Des outils numériques pour structurer son projet associatif

Fiche pratique

Structurer ou gérer son projet c’est planifier l’exécution de celui-ci en fonction d’un objectif fixé, d’une date et de ressources. Deux variables sont à prendre en compte : la gestion du temps et les ressources disponibles. Elles pourront être intégrées à une méthodologie de projet. En effet, réaliser un projet associatif comporte quelques contraintes comme devoir organiser son travail en fonction des bénévoles par exemple. Vous pourrez mettre en place des solutions, comme des outils web, pour favoriser l’autonomie et la collaboration asynchrone.

Les différentes étapes de la gestion de votre projet

DÉFINIR LA VISION DE VOTRE PROJET 

Cette première partie du travail est fondamentale. Définir la vision de votre projet influencera sur le déroulement global de votre projet ainsi que sur le choix de vos outils numériques. Ce travail sollicitant l’intelligence collective pourra vous aider à projeter dans l’avenir et imaginer ensemble ce que sera votre association dans plusieurs années. Parallèlement, vous aurez l’occasion de réfléchir ensemble aux valeurs que vous véhiculerez. 

Pour répondre aux besoins de cette première phase de brainstorming collaboratif, vous pouvez vous diriger dans un premier temps vers des outils qui favorisent la créativité et l’écriture collaborative :

  • Des outils d’écriture collaborative linéaire 

Les pads :  documents éditables en temps réel. Il suffit généralement d’avoir l’adresse à laquelle il est accessible pour pouvoir l’éditer. Il se présente comme un outil de traitement de texte simplifié, avec des options de mise en page basiques (gras, italique, alignement, etc.). Il suffit de taper du texte dans le document pour que les modifications soient automatiquement enregistrées. Afin d’identifier facilement chaque auteur·rice, on se voit attribuer une couleur et le texte est automatiquement surligné de la couleur correspondant à son auteur·rice. Ils seront typiquement utilisés pour :

  • des compte-rendus de réunions
  • des brouillons de documents qui seront ensuite mis au propre ailleurs
  • la relecture rapide d’un document

La facilité de création d’un pad fait qu’il est très simple de créer un document puis de l’envoyer à ses bénévoles pour qu’ils ou elles l’éditent et/ou le relisent. Bien que les pads soient particulièrement utiles à distance, ils ont également leur intérêt en présentiel. Ainsi, il n’est pas rare de voir des associatif·ve·s prendre collectivement des notes sur un pad lors d’une réunion physique. Vous pouvez pour cela utiliser un logiciel comme Framapad (logiciel libre) ou encore Google Drive.

  • Des outils d’écriture collaborative non-linéaire 

Des cartes mentales : ce sont des diagrammes reproduisant visuellement le fonctionnement de la pensée. Ce schéma permet de mettre en lumière les différentes associations d’idées et d’informations (ou liens) que réalise notre cerveau par rapport à un concept initial sous forme d’une arborescence : 

  • Elles vous servent à organiser vos idées de façon schématique.
  • Elles vous aident à démêler la complexité.
  • Elle vous aident à visualiser une réflexion dans sa globalité. 
  • Elles développent votre mémorisation, votre compréhension, votre réflexion.

Des outils comme  Framindmap ou Xmind peuvent vous être utiles. 

Une fois que vous avez arrêté votre projet et l’identité de votre association, vous pouvez commencer à organiser son activité. 

LA PLANIFICATION

Cette étape vous apportera une vision opérationnelle, c’est-à-dire qu’elle vous donnera des clés pour agir sur une période donnée afin de réaliser votre projet. Pendant cette phase de travail vous identifierez collectivement des objectifs clairs et réalisables, déciderez des actions à entreprendre, évaluerez les ressources à mobiliser, définirez les rôles et procéderez à l’attribution des tâches. Pour vous y aider, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs méthodes et outils de gestion de projet. 

Dans ce domaine, il existe plusieurs écoles : l’école dite classique de gestion de projets qui promeut l’usage des « diagrammes de Gantt » et la « méthode Agile ». Bien qu’elles soient fondamentalement opposées, les deux ne sont pas incompatibles. On vous explique. 

  • LE DIAGRAMME DE GANTT

Ce diagramme permet un découpage séquentiel du projet par tâches et par jalons sur une durée a priori non réversible. Chaque tâche se voit attribuée une durée et une (ou des) personne(s) référente(s). Cette méthode promeut une vision de gestion des tâches dite « en cascade » l’une après l’autre. Théoriquement, selon ce modèle, on ne peut revenir en arrière, ni avancer tant que la tâche précédente n’a pas été accomplie. Elle correspond rarement à la réalité complexe de la gestion de projets dans la mesure où au fur et à mesure de l’avancement d’un projet, il est classique de faire face à l’émergence de problématiques et d’obstacles divers et inattendus qui remettent en question tout ou partie du projet.

Toutefois, le diagramme est un excellent document d’amorce d’un projet permettant de fixer des objectifs dans le temps et une dynamique de travail prévisionnelle. Et même s’il est imparfait, si que vous avez besoin de le modifier,  de le faire évoluer au gré de l’évolution du projet, il fixe une base de départ commune à toutes les parties prenantes et permet d’organiser à minima vos projets.

  • LA MÉTHODE « AGILE »

La méthode agile quant à elle promeut une vision souple, fondée sur de la régularité et la répétition (pour ensuite passer à l’échelon suivant) de la gestion de projets. Le découpage du projet se fait sur livrables, la base étant la production d’un « produit minimum viable », appellation générique qui vaut aussi bien pour le design d’un service que d’un produit. C’est une première version, simple, essentielle, que l’on teste auprès de son public. Si celle-ci rencontre une large adhésion, on poursuit la trajectoire entamée et on agrémente au fur et à mesure de nouvelles offres, fonctionnalités ou modules. Si la version initiale proposée n’est pas adaptée, on retravaille sa proposition et on repart jusqu’à ce que l’on trouve la bonne formule.

La communauté à laquelle est destinée le projet associatif est appelée à donner son avis et participe donc aussi à l’élaboration des projets associatifs. L’avantage de ce genre de démarche est la souplesse qu’elle permet, la possibilité d’ajuster son projet au gré de son développement et de répondre au changement sans avoir à le remettre en question intégralement.

Bien entendu, ces deux modèles proposés ne sont que des modèles théorisés pour vous aider dans la pratique à gérer votre projet. Vous pouvez les utiliser à votre sauce, en les combinant ou en les adaptant à votre rythme de travail, votre organisation, votre équipe, votre projet etc. 


Coordination, suivi et concrétisation du projet

La mise en place d’un système de coordination des tâches et de suivi vous aidera à la bonne concrétisation du projet. Au cours de cette phase vous pourrez suivre l’évolution du travail, encourager l’investissement collectif et faciliter l’implication de tou·te·s. Il vous faudra organiser des points réguliers sur l’avancement individuel et collectif, questionner vos méthodes de travail et dresser un bilan. Il existe de nombreux outils pour répondre aux besoins de cette troisième phase de travail. Les méthodes que nous allons aborder seront dans l’ensemble des méthodes dites agiles. 

  • SCRUM

Cette méthode s’appuie sur le découpage de travail en séquences temporelles, de quelques heures à plusieurs semaines appelées « sprint ». Chaque nouveau développement de service ou de fonctionnalité fait l’objet d’un sprint durant lequel une équipe pluridisciplinaire dédiée se concentre exclusivement sur la réalisation de celui-ci. On peut assimiler les sprints à des sortes de « mini-projets » en soi. Méthode extrêmement efficace qui permet de rentrer tout de suite dans le « faire » du projet de façon collaborative et d’évoluer rapidement.

  • KANBAN

Cette méthode s’appuie sur le découpage du travail selon sa progression, et la mise en place d’un tableau contenant trois verticales ou plus, par exemple: « à faire » , « en cours », « fait » ou « en attente », « en développement », « en test », « implémentation ».

Chaque nouvelle tâche à exécuter est renseignée sur une carte ou un post-it, placé dans la colonne correspondante. Un nombre maximum de tâches par colonne est prédéfini par l’équipe. Le but est d’assurer un bon rythme de travail, fluidifier les process, et limiter les effets de stagnation. Cette méthode représente un excellent moyen de s’assurer de la bonne fluidité des process et de repérer les points bloquants.

Encore une fois, les méthodes Scrum & Kanban ne sont pas exclusives. La combinaison des deux permet d’assurer un travail collaboratif exigeant et efficace, la méthode hybride s’appelle Scrumban !

  • LIBRE

Et si vous préférez vous pouvez bien entendu ne suivre aucun des grands courants de gestion de projet ou une méthodologie spécifique. Vous pouvez créer vos propres process en vous servant d’une variété d’outils en ligne pour travailler en équipe et organiser votre projet : agenda, liste de tâches, outils de brainstorming et de communication divers : forum, messagerie et communication instantanée. La façon dont vous allez agir est définie en concertation par l’ensemble des membres et la définition des rôles se rapporte au mode de gouvernance choisi par votre association.


Les outils numériques de gestion de projet

LES AGENDAS PARTAGÉS

Afin de vous organiser au sein de votre association, vous aurez généralement besoin de centraliser au sein d’un seul agenda les événements de votre association, les rendez-vous avec des partenaires, les dates limites de rendu de dossiers, etc. Cela vous permettra de vous assurer que l’ensemble de vos membres ont accès à ces informations.

FRAMAGENDA est un logiciel libre et gratuit qui vous permet de créer et gérer un agenda partagé facilement. Vous pouvez l’utiliser et le synchroniser entre vos ordinateurs, téléphones et tablettes etc. Vous pourrez y noter le calendrier des réunions, des CA, ou des grands rendez-vous (AG, événements organisés par l’association ou ses partenaires…).

GOOGLE AGENDA est un agenda, qui, grâce à de multiples fonctionnalités, vous permet de partager votre agenda associatif avec tou·te·s les membres concerné·e·s. Tout comme Framagenda vous pourrez y noter toutes informations utiles. Il peut également vous servir de pense-bête pour toute la logistique de vos événements. Son accès peut être réservé ou ouvert à tou·te·s les membres. Et si tout le monde veut se créer son propre agenda, chacun·e peut ensuite choisir de le partager, et ainsi informer chacun·e de ses disponibilités.

TOGGL PLAN est un outil de partage de rétro-planning. Vous pouvez y construire un planning intégrant les différentes personnes travaillant sur un projet. Chaque ligne du planning correspond à une personne et vous pouvez y ajouter les tâches que devra réaliser cette personne, ainsi que les dates limites importantes pour le projet. Vous aurez ainsi une vision globale de vos activités. L’outil peut être utilisé à plusieurs simultanément, afin que chacun·e remplisse les tâches qui le·la concerne. Cependant la version gratuite est limitée à 5 utilisateur·rice·s par projet.

LES OUTILS DE GESTION DES TÂCHES

Pour vous aider à organiser vos activités, vous pouvez commencer par les diviser en un ensemble de tâches. Ces outils vous permettent de lister vos tâches et de suivre leur avancement.

FRAMABOARD est un logiciel porté par l’association Framasoft. Il est entièrement libre et gratuit. Il permet de suivre et gérer les tâches attribuées à chacune des personnes participant au projet. Il possède une fonctionnalité bien pratique : l’affichage de vos tâches sous forme d’un diagramme de Gantt. 

TRELLO est outil de gestion et de suivi de tâches gratuit. Il permet à la fois une l’organisation personnelle (ce que chaque personne doit faire) ainsi qu’une organisation collective de votre association dans son ensemble (comment avance le projet). Il est constitué de trois éléments : « à faire », « en cours » « fait ». Vous pouvez par exemple, organiser dans différents tableaux les tâches relatives à différents pôles (communication/partenariat/animation). Il permet donc d’assigner les tâches à chacun·e et de suivre leur avancement grâce aux deadlines et à la visualisation de celles-ci sous forme d’un calendrier. Sachez toutefois que cette plateforme est utile pour les petits projets ou des projets courts.  

Pour les outils suivants : est-ce qu’ils sont encore d’actu, testés, validés par vous ? 

ASANA : avec ce logiciel, vous pouvez lister les tâches de vos différents projets et les trier selon leur importance, leur date limite ou encore leur responsable. Chaque tâche possède un espace de discussion associé et il est également possible d’envoyer des messages et des documents aux autres membres du projet. Vous avez également la possibilité d’y configurer des alertes par e-mail afin de ne pas oublier les tâches importantes. Il est gratuit jusqu’à 15 utilisateur·rice·s.

BASECAMP est un outil relativement similaire à Asana mais qui possède en plus des fonctionnalités de rédaction collaborative similaires à Google Drive. Il peut donc être utilisé pour rédiger à plusieurs des documents relatifs à chaque projet. Basecamp est un service payant, mais il est gratuit pour les enseignant·e·s et les étudiant·e·s sous certaines conditions.

COLLABTIVE a été créé comme une alternative libre à Basecamp. Il permet de suivre l’état de chaque tâche et l’avancement général de chaque projet, ainsi que le nombre d’heure passées sur les différentes tâches. Il ne s’agit pas d’un service en ligne, mais d’un logiciel que vous pouvez installer sur votre serveur.

  • LES GROUPWARE

Si votre association mène plusieurs projets complexes, il est possible que vous ressentiez le besoin de rassembler vos différents outils au même endroit. Ça tombe bien, il existe des groupwares, qui sont des logiciels rassemblant différents outils de gestion de projet et de travail collaboratif.

AGORA-PROJECT est un logiciel libre qui regroupe des outils de gestion des tâches, de partage de fichiers, de partage d’agenda et de discussion. Vous pouvez créer gratuitement un espace de travail sur le site officiel ou bien installer le logiciel sur votre propre serveur.

ONLYOFFICE est un service qui regroupe des outils de gestion de projets, de partage de documents, de gestion des factures et de gestion des e-mails. De plus, il permet de générer des diagrammes de Gantt ainsi que des rapports d’activité. Il existe un service en ligne qui est payant, ainsi qu’une version libre que vous pouvez installer sur votre serveur.

LES OUTILS DE GESTION D’ADHÉRENT·E·S

En plus des outils de gestion de projets, vous pourriez avoir besoin d’un outil pour gérer vos membres, surtout si votre association en a beaucoup. Ces outils permettent de lister l’ensemble de vos adhérent·e·s ainsi que leurs coordonnées et de voir si ils ou elles sont à jour sur leur cotisation.

GALETTE est un logiciel libre qui vous permet d’enregistrer des informations concernant l’ensemble de vos adhérent·e·s et de visualiser si ils ou elles doivent bientôt renouveler leur cotisation. Il permet également d’envoyer des messages de rappel aux adhérent·e·s qui oublieraient de payer leur cotisation.

DOLIBARR combine des fonctionnalités de gestion des adhérent·e·s avec des outils de gestion plus classique comme le suivi des factures ou des notes de frais.

CiviCRM est un outil qui a été conçu spécialement pour les besoins des ONG. Il mélange des fonctions de gestion des adhésions avec des outils de mailing permettant de communiquer envers ses adhérent·e·s. Il est donc particulièrement utile pour les associations comptant beaucoup de membres.

Vous avez ainsi pu (re)découvrir toutes sortes d’outils pour vous aider à structurer votre projet associatif au moment de sa création, mais aussi pour suivre son avancement et  vous adapter à ses évolutions. À vous maintenant de décider ceux qui pourraient vous être utiles, ou pas. Ce ne sont que des propositions, car bien entendu tout dépendra de la taille de votre structure, de vos équipes, de vos projets, et de vos façons de travailler. Restez donc souples et flexibles. Il est parfois contre-productif d’investir du temps et de l’énergie dans la mise en place d’outils qui ne seront pas utilisés par votre équipe. 

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