Organiser un événement culturel à Paris

Fiche pratique

Votre association parisienne regorge de talents cachés qui ne demandent qu’à s’exprimer ? Pourquoi ne pas organiser un événement culturel dans la capitale ? S’il est réussi, il pourrait bien contribuer à vous faire connaître au-delà des murs de l’université.


Déterminer les contours de votre événement

FAIRE UN ÉTAT DES LIEUX

Essayez dans un premier temps de mesurer la pertinence de votre projet. Il est important de réaliser une petite étude de faisabilité, pour confronter vos idées et vos envies à la réalité du terrain. Organiser un événement culturel représente une charge de travail importante, qui mobilise des compétences très diverses. Constituer, animer, enrichir l’équipe sont donc des éléments cruciaux, qui vont déterminer la réussite du projet. Motivation et enthousiasme, mais aussi cohérence et organisation doivent s’y trouver.

À Paris, chaque année de nombreuses manifestations culturelles. Il peut ainsi paraître difficile de vous positionner à côté d’événements de grande ampleur, présentés par des professionnel⋅le⋅s de la culture telles que les institutions culturelles (musées, théâtres, centres de danse, etc). Essayez de trouver ce qui vous différencie de ces grosses productions, mettez en avant ce qui fait votre originalité : la présentation de créations étudiantes, le soutien à un micro-projet de développement local, l’accessibilité en termes de prix, l’originalité du sujet (sujet de niche qui intéresse peu habituellement ou polémique). 

DÉTERMINER LA DATE ET LE PUBLIC 

La date de l’événement doit être soigneusement choisie : faites attention au calendrier des vacances scolaires, et veillez à trouver une articulation intelligente avec les autres événements organisés à Paris et aux alentours. 

L’enjeu est également de bien définir à qui vous souhaitez vous adresser, afin de ne pas passer à côté de votre public. Cela vous permettra ensuite de construire votre stratégie de communication. 

TROUVER DES PARTENAIRES À PARIS

Pour que votre événement se déroule au mieux à Paris, essayez d’impliquer dans cette aventure les acteur⋅rice⋅s du campus et de la ville de Paris qui vous semblent importants. Pensez par exemple aux associations locales, à leur expérience, à leurs réseaux de connaissances. Vous trouverez sur le site Le Quartier d’Animafac qui vous permettra de trouver de nombreux contacts utiles, à Paris et dans sa région.

L’organisation d’un événement festif nécessite un certain budget. Il vous faudra monter un dossier solide expliquant votre démarche afin de convaincre d’éventuel⋅le⋅s partenaires publics FSDIE, CROUS) ou privés. 

Vous pouvez également proposer votre événement dans le cadre d’un festival déjà existant. Cela peut être d’une grande aide pour mutualiser les ressources en terme de communication, d’impact et de crédibilité. Il faudra cependant s’y prendre à l’avance (un an environ) car de nombreuses programmations sont très rapidement bouclées.


Trouver le lieu

La difficulté pour les jeunes associations parisiennes est souvent de trouver un lieu adéquat pour son événement et qui soit financièrement abordable. Voici ici quelques bons plans par type d’évènement culturel. 

POUR L’ORGANISATION D’UN CONCERT

Il faut savoir que de nombreux bars possèdent des salles assez grandes pour accueillir une petite scène et du matériel de sonorisation. Il vous est souvent possible de bénéficier gratuitement de ces espaces, par contre la direction garde la main sur la vente de boissons. À vous de négocier pour obtenir une partie des recettes, en fonction du nombre et de l’enthousiasme des personnes présentes !

Vous pouvez également démarcher les salles de concert, en présentant de manière argumentée votre projet et votre budget. Leur propriétaire peut accepter de vous louer l’espace à des tarifs préférentiels. N’oubliez pas qu’établir une relation de confiance avec vos interlocuteurs peut vous ouvrir de nombreuses portes.

POUR DES REPRÉSENTATIONS DE THÉÂTRE, DE DANSE OU DES EXPOSITIONS

Les centres d’animation de la Ville de Paris disposent d’un certain nombre de salles de spectacle équipées pour accueillir vos créations. La location de ces espaces est généralement plus accessible pour les petites associations.

Les lieux associatifs ou alternatifs peuvent également être de bons interlocuteurs. Chacun a cependant une politique d’occupation de ses locaux bien particulière, aussi est-il bon de vous renseigner sur les projets développés et soutenus par ces organisations avant de leur présenter le vôtre.


Communiquer sur votre événement

Encore une fois, il peut apparaître difficile de « sortir du lot » et d’être visible dans le paysage culturel parisien, étant donné le foisonnement d’événements proposés quotidiennement. Les supports de communication « classiques » (affiches, dépliants, autocollants…), s’ils restent indispensables, doivent être doublés par des actions plus innovantes, et peu coûteuses : happening, communication virale via les outils du web (réseaux sociaux, vidéos partagées…), etc. 

Pensez aux différents sites Internet thématiques pour la diffusion de votre événement, et notamment aux sites dédiés aux étudiant⋅e⋅s : comme celui de la Maison des Initiatives Étudiantes, ou les groupes Facebook locaux qui sont des espaces où relayer vos actualités.

La diffusion des outils papier doit être très ciblée et réfléchie : privilégiez une distribution dynamique de vos tracts, à la sortie d’un amphi par exemple, car le dépôt au service culturel de votre université n’est souvent pas suffisant, et ailleurs à Paris vos affiches risquent d’être recouvertes en une demi-journée. Privilégiez donc d’autres actions plus innovantes. 

Il vous est également possible d’accéder aux affichages associatifs proposés aux associations par la Ville de Paris. Pensez cependant à vous y prendre suffisamment à l’avance pour voir votre annonce diffusée via ces canaux. La demande doit être adressée par courrier au cabinet de l’adjoint⋅e au⋅à la Maire⋅sse en charge de l’enseignement supérieur, de la vie étudiante et de la recherche.

Enfin, Animafac a recensé de nombreux contacts de médias locaux, associatifs ou non, étudiants ou autres. Nous pouvons vous envoyer les contacts : vous mettrez ainsi toutes les chances de votre côté pour obtenir une couverture médiatique la plus large possible pour vos événements. Pour plus de renseignements sur l’ensemble de ces outils et dispositifs, adressez-vous à l’équipe francilienne d’Animafac par mail : iledefrance@animafac.net 

Sur les questions de communication, voir également la fiche pratique « Communiquer sur son événement auprès des médias et du public ». 


Accomplir certaines formalités

DEMANDER DES AUTORISATIONS

L’organisation d’événements répond à un certain nombre de règles : occupation de l’espace public, vente de boissons, fermeture tardive sont soumises à une autorisation préalable. Ainsi, si vous organisez un événement dans un lieu qui ne détient pas de licence autorisant la vente d’alcool, pensez à faire les démarches nécessaires auprès de la préfecture : l’ouverture d’une buvette de boissons de 1ère catégorie (boissons non alcoolisées) et de 2ème catégorie (vin, bières, cidre, etc.) est possible, sous réserve d’obtenir une licence, à demander à la Préfecture de Police de Paris (Bureau des licences temporaires, 01 49 96 33 81). Vous devrez également avoir l’accord des services préfectoraux si vous souhaitez prolonger votre soirée au-delà de 1h du matin.

Sur la question des autorisations de manifestation dans l’espace public, vous pouvez également consulter la fiche pratique « Organiser une manifestation artistique dans l’espace public ». 

AVOIR UNE LICENCE OU PAS ?

Les associations qui ont pour activité habituelle la production et/ou l’organisation de spectacles sont soumises à l’obligation d’obtenir une licence d’entrepreneur de spectacles. On entend par “activité habituelle” le fait d’organiser ce type de manifestations plus de 6 fois au cours d’une année civile. Cette licence, personnelle et incessible, est attribuée sur dossier par la DRAC (Direction Régionale de l’Action Culturelle). Cette dernière catégorie correspond aux structures organisatrices de moins de 6 spectacles par année civile, dans ce cas vous pourrez prétendre au Guso. Pour plus d’informations sur la licence d’entrepreneur du spectacle, consultez le site de la DRAC Île-de-France .

RÉGLER LES DROITS D’AUTEUR

Qu’il⋅elle⋅s soient de renommée internationale ou régionale, les créateur⋅rice⋅s d’œuvres artistiques perçoivent des droits d’auteur. Cette rémunération a été définie au travers de diverses dispositions législatives, relatives à la propriété littéraire et artistique, regroupées depuis 1992 dans le Code de la propriété intellectuelle. Ce sont la SACD (théâtre), la SACEM (musique), l’ADAGP (arts plastiques) qui perçoivent les droits d’auteur de leurs répertoires respectifs. Par ailleurs, les musicien⋅ne⋅s, les artistes interprètes et les producteur⋅rice⋅s de phonogrammes doivent également être rémunéré⋅e⋅s pour la diffusion publique de musique enregistrée. Ce droit voisin du droit d’auteur est appelé “rémunération équitable”. Il est géré par la SPRE et c’est la SACEM qui en assure le recouvrement… mais rassurez-vous : un seul formulaire suffit pour les deux. Anticipez la déclaration Sacem : si vous la réalisez avant l’événement, vous bénéficierez d’une réduction de 20% sur le montant de votre facture.

Pour plus d’infos et pour faire votre déclaration en ligne, rendez-vous sur le site de la Sacem.

La billeterie

Les billets doivent comporter : le tampon de votre structure, le prix de la place, le numéro du billet. Vous devez conserver toutes les souches des carnets ainsi que les relevés journaliers des recettes. Par ailleurs, vos billets devront comporter trois volets. En clair, chaque ticket se compose de son talon et d’un billet en deux parties. Le billet se sépare entre le “contrôle organisation” et le⋅la spectateur⋅rice (qui le⋅la garde). Le talon quant à lui peut éventuellement vous être réclamé, pendant la soirée ou après, par un contrôleur du fisc.

Pensez bien que le départ du public ne marque pas la fin de l’événement : il est important, pour l’association et ses partenaires, de réaliser un bilan moral et financier. Ce travail de mémoire vous sera utile, notamment pour préparer un nouveau projet. Ce sera tellement plus facile la prochaine fois. 


Le bilan

Pensez à tirer un bilan de cette expérience. D’abord pour vous et votre association, car un tel projet mérite d’être mis avantageusement en valeur dans votre prochain dossier de présentation. Ensuite pour vos partenaires qui, grâce à l’envoi d’un compte-rendu, seront tenu⋅e⋅s informé⋅e⋅s de l’écho obtenu par votre soirée. N’oubliez donc pas de prendre des photos, etc. En bref, pensez à tout ce qui vous permettra, par la suite, de rendre compte de votre projet. 


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