Organiser un carnaval

Fiche pratique

Quoi de mieux qu’un carnaval pour fêter l’arrivée des beaux jours et occuper son temps lorsqu’il fait froid ? Le carnaval est un événement festif qui permettra de réunir votre public pour se rencontrer, danser, chanter, s’amuser et parader sur votre campus ou hors les murs. Toutefois, avant de vous lancer, pensez bien que la préparation est souvent longue. Elle demande au minimum trois mois, mais comptez-en plutôt cinq pour travailler tranquillement et avoir le temps de trouver des partenaires.


Définir la thématique

Trouver un thème pour donner envie aux gens de venir participer à votre carnaval. Plus votre choix sera original, plus vous aurez de chance de susciter l’intérêt et d’attirer l’attention.  Déguisements, chars et maquillage déclineront la thématique qui aura été adoptée. Pour autant, évitez que celle-ci soit trop restrictive pour être ouvert⋅e au plus grand nombre. 

De plus, tout carnaval a, par définition, un thème quasi-incontournable : la fête. Si vous projetez de l’organiser à l’occasion de Mardi Gras, vous n’êtes pas obligé⋅e⋅s de vous casser la tête, cette unique référence fera très bien l’affaire.

Si votre carnaval vient fêter l’été, ou la fin des examens, ou les deux, le thème s’imposera de lui-même (l’été, la fin des exams, ou les deux). Par contre, pour ceux⋅celles qui souhaiteraient organiser un carnaval en dehors de ces cas décliner la manifestation autour d’un thème devient indispensable.


Trouver une mascotte

Tout carnaval a sa mascotte, aussi appelée bonhomme carnaval, elle sert d’emblème à la fête. Fabriquée à partir d’objets de récupération, sa préparation demande un certain temps et dépend de votre motivation car elle est souvent de grande dimension. En général il faut bien compter un mois. Vous n’êtes ainsi pas obligé⋅e⋅s d’en créer une si vous n’en souhaitez pas. Traditionnellement elle est brûlée en fin de manifestation, mais là aussi vous pouvez décidez de rompre la tradition. 

Si, vous décidez de créer votre mascotte, pensez à définir un concept 

Pour exemple, l’association étudiante Lézardus, qui organise chaque année le plus grand carnaval étudiant à Caen depuis 1996, a déjà choisi par exemple, une vache folle ou un dragon.

Organiser le carnaval

Si, au départ, vous êtes une toute petite équipe de bénévoles motivé⋅e⋅s par le concept, mais pas assez nombreuse pour organiser tout un carnaval à vous seul⋅e⋅s, n’hésitez pas à solliciter d’autres associations de votre campus ou de votre ville. En effet, elles pourraient vouloir se joindre à la manifestation pour promouvoir leur association. 

Toutefois, notez qu’il est possible que vous redéfinissiez le concept du carnaval, en fonction de leurs attentes et des vôtres, il faudra peut-être trouver un compromis.

Dans ce cas-là, il vous faudra tout au long de la mise en œuvre du carnaval, savoir tirer le meilleur parti de chacune des parties pour constituer une équipe cohérente, qui réunisse l’ensemble des compétences nécessaires.

Vos rôles respectifs pourront évoluer selon les nouveaux besoins. L’essentiel est d’entretenir un compromis entre les affinités et intérêts particuliers et la stratégie d’ensemble. 

Un conseil : faites appel autant que possible au sens de la responsabilité de chacun⋅e mais faites en sorte aussi de coordonner l’ensemble. Avoir un⋅e responsable par poste, c’est aider à ce que tou⋅te⋅s les bénévoles se montrent responsables !

Mobiliser les grosses associations de filière : en les associant au projet dès le départ, vous vous assurerez de leur participation (en quantité et en qualité) au carnaval… N’hésitez pas également à faire appel à l’ensemble de la communauté universitaire

Rencontrer les membres administratif⋅ve⋅s et techniques du personnel, des professeur⋅e⋅s dans le cadre de vos réunions de préparation, c’est aussi ça le but de ce type d’événement. Sans compter que c’est également le meilleur moyen de vous assurer une bonne promotion : rien de tel que le bouche-à-oreille.


Préparer la logistique

L’ASSURANCE

Une assurance-responsabilité civile est normalement suffisante pour couvrir l’équipe et le public. Bien entendu, il faut veiller à assurer le matériel loué en contactant une extension ” Tous Risques Matériel “, notamment pour les véhicules. Pour en savoir plus, consultez la fiche pratique “les associations et l’assurance”

LES RÈGLES DE SÉCURITÉ

Le parcours du défilé doit être prévu, largement en amont, avec la Mairie et la Police. Un arrêté municipal pourra alors interdire la circulation et prévenir d’un stationnement gênant avant la manifestation.

Tout le long du parcours, le cortège doit être encadré : des bénévoles doivent êtres posté⋅e⋅s en amont, en aval et autour des participant⋅e⋅s. Il faut également s’assurer de la sécurité autour des chars et éviter que les participant⋅e⋅s ne grimpent dessus.

Enfin, si vous faites brûler votre mascotte à la fin du défilé, contactez les pompier⋅ère⋅s qui, bien seront sur place. Avec eux⋅elles, vous appliquerez ainsi le dispositif de sécurité adéquat.


Rechercher des partenaires

Du côté des partenaires publics, vous pouvez vous tourner vers l’université avec le FSDIE, la Mairie, le fonds Culture-Action du CROUS. 

Du côté des partenaires privés vous pouvez solliciter des soutiens monétaires mais aussi en nature. Par exemple pour la musique : une radio locale peut assurer l’animation musicale du campus. Pour du maquillage : faites-vous offrir par de grandes marques de maquillage le nécessaire pour tous vos participant་e་s. Des maquilleur་se་s : les écoles d’esthétisme sont sans cesse à la recherche de cobayes. 

Des bonbons : pas de carnaval sans friandises (il faut les lancer des chars, les offrir aux lauréats du concours de déguisements…). Les confiseur་se་s sont donc aussi à démarcher.


Communiquer sur son carnaval

La communication doit débuter au moins un mois avant l’événement, surtout pour que les participant⋅e⋅s puissent pleinement s’y associer : fabrication des costumes, des décos pour les chars… Tout cela demande du temps.

Pourquoi ne pas organiser un concours d’affiches ? Une option qui a plusieurs avantages : d’une part, en lançant l’appel à la création artistique, vous faites déjà parler du carnaval plusieurs mois auparavant. D’autre part, cela vous permet une nouvelle fois d’associer le plus grand nombre d’étudiant⋅e⋅s à la préparation, donc de les investir et de les faire participer. 

Sur une telle manifestation, vous n’aurez aucun mal à obtenir quelques articles dans la presse locale et/ou universitaire. Un carnaval est un événement fédérateur, facilement relayé. Planifiez l’envoi d’un dossier de presse quelques semaines avant l’événement.

Pour en savoir plus, consulter la fiche “Communiquer sur son évènement auprès des médias et du public”.


Le Jour J

Si le carnaval c’est avant tout un défilé, il faut, comme pour n’importe quel cortège, penser à un lieu de rassemblement. L’idéal, quand il s’agit d’un carnaval étudiant, est de fixer rendez-vous aux participant⋅e⋅s là où ils se trouvent déjà, soit le campus.

LE DÉBUT DES FESTIVITÉS

Plus qu’un simple point de rendez-vous, le campus a tout intérêt à devenir un vaste terrain de jeux. C’est le début de la fête, c’est aussi le moment où l’on peut mettre la dernière touche à son costume. Ainsi, pensez à organiser des exhibitions et des performances proches de la symboliques du carnaval : arts de la rue, cirque… Quel meilleur moment de démonstration qu’un carnaval pour les cracheur⋅se⋅s de feu, jongleur⋅se⋅s et autres acrobates ?

Vous pouvez également mettre en place des stands de maquillage, voire de déguisement, pour les quelques distraits qui auraient oublié le jour J. 

Multipliez les activités : concours de déguisement avec défilé et gros paquet de bonbons à la clef, dégustation de crêpes, etc.

LE DÉFILÉ

La plupart du temps, il y a des chars durant les carnavals. Si vous souhaitez aussi en avoir vous pouvez en louer. Vient ensuite le moment de la décoration. Essayer de faire en sorte qu’elles soient rapides à poser, de façon à n’avoir qu’une seule journée de location à payer. 

Pour faire office de char, vous pouvez aussi tout aussi bien avoir recours à vieux tracteur avec une remorque fera l’affaire.

Si vous voulez mettre les petits plats dans les grands, vous pouvez opter pour un camion plate-forme qui se conduit avec un permis B. Mais vous pouvez également, et plus simplement, mettre à profit votre chère 4L. Il faut prévoir un minimum de 100 euros par véhicule loué, ce qui peut vite revenir cher. 

Enfin, l’élaboration de votre char peut être une belle occasion pour réaliser des éléments grâce à l’upcycling, en réutilisant et détournant des objets de récup’. Pour cela, vous trouverez de nombreuses idées et vidéos d’explication sur internet. Par exemple, l’association Les Accrochars partage sur son site les différentes étapes de construction des plus petits comme des plus grands de leurs chars.

LE TIMING 

Attention au parcours : faire se déplacer 5000 personnes, c’est long ! Pour un défilé de trois kilomètres, comptez au moins 2 heures. Surtout si des pauses sont prévues (par exemple, une minute de bruit au milieu du parcours).


Organiser l'après carnaval

PROPOSER UNE SOIRÉE DANS LES MURS OU HORS LES MURS 

Si vous le souhaitez, vous pouvez, à la fin du défilé, organiser une soirée. Pour cela, demandez une salle au sein de l’université ou passez par votre mairie. Dans l’idéal, il  faut que l’espace soit suffisamment grand pour accueillir tou⋅te⋅s les participant⋅e⋅s.En effet, si votre carnaval est une réussite le nombre de participant⋅e⋅s pourra facilement atteindre plusieurs milliers (le carnaval organisé par Lézardus rassemble chaque année environ 5000 étudiant⋅e⋅s de Caen !)

Une autre solution : si vos rapports ont été cordiaux et chaleureux lors de l’organisation, pourquoi ne pas demander à la mairie de mobiliser une rue de la ville durant la soirée. Il ne faut surtout pas négliger que votre manifestation donnera de la ville une image jeune et dynamique… La municipalité a intérêt autant que vous que ce rassemblement soit couronné de succès.

QUELQUES CONSEILS DE SÉCURITÉ 

Pour la soirée aussi, il est important d’être vigilant⋅e au niveau de la sécurité. 

Autre aspect à ne surtout pas omettre : le nettoyage. Les questions comment ? et par qui ? doivent être abordées au préalable et avec les services municipaux et avec les services universitaires. Prévoyez dans votre budget un service de nettoyage externe (et ça aussi, c’est un des postes les plus dispendieux d’un carnaval).

En conclusion, les carnavals restent une manifestation populaire et conviviale et qui attirent du monde dans un cadre festif. Ils ne se démodent pas. Le Carnaval de Paris  d’ores et déjà battu les pavés parisiens de la Porte de Bagnolet à l’Hôtel de Ville en passant par Gambetta, Belleville et République. Alors, à votre tour de jouer !


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