Gérer la comptabilité de son association

Fiche pratique

L’esprit associatif se conforte dans la transparence : en ce sens, bien gérer la comptabilité de son association est, au-delà de la technique, important d’un point de vue politique. Une bonne gestion permet aussi de susciter un climat de confiance entre les membres qui auront une visibilité sur l’utilisation des fonds de votre association. Cela sera aussi apprécié par les partenaires et organismes financeurs que vous solliciterez, qui seront rassurées en sachant que vous savez gérer (et bien gérer) vos finances. 


Quelques définitions

Avant d’apprendre à gérer la comptabilité de votre association, rappelons ce qu’est la comptabilité. Elle se définit comme la gestion des ressources et des dépenses financières de votre association. La trésorerie quant à elle, représente le niveau du compte en banque et de la caisse de l’association. Elle peut être positive ou négative. Les charges correspondent aux dépenses de l’association, les produits aux recettes. Lorsqu’on parle d’exercice, on fait référence à une période donnée de fonctionnement de l’association. Généralement, il s’agit d’une année civile. Mais vous pouvez aussi faire le choix de fonctionner sur une année universitaire, du 1er septembre au 31 août par exemple.

La loi 1901 n’oblige pas les associations à tenir une comptabilité mais celle-ci s’avère tout de même nécessaire dès lors que l’on souhaite gérer au mieux son budget et ses projets mais aussi être transparent·e·s vis-à-vis de vos adhérent·e·s et de vos partenaires. En outre, dès lors que l’on reçoit de l’argent public, autrement dit des subventions publiques, l’obligation de rendre compte de l’utilisation des fonds rend obligatoire la tenue d’une comptabilité.

L'enregistrement comptable

Pour tenir votre comptabilité, vous devez procéder à l’enregistrement comptable de l’ensemble des transactions financières de votre structure, c’est-à-dire toutes les entrées et sorties d’argent de votre association. Dans l’idéal cet enregistrement doit être réalisé avec précision afin de garantir au compte annuel une information exacte. 

Comment faire ? L’enregistrement comptable d’une facture repose sur le principe de la « partie double ». Cela signifie que dans une colonne apparaîtra toutes les transactions (positives ou négatives) puis dans deux autres colonnes (une débit, et une crédit) vous indiquerez le montant de la transaction dans la colonne correspondante (débit s’il s’agit une sortie d’argent ; crédit s’il s’agit d’une entrée d’argent). De plus, chaque enregistrement doit être réalisé à partir d’une pièce justificative (facture, relevé bancaire etc.), qui devra être datée et réalisée sur un support officiel. 

Le document qui sert de support à cet enregistrement est appelé « registre » ou « livre journal ».  Il peut se matérialiser sur un ou plusieurs cahier, ou encore un ou plusieurs tableurs, que vous pouvez remplir selon deux moyens : enregistrement jour par jour et facture par facture, ou par le biais d’un récapitulatif mensuel des opérations à condition que les pièces justificatives permettent de retrouver les opérations jour par jour. En résumé, il s’agit d’inscrire dans ce document toutes les dépenses et recettes de l’association. 

Chaque mois ou chaque jour donc, une page (ou une colonne) est consacrée aux charges, la page qui lui fait face aux recettes. De façon minimale, on prévoit quatre colonnes :

  • la date ;
  • la nature de l’opération : impression flyer X, cotisation M. Y… ;
  • le n° de la pièce justificative : chaque enregistrement doit être lié à une pièce justificative, aussi appelée pièce comptable. Nous y reviendrons un peu plus loin ;
  • le montant 

Cependant, cette disposition peut vite s’avérer insuffisante si les activités de l’association sont multiples et les sources de dépenses et de recettes nombreuses. Vous pouvez alors faire le choix de tenir une comptabilité analytique, scindée en grands secteurs d’activité, qui pourra éclaircir les objectifs financiers et simplifiera certains calculs. Pour cela, chaque dépense et chaque recette sera affectée à une activité de l’association.

À la fin de chaque mois, soldez recettes et dépenses et reportez le résultat sur la double-page suivante : dans la colonne recettes s’il est positif, dans la colonne dépenses s’il est négatif.

LE PLAN COMPTABLE
Il existe un plan comptable des associations adopté par le Conseil National de la Comptabilité, qui présente une nomenclature sur laquelle appuyer vos écritures. Vous retrouverez les différents types de dépenses dans le compte 6, les différents types de recettes dans le compte 7.Cela n’est pas exigé à votre niveau pour la tenue de votre comptabilité, mais tout de même bon à savoir.


Les justificatifs

Il est souvent nécessaire de retrouver un document comptable et son éventuel rapport avec un autre pour prouver toute opération comptable. C’est pourquoi, il est important de conserver tous vos justificatifs. Ils vous serviront à justifier vos enregistrements dans le registre.

Parmi les pièces comptables, on retrouve généralement les justificatifs suivants : factures, tickets de caisse, notes de frais mais aussi doubles des reçus de cotisations, relevés bancaires… Notez que toutes ces pièces comptables sont à conserver 10 ans. Pour les notes de frais, tant que vous avez des justificatifs pour expliquer pourquoi vous avez fait un chèque à une personne plutôt qu’à un·e prestataire, cela convient. Pour les factures, vérifiez qu’elles comportent les éléments suivants, indispensables : n° facture, nom du⋅de la prestataire, adresse du⋅de la prestataire, n°SIRET, date, montant de la dépense et part de la T.V.A.


Le classement

Afin de pouvoir vous y retrouver, essayez de trouver une manière de classer vos justificatifs. Quelle que soit la façon dont vous les classerez, ces documents doivent être identifiés par une lettre et un numéro (classé par ordre chronologique) qui permette de les représenter et de les retrouver sur le registre, en regard de l’opération qui les concerne.

Le numéro d’une pièce devra par ailleurs être reporté sur tout autre document correspondant. Par exemple, le numéro d’ordre d’une facture d’un⋅e fournisseur⋅se devra être reporté sur le talon du chèque réglant cette facture. Et cette facture comportera également la date et le mode du règlement (ex : chèque n° le …).

Pour votre classification, vous pouvez par exemple décider de diviser vos justificatifs en quatre grands groupes (et ainsi quatre classeurs), chacun identifié par une lettre :

  • un pour les cotisations, les dons et les subventions immatriculé A. Il contiendra les doubles des reçus de dons, les carnets à souches correspondant au versement des cotisations, les lettres d’engagement de vos partenaires financier⋅ère⋅s, les bordereaux de versement… ;
  • un pour les recettes d’activités immatriculé B. Il regroupera factures client⋅e⋅s, relevé de billetterie… ;
  • un pour les dépenses immatriculé C, qui contiendra factures fournisseurs, quittances de loyer, factures de téléphone, notes de frais… ;
  • un pour la banque immatriculé D, qui regroupera talons de chéquiers, relevés de banque…

Ce n’est là qu’un exemple, à vous de trouver la classification qui vous convient le mieux et qui est la plus adaptée à vos activités. En effet, si votre association ne donne lieu qu’à quelques rares mouvements financiers, une classification en deux groupes (R pour recettes et D pour dépenses par exemple) suffira amplement.

Et n’oubliez pas, même si des programmes informatiques du très simple au très complexe sont adaptés à la gestion de la comptabilité d’une association, faites bien attention à archiver vos pièces justificatives. 


Le plan de trésorerie

Ce n’est pas un document officiel qui pourra vous être demandé par un·e partenaire, mais c’est pourtant un outils qui peut vite s’avérer indispensable pour la bonne gestion d’une association.

À partir d’un calendrier, il s’agit en effet de savoir à l’avance quand s’effectueront vos dépenses et vos rentrées financières, et surtout à quel moment vous vous approcherez dangereusement d’un découvert sur votre compte en banque.

Libellé Janvier Février Mars Avril

Dépenses

graphisteimpressionsalle 500 1000500(acompte) 700
TOTAL dépenses 500 1500 700

Recettes

entréesbuvetteFSDIE 300 4001000 1000
TOTAL recettes 300 1400 1000
TOTAL (recettes – dépenses) -500 -1200 700 1000
Niveau compte en banque + 540 au 01/12 40 -1160 -460 540

On ne peut que vous encourager à parler de vos difficultés à votre banquierère et d’entamer des négociations avant qu’il ne soit trop tard. En cas de retard dans le paiement d’une subvention, il peut notamment vous autoriser un découvert sur présentation d’un document officiel d’attribution.


Pour aller plus loin

LE COMPTE DE RÉSULTAT

Généralement présenté en fin d’exercice et parfois réclamé par les partenaires, le compte de résultat complète le travail quotidien de classement des recettes et dépenses, en replaçant les échanges d’argent dans le contexte global de l’association. Il dresse donc un panorama de l’ensemble des dépenses et recettes liées au fonctionnement de l’association sur une année.

Dans le compte de résultat, et à votre échelle, on distingue deux grands types de charges :

  • les charges d’exploitation, correspondant au fonctionnement routinier de l’association ;
  • les charges exceptionnelles.

Le principe est le même pour les produits. Aux charges doivent cependant s’ajouter les « dotations aux amortissements » et les provisions. 

Les dotations aux amortissements représentent la valeur d’un achat, considéré comme investissement pour l’association, divisée par le nombre d’années estimé pour son amortissement. On parle ici d’amortissement linéaire. Par exemple : si vous achetez un ordinateur à 1500 euros, vous pouvez amortir son coût sur trois ans, c’est-à-dire que chaque année, vous placerez 500 euros dans la ligne « Dotations aux amortissements » de votre compte de résultat. Cela donne une idée du patrimoine de l’association et de son usure au fil du temps.

Les provisions représentent des précautions que vous prenez devant des risques financiers qui vous menacent. Si vous craignez qu’une cliente ne vous règle pas une somme due, vous la « provisionnez » et, en l’inscrivant comme une charge, vous l’ôtez de votre résultat. L’année suivante, vous la passerez sans douleur ni conséquence en « perte » si vous n’avez pas été réglées, ou, au contraire, vous aurez la bonne surprise d’être payées, et « reprendrez » la provision en l’inscrivant en produit ! Le résultat (bénéfice ou perte) représente quant à lui la différence entre l’ensemble des produits et l’ensemble des charges.

CHARGES (les dépenses)

PRODUITS (les recettes)

Charges d’exploitation
Charges exceptionnelles
Dotations aux amortissements
Provisions
Produits d’exploitation
Produits exceptionnels
TOTAL TOTAL

Le bilan est une photographie du patrimoine de l’association à un instant T (souvent au dernier jour de l’exercice écoulé). Il présente l’actif, c’est-à-dire, la façon dont l’association a employé ses ressources et le passif soit l’origine des ressources de l’association. 

L’actif se compose notamment :

  • des immobilisations matérielles : acquisitions pérennes telles que mobilier, équipement etc, dont la valeur doit tenir compte de l’amortissement ;
  • des stocks ;
  • des sommes qui vous sont dues ;
  • de votre encours en banque.

Le passif est quant à lui composé :

  • des fonds propres : sommes investies ou prêtées, résultat de l’exercice et « report à nouveau » (le résultat des années précédentes) ;
  • des provisions ;
  • des dettes de l’association : envers des fournisseurs ou des organismes sociaux notamment.

ACTIF

PASSIF

Actif immobilisé
Immobilisations matérielles (équipement, mobilier…)
Actif circulant
Stocks, créances clients…Disponibilités (ce qu’il y a sur le compte en banque)Fonds propres
Sommes investies ou prêtées
Résultat de l’exercice
Report à nouveauProvisions Dettes
Dettes à court terme
Emprunts
TOTAL TOTAL


Cette présentation n’est pas exhaustive car la comptabilité est un long sujet complexe. Mais nous espérons que ces quelques paragraphes vous auront aidé à y voir plus clair. 

Si vous souhaitez néanmoins approfondir ces questions et devenir une pro du plan comptable des associations et de la comptabilité analytique, des formations sur ces questions sont généralement dispensées par des structures telles qu’Animafac, les Points Information Jeunesse, les Maisons des Étudiants ou encore la Maison des Associations de votre ville. N’hésitez pas à les contacter, et n’oubliez pas qu’une comptabilité bien ficelée, c’est la promesse d’un projet bien engagé !


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