Lancer un appel à créations artistiques pour votre projet

Fiche pratique

Pourquoi lancer un appel à créations artistiques pour votre projet ? En quelques mots, cela vous permettra de recueillir un grand nombre de bonnes idées. En effet, rien de tel que de stimuler l’inspiration autour d’un thème précis pour délier les plumes, les micros, les palettes graphiques et les pinceaux. Vous pourrez ainsi véhiculer votre message d’une façon artistique. On vous propose ici quelques astuces pratiques pour organiser un appel à créations artistiques.


Définir les contours de l'appel

Lancer un appel à créations artistiques revient en fait à lancer un concours. Il vous revient alors de déterminer ses contours. En effet, vous devez définir le thème, les règles, les dates limites et la récompense. Pour vous aider à vous lancer, voici une liste de questions qui peuvent vous guider. 

POURQUOI LANCER UN TEL CONCOURS ?

Si vous souhaitez lancer un appel à créations artistiques, vous devez définir quel est son objectif ? En d’autres termes, que souhaitez vous demander ? 

Souvent, la création artistique la plus demandée par les associations étudiantes est celui de réaliser l’affiche de leur événement de l’année. Toutefois, beaucoup d’autres formats et créations peuvent être imaginés. Dans tous les cas, pensez à bien définir ce que vous souhaitez, afin que les personnes qui seraient intéressées par le concours, sachent vers quoi tendre et qu’elles aient envie d’en parler autour d’elles.

QUEL EST LE THÈME IMPOSÉ  ?

Dans votre appel à créations, définir un thème le plus précis possible vous permettra d’obtenir des projets qui correspondent à vos attentes. Soyez assez précis⋅e⋅s pour orienter suffisamment les participant⋅e⋅s mais pas trop pour éviter de brider leur imagination. 

Vous pouvez également préciser les valeurs et l’état d’esprit du concours. Pour cela, pensez à présenter rapidement votre association ainsi que ses actions.

QUEL SUPPORT CHOISIREZ-VOUS ?

Vidéo, écrit, radio ? Vous pouvez soit définir un support en particulier, ou bien laisser libre en fonction de l’utilisation que vous ferez de cette création. 

Il est important également de proposer un mini cahier des charges précisant toutes les modalités précises : les éléments à faire figurer dans la création, les contraintes éventuelles, les dimensions, la qualité, le mode d’envoi, l’apparition de votre logo, etc.

QUI PEUT CONCOURIR ?

Pensez également à préciser qui peut concourir : que ce soit une tranche d’âge,u un public particulier ou tout le monde, il est important de le dire pour que les personnes éventuellement intéressées ne se lancent pas pour rien dans votre appel à créations. 

QUELS SONT LES DÉLAIS ?

Ayez en tête le calendrier de votre appel à créations. En effet, décidez d’abord de la date pour laquelle vous souhaitez/avez besoin des créations, et en fonction de cela décidez de la durée que vous souhaitez laisser pour le concours. 

Faites attention aux dates de vacances ou d’examens lorsque vous choisissez les jours de clôture du concours et de remise des prix car sinon vous risquez d’avoir moins de propositions dans le premier cas, et dans le second, la personne lauréate risque d’être absente, ce qui serait dommage. 

Enfin, précisez bien jusqu’à quel jour inclus ou non, les participant⋅e⋅s peuvent soumettre leurs  créations (cachet de la poste faisant foi si cela se fait par courrier).  

QUELLES SONT LES MODALITÉS DE SÉLECTION ?

Enfin, précisez les critères de sélection : pertinence et respect du thème, originalité, lisibilité, impact… 

Vous pouvez aussi imposer que la création soit totalement originale, qu’elle n’ait pas été utilisée ou diffusée ailleurs. De même, vous pouvez demander à ce que les images et sons utilisés soient leurs propres créations ou biens qu’ils soient libres de droit. 

Rendre les règles du jeu transparentes vous facilitera in fine la sélection des lauréat⋅e⋅s et la justification de vos choix.

COMMENT SE DÉROULE LA SÉLECTION ?

Il vous revient enfin de décider comment se déroulera la sélection. 

Soit, vous pouvez décider de faire une sélection en deux manches. Une première sélection des finalistes par un jury de professionnel⋅le⋅s et d’expert⋅e⋅s, puis une désignation du⋅de la lauréat⋅e grâce à un vote sur internet, via les réseaux sociaux, le site internet de votre association ou une plateforme dédiée, par exemple. Dans ce cas, cela aura l’avantage de donner de la visibilité à votre concours et donc à votre projet.

Soit, vous pouvez décider de faire une sélection en une seule manche : vous décidez avec un nombre de personnes restreints de votre association, ou bien vous soumettez le vote à toutes les personnes de votre association, voire de personnes extérieures en ligne notamment.

QU’EST-CE QU’ON GAGNE ?

Comme tout concours, un prix ou une récompense doivent être précisés. C’est en partie la récompense qui va vous permettre d’attirer de nombreux⋅ses participant⋅e⋅s. À vous de choisir : une somme versée à la personne lauréate, des bons d’achat, une diffusion nationale de son oeuvre, des cadeaux… Le tout est de le préciser ! Cela peut aussi se limiter à la promotion de sa création durant votre projet ou votre évènement, qui peut ainsi leur permettre une certaine visibilité grâce à votre association. 


Rédiger le règlement

Toutes ces questions élaguées, vous allez désormais pouvoir rédiger le règlement. 

PRÉSENTATION ET DÉROULEMENT DU CONCOURS

Pour faire simple, il vous suffit de mettre en forme les éléments auxquels vous avez répondus plus haut. Ainsi, en premier lieu, mentionnez l’identité de la structure organisatrice du concours, les dates de début et de fin et les personnes concernées.Les modalités de participation et de détermination du⋅de la ou des gagnant⋅e⋅s (jury, vote en ligne, etc.) seront ensuite évoquées. Précisez enfin le gain. 

LES RÈGLES RELATIVES FORMAT

Enfin, soyez précis⋅e⋅s sur les formats : par exemple 40×60 cm avec une version informatique en format PDF ou jpeg haute définition pour une affiche ; fichier sur clé USB, au format Avi d’une durée maximum d’une minute trente secondes pour une vidéo ; fichier sur clé USB au format MP3 d’une durée maximum de trente secondes pour un spot radio, etc. Vous pouvez même préciser que la production doit être en version stéréo avec un format de compression MP3 à 192 Kb/s !

L’USAGE DE LA CRÉATION 

Une fois les éléments de base rédigés, précisez les usages que vous ferez de la création du⋅de la gagnant⋅e. Concrètement, vous pouvez écrire article relatif au droit à l’image qui vous permettra de publier les noms, les coordonnées, et éventuellement la photo du⋅de la ou des gagnant⋅e⋅s . 

De la même manière, un article relatif à une cession de droit de la part du⋅de la ou des gagnant⋅e⋅s vous permettra d’imprimer, de publier, de diffuser et de reproduire sous toutes formes leurs créations. Attention ici, faites attention également aux droits d’auteurs qui affectent ces dernières. En effet, vérifiez que les images et sons utilisés qui ne seraient pas leurs propres création, soient libres de droits, sinon vous devrez aussi demander les droits d’auteurs. Pour en savoir plus, rendez-vous sur la fiche pratique « Tout savoir sur les droits d’auteur » (ou faire un encadré bon à savoir). 

LE DÉPÔT DEVANT HUISSIER⋅ÈRE

Vous pouvez enfin décider de clôturer le règlement par un article sur son dépôt devant un⋅e huissier⋅ère nominativement déclaré⋅e. L’huissier⋅ère vérifie la présence des mentions obligatoires, puis dresse un procès verbal de constat de dépôt du règlement et des documents annexes. Ledit dépôt doit bien entendu être effectué avant le démarrage du jeu. Le coût du procès verbal de dépôt est variable, mais se situe aux alentours de 160 euros. Pourquoi cette option ? Cela permet de protéger de votre concours, et éviter par exemple, qu’une autre structure propose le même concours et vous fasse ainsi concurrence. 


Lancer l'appel à créations

L’idéal est de lancer le concours plusieurs mois avant la date limite le temps de diffuser le concours et le temps que les participant⋅e⋅s aient le temps de créer quelque chose.

COMMUNIQUER SUR  VOTRE APPEL À CRÉATIONS

Les outils de communication à votre disposition sont aussi variés que le type de créations que vous demanderez : affiche, site internet (bandeau, newsletter), spot radio, vidéo, clip…

Selon le thème et le support choisi pour votre appel, vous pouvez cibler les écoles de graphisme et de cinéma pour des affiches ou des courts-métrages, les facs littéraires et bibliothèques pour un appel à poèmes ou romans, les blogs et plateformes de passionné⋅e⋅s pour des créations web.

Plus globalement, les partenaires classiques de la vie étudiante sont à privilégier pour diffuser votre concours (CNOUS, CROUS, les services étudiants de votre établissement ), mais aussi les fédérations et centres de ressources culturelles, les écoles d’art et de cinéma, les MJC, les bureaux des élèves, etc.

Outre ces réseaux spécifiques et généralistes, pensez aux sites et page Facebook dédiées à la vie étudiante (Studyrama, Cap campus, letudiant.fr, etc) et aux sites, journaux locaux et newsletters dédiée à l’actualité culturelles.

DIFFUSER VOTRE APPEL À CRÉATIONS

Une fois toutes vos cibles identifiées et leurs coordonnées rentrées dans votre base de données dédiée, vous pouvez passer à la phase d’envoi.

En général, un tel lancement se fait par téléphone, puis par mail ou courrier. Élément primordial pour que le message passe, n’oubliez pas le suivi auprès de vos interlocuteur⋅rice⋅s, une semaine, puis un mois après l’envoi : les profs ont-ils bien fait passer le message aux élèves ? Où est affiché l’appel ?

Vous pouvez aussi diffuser votre appel vous-mêmes sur votre campus, vos réseaux sociaux, etc. Pour en savoir plus, consultez la fiche suivante « Communiquer sur son événement auprès des médias et du public » 

Enfin, gardez en tête que la grande majorité des envois des créations par les candidat⋅e⋅s sont effectués quelques jours avant la clôture du concours, voire le dernier jour. Donc ne vous inquiétez pas si vous n’avez pas de réponses au début. En revanche, n’hésitez pas à rediffuser et à faire des rappels réguliers !


Organiser la sélection du projet

ORGANISER LE JURY POUR LA SÉLECTION

L’appel est clos, votre boîte aux lettres ou votre boîte mail déborde d’oeuvres créatives. Reste à organiser votre jury. Faute d’interface automatisée de gestion des dossiers, vous devrez mettre à jour manuellement les informations sur les candidat⋅e⋅s et les rappeler en cas de pièces justificatives manquantes. 

Réunir un tel jury mérite d’y consacrer du temps et des forces. Cette étape est une opportunité pour légitimer votre concours et vous faire connaître auprès de personnes reconnues du secteur. Elle vous permet de soigner vos relations avec vos financeur⋅se⋅s : les inviter à faire partie d’un jury vous permettra de marquer des points. 

Un partenariat avec un⋅e artiste célèbre, participant au jury, peut aussi donner plus d’ampleur à votre initiative. Pensez à inclure un⋅e journaliste également : vous pourrez conclure un partenariat avec son média pour vous accompagner tout au long du concours (relais de l’appel à création, annonce du lauréat avec interview, puis diffusion du spot gagnant par exemple pour la radio).

Enfin, n’oubliez surtout pas d’y inclure des associatif⋅ve⋅s ! Soignez la convivialité qui entourera la délibération : prévoyez un buffet (solidaire), éventuellement une animation et cadrez les débats.

RÉCOMPENSER VOTRE LAURÉAT⋅E ET LE⋅LA FAIRE CONNAÎTRE

Les juré⋅e⋅s se sont prononcé⋅e⋅s. Le(s) lauréat⋅e(s) est/sont désigné⋅e(s). Reste maintenant à le(s) récompenser de manière solennelle et impactante. 

Organiserez-vous une conférence de presse ? Une cérémonie publique de remise des prix ? Vous pouvez même envisager une soirée où vous ferez suivre l’annonce des créations retenues et le discours officiel par un concert, afin de rendre les choses encore plus attrayantes ! Quelle que soit la forme que vous choisirez, l’officialisation du⋅de la (des) gagnant⋅e(s) doit marquer le coup. N’oubliez pas d’informer la tenue de cet évènement à toutes les personnes qui ont participé, pour les remercier et pour qu’elles sachent qui a été élu⋅e gagnant⋅e.

Enfin, il ne vous restera plus qu’à diffuser les œuvres sélectionnées.. C’est là que vos partenariats comptent : les universités que vous aurez contactées pourront par exemple s’engager à installer l’affiche sur les murs de la fac.


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