Organiser une soirée étudiante

Fiche pratique

La vie étudiante n’est pas seulement faite de cours, révisions et examens, il s’agit aussi de rencontrer et sociabiliser avec de nouvelles personnes. Les associations étudiantes sont aussi créatrices de cadres et d’espaces d’échanges et de réunion qui permettent des moments d’amusements et qui luttent aussi contre l’isolement. Pour cela, elles peuvent à la fois se consacrer à l’animation du campus sur des temps en soirées en plus de leurs activités. Voici quelques pistes et conseils pour organiser une soirée étudiante :


L'avant-soirée

CONSTITUER UNE ÉQUIPE

L’organisation d’une soirée demande une préparation important et parfois certains savoirs-faire. Il est primordial de se constituer une bonne équipe. Pour cela, la motivation de chacun⋅e est essentielle. Veillez donc à ce que chacun⋅e soit mobilisé⋅e, et mobilisable, pour éviter toute mauvaise surprise. 

Ce groupe, plus ou moins restreint, devra se charger de mettre sur pied, très concrètement, la logistique de la soirée. Pour ce faire, chaque personne se verra déléguer une fonction précise : « réservation du lieu, organisation de la sécurité, etc. Chacune de ces tâches demande un investissement certain. L’idéal est donc de constituer des équipes avec plusieurs personnes pour réaliser une tâche précise. 

Essayez d’être organisé⋅e⋅s tout en restant flexible et souple car vous verrez que tout ne se passe pas toujours comme prévu. Dans ce cas, il faut savoir rebondir. 

Une personne devra donc être désignée pour fédérer ces bonnes volontés, et les réunir aussi souvent que nécessaire : non seulement dès qu’un problème se pose, mais régulièrement, afin que la motivation des un⋅e⋅s et des autres ne s’épuise pas après trois jours.

Éviter l’urgence est, ici, le maître-mot : une soirée se prépare longtemps à l’avance, au strict minimum un mois, sinon bien plus. Fixez au plus tôt la date dans ce but précis, de telle sorte qu’elle n’empiète ni sur des vacances, des week-ends prolongés ou des partiels, ou autres évènements. 

CHERCHER UN LIEU

Le lieu devra convenir au concept de soirée que vous vous êtes fixé, autant qu’au nombre de participant⋅e⋅s estimé. 

Vous pouvez voir grand, mais il vous faudra alors être assuré⋅e⋅s de pouvoir le remplir. Une salle moyenne, mais comble, sert nettement plus l’ambiance qu’une grande salle à moitié pleine (sans tenir compte des coûts de location qu’il vous faudra nécessairement amortir). 

Le plus avantageux, à cet égard, est encore de rechercher quatre murs, et un plancher, par exemple sur le campus, mais en ce cas il vous faudra assurer par vous-même les services de bar et de buffet si vous comptez en proposer, ce qui demande une certaine organisation. 

Un autre moyen, est de louer une salle aménagée, proche du campus et/ou de la ville, bien insonorisée, avec bar, voire même serveur⋅se et boissons (non alcoolisées si vous le souhaitez) mis à disposition par le⋅la propriétaire. 

Vous pouvez aussi penser à la possibilité de louer deux salles, contiguës, où vous pourriez proposer dans chacune une ambiance différente : techno, rock, jazz et java…

Pour toutes démarches de ce type, il vous faudra établir des contrats, et les étudier attentivement avant de signer : faites en sorte de savoir exactement quelles seront les responsabilités de chacun⋅e – loueur⋅se et bailleur⋅se, distributeur⋅rice de nourriture et boissons.

Pensez également à définir la répartition des bénéfices. 

Enfin, élément indispensable, assurez-vous pour tout incident qui ne serait pas couvert par le contrat souscrit : il suffit d’une boisson avariée et d’une indigestion pour que votre responsabilité soit engagée. Dans ce cas-là, pensez aussi à vous assurer

Comme pour tout contrat, faites-en établir deux exemplaires originaux et signés, un pour chaque partie, afin de vous assurer la possibilité, de faire valoir vos droits, tant quant aux engagements financiers qu’aux responsabilités de l’autre partie.

Si le choix et le déroulement des animations de la soirée est laissé au loueur, n’hésitez pas à lui poser certaines directives, de manière à éviter de mauvaises surprises. 


Communiquer sur la soirée

Une fois votre évènement bien organisé, vous pouvez commencer à communiquer dessus. 

N’hésitez pas à consacrer un réel budget à la publicité de votre soirée, que vous ferez proportionnellement à l’ampleur que vous comptez donner à l’événement. Pour ce faire, fixez-vous rapidement, pour ce faire, sur un concept global de soirée (danse, bar, buffet ou les trois…), ainsi que sur une approximation du nombre de personnes qui pourront être présentes. 

Décidez-le, en fonction de la taille de la salle à votre disposition, et du public que vous entendrez toucher : l’ensemble des étudiant⋅e⋅s, professeur⋅e⋅s, etc. 

N’hésitez pas à compter large : meilleure sera la pub, et le concept alléchant, plus vous aurez de monde. Vous pouvez aller jusqu’à passer contrat avec votre municipalité pour obtenir, comme l’a fait le Collectif des Étudiants Clermontois, des affichages sur les panneaux des bus par exemple passer des annonces sur Radio Campus ou les radios locales, ou encore relayer les informations sur Facebook (groupes de promotions/filières), par le biais de partenaires, Animafac, etc. 

Les méthodes classiques en la matière pourront toutes être mises à disposition : affiches sur le campus et autour, tractage à quelques jours de la soirée, voire interventions en amphi ou dans les salles de cours. Tenue de stand avant l’évènement pour faire parler de votre événement et éventuellement vendre des billets. Pour cela, dressez une table à l’endroit le plus susceptible de concerner un maximum d’étudiant⋅e⋅s, le hall de votre université par exemple, où vous proposerez l’achat de billets en avance à tarif préférentiel si vous le pouvez/souhaitez. Cela vous donnera une idée d’étudiant⋅e⋅es qui viendront, et de mettre de côté une avance de trésorerie utile à rembourser les premiers frais. 

Vous pouvez aussi sortir de l’ordinaire et proposer des animations et happenings sur le campus pour faire parler de vous : mascottes, stand de crêpes, voire des choses plus extravagantes comme des flashmob ou la décoration d’un amphi. 


La soirée

LA VENTE DE BILLETS

Selon ce que vous avez décidé, il vous faudra éventuellement privilégier le public auquel la soirée est réservée, quitte à demander la présentation de la carte d’étudiant. Une sélection, surtout si votre soirée attire beaucoup de monde, sera essentielle, au moins pour éviter de surcharger la salle si elle est déjà comble. Filtrez dans ce cas les entrées proportionnellement aux sorties. Précisez bien si les gens ont le droit de quitter et revenir plus tard avec le même billet, en sachant que cela demande un grande rigueur de gestion.

Utilisez exclusivement un système de billets à souche, afin de faire le décompte exact des entrées réalisées, la soirée terminée, et tamponnez-les d’un sigle visible à cheval de la souche et du corps du ticket, surtout si vous avez organisé une prévente des billets. Par ailleurs, un tampon apposé sur le dos de la main, ou sur le bras, pourra faire office de laissez-passer, et dissuader les faussaires, mais faites-le dans ce cas en sus de la délivrance d’un ticket.

LA SÉCURITÉ

Pour parer à toute éventualité, vous pourrez solliciter la présence de personnes dont  la sécurité est le métier :  pompiers, de secouristes de la Croix-Rouge Il faudra là aussi un budget en conséquence. 

Dans tous les cas, prévoyez une boîte à pharmacie pour les petits soins d’urgence, la liste des pharmacies et médecins de garde, sans oublier les numéros qui peuvent sauver une vie (police, pompiers, SAMU).

Une personne qui servira de référente en cas de problème devra être désignée :  des plus graves aux moins graves en apparence (de la perte de connaissance dans la salle aux problèmes de filtrage à l’entrée). Elle devra être joignable à tout instant, jusqu’à la fin de la soirée.

Une équipe de surveillance, professionnelle ou non, peut être une précieuse aide, en priorité aux entrées et aux sorties de l’espace d’accueil. Un badge, ou un signe distinctif en l’absence d’uniforme évitera toute contestation trop vive. Attention : vous devez rester maître⋅sse de la situation, et votre responsable désigné⋅e devra être présenté⋅e à l’ensemble des membres de l’équipe.

LES BOISSONS

En tant que non professionnel⋅le⋅s de la vente de boissons, des règles strictes sont à observer : dans le cas le plus courant d’une licence I, seuls les alcools de première catégorie pourront être proposés au bar (cidre, bières). Vous pourrez proposer du vin avec une licence III. La licence IV est réservée aux professionnel⋅le⋅s attitré⋅e⋅s.Vous ne pourrez guère vous la procurer, sauf à disposer d’un bar dans un établissement licencié, que le⋅la propriétaire mettra dans ce cas à votre disposition, avec son⋅sa barman⋅barmaid. Éventuellement un contrat peut être passé avec une marque d’alcools qui mettra à disposition un⋅e barman⋅barmaid chargé⋅e de distribuer ses produits.

Plus le choix d’alcools sera large, et la consommation importante, plus graves pourraient être les conséquences. Établissez une politique aussi sérieuse que possible en la matière : organisez un roulement parmi les serveur⋅se⋅s, en leur précisant s’il⋅elle⋅s ont le droit de se servir pour leur consommation personnelle, et si oui, de quel type de boissons et combien de fois. La personne de référence pourrait jouer un rôle important, accompagnée de la sécurité, pour décider s’il faut cesser de servir un⋅e consommateur⋅rice particulièrement endurant⋅e. Notez qu’il est interdit d’organiser des open bars et que la consommation d’alcool peut être à l’origine d’accidents et de retombées sur l’association et ses dirigeantes en cas d’accidents liés à la consommation excessive d’alcool (agression sexuelle, coma éthylique, mauvaise chute, etc.). Pour vous faciliter la vie, vous pouvez aussi décider de simplement vendre des boissons non alcoolisées afin d’éviter toute complication.

LA MUSIQUE

Le plus souvent pour les soirées, des DJ sont sollicité⋅e⋅s pour animer la soirée. Dans ce cas-là  vous préciserez simplement le type de musique souhaité, ou bien vous pouvez chercher le⋅la DJ en fonction de son style. 

Dans tous les cas, vous devrez vous acquitter des droits d’auteur, qui protègent toutes les œuvres musicales non tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l’auteur et du compositeur). Pour obtenir l’autorisation de diffusion, prenez contact avec la SACEM de votre région, au moins quinze jours avant la manifestation, qui vous adressera un formulaire de déclaration. Veillez à signer et retourner le contrat dans ce délai, afin d’obtenir 20% de réduction sur les droits à payer. Il ne vous restera plus alors, dans les dix jours suivant la manifestation, qu’à retourner l’état des dépenses et des recettes et joindre le programme des œuvres diffusées. 

Enfin, une alternative si vous souhaitez tester le concept : les soirées silencieuses. Le concept : écouter de la musique et danser dessus grâce à des casques qui reçoivent directement la musique jouée. Les avantages : le public pourra choisir le volume sonore qui lui convient, ce qui permet de rendre plus accessible votre évènement : notamment aux personnes hyperacousiques par exemple. De plus, les casques permettent de réduire les bruits parasites et donc de mieux entendre la musique. Ce, qui, par conséquent, protégera les capacités auditives de votre public. Il permet aussi d’enlever le casque à tout moment pour faciliter la discussion. 


Après la soirée

GÉRER LA TRÉSORERIE

L’heure des comptes étant venue, une fois les invité⋅e⋅s parti⋅e⋅s, l’état des recettes devra être fait dans la foulée, tant pour les entrées que pour le bar et les autres activités proposées. Plusieurs personnes ne seront pas de trop pour faire le compte, et le vérifier, de préférence poste par poste.

Ensuite, déterminez qui s’occupera de conserver les recettes jusqu’à leur dépôt, et faites en sorte que cette personne soit accompagnée jusque chez elle : les soirées importantes attisent les convoitises, et le simple fait d’être à deux peut dissuader bien des envies.

LE GRAND MÉNAGE

Si le contrat de location prévoit que vous devez prendre en charge le ménage de la salle, faites-le le soir même, afin de ne pas avoir à y revenir ensuite. Prévoyez à cet effet tout matériel utile, des sacs poubelle aux torchons, serpillières et seaux. C’est encore la meilleure manière de ne pas entamer la joie d’une fête réussie.

FAIRE UN BILAN

Pensez à tirer un bilan de cette expérience. D’abord pour vous et votre association, car un tel projet mérite d’être mis avantageusement en valeur dans votre prochain dossier de présentation. Ensuite pour vos partenaires qui, grâce à l’envoi d’un compte-rendu, seront tenu⋅e⋅s informé⋅e⋅s de l’écho obtenu par votre soirée. N’oubliez donc pas de prendre des photos, etc. En bref, pensez à tout ce qui vous permettra, par la suite, de rendre compte de votre projet. 


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