Des outils web pour travailler en équipe

Fiche pratique

Qui n’a jamais craint de voir son projet associatif finir aux oubliettes, faute de temps et d’échanges suffisants entre les membres de l’association ? En effet, il n’est pas toujours facile de se réunir entre les cours et les petits boulots. Dès lors, comment faire aboutir ce projet de festival, d’épicerie sociale ou de journal étudiant imaginé entre potes ?  Heureusement, il existe plusieurs outils web pour travailler en équipe efficacement, à distance et à des moments différents, dont certains vous permettront d’animer des réunions en ligne. Nous avons choisi de vous présenter de grandes tendances assez complémentaires, de la plus accessible à la plus technique. Il vous reviendra ensuite de décider celles qui sont les plus pertinentes et adaptées à vos besoins. 


L'agenda

Parmi les outils web pour travailler en équipe et pour que tout le monde soit sur la même page, le premier outil qui vous sera utile est un agenda. Qui n’a jamais tenté de faire tenir dans un même agenda emploi du temps universitaire / loisirs et sorties / programme associatif…? Toutes vos tentatives ont été vaines et, entre un agenda lilliputien et un format A2 qui rentre à peine dans votre sac, les solutions intermédiaires satisfaisantes ne courent pas les rues. Désormais grâce aux outils numériques vous pouvez noter tous vos évènements sur des agendas en ligne collaboratif. 

FRAMAGENDA

Framagenda est un logiciel libre et gratuit qui vous permet de créer et gérer un agenda partagé facilement. Vous pouvez l’utiliser et le synchroniser entre vos ordinateurs, téléphones et tablettes etc. Vous pourrez y noter le calendrier des réunions, des CA, ou des grands rendez-vous (AG, événements organisés par l’association ou ses partenaires…).

GOOGLE AGENDA

Google Agenda est un agenda, qui, grâce à de multiples fonctionnalités, vous permet de partager votre agenda associatif avec tou·te·s les membres concerné·e·s. Tout comme Framagenda vous pourrez y noter toutes informations utiles. Il peut également vous servir de pense-bête pour toute la logistique de vos événements. Son accès peut être réservé ou ouvert à tou·te·s les membres. Et si tout le monde veut se créer son propre agenda, chacun·e peut ensuite choisir de le partager, et ainsi informer chacun·e de ses disponibilités.

À noter que grâce aux fonctions d’import et d’export, ces deux outils sont compatibles entre eux. Vous pouvez ainsi ajouter un Framagenda à votre Google Agenda ou l’inverse grâce aux liens caldav.


Le sondage

Maintenant que vous savez tout de vos agendas respectifs, comment choisir la date de votre prochaine réunion de bureau ? Vous ne parvenez pas à établir une date commune parce que vous vous êtes perdu·e·s dans vos échanges de mails. Et vous ne savez plus quelle date convient à tout le monde ou du moins à un maximum d’entre vous. Heureusement, il existe des outils permettant de récapituler les disponibilités des un·e·s et des autres pour ensuite fixer une date.

ANIMADATE

Animadate est un outil de sondage libre et gratuit inspiré du Framadate. Il vous permet de planifier un événement en trois étapes.  La création du sondage (titre, description), puis le choix des dates : vous pouvez saisir manuellement plusieurs jours et plusieurs créneaux horaires et enfin la confirmation qui vous donnera accès au lien de partage que vous pourrez envoyer aux personnes concernées. 

FRAMADATE

Framadate est, comme Animadate, un outil de sondage libre et gratuit. Il vous permet de planifier un événement, en trois étapes.  La création du sondage (titre, description), puis le choix des dates : vous pouvez saisir manuellement plusieurs jours et plusieurs créneaux horaires et enfin la confirmation qui vous donnera accès au lien de partage que vous pourrez envoyer aux personnes concernées. 


La gestion de projets

Maintenant que vous avez défini vos grandes dates dans votre agenda partagé, vous pouvez aller plus loin et commencer à utiliser des outils de gestion de projets. Ces derniers vous permettront de définir un agenda prévisionnel associé à différentes tâches à faire (ou faites).

FRAMABOARD

Framaboard est un logiciel porté par l’association Framasoft. Il est entièrement libre et gratuit. Il permet de suivre et gérer les tâches attribuées à chacune des personnes participant au projet. Il possède une fonctionnalité bien pratique : l’affichage de vos tâches sous forme d’un diagramme de Gantt. Notez cependant, que suite à l’opération Déframasoftisons internet, ce service fermera en 2021 mais il est proposé par d’autres hébergeur·se·s sur le site du collectif CHATONS.

TRELLO

Trello est outil de gestion et de suivi de tâches gratuit. Il permet à la fois une organisation personnelle (ce que chaque personne doit faire) ainsi qu’une organisation collective de votre association dans son ensemble (comment avance le projet). Il suit la méthode appelée Kaban, qui s’articule autour de trois éléments : « à faire », « en cours » « fait ». Vous pouvez par exemple, organiser dans différents tableaux les tâches relatives à différents pôles (communication/partenariat/animation). Il permet donc d’assigner les tâches à chacun·e et de suivre leur avancement grâce aux deadlines et à la visualisation de celles-ci sous forme d’un calendrier. Sachez toutefois que cette plateforme est utile pour les petits projets ou des projets courts. 

La visioconférence

Si elle ne date pas d’hier, notamment dans les grandes entreprises internationales, la visioconférence s’est développée à de nombreuses organisations dont les associations. C’est un bon moyen pour converser à plusieurs afin de faire avancer les projets de l’association, le tout tranquillement installé·e à siroter un thé au fond de son canapé. 

FRAMATALK

Framatalk est un outil de visioconférence libre et gratuit qui fonctionne directement dans votre navigateur internet. Il n’y a rien à installer sur votre ordinateur, ni de compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager le lien URL avec les personnes que vous souhaitez inviter. Attention cependant, les performances peuvent rapidement se dégrader s’il y a beaucoup de personnes dans la même conversation. Son avantage : étant un outil libre, vous ne risquez pas la diffusion non-autorisée de vos données personnelles. 

Pour en savoir plus sur tous les outils de visioconférence consultez la fiche pratique « Animer une réunion en ligne ». 

L'écriture collaborative

LES PADS

Un pad est un document éditable en temps réel. Il suffit généralement d’avoir l’adresse à laquelle il est accessible pour pouvoir l’éditer. Il se présente comme un outil de traitement de texte simplifié, avec des options de mise en page basiques (gras, italique, alignement, etc.). Il suffit de taper du texte dans le document pour que les modifications soient automatiquement enregistrées. Afin d’identifier facilement chaque auteur·rice, on se voit attribuer une couleur et le texte est automatiquement surligné de la couleur correspondant à son auteur·rice.

Les pads sont particulièrement utiles pour la collaboration à distance sur des textes devant être rédigés rapidement. Ils seront typiquement utilisés pour :

  • Des compte-rendus de réunions
  • Des brouillons de documents qui seront ensuite mis au propre ailleurs
  • La relecture rapide d’un document

La facilité de création d’un pad fait qu’il est très simple de créer un document puis de l’envoyer à ses bénévoles pour qu’ils ou elles l’éditent et/ou le relisent. Bien que les pads soient particulièrement utiles à distance, ils ont également leur intérêt en présentiel. Ainsi, il n’est pas rare de voir des associatif·ve·s prendre collectivement des notes sur un pad lors d’une réunion physique. Vous pouvez pour cela utiliser un logiciel comme Framapad (logiciel libre) ou encore Google Drive (souvent plus connu et mieux maîtrisé)


Les documents et dossiers partagés

Imaginez : votre association se propose de rédiger, avec votre université, une charte relative au tri des déchets sur le campus. Plusieurs personnes voudront mettre leur patte à cette charte mais vous n’avez ni les mêmes emplois du temps, ni l’occasion de travailler ensemble. Alors comment faire ? Pas de panique, la meilleure des solutions est le document partagé. Il s’agit d’un outil qui permettra une rédaction participative en direct et en simultanée mais également en décalé. Rapide, efficace, à deux voire trois contributeur·rice·s, l’interactivité reste constructive. 

Concrètement, chacun·e aura sa propre couleur qui apparaîtra sur le document partagé. Sur le pad, chacun·e note simultanément ses idées, les informations quantitatives et qualitatives dont il ou elle dispose et le dossier avance à vitesse grand V. Finalement, vous obtenez un patchwork assez réussi et fidèle à votre projet collectif. Il ne vous restera plus qu’à désigner un·e bon·ne secrétaire de rédaction pour remettre le dossier en forme, dans une police classique et harmoniser vos diverses remarques et commentaires.

De nombreux outils de partage de documents existent, en voici quelques exemples.

FRAMADRIVE

Framadrive repose sur le logiciel libre Nextcloud. Les données sont hébergées sur les serveurs de Framasoft et permet de stocker et partager ses fichiers. 

NEXTCLOUD

Nextcloud est une alternative libre à Dropbox et s

DROPBOX

Dropbox est un service de partage de fichiers qui permet des synchroniser des dossiers entre plusieurs ordinateurs. Cela permet d’avoir exactement la même version des documents chez chaque membre d’un groupe. Si une personne modifie un des documents, les modifications sont immédiatement répercutées chez les autres. Ce genre de système est donc particulièrement utile pour partager des documents au sein de votre association. Il suffit de créer un dossier partagé dans lequel chaque bénévole stock ses documents relatifs à l’association et chaque autre bénévole peut ainsi y accéder.

GOOGLE DRIVE

Google Drive est un service permettant de partager facilement des fichiers de traitement de texte ou de tableur et de les éditer directement en ligne. Il a donc la particularité d’être à la fois un service de partage de fichiers et un outil d’édition collaboratif. Le service est gratuit mais il vous faudra obligatoirement un compte Google pour l’utiliser. Il existe une interface web (avec un outil de rédaction ressemblant à un pad) ainsi qu’un logiciel à installer similaire à Dropbox. Vous pouvez également installer l’application mobile pour pouvoir accéder à vos documents en déplacement.


Le wiki

Pour faire simple, un wiki est un système d’édition collaborative dont l’exemple le plus célèbre est certainement l’encyclopédie Wikipédia. Facilement accessible en téléchargement sur Internet, ce logiciel permet de créer un site dont les pages web sont modifiables par tou·te·s les utilisateur·rice·s bénéficiant d’une autorisation.

Selon ce que vous voudrez en faire, les personnes visitant votre site pourront modifier toutes les pages ou seulement une partie d’entre elles, les pages restantes ne pouvant être modifiées que par vos bénévoles. En bref, vous pourrez gérer les accès de chaque personne à une des parties de votre wiki. Pensez ce site wiki comme un classeur. Chacun·e des utilisateur·rice·s pourra y insérer des pages, modifier leur contenu, les déplacer, etc. Les pages peuvent être multipliées selon l’évolution de votre projet associatif.

Un potentiel incroyable de création éditoriale s’offre alors à vous ! L’outil wiki, à la vulgarisation assez rapide, permet par exemple à une structure associative de mettre en place des archives efficaces, véritable mémoire de l’association (comptes-rendus d’AG, de CA, statuts associatifs, règlements, lettres types, annuaires, ressources diverses…).

Enfin, en plus des accès personnalisés à chacune des parties du wiki, ce dernier a une mémoire infaillible : dans ses entrailles, il garde un historique de chaque page, sauvegardant toutes les versions antérieures en cas de piratage et autre vandalisme.

Quelques outils wiki :

  • MediaWiki : le wiki utilisé pour Wikipedia
  • DokuWiki : assez simple et « graphique »
  • Wikini MST : développement de Wikini qui englobe toutes ses fonctionnalités et de très intéressantes améliorations (mise en page, fonctionnalités…)
  • Yeswiki : permet de créer aussi une ferme à wiki

Si cette fiche peut vous avoir sembler un peu longue et compliquée, c’est normal, cela fait beaucoup d’un coup. Commencez déjà par le commencement en vous concentrant sur un seul outil à la fois. Testez les différents outils et n’utilisez que ceux dont vous avez besoin. Il n’est pas nécessaire d’utiliser tous les outils, car cela dépend notamment de votre projet, de votre équipe, de votre motivation etc. Enfin, sachez qu’internet est toujours là pour vous aider et vous accompagner à utiliser ces outils. Soyez confiant·e·s, ces outils sont en réalité accessibles à tou·te·s. Il est maintenant temps de vous lancer ! 


Pour aller plus loin

Pour en savoir plus sur comment « collaborer grâce aux outils numériques » , vous pouvez consulter les fiches pratiques développées par HelloAsso dans le cadre du programme PANA (Point d’Appui au Numérique Associatif).

Pour vous accompagner dans l’adoption de certains outils numériques, consulter la fiche suivante :  « 5 étapes pour intégrer un outil numérique dans son association »

Et enfin, retrouvez un petit récapitulatif de cette fiche pratique en vidéo ici « Travailler ensemble avec des outils numériques » 


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