Organiser un forum pour l’emploi des jeunes diplômé⋅e⋅s

Fiche pratique

Vous finissez bientôt vos études et votre insertion professionnelle vous préoccupe. Vous et votre association êtes fermement décidés à organiser un forum pour l’emploi afin d’anticiper votre entrée sur le marché du travail. Vous avez déjà créé votre réseau d’ancien⋅ne⋅s étudiant⋅e⋅s et vous souhaitez maintenant organiser un forum pour l’emploi. Sachez que cela est à la portée de toutes les associations étudiantes. L’université peut en effet se révéler un terrain très propice à ces manifestations. Il suffit d’un peu de motivation et de la méthode. Voici ici quelques conseils pour vous aider à organiser un forum pour l’emploi des jeunes diplômé⋅e⋅s. 


Définir les contours du forum

Avant de vous lancer dans un forum pour l’emploi, il vous faudra au préalable répondre à quelques questions. 

DÉFINIR LE PUBLIC CIBLE 

Votre forum ne pourra probablement pas s’adresser à tout votre campus. D’abord, parce qu’il ne sera pas forcément pertinent pour des étudiant⋅e⋅s en L1 ou en L2 qui commencent tout juste leurs études qui ne soucient donc pas encore nécessairement de leur entrée sur le marché du travail.. Ensuite peut-être aussi qu’au regard du nombre de formations différentes proposées dans votre établissement, il sera difficile d’intéresser tout le monde. 

Ainsi, votre sélection s’orientera probablement plus vers les étudiant⋅e⋅s en fin d’études. Ce seront donc les étudiant⋅e⋅s en master, doctorat, ou en licence professionnelle. Ensuite, si les filières sont nombreuses, on vous conseille d’orienter votre forum sur celles qui se rapprochent de la vôtre ou celles de votre équipe, car l’organisation pourra être facilitée par votre connaissance préalable du milieu. En effet, vous saurez plus naturellement vers qui vous orientez et vous connaîtrez mieux les acteur⋅rice⋅s de l’emploi dans votre filière.

DÉFINIR LA DATE

Si le mois de mars est le habituel pour les forum organisés dans les grandes écoles, le mois d’octobre peut être un bon moment pour votre université. Pourquoi ? Car les diplômé⋅e⋅s de l’année précédente, qui ont fini soit autour de juin, soit en septembre, n’ont pas forcément trouvé une embauche dès la fin de leurs études. En effet, les jeunes diplômé⋅e⋅s passent souvent cette période à finir leur stage de fin d’études ou leur mémoire et n’ont donc pas nécessairement le temps de rechercher un emploi. C’est pourquoi un forum pour l’emploi peut être pertinent durant l’automne. Vous pouvez aussi en organiser en mars-avril pour les personnes qui anticipent à cette période leur avenir professionnel. Attention cependant à vous tenir au courant des forums déjà programmés, afin de ne pas vous trouver en concurrence avec un établissement qui risque de vous « piquer » des sociétés s’il a plus de renommée.

OPTER POUR UN FORUM POUR L’EMPLOI 

Plus les matières et cursus de votre établissement sont multiples, plus vous gagnerez à ne pas focaliser votre événement uniquement sur l’embauche mais véritablement sur l’emploi. 

Qu’est-ce que cela change ? 

Un forum dédié à l’embauche consiste à inviter des entreprises ou des structures qui recrutement immédiatement ou très prochainement que rencontrent des jeunes diplômé⋅e⋅s prêt⋅e⋅s à travailler. 

Un forum pour l’emploi quant à lui permet de viser des personnes encore en études, et qui s’interrogent sur leur avenir professionnel et les choix de carrières qui s’imposeront à elles à la sortie des études. 

Ainsi, dans un forum pour l’emploi, vous pouvez aussi programmer des tables rondes, des rencontres, des ateliers qui permettront de faire rencontrer des professionnel⋅le⋅s, des jeunes diplômé⋅e⋅s et des étudiant⋅e⋅s prochainement diplômé⋅e⋅s au sein du forum. Ils permettront, par exemple, la mise en relation entre un⋅e étudiant⋅e qui ne sait pas trop où aller mais a des compétences, et un⋅e recruteur⋅se qui ne sait pas que tel diplôme mène à telles compétences. 

Une table ronde sur les carrières de la communication sera ainsi à même d’intéresser philosophes, sociologues, historiens…

Plus votre établissement sera pluridisciplinaire, plus il sera difficile de cerner toutes les débouchés professionnelles. 

Votre forum devra donc également permettre aux étudiant⋅e⋅s de s’informer sur les métiers qui peuvent s’offrir à eux. Prévoyez donc  des stands d’un côté, mais également des tables rondes et ateliers pour vos actions d’orientation.


Penser aux multiples structures actrices pour l'emploi

Une fois votre idée en tête, commencez par rendre visite aux différents acteur⋅rice⋅s de l’emploi proches de vous, présentez leur votre projet et restez attentif⋅ve⋅s à leurs retours. 

En effet, si vous le faites dans un premier temps par politesse, ces rencontres vous permettront également de voir les actions qu’il est possible de développer ensemble et d’agir là où ces acteur⋅rice⋅s sont peu présent⋅e⋅s.  Enfin, les personnes rencontrées pourront peut-être vous ouvrir quelques portes et vous mettre en contact avec structures qui peuvent vous intéresser. 

Pour trouver des participant⋅e⋅s, plusieurs structures peuvent vous aider : l’université, les entreprises, les institutions et le secteur associatif.

Au-delà du personnel administratif, vos enseignant⋅e⋅s peuvent également jouer les intermédiaires. Ciblez en premier lieu les intervenant⋅e⋅s professionnel⋅le⋅s, mais ne négligez pas pour autant les enseignant⋅e⋅s-chercheur⋅se⋅s qui peuvent également avoir un réseau bien fourni. Il peut être délicat pour eux⋅elles de communiquer leur carnet d’adresses, mais avec de bons arguments, vous pouvez tout à fait les convaincre de faire un petit geste en faveur de votre projet. N’hésitez donc pas à les solliciter, sans pour autant en faire trop.

LES ENTREPRISES

Pour cibler les entreprises, il peut peut être judicieux de travailler avec la Chambre de commerce et d’industrie (CCI ) de votre région. Si votre établissement est orienté sciences humaines et sociales par exemple, plutôt que les grands groupes industriels, invitez des structures peu habituées à promouvoir leurs domaines : les PME, les associations, les entreprises mécènes pour les formations beaux-arts…

Autre astuce importante : sachez écouter les entreprises. Un petit questionnaire en amont vous permettra de mieux adapter votre forum à leur demande.

LES INSTITUTIONS

Commencez par les grands classiques : Pôle emploi et l’Apec sont LES acteurs incontournables de l’insertion professionnelle. Cependant, ne négligez pas pour autant d’autres structures, plus petites, mais tout aussi pertinentes : maisons de l’emploi, missions locales, services vie économique de votre municipalité…

LES ACTEUR⋅RICE⋅S ASSOCIATIF⋅VE⋅S DE L’ACCOMPAGNEMENT À L’EMPLOI

L’AFIJ et l’association Bernard Grégory se sont spécialisées dans l’aide à l’insertion professionnelle des jeunes diplômés et sont présentes au niveau national. D’autres structures plus localisées existent probablement dans votre région, comme par exemple l’association Un parrain, un emploi en Loire Atlantique. À vous d’effectuer un petit travail prospectif afin de les identifier. Ensuite, nul doute que votre initiative trouvera un écho pertinent auprès de ces acteurs, qui pourront vous fournir de précieux conseils et, qui sait, peut-être vous ouvrir les pages de leur carnet d’adresses…


Organiser le forum

IMPLIQUER LES ÉTUDIANTES

La préparation d’un forum est avant tout une question d’organisation, en particulier au sein de votre équipe. Il n’est pas toujours facile de la motiver, surtout quand l’événement est dans un futur plutôt éloigné. 

Il est donc nécessaire pour vous de bien penser à tout le travail à effectuer en amont (annuaire des CV,, démarchage des professionnel⋅le⋅s, communication, etc.) et ainsi à mobiliser au plus tôt les autres étudiant⋅e⋅s. Vous aurez besoin de monde en amont pour la préparation et l’organisation mais également le jour J pour accueillir et être référent⋅e⋅s lors du forum. Ainsi, vous concentrez les efforts sur le long terme et non pas seulement sur le Jour J, et vous entretenez la motivation de votre équipe. 

Anticipez votre première réunion d’organisation et de constitution d’une équipe plusieurs mois à l’avance, et à l’approche du forum essayez de remobiliser quelques semaines voire un mois avant pour vous aider à mettre en oeuvre le forum et accueillir les participant⋅e⋅s. 

TROUVER LE LIEU 

Le choix de votre lieu va vous permettre de déterminer les dates potentielles de tenue de votre forum, qui dépendront de la disponibilité de la salle. 

Si votre fac peut accueillir votre forum dans ses locaux, c’est l’idéal. Vous pouvez par exemple envisager le hall ou le parvis de votre campus afin d’être dans un lieu de passage obligé et ainsi être visible. 

Sinon, il vous faudra trouver un partenariat. La mairie est une bonne solution : toute mairie possède des salles destinées à accueillir divers événements et vous fera bénéficier de la présence des entreprises de la ville. Même si la salle est gratuite, n’oubliez pas les frais annexes : qui va payer le nettoyage, l’assurance, les vigiles ? Ne négligez pas non plus certains détails, qui n’en seront plus si vous les oubliez… Fautil la présence d’un service de la Croix Rouge ? Y a-t-il une connexion Internet, téléphone ? La salle est-elle meublée ou faut-il louer du mobilier ? Est-elle assez grande ? Y a-t-il de quoi se garer facilement à l’extérieur ?

Essayez de bien lister toutes les choses nécessaires en termes de mobilier et d’équipement, afin de ne rien oublier le jour J. Rien ne vous empêche d’ailleurs d’aller jeter un coup d’oeil dans d’autres forums pour anticiper les besoins. 


Trouver des partenaires

PROSPECTER

Vient le moment de prospecter les sociétés et les professionnel⋅le⋅s : si vous vous lancez dans votre premier forum, le travail pourra être conséquent. Toutefois, un peu d’organisation pourra vous aider à gagner du temps : commencez par prospecter au sein de vos réseaux. Toute votre équipe a sûrement des contacts dont elle peut faire profiter : ancien⋅ne⋅s structures de stage, contacts dans les associations ou les professionnel⋅le⋅s intervenant dans leur cursus, etc. Une fois un premier tour fait dans votre réseau, celui-ci pourra en parler autour de lui. Ensuite, vous pourrez prospecter grâce aux réseaux tels que LinkedIn, etc. Enfin, n’oubliez pas que vous organisez un forum pour l’emploi et non pas pour l’embauche. Ainsi, pensez à solliciter des intervenantes pour vos différents ateliers, tables-rondes et conférences. 

Si vous n’en êtes plus à votre coup d’essai, il s’agit de faire venir au moins vos partenaires des années passées. Vous avez pour cela tout intérêt à conserver de très bons contacts tout au long de l’année : envoyez des questionnaires de satisfaction après le forum, une carte de voeux pour la nouvelle année, tenez à jour les contacts de votre base de données…

N’oubliez pas que pour pouvoir inviter les sociétés, il faut que les tarifs, la date et le lieu de votre événement soient fixés. Vous devez donc commencer ce travail après avoir choisi votre salle, et déterminer ainsi votre budget et la date exacte de tenue de votre forum.

FINANCER SON FORUM 

Ayez en tête que les forums peuvent à la fois être organisés avec des petits mais aussi des gros budgets. Par exemple, les forums organisés par la mission université-entreprises de Paris 1, par Dauphine ou par Sciences-Po sont facturés plus de 1000 € par jour aux entreprises qui souhaitent recruter… Bien entendu rien ne vous empêche de faire un forum à petits moyens, qui sera gratuit pour les entreprises et que vous pourrez faire financer par l’université dans le cadre de l’insertion professionnelle. Elle pourra également vous prêter le lieu gratuitement. 

Par ailleurs, pour les coûts annexes, vous pouvez envisager de faire sponsoriser votre forum et obtenir des avantages en nature :  pour le café et les éventuels goodies : faites venir des sociétés de services qui trouveront là un bon moyen de faire de la com’ facilement et seront forcément intéressées par le nombre important d’étudiant⋅e⋅s que vous mobiliserez.


Communiquer sur votre forum

La communication constitue l’un de vos gros points d’organisation. Vous devez la préparer suffisamment en amont du forum pour être efficace. Établissez toutes sortes de partenariats avec la presse, des sites web, des radios… pour faire parler de votre projet à l’extérieur de l’établissement. Construire un site web pour l’événement n’est pas non plus à exclure.

Ne négligez pas les partenaires auprès desquel⋅le⋅s vous avez fait votre « tour diplomatique » lors de la préparation de l’événement, il⋅elle⋅s pourront relayer l’information au sein de leurs réseaux. 

Enfin, n’oubliez pas non plus la communication à l’intérieur de la fac organisatrice, en essayant d’impliquer au maximum les élèves et en les informant des noms des sociétés participantes pour leur donner envie d’être présent⋅e⋅s le jour J et de vous faire relayer par les services de l’université. 

Pour en savoir plus, consultez la fiche “Communiquer sur son évènement auprès des médias et du public”


Accueillir le jour J

Le jour du forum, balisez l’itinéraire. Envoyez un plan précis aux intervenant⋅e⋅s présent⋅e⋅s et fléchez aussi pour les étudiant⋅e⋅s.

N’oubliez pas de bien accueillir vos participant⋅e⋅, de même que tou⋅te⋅s les partenaires qui vous auront rendu service pour monter le projet. Assurez vous aussi de la présence de l’administration et des enseignant⋅e⋅s. Enfin, le jour J, n’hésitez pas à prospecter les étudiant⋅e⋅s de la tenu de votre forum et des éventuels ateliers, tables-rondes et conférences.

Certaines associations n’en sont plus à leur coup d’essai en matière d’organisation d’événements de grande ampleur. N’hésitez pas à contacter ces associations qui, si elles ont leurs événements bien rodés et bien à elles, pourront probablement vous donner des conseils pratiques et astuces.


Aller plus loin

Si vous souhaitez aller plus loin, libre à vous d’inventer vos propres variations au thème du forum en l’organisant autour d’une thématique, par exemple celle du handicap. Vous pourrez alors bénéficier des conseils d’Handisup et d’autres associations mobilisées sur cette thématique et explorer ainsi l’insertion professionnelle pour les personnes en situation de handicap.

Vous pouvez également choisir de cibler un type de recruteur⋅euse spécifique, en consacrant par exemple votre forum à l’emploi dans les collectivités territoriales.

Une fois encore, n’hésitez pas à prendre contact avec les associations spécialisées et inventez un forum qui se démarque des autres, grâce au choix d’une thématique « fil rouge ».

Au final, ces petits forums thématiques vous permettront de donner un côté convivial à votre rencontre et favoriseront les contacts. Intéressé⋅e⋅s par les mêmes thématiques, il leur sera d’autant plus facile d’entrer en contact.

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