Organiser un événement inter-associatif

Fiche pratique

Pourquoi organiser un événement inter-associatif ? Donner plus d’ampleur à un projet, sensibiliser d’autres associations à votre démarche, mutualiser des compétences complémentaires, partager des savoirs, savoir-faire et savoir-être, accroître votre visibilité politique, formaliser et réaliser votre réseau, etc. Toutes ces raisons peuvent être de bonnes raisons d’organiser un événement inter-associatif. L’une des forces des associations étudiantes est qu’elles peuvent aisément s’allier et se regrouper autour d’un même projet. On vous donne ici quelques pistes.

S'unir autour d'un projet commun

Organiser un événement inter-associatif naît souvent d’une envie de s’unir autour d’un projet commun. 

LE REGROUPEMENT AUTOUR D’UN PROJET PRÉÉTABLI

Le projet commun peut se construire à partir d’une proposition émise par une association, souvent celle qui va solliciter d’autres associations pour les rallier à leur projet. Le projet peut être plus ou moins développé mais dans tous les cas le projet aura vocation à évoluer en fonction des attentes, besoins, forces et objectifs des autres associations. Le projet sera donc à construire collectivement. Deux éléments peuvent être utiles à avoir en tête : savoir expliquer l’idée et se découvrir autour d’une dynamique de travail.

LE REGROUPEMENT AUTOUR D’UN PROJET CO-CONSTRUIT 

La démarche est ici un peu différente, plusieurs associations se connaissent plus ou bien et ont des intérêts communs et souhaitent co-construire un projet de A à Z

Les liens tissés en amont vont fortement contribuer à la mise en place d’un événement commun. Notez que le regroupement initial autour d’un projet à co-construire nécessite souvent un ou plusieurs dénominateurs communs assez forts, parfois des valeurs ou des façons de faire et de travailler semblables,des problématiques partagées, etc. 

TROUVER DES PARTENAIRES

Dans les deux cas, il vous faudra solliciter et démarcher des partenaires. Vous pouvez pour cela consulter votre réseau, ou le tissu associatif de votre établissement. Si vous souhaitez agir avec des associations implantées sur un territoire plus large mais que vous ne les connaissez pas bien, vous pouvez en retrouver sur Le Quartier, la plateforme des associations étudiantes d’Animafac. Celle-ci contient un Annuaire des associations ainsi qu’un espace d’échange entre associations d’un même territoire !


Décider d'une structure

 

La mise en place d’un événement inter-associatif peut entraîner la formalisation juridique d’une structure sous forme d’association ou de collégiale d’associations ou bien ne pas être formalisé. 

LE COLLECTIF INFORMEL 

Le collectif informel ou association dite « de fait »  ou « non déclarée en préfecture ».est souvent une première forme naturelle de regroupement : « L’association, pour exister, n’a pas besoin d’être déclarée, cependant si elle ne l’est pas, elle ne jouit pas de la capacité juridique. Une association de fait peut percevoir des cotisations, mais elle ne peut recevoir de subventions publiques. Une association non déclarée peut ouvrir un compte de chèques postaux ou bancaires. Les représentants de cette association de fait auprès des organismes bancaires seront des personnes physiques.». 

Cela peut être une forme à adopter si votre projet n’a pas vocation à s’étendre sur le long terme, vous vous éviterez ainsi les formalités administratives de déclaration qui peuvent s’avérer fastidieuses. 

Néanmoins, notez que les partenaires publics et privés reconnaissent rarement l’association de fait : l’attribution d’une subvention nécessite une structure légale ou un arrangement contractuel entre les différentes parties prenantes. Enfin, dans le cas de l’organisation d’un événement inter-associatif porté par un collectif informel, les personnes physiques responsables légalement au sein des associations impliquées le sont aussi dans le cadre de la co-organisation. 

L’ASSOCIATION DÉCLARÉE

L’organisation d’un événement inter-associatif qui se pérennise peut nécessiter la création d’une association qui, dans ses statuts déposés en préfecture, représente le collectif d’associations Cela permet d’être mieux identifié⋅e⋅s par les partenaires que l’on démarche. Cela évite également qu’une seule association assume toutes les responsabilités légales. Le fait de rédiger les statuts et de formaliser le fonctionnement de l’association de clarifier les rôles et responsabilités de chacune des parties. 

L’ASSOCIATION COLLÉGIALE

Certains groupement d’associations peuvent se structurer en collégiale d’associations. Le dépôt d’un bureau avec un⋅e président⋅e, un⋅e trésorier⋅ère et un⋅e secrétaire est, dans les faits, la règle mais n’est pas obligatoire. 

C’est pourquoi les associatif⋅ve⋅s qui souhaitent davantage d’« horizontalité » au niveau du fonctionnement, peuvent décider d’un dépôt sous forme de collégiale d’associations. Cela signifie que tou⋅te⋅s les membres du conseil d’administration sont co-président⋅e⋅s de l’association.  Par exemple, dans l’article sur le conseil d’administration d’une association déposée en collégiale, on peut lire : « Tous les membres du conseil d’administration sont sur le même pied d’égalité : chacun des membres élu est ainsi co-président de l’association ». 

Ces formes de dépôt se multiplient et les fonctionnaires des préfectures sont à même de prêter des exemples de statuts. Il est toutefois conseillé, même si tou⋅te⋅s les membres sont co-président⋅e⋅s, de nommer un⋅e trésorier⋅ère, identifiable pour les institutions, et utile en cas de litige judiciaire.

Dans tous les cas, le bon fonctionnement du collectif dépend d’une coordination efficace, d’une bonne organisation interne et d’une implication équilibrée de chaque association.


Organiser les équipes

Pour mener votre événement inter-associatif, essayez d’organiser vos équipes. Car même avec un excellent travail de coordination, porter un événement collectif demande une implication supplémentaire par rapport à un projet associatif. L’idée est de réussir à trouver un fonctionnement équilibré et une bonne répartition des tâches pour que tout le monde assume des responsabilités équitablement. Bien évidemment, cet équilibre dépendra de la taille et du fonctionnement de chaque association (plus ou moins d’années d’expériences, plus ou moins de bénévoles, etc.). 

Essayez aussi de définir clairement les rôles de chaque association afin d’éviter au maximum les frustrations potentielles et parvenir à la réalisation de l’événement. Le point d’équilibre n’étant pas toujours facile à trouver, c’est avec la pratique que vous pourrez ajuster et impliquer au mieux chaque association. Si certain⋅e⋅s membres d’associations impliqué⋅e⋅s sur le projet collectif ont le sentiment de s’épuiser au travail au profit d’autres, c’est probablement qu’il y a un problème d’organisation : mauvaises répartitions des tâches, impossibilité pour une association de se libérer du temps et de l’énergie au-delà de son activité propre, etc. Il faudra donc ajuster votre organisation pour retrouver cet équilibre. 

Enfin, la réussite du projet dépend aussi de la capacité des associations de respecter la singularité de chacune tout en préservant l’unité du projet collectif. 


Définir des méthodes de travail

La méthodologie de projet pour un événement inter-associatif ne présente que peu de différence celle que vous utilisez pour vos propres projets associatifs. Ici, nous insisterons essentiellement sur les singularités du travail en coopération, les écueils à éviter.

Le collectif d’associations n’est pas l’agglomération ou la somme des différentes entités, il en est plutôt le produit, un organisme à part entière. En soi, son fonctionnement ne diffère pas de celle d’une association traditionnelle, sauf qu’il faut considérer dans l’organisation interne la rencontre des singularités de chacune des associations en plus de la gestion des ressources humaines et interpersonnelles. Tentez ainsi d’être les plus clair⋅e⋅s et transparent⋅e⋅s possible.

  • partage a minima des objectifs du projet ;
  • expression des motivations ;
  • rappel des thématiques de travail ;
  • listing des qualités et des compétences ;
  • prise en compte des disponibilités pour le collectif ;
  • mise en place de règles internes de fonctionnement ;
  • définition claire des postes ;
  • création d’outils collaboratifs en ligne et de gestion de projets

L’avantage d’une organisation inter-associative est la mutualisation des compétences et des réseaux propres à chaque association. Il faut cependant éviter de considérer que les associations se déterminent uniquement par les compétences qu’elles ont développées en évoluant autour d’une thématique spécifique. La construction inter-associative doit envisager la réciprocité. Envisagez le partage des savoirs, savoir-faire et même savoir-être par exemple si une association a plus de compétences en matières de recherches de partenaires, de rédaction de convention de partenariat, d’élaboration de dossier de présentation, de réalisation de budget prévisionnel, de gestion comptable ou en communication


Essayez enfin de faire des points réguliers afin que tout le monde sache comment cela avance de chaque côté, se donner de nouveaux objectifs si besoin, et se féliciter des tâches accomplies. Évitez ainsi de travailler de manière cloisonnée et tentez d’être dans la coopération permanente. 

Voilà tous les conseils qu’on pouvait vous donner, à vous de jouer !


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