Organiser un week-end d’intégration peut être un excellent moyen de faire naître des projets ambitieux, de préparer une relève efficace, le tout dans une ambiance conviviale. Aussi bien pour une association thématique que pour une association de filière, les premières activités de votre association déterminent souvent la qualité des rapports humains tout au long de l’année. L’organisation d’un week-end d’intégration bien pensé permet le déroulement de cette période dans les meilleures conditions. Voici ici quelques conseils pour le préparer. 

Préparer le week-end d'intégration

CONSTITUER UNE ÉQUIPE ORGANISATRICE

Première étape, évidente mais pas toujours facile : constituer une équipe solide qui prend en charge cette question. En fonction du week-end que vous voudrez organiser, elle aura plus ou moins de travail à fournir. Tout dépend des services rendus sur place par les responsables de la logistique du centre d’hébergement, ou encore des capacités de vos éventuel⋅le⋅s invité⋅e⋅s à animer une équipe.

CHOISIR LE LIEU

Il s’agit ensuite de choisir le lieu du week-end. Essayez de penser aux moindres détails : hébergement, restauration, présence de salles disponibles pour organiser des réunions, et en fonction des activités que vous souhaitez organiser pendant le week-end, des endroits pour réaliser des activités sportives ou culturelles et artistiques (concerts, spectacles, jam, etc.). 

Anticipez aussi les cas d’urgences : y-a-t-il une infirmerie, une pharmacie ou centre d’urgence à proximité ? De même, pour les courses, y-a-t-il un endroit pour faire ses emplettes ? 

Il donc plus que conseillé de se rendre sur les lieux pour un repérage en bonne et due forme avec visite de tous les recoins, chronométrages des trajets, normes de sécurité, etc. 

CHOISIR LE MODE DE TRANSPORT 

Prévoyez enfin le mode de transport. Plus vous serez près de établissement, moins cela sera cher. Toutefois,  votre week-end marquera peut-être davantage les mémoires avec un épique voyage en car qui vous amènera vers une destination de rêve. Dans tous les cas, le coût du voyage n’est jamais négligeable sur un week-end. Préoccupez-vous de cette question en avance, cela vous fera faire des économies. À vous ensuite de choisir l’option que vous préférez. 

Définir le programme

Une fois le lieu défini, il vous faudra décider du programme de votre week-end. Ici, tout dépend de vos envies, des activités de votre association, etc. Vous pouvez par exemple décider d’un week-end thématique qui permet de sensibiliser sur certaines questions comme l’écologie. Quelques associations ont l’habitude d’emmener certain⋅e⋅s de leurs profs quand leur  “week-end” dure 5 ou 6 jours, pour alterner détente et enseignements. 

Autres exemples d’activités : découverte de l’œnologie, de courses d’orientation – ciblées ou non sur le patrimoine régional, de diverses formes de jeux de rôle grandeur nature, de missions d’intérêt général comme le nettoyage d’une zone ou la participation à un chantier de fouille et/ou d’entretien, de spectacles culturels étudiants (concerts, matchs d’improvisation théâtrale…), etc.

Si votre association souhaite recruter beaucoup de personnes pour le renouvellement de vos membres, vous pouvez organiser des ateliers pour préparer les projets de l’année ou encore former les étudiant⋅e⋅s potentiellement intéressé⋅e⋅s pour intégrer votre équipe. C’est par ce type d’activités que vous pourrez au mieux organiser la relève.

Gérer les finances

BUDGETER

Une fois votre programme défini, il faudra réaliser un budget prévisionnel pour anticiper les coûts et recettes de votre week-end. Pour calculer les coûts, demandez des devis, faites jouer la concurrence (par exemple pour les transports et l’hébergement et l’alimentation). Pour trouver les fonds pour payer ses coûts, décidez ce que vous pouvez essayer d’obtenir en nature ou en argent. 

Une fois votre budget prévisionnel réalisé, deux options sont possible : être optimistes et maintenir votre programme et trouver les moyens tout financer. Ou bien, vous vous rendez compte que le programme est trop ambitieux et décidez de l’alléger un peu. 

RECHERCHER DES FINANCEMENTS 

Faites preuve de créativité dans la recherche de financement pour ce week-end d’intégration. En effet, même très modeste un week-end d’intégration atteint rapidement un budget conséquent. Gardez en tête d’ailleurs, que si vous souhaitez attirer un maximum de personnes, les prix doivent être attractifs. 

Vous pouvez rechercher des financements privés comme publics (monétaires ou en nature) en imaginant des partenariats adéquats : 

• Compagnies de location de cars, entreprises de distribution de boissons, centres d’hébergement peuvent peut-être vous aider en nature en vous fournissant directement le service besoin.
• Des sponsors pourraient être intéressés par les gains d’images auprès des étudiant⋅e⋅s.
• Des administrations qui ont pour mission d’aider aux initiatives étudiantes (FSDIE, CROUS)

S'assurer et être responsables

Une fois le lieu, la date et le programme définis, pensez à assurer votre week-end. En effet, étant l’organisateur⋅rice de cet évènement, tout acte dommageable pourra être retenu contre votre association. Mieux vaut ainsi anticiper et vous assurer. Prévoyez une assurance pour l’hébergement, le transport, et la vie sur place. Pour en savoir plus, consultez la fiche “les associations et l’assurance”.

Un conseil : évitez les week-ends de beuverie car cela peut malheureusement avoir des conséquences négatives pour vous mais aussi pour les autres. En effet, la consommation d’alcool peut être à l’origine d’accidents et de retombées sur l’association et ses dirigeant⋅e⋅s en cas d’accidents liés à la consommation excessive d’alcool (agression sexuelle, coma éthylique, mauvaise chute, etc.). Si certain⋅e⋅s sont véhiculé⋅e⋅s des risques d’accident de voiture peuvent survenir. Des détériorations du lieu peuvent arrivés et seront alors à votre charge.  Dans ces cas-là, les victimes pourraient se retourner contre vous et les dirigeant⋅e⋅s de votre association pour être tenu⋅e⋅s responsables. 

Pour vous faciliter la vie, vous pouvez aussi décider de simplement vendre des boissons non alcoolisées afin d’éviter toute complication.

Un dernier petit point, n’oubliez pas que, au-delà du fait que ce n’est certainement pas le moyen d’intégrer et de préparer l’année, le bizutage est interdit par la loi, donc surtout veillez à ce que la bienveillance soit au coeur de ce week-end. 

Communiquer sur votre WEI

Pour faire venir du monde à votre week-end d’intégration, encore faut-il que les personnes sachent qu’il a lieu. Il vous faudra donc communiquer un maximum sur sa tenue. 

Ici, nous parlerons en premier lieu de l’inscription à votre week-end. Ne lésinez pas sur la communication internet (réseaux sociaux, mailing dédiés), les affiches (à des endroits stratégiques) pour éviter de partir à dix quand toute une promotion aurait pu être intéressée.

Pour les associations qui ne sont pas de filières, un week-end d’intégration est toujours très bénéfique pour le développement de votre équipe, anticipez bien la communication pour que celles et ceux qui pourraient être intéressé⋅e⋅s participent à votre initiative.

Par ailleurs, il vous faudra aussi diriger votre communication en direction de (potentiel⋅le⋅s) partenaires. Ce week-end peut être mis en valeur auprès de structures pour les garder en tant que partenaire⋅s ou les convaincre d’en faire partie. Pourquoi ne pas les inviter à tout ou partie du week-end si cela ne dénature pas le bon déroulement des activités ? Vous pouvez par exemple leur proposer d’animer des temps ou des activités par exemple. 

Durant le week-end d'intégration

Le lieu vous attend, les activités sont prêtes, le(s) car(s) sont déjà plein(s).  Le travail commence. En effet, en fonction de votre programme et de votre équipe, les organisateur⋅rice⋅s seront probablement très sollicité⋅e⋅s.

Quelques conseils pour tenir le choc et profiter pleinement du week-end :

• Formez une équipe large, en associant des nouveaux⋅elles bénévoles que vous intégrerez d’autant mieux.
• Trouvez une forme agréable mais ferme de réveil pour que tout le monde participe aux activités prévues.
• Soyez visibles : si votre groupe est important, les menus problèmes seront inévitables et il faudra qu’on puisse vous trouver sans retard. Relayez-vous, il est impossible de faire trois nuits blanches de suite et les organisateur⋅rice⋅s aussi (et surtout) doivent se lever le matin.
• Ayez toujours un temps d’avance pour trouver une solution si un⋅e partenaire vous fait faux bond, un⋅e invité⋅e vous fait défaut, des intempéries empêchent ce qui était prévu.

Bien pensée et bien menée, l’organisation d’un week-end d’intégration vous permettra de remettre en route votre association sans même attendre la rentrée universitaire qui a parfois lieu bien tard dans l’année. Un week-end intelligent permettra de se connaître, de s’amuser et potentiellement de coopérer et de travailler ensemble. Et, au final, de garder d’excellents souvenir des premiers pas associatifs des un⋅e⋅s et des autres. 

Après le WEI

Quand vous retournez sur votre campus, diffusez (avec l’autorisation des participant⋅e⋅s) des photos du séjour, révélant les activités, les bonnes énergies, etc. 

Cela prolongera le week-end et l’esprit de communauté. Les partenaires pourront également être impressionné⋅e⋅s par la densité du programme réalisé et le dynamisme de votre association et pourront éventuellement soutenir pour le reste de l’année ou pour une prochaine édition. 

Enfin, n’hésitez pas à recontacter les participant⋅e⋅s pour les remercier et commencer votre nouvelle vague de recrutement.