Organiser une conférence avec son association

Fiche pratique

Comment allier animation de la vie étudiante, opération de communication et action d’information ou de dialogue en direction des étudiant⋅e⋅s lorsqu’on est une association ?  L’organisation d’une rencontre-débat ou d’un cycle de conférences en lien avec l’activité de l’association et/ou des filières dans lesquelles elle est représentée permet d’associer ces trois objectifs. On vous donne ici quelques idées pour organiser un tel évènement, qui ne sont bien évidemment pas exhaustives, à vous de les adapter à vos besoins et envies. 

L'intérêt d'organiser une conférence

ATTIRER UN NOUVEAU PUBLIC 

Quel que soit l’objet de votre association (animation du campus, vie de la filière, association sportive, culturelle ou artistique, …), l’organisation d’une conférence peut intéresser un nouveau public. Par exemple, vous dirigez une association de jeux de rôles ? Vous pouvez organiser une conférence sur l’utilisation des jeux de simulation pour s’initier à la diplomatie mondiale (en contactant la division jeunesse de l’UNESCO, par exemple). Vous pourrez ainsi attirer des étudiant⋅e⋅s intéressé⋅e⋅s par les relations internationales en plus de votre habituel public passionné de jeux. Et dans le meilleur des cas, cela peut les inciter à vous rejoindre car il⋅elle⋅s peuvent découvrir toutes les possibilités offertes par votre association et ainsi plus facilement trouver sa place au sein de celle-ci. 

PROPOSER DE NOUVELLES ACTIVITÉS

La conférence permet ainsi d’élargir le champ des activités de votre association ainsi que le public touché par celle-ci tout en restant en lien avec votre objet social. En effet, si vous n’avez pas l’habitude de proposer des conférences mais plutôt des rencontres en petit comité, cela vous fera évoluer dans vos possibilités d’actions. Vous pourriez même ensuite envisager des évènements à visée professionnelle : avec les intervenant⋅e⋅s spécialisé⋅e⋅s sur les nombreux aspects d’un thème, vous pourriez par exemple envisager d’organiser un forum pour l’emploi et réunir ces professionnel⋅le⋅s pour parler de leur travail et de leur carrière.

GAGNER EN VISIBILITÉ

L’autre avantage, et non pas des moindres, est le fait qu’une rencontre-débat, ou une conférence est un évènement simple à mettre en place, et cela améliore votre image auprès de l’ensemble de la communauté universitaire, voire vous donner de la visibilité si vous n’en avez pas encore beaucoup. 

Par l’organisation d’une conférence, vous ouvrez ainsi votre association à de nouveaux⋅elles étudiantes, ce qui peut, par conséquent, donner un nouveau souffle à votre association. 

Préparer l'intervention

CHOISIR LA(LES) PERSONNE(S) INTERVENANTE(S) 

Pour préparer votre intervention, il vous faut avant tout choisir un⋅e ou des intervenant⋅e(s) qui viendra(ont) parler de la thématique selon l’angle dans lequel il⋅elle est spécialisé⋅e. 

Vous pouvez choisir tout type d’intervenant⋅e : professionnel⋅le, universitaire, doctorant⋅e, militant⋅e, en fonction de ce que vous avez envie de faire découvrir. 

Cela peut aussi dépendre des moyens financiers dont vous disposez car la plupart du temps les professionnel⋅le⋅s auront tendance à demander des honoraires, les universitaires plus rarement mais demanderont souvent un remboursement des frais de déplacements, et les militant⋅e⋅s interviennent régulièrement gratuitement, etc.

Par ailleurs, vous pouvez bien entendu envisager de faire intervenir plusieurs personnes pour qu’elles échangent leur point de vue et solliciter un peu plus le débat. Dans ce cas-là, prévoyez une personne pour modérer l’échange et la prise de parole et gardez le cap de l’intervention. 

Si vous ne savez pas comment chercher une personne intervenante. Animafac dispose d’un très large choix d’intervenant⋅e⋅s. Vous vous intéressez à la question des droits de l’homme, à la dette des pays du Sud, au réchauffement climatique ou encore à la bioéthique? N’hésitez pas à nous solliciter, nous vous orienterons notamment vers d’autres têtes de réseau plus spécialisées, comme le REFEDD (Réseau Français des Etudiants pour le Développement Durable) sur les questions d’environnement ou le Réseau des Radios Campus sur le thèmes des médias. Celles-ci pourront sûrement vous aider à affiner votre problématique, et à la relier à l’actualité.

PRÉPARER LA RENCONTRE 

Ensuite, rencontrez la⋅le(s) intervenant⋅e(s) avant de les annoncer, il vous faut être sûr⋅e⋅s qu’il⋅elle⋅s viendront et qu’il⋅elle⋅s peuvent intéresser et être accessibles à votre public. Cela pour aussi vous permettre de vérifier que leur travail et leur démarche correspond bien à vos envies. Enfin, cela sera un moyen pour vous de faire connaissance et d’essayer d’entretenir une bonne relation. Si à l’inverse, vous ne parvenez pas à vous entendre, vous pourrez ainsi trouver un⋅e  nouveau⋅elle intervenant⋅e

Prévenez-les si vous n’êtes pas à l’aise avec l’organisation d’une conférence, il⋅elle⋅s vous aideront. En effet, souvent, il⋅elle⋅s ont l’habitude d’être invité⋅e⋅s et savent comment une conférence se déroule. 

N’oubliez pas de leur donner l’intitulé exact de votre conférence, les noms des éventuel⋅le⋅s autres participant⋅e⋅s, ainsi que l’esprit dans lequel vous souhaitez qu’il⋅elle⋅s interviennent.

PRÉVOIR UN DÉLAI DE PRÉPARATION

Pour une conférence réussie, compter au moins un mois à un mois et demi de préparation. Même si l’organisation est assez simple, il faut avoir le temps d’obtenir l’autorisation d’utiliser la salle, de faire circuler l’information auprès des étudiant⋅e⋅s. 

Et surtout le temps de pouvoir trouver un⋅e intervenant⋅e principale et de remplacement en cas de difficulté avec la personne prévue. De plus, si votre intervenant⋅e est une personne que vous savez très sollicitée, il faudra probablement prévoir plus de temps de préparation afin de pouvoir obtenir une date où cette personne sera disponible. 

DÉCIDER DU LIEU ET DE LA DATE 

Si les disponibilités de l’intervenant⋅e sont des contraintes incontournables, il ne faut cependant pas accepter n’importe quelle date proposée. Évitez d’organiser la  conférence le jour d’un autre événement important d’actualité citoyenne ou universitaire (grève des transports, concert exceptionnel, cours annulés, examens, etc.) ou la veille des vacances. 

En ce qui concerne le lieu, votre public étant les étudiant⋅e⋅s de votre établissement, une salle sur votre campus semble l’endroit privilégié mais à vous de voir si vous souhaitez faire venir plus de monde (par exemple du public externe à votre établissement) et l’organiser hors les murs. Dans ce cas-là, adressez vous plutôt aux Maisons des Étudiants ou Maisons des Initiatives Étudiantes. 

Préparer la logistique

Au préalable, n’hésitez pas à créer une formulaire d’inscription en ligne pour savoir le nombre approximatif de personnes intéressées et qui comptent venir. 

Préparer la conférence pour la(les) personne(s) intervenant(es) : faire des petits cartons imprimés avec le nom des invité⋅e⋅s et leur titre, leur préparer des bouteilles d’eau, préparer les micros, le son, et si vous projetez un diapo ou des vidéos, vérifiez la qualité de l’image, éventuellement le wifi, etc. 

Préparer l’accueil : postez des bénévoles pour accueillir la(les) personne(e) intervenante(s), et votre public. N’hésitez pas à leur donner un signe distinctif afin que les personnes de l’audience sachent à qui s’adresser en cas de besoin. 

De même, ayez sous la main  les numéros des personnes de l’université à contacter en cas de problème de techniques. Demandez l’horaire de fermeture des locaux dans le cas où le débat se prolonge tard, et l’autorisation éventuelle de déroger. Prévoir une plaquette de présentation de l’association ou du cycle de conférence, et éventuellement un petit cocktail de remerciement des invité⋅e⋅s et des partenaires à l’issue de la conférence. 

Enfin, si vous souhaitez profiter de cet évènement pour recruter de nouveaux⋅elles membres, n’oubliez pas laisser à disposition une feuille d’émargement afin que les personnes intéressées vous laissent leurs coordonnées.

Trouver des financements

Il vous est possible de recevoir une aide financière de :

  • L’Université en premier lieu. Il faut pour cela évaluer l’ensemble des dépenses que vous occasionne l’organisation de la conférence et réfléchir à une part d’autofinancement. En présentant un petit dossier explicatif, vous pouvez vous adresser au FSDIE qui existe dans chaque Université 
  • Le conseil d’UFR aussi peut décider de soutenir une ou plusieurs conférences qui s’inscrivent dans la logique de l’enseignement qu’il dispense.
  • Le CROUS (par l’intermédiaire de la Commission Culture-Action) et les médecines préventives peuvent aussi vous aider.

Les financements privés : Il vous est aussi possible de faire payer l’ensemble de votre publicité par une banque ou une mutuelle. Plus globalement, n’importe quelle entreprise, société ou organisme dont l’objet se rapproche du sujet visé peut prendre en charge tout ou partie de vos frais d’organisation.

Communiquer sur son évènement

Pour attirer de nouvelles personnes, extérieures à votre association il faudra faire connaître votre évènement. 

Pour cela différents moyens sont possibles : 

  • Affichages de quelques affiches à des endroits stratégiques : cafétéria, près des machines à café, bibliothèques, aux entrées des amphis (privilégiez un accrochage bien placé plutôt qu’en trop grande quantité, surtout si votre conférence parle d’écologie…). 
  • Vous pouvez aussi faire relayer votre évènement par les médias qui existent sur votre campus s’il y en (radio, journaux), ou encore les professeur⋅e⋅s qui pourraient se sentir concerné⋅e⋅s. N’hésitez pas non plus à solliciter des services de votre établissement qui pourraient vouloir diffuser votre conférence : service culturelle, de la vie étudiante, de l’insertion professionnelle, le bureau des affaires internationales, etc. 
  • De plus, les réseaux sociaux sont un bon moyen de partager votre évènement (évènement Facebook, twitter, story instagram, etc.) 
  • Enfin et surtout, n’hésitez pas à démarcher et à aller vers votre public : animez un stand, soyez présent⋅e⋅s sur le hall ou à l’entrée de votre établissement pour en parler ! 

Pour en savoir plus, consultez la fiche suivante : “Communiquer sur son événement auprès des médias et du public ».

Animer la conférence

Pas besoin d’être un⋅e très grand⋅e orateur⋅rice pour assurer l’animation d’une conférence mais il est mieux d’être un peu à l’aise face à un public. 

Tout d’abord, pensez à prendre 5 min avant le début de la conférence pour présenter votre association, ses activités et ses actions. 

Introduisez les débats en expliquant brièvement votre démarche. Présentez les intervenantes en éviter d’écorcher leur nom et d’oublier leurs références.

Si plusieurs conférencier⋅ère⋅⋅s doivent intervenir, veillez à donner un temps de parole égal à chacun⋅e.

Une fois les débats terminés, proposez au public de poser des questions, quitte à commencer par certaines interrogations préparées par vous ou des membres de votre association

Faites circuler un micro afin que tout le monde puisse entendre les questions et observez bien la salle pour n’oublier personne. En fin de conférence, pensez à remercier intervenant⋅e⋅s et participant⋅e⋅s.

Et après?

Une fois la conférence finie, diffusez des extraits, des photos, des courtes vidéos de votre évènement sur les réseaux sociaux pour faire connaître l’action de votre association. N’hésitez pas non plus à envoyer un questionnaire de satisfaction pour avoir le ressenti du public.

Remerciez à nouveau la(les) personne(s) intervenantes de leur participation.

Faites enfin le bilan pour vous-mêmes et décider de si cet évènement était une réussite et si cela a vocation à être réitéré ou non, et si oui, dans quelles conditions. 


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