliquez lui les règles de vie (le fonctionnement de la cuisine partagée par exemple, ou encore l’organisation du frigo). 

Montrez lui où se trouve votre organigramme, le trombinoscope. Le mieux est d’avoir un guide interne à l’association dédiée à l’équipe et que vous pouvez lui partager. Pensez aussi à expliquer au⋅à la volontaire les droits attachés à son statut de volontaire en Service Civique, le nombre de congés auxquels ilelle a droit, comment les poser, etc. 

Les choses à faire dans les premiers jours

AIDER VOTRE VOLONTAIRE À S’INTÉGRER

Il n’est jamais aisé de s’intégrer dans une équipe déjà nombreuse et constituée, que l’on soit extravertie ou non. Aider votre volontaire à se familiariser avec cette grande famille lui sera donc utile : vous pouvez par exemple lui organiser un point avec chaque personne de l’équipe, afin que chacune se présente et lui explique en quoi consiste son travail quotidien. Vous donnerez à l’inverse au volontaire du temps pour poser ses questions. Les temps de teambuilding et d’interconnaissance sont essentiels, ne les négligez pas.

FORMER VOTRE VOLONTAIRE

Lela volontaire va se former au fil de sa mission, cependant, il faut lui fournir une formation de départ. N’oubliez pas qu’il n’y a pas de prérequis pour réaliser une mission de Service Civique, il faut donc présenter des choses qui peuvent vous paraître inutiles mais qui ne le seront pas forcément pour lela volontaire : comment rédiger un mail professionnel ou passer un coup de téléphone (vous pouvez faire une simulation par exemple). Montrez lui aussi comment avoir accès aux outils tels que l’imprimante. Si votre volontaire est en appui d’un projet ayant une thématique spécifique, il peut être utile de prévoir une formation sur ce sujet.

AIDER VOTRE VOLONTAIRE À S‘ORGANISER DANS SA MISSION 

Enfin, former votre volontaire aux outils de gestion de projet (outils collaboratifs) et n’hésitez pas à lui donner des conseils pour s’organiser dans son travail voire à lui prévoir ses listes de tâches à effectuer si ilelle en a besoin. 

Fixer des points individuels de manière régulière (hebdomadaires et/ou mensuels) et mettre en place des outils de suivi (comme un carnet de bord par exemple) est indispensable. 

Enfin, n’oubliez pas d’accompagner votre volontaire sur son projet d’avenir dès le début de sa mission !  Pour en savoir plus, consultez la fiche suivante. 

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