Communiquer sur son événement auprès des médias et du public

Fiche pratique

Festivals, événements, parution d’une revue, concerts… Les associations ont toutes besoin, à un moment ou à un autre, d’aller à la rencontre de leur public. Pour cela, un seul mot d’ordre : communiquer ! Cette tâche peut au premier abord se révéler facile mais elle nécessite en réalité une bonne préparation. Voici quelques conseils pour mieux se démarquer et faire connaître votre événement !


1. Adapter la communication à son public

En amont, il est essentiel de réfléchir au public que vous voulez cibler. Étudiants, jeunes actifs, grand public… auprès de qui souhaitez-vous diffuser votre message ? Il vous faudra adapter votre communication à la cible choisie, en privilégiant les supports et médias adéquats. Par exemple, vous organisez un festival étudiant ? Stickers, pochoirs ou encore actions spectaculaires en centre-ville sont de bons moyens pour capter les étudiant.e.s, sans oublier les traditionnels flyers à laisser dans le maximum de bars et autres salles de spectacle possibles. 

Cibler son public, c’est également déterminer les médias qui le touchent particulièrement. Si vous vous adressez à des amateurs de théâtre, il ne vous servira à rien d’avoir un article dans un magazine de moto, que vous auriez par ailleurs quelques difficultés à décrocher ! Si votre communication est adaptée au public que vous visez, elle devra également être adaptée au média qui la porte. Ne concentrez pas vos efforts sur les médias nationaux et généralistes, bien au contraire. Vous aurez sûrement plus d’impact en chassant le média de proximité : radios, presse régionale, télé locale…

LA LISIBILITÉ, UN OBJECTIF PRIMORDIAL

L’un des éléments clés de toute communication, c’est la lisibilité. La construction d’une charte graphique unique pour les supports de com’ de votre événement (un logo, des couleurs récurrentes, une mise en page identifiée…) est un élément essentiel qui permettra de vous identifier. Même si dans un premier temps on vous remarquera peu, au fur et à mesure des événements que vous organiserez, vous gagnerez en crédit auprès des médias et du public. Sachez donc vous démarquer pour exister !

Il faut ensuite définir le message que vous voulez faire passer, les éléments que vous souhaitez mettre en avant et la façon dont vous pourrez mettre en relief les quelques moments phares de vos événements. Privilégiez des accroches dont pourront se saisir les journalistes. Ainsi, si vous pouvez faire se déplacer une personnalité, si vous avez eu un bon contact avec un.e écrivain, un.e acteur.rice ou un.e politique, sachez tirer parti de son intervention même si elle n’est pas nécessairement représentative de l’événement.

Enfin, il vous faudra définir les supports utiles et adaptés à votre communication : affiches, papier à en-tête, tracts, encarts publicitaires (si vous en avez les moyens), dossier et communiqué de presse, partenariats médias…


2. Les différents supports de communication

Vos documents doivent être agréables à lire et attirer l’attention. Graphisme soigné et texte percutant auront autant d’impact sur les professionnels que sur le public.

CÔTÉ MÉDIAS

Vous trouverez ici quelques conseils pour interpeller les médias sur votre événement. Retrouvez toutes les informations pour réaliser une stratégie média dans la fiche pratique dédiée « Rendre son association attractive pour les journalistes et les médias », consultable juste ici.

Le communiqué de presse

Pour le communiqué, un maître-mot : la concision. Sur un recto maximum, il doit comporter toutes les informations nécessaires à une bonne compréhension de votre projet ainsi que les renseignements pratiques essentiels. Appuyez-vous sur les 3QOCP pour être sûr de ne rien oublier : qui, quoi, quand, où, comment, pourquoi ?

Petit conseil pratique : envoyez toujours votre fichier en Copie Carbone Invisible (Cci) lorsque vous l’envoyez par mail à tous vos contacts (fichier presse, partenaires, contacts divers et variés) ; cela est gage de crédit.

Les journalistes rebondiront sur l’information brute et vous contacteront pour avoir plus de renseignements. Mettez en avant, de façon évidente, vos atouts de séduction.

En termes de délais, votre communiqué devra être envoyé quinze à huit jours avant le lancement du projet. Il peut éventuellement être suivi d’un coup de fil afin de «s’assurer de sa bonne réception ». Si le premier communiqué ne donne rien, persévérez. Les journalistes apprendront à vous connaître et réagiront davantage.

Enfin, si vous ne savez vraiment pas comment faire, confiez vos relations presse à des étudiants en communication ou à une association performante dans ce domaine.

Le dossier de presse

Plus complet que le communiqué, un dossier de presse n’est nécessaire que pour de très gros événements. Si c’est votre cas, ne le négligez donc pas. Celui-ci peut accompagner l’envoi du communiqué ou le suivre. Il peut également être disponible sur demande, selon vos moyens et votre stratégie. Il est bon que ce dossier compte les éléments «biographiques» utiles à la rédaction d’un article et une revue de presse, si elle existe déjà. Paradoxalement, il est plus facile d’obtenir un papier si on a déjà parlé de vous dans la presse.

Quels médias solliciter ?

Il va s’agir ensuite de déterminer les médias auxquels vous adresser. À vous de définir, en fonction de l’importance de l’événement, la sphère d’intérêt dont il peut être le centre. Ainsi, un festival organisé sur un campus peut séduire la presse locale, mais il peut aussi intéresser une publication nationale consacrée à la culture, par exemple.

Une fois votre liste médias établie, il ne vous reste plus qu’à trouver les bons contacts. Vous gagnerez en efficacité si vous visez le bon destinataire. En effet, un communiqué se perd très vite dans une salle de rédaction. Il peut même aller jusque dans la corbeille si le journaliste qui pourrait être intéressé.e n’est pas là pour l’intercepter. Pour pallier cela, une solution : le mail personnalisé. Les sites web donnent généralement une liste d’adresses classées par rubrique. Et si vous n’êtes pas convaincu par l’email, vous déduirez au moins le nom du journaliste de son adresse. Un coup de téléphone à la rédaction et le tour est presque joué !

Pour les quotidiens régionaux, le plus simple est encore de les acquérir, vous y trouverez les contacts nécessaires. N’hésitez pas à demander un rendez-vous, il est bien plus facile de rencontrer les journalistes dans les rédactions régionales !

Profitez-en pour vous constituer un carnet d’adresses, ou fichier presse, à partir de ces recherches. Ces renseignements vous seront précieux lors de vos événements futurs, mais pourront également servir à d’autres, notamment vos successeurs.

Les médias de proximité

Ces derniers, qu’ils soient télévisuels, radiophoniques ou écrits, sont des acteurs importants de la région et de la ville. On ne cessera de le répéter, c’est généralement en se tournant vers eux que l’on a le plus de succès. Ce qu’un média généraliste et national ne peut (ou ne veut) pas faire, lui le pourra (et le voudra !). Il décidera peut-être de vous interviewer et de faire une émission dont vous serez l’invité afin de montrer combien les jeunes de la région sont dynamiques ! Tout ce qui est susceptible de vous faire connaître est à prendre.

Ne sous-estimez pas le bouche à oreille : si l’on sait que vous avez répondu à tel.le journaliste dans le cadre de son émission ou de son article, il y a fort à parier que vous serez ensuite contacté par un autre. Restez disponible : lorsqu’un média a des difficultés à boucler son épreuve, il peut lui arriver de fouiller sa corbeille à la recherche d’un communiqué qu’il aurait au premier abord laissé passer… L’équipe entière doit donc être «briefée» sur l’événement, pouvoir répondre à une interview téléphonique, ou simplement envoyer des infos complémentaires rapidement.

Creusez-vous la tête et tentez de vous adapter aux circonstances. La proximité est aussi affaire de spécialistes. Pensez médias spécialisés ou rubriques chez les généralistes. Pensez aux télévisions ou radios nationales qui ont des décrochages locaux (France 3, Fréquence Bleue) ou une préoccupation « locale » (Télé bocal à Paris, TV Breizh). N’oubliez pas enfin d’archiver, de conserver toute apparition ; la revue de presse est un élément fondamental d’un dossier de communication ou de partenariat.

CÔTÉ PUBLIC

Les affiches, flyers et autres stickers

La première chose à faire est de vous poser la question de vos moyens humains : comment coller 10.000 affiches si vous êtes trois dans l’association, quand bien même vous auriez les moyens financiers de les faire imprimer ?!

Vous devrez ensuite définir les quantités et formats d’affiches en fonction des endroits que vous ciblez. Vous devez en effet faire précéder l’impression du matériel de communication par une définition des zones à investir, en fonction des lieux fréquentés par votre public. N’omettez pas d’y inclure les cinémas, MJC et autres bars, ces lieux étant largement fréquentés par des étudiants. Il est possible d’imprimer des affiches dans différents formats, de l’A1 (60cm x 80cm) au flyer, à vous de déterminer le plus pertinent et adapté.

L’affichage sauvage, bien qu’interdit par la loi (faut-il le rappeler ?), implique une certaine déontologie : ne pas recouvrir les événements d’autres associations, ne pas recouvrir les événements proches dans le temps (deux jours après votre mission affichage), ne pas coller plus de trois-quatre affiches à la fois ce qui, de toute façon, ne sert pas à grand chose…

Les missions d’affichage et de tractage se préparent largement en amont : c’est un vrai travail de planning et d’emploi du temps, mais une bonne mise à plat des disponibilités de chacun représente un gros gain de temps ! Il faut bien penser, dans votre rétroplanning, à tenir compte des délais d’impression (une semaine en général), en prévoyant une marge de manœuvre pour les éventuels soucis de compatibilité entre un graphiste le plus souvent «amateur» et un imprimeur habitué à ses normes de qualité et d’impression (300 DPI la plupart du temps, avec bandes de coupe ou fonds perdus…).

Quelques pistes à ne pas négliger avant la phase intensive de communication : faites un appel à projets auprès d’écoles de design, d’instituts de communication ou d’assos d’écoles de graphisme pour trouver un visuel et une affiche ! Anticipez les différentes possibilités de communication, tels que les dépliants dans les bus (Rennes par exemple) ou les affiches dans les abribus (dont l’impression est parfois prise en charge par les sociétés de transport). Ces partenariats seront cependant à fixer cinq ou six mois à l’avance.

Évitez également, dans la mesure du possible, de mettre plusieurs événements sur une même affiche (par exemple, « la semaine du commerce équitable » et « le programme détaillé des animations prévues »), cela peut porter à confusion et être peu lisible. Quant au flyage, l’entrée et la sortie d’événements susceptibles d’attirer votre public sont des moments privilégiés et fortement propices à une communication active et réussie !

Pour plus de conseils et d’astuces sur la réalisation de support imprimés pour votre association, rendez-vous sur la fiche pratique « Réaliser des supports de communication imprimés » juste ici.

Internet

Le web est évidemment un outil très efficace pour communiquer sur vos événements et pouvant être gratuit ou peu onéreux. Voici quelques conseils pour utiliser internet pour communiquer sur vos événements.

  • Une mailing list

Pensez, au fur et à mesure de vos événements, à créer des mailing lists qui recensent toutes les adresses mails des participant.e.s. Ces mailing lists vous seront très utiles pour communiquer sur vos prochains événements  ! Pour cela, vous pouvez proposer une feuille d’émargement ou demander l’adresse mail dans le formulaire d’inscription. Vous devrez toutefois préciser ce à quoi servira l’adresse mail que vous récolté sur vos feuilles d’émargement, par exemple avec la mention « Votre adresse de messagerie pourra être  utilisée pour vous informer par mail de nos prochains événements »

L’affiche et/ou le visuel de votre événement doivent être visibles directement dans le corps du mail. Pensez également à investir les sites des médias locaux, les forums d’événements similaires aux vôtres dans une zone raisonnable, les sites des agendas culturels.

  • Les sites internet

Incontournable, le site web est la vitrine de votre activité. Bien conçu, il peut seconder voire remplacer un dossier de presse (ah, achever un communiqué par ces mots : «rendez-vous sur www.mon-asso.net !»). Il facilite aussi grandement les relations avec le public. Faites-y figurer le programme, l’itinéraire pour se rendre sur le lieu et les autres infos pratiques, l’inscription en ligne. Un mini site dédié peut également être une option si l’événement est de grande ampleur et nécessite beaucoup d’informations.

Pour vous aider trouver l’hébergeur de site le plus adapté, créer votre site et l’optimiser consultez la fiche pratique « Créer et optimiser son site web » juste ici

N’hésitez pas à aller également vous faire connaître auprès de sites éventuellement partenaires. Un lien sur un site très fréquenté peut vous amener beaucoup de visites. Enfin, publiez vos annonces d’événements sur les sites agendas.

  • Les réseaux sociaux 

Évidemment, les réseaux sociaux, peuvent être un canal de communication particulièrement efficace. Posez-vous toutefois la question du public avant de créer un événement Facebook ou de lancer une campagne de communication sur Instagram. L’important sera de publier régulièrement du contenu sur votre événement en conservant une ligne éditoriale. Pour cela, prévoyez dans votre rétroplanning un calendrier de publication jusqu’au jour J et listez en amont les différents contenus possible (les coulisses de la préparation, la diffusion du programme, des guests, le staff, etc). Vous pourrez également l’utiliser le Jour J, en réalisant un live vidéo, des posts #off ou autre, soyez créatif.ve.s ! Pourquoi pas également créer un hashtag pour l’occasion, vous pourrez alors proposer aux participant.e.s d’utiliser ce hashtag pour partager des photos de l’événement par exemple.

Rendez-vous sur la fiche pratique  » Faire connaître son asso sur les réseaux sociaux » ici pour encore plus d’infos !

Outils et médias moins classiques : communiquer sans se ruiner

Communiquer ne coûte pas aussi cher que l’on croit. Il existe quantité d’astuces pour limiter votre budget. Si vous prenez le temps nécessaire, il existe en effet des moyens pour diminuer vos dépenses et mieux cibler votre public. Parole d’associatifs !

Vous pouvez ainsi monter des dossiers de partenariat avec des entreprises pour obtenir des avantages en nature (impression gratuite de documents), choisir le format multimédia pour vos newsletters, cartes de vœux…

Par ailleurs, l’affiche A3 n’est pas l’unique religion en matière de com’ : la compagnie de théâtre Jolie Môme, par exemple, s’est fait connaître en intervenant lors des grèves et manifestations ; la revue Cassandre fidélise quant à elle son public en s’impliquant dans des conférences, réunions, en participant à d’autres événements et en étant partie prenante du milieu associatif culturel.

Quelques autres pistes sont également exploitables : l’impression sur les serviettes des Restos U par les CROUS (à leurs frais et à des milliers d’exemplaires !) ; l’utilisation d’un ballon gonflable pour marquer un point de rendez-vous ou situé à un emplacement passant et stratégique, pour faire connaitre l’événement ; l’usage de «boards», affiches plus rigides qu’à l’habitude, agrafées sur du mobilier urbain ou des arbres, deux par deux, dos à dos…

4. Comment gérer le déroulement de sa communication

Pour commencer, tenez compte des délais de fabrication et du temps nécessaire à la circulation de l’information. Prévoyez des vagues de communication successives et adaptées au rythme du campus : aux plus motivés d’entre vous on conseillera un « teasing » en trois phases : la première phase, énigmatique, prépare le chaland à la communication, la seconde lui communique le message et la troisième, peu avant l’événement, l’empêche de reculer…

Quelques conseils : faites attention à ce que votre actualité ne soit pas parasitée par des événements extérieurs prévisibles comme la Coupe du monde ou la Fête nationale… Dans la mesure du possible, arrangez-vous pour que le contexte soit favorable (lors d’un creux dans l’activité culturelle de la région par exemple).

N’hésitez pas à relancer vos contacts, dans la mesure où vous ne les harcelez pas, et à entretenir des relations continues avec les médias. La liste de diffusion, on l’a vu, peut être une solution. Envoyer vos publications aux journalistes – surtout si elles contiennent des informations utilisables (un agenda culturel par exemple) – peut en être une autre. Enfin, envoyez au maximum de médias invitations et bilans de vos activités. Le monde des médias appartient aux coureurs de fond et la communication ne s’arrête pas aux portes d’un gala ou d’un festival, elle s’entretient. Vous avez des choses à dire, alors dites-les haut et fort !