Passer le relais à de nouveaux·lles bénévoles

Fiche pratique

On l’entend répéter trop souvent : les associations étudiantes souffrent d’un turn-over permanent de leurs membres et il est souvent difficile de passer la main dans de bonnes conditions : aucune personne pour vous succéder, réunion de passation pas ou mal organisée… Vous avez pourtant travaillé dur et vous souhaitez que votre projet associatif perdure. Vous avez tout fait pour animer votre association et attirer de nouvelles recrues mais vous ne savez pas comment passer le le relais aux nouveauxlles bénévoles, voici nos conseils. 


Les enjeux de la transmission

RÉALITÉS ET CONTRAINTES D’UNE ASSOCIATION ÉTUDIANTE

Aussi dynamique et efficace qu’elle puisse être, une association étudiante a une contrainte : ses adhérent·e·s ne restent pas longtemps. En moyenne, un·e responsable d’association est actif·ve pendant deux ans. C’est beaucoup pour un·e étudiant·e mais c’est peu pour une association qui veut perdurer. L’objectif n’est pas de se lamenter sur cette situation, mais simplement de l’anticiper et de s’adapter pour que la mémoire et les méthodes de l’association se transmettent efficacement d’une équipe à l’autre. De plus, ce turn orver permet aussi d’apporter un souffle nouveau, de nouvelles idées, points de vue et personnalités. Cette succession de personnes peut faire évoluer l’association quand la passation est bien faite. C’est pourquoi, nous allon tenter ici de vous donner quelques conseils pour la réaliser au mieux. 

PASSER LE RELAIS, OUI ! MAIS POURQUOI ?

On pourrait être tenté·e de dire « repartons de zéro, ce qui compte c’est l’engagement des personnes qui feront vivre à leur manière la structure ». Oui, mais on accepte alors d’effacer la mémoire de l’association chaque année. On court le risque de décourager les nouvelles recrues qui peuvent se sentir débordées, sans ressources, et sans savoir par où commencer. C’est pourquoi il peut être utile de transmettre, dans la mesure du possible, un maximum d’informations, de méthodes, de savoir-faire etc. 

Concrètement, la transmission permet : 

  • D’assurer la pérennisation du projet que l’on a construit.
  • De rendre plus forte la nouvelle équipe pour qu’elle améliore encore les activités de l’association.
  • Attirer de nouveauxelles adhérent·e·s (qui apprécieront une structure où il·elle·s seront formé·e·s et qui sait déjà faire).
  • Obtenir bonne presse auprès des partenaires. Ils apprécieront que l’association se soucie de bien passer le relais d’une année sur l’autre.
  • Obtenir des subventions : elles sont plus facilement (ré)attribuer si les projets se répètent et que l’association est pérenne.


Préparer la transmission

ÉVALUEZ COLLECTIVEMENT VOS PROJETS

Avant de commencer à rédiger des bilans, il est toujours mieux d’obtenir un avis collectif de l’équipe qui a mené le projet pour ne rien oublier. Pour cela, deux méthodes possibles.

LE DÉBRIEF COLLECTIF

Il s’agit de réunir toutes les personnes qui ont fait vivre le projet. Pour qu’il soit efficace, prévoyez un ordre du jour afin que l’échange ne parte pas dans tous les sens ainsi qu’une personne chargée d’animer, de modérer et de répartir la parole. Rédigez également un compte-rendu que vous enverrez à tout le monde, il permettra d’alimenter un bilan plus formel.

LE QUESTIONNAIRE

Vous n’avez pas les moyens de rassembler l’ensemble de l’équipe ? Préparez en amont un questionnaire relatif au projet, que vous ferez suivre par mail aux membres de l’association qui y ont participé (à la fois au niveau de l’organisation mais aussi qui ont pu y assister) et faites une synthèse. Attention, cela prend plus de temps que de recueillir les avis le temps d’une réunion. Mais là aussi, pensez à rédiger un compte-rendu issu des réponses à votre questionnaire et transmettez-le à l’équipe.

Sachez que l’évaluation marche aussi pour le fonctionnement global de l’association. Vous pouvez ainsi envoyer une enquête de satisfaction à tou·te·s les adhérent·e·s en fin d’année universitaire. 

FAITES LES BILANS ÉCRITS DE L’ANNÉE PASSÉE

En plus des bilans par projets, il peut être utile de réaliser un bilan annuel.
Il s’alimente de comptes-rendus écrits tout au long de l’année. Vous pourrez ainsi vous appuyer sur différents types de documents :

  • les comptes rendus de vos réunions de préparation des différents projets : au-delà de permettre à l’équipe de suivre les avancées des actions au fur et à mesure, ils offriront aux personnes qui vous succèdent une trace écrite solide pour leur permettre de comprendre comment les choses ont été menées ;
  • les comptes rendus de vos réunions statutaires (conseil d’administration et bureau). Après chacune d’entre elles, il est indispensable de rédiger un procès-verbal, c’est-à-dire un document synthétique qui indique tout ce que le CA ou le bureau a acté pendant la réunion. Ces comptes rendus assurent la transparence des décisions prises par les instances. Ils seront très importants pour la future équipe car les orientations politiques d’un CA ou d’un bureau peuvent impacter les projets de l’association sur plusieurs années.
  • Les comptes rendus, bilans et enquêtes de satisfaction par projets : cela vous donnera des pistes sur ce qui a fonctionné, ce qui est à améliorer etc.
L’IMPORTANCE DES RAPPORTS ANNUELS

Les rapports moral, d’activité et financier doivent être présentés lors de l’Assemblée générale de l’association. Ils permettent d’informer, de présenter et de faire valider (ou non) par les adhérent·e·s les orientations à venir et les actions réalisées.

Le rapport moral est un bilan « politique » de l’année écoulée qui exprime les différentes orientations proposées par les dirigeant·e·s de l’association, soumises aux adhérent·e·s.

Le rapport d’activités quant à lui décrit les projets et actions menées tout au long de l’année, avec un regard critique et qualitatif sur le sujet. Ces rapports permettent ainsi aux adhérent·e·s d’avoir un regard d’ensemble sur les actions de l’association et offrent à vos successeurses un moyen de savoir vers quelles orientations se tourner pour l’année suivante.

Le rapport financier quant à lui récapitule les différentes dépenses réalisées lors de vos actions, pour le bon fonctionnement de l’association… et également vos recettes (subventions, dons, cotisations). Pensez bien à vérifier que vos comptes soient équilibrés, pour cela appuyez-vous de votre budget prévisionnel. En outre, le rapport d’activités, accompagné du rapport financier, permettent à vos financeur·se·s de savoir comment ont été utilisés les fonds reçus. Vous trouverez des exemples de rapports dans la partie vie statutaire de notre site.

DES FICHES PARTENAIRES

Vous avez sans doute eu l’occasion de développer plusieurs partenariats durant votre activité au sein de l’association : partenaires financierères, partenaires opérationnelles, partenaires médias, etc. Dans chaque structure qui a travaillé avec vous, il existe peut-être une personne en particulier (une personne « ressource ») qui connaît votre association et qui devra rencontrer la nouvelle équipe. Toutes ces raisons rendent nécessaire la rédaction de « fiches partenaires » (ou fichier presse) destinées à décrire les structures et présenter la personne à contacter en priorité dans chacune d’entre elles (avec ses coordonnées si besoin).


Organiser la passation

La passation ne s’organise pas au dernier moment. Il vous sera difficile de recruter des personnes  actives si vous n’avez pas réfléchi à la manière dont vous les impliquerez et si vous ne vous y êtes pas pris·e·s suffisamment à l’avance. Deux possibilités s’offrent à vous : soit vous décidez de confier plus de responsabilités aux personnes qui sont déjà membres de votre association et qui la connaisse a minima, soit vous vous décidez de recruter de nouvelles personnes pour leur confier des responsabilités plus ou moins importantes. 

VEILLEZ À L’IMPLICATION DE L’ENSEMBLE DES MEMBRES

Il peut être intéressant voire nécessaire, de donner un poids aux adhérent·e·s qui ne sont pas dans les instances de l’association. Parfois les jeunes étudiantes n’osent pas se lancer ou prendre des responsabilités. C’est normal ! Dans ce cas prendre le temps de les former, de les intégrer aux réunions de préparation, leur montrer comment faire telle ou telle chose. Les réunions de débrief à la fin de vos projets sont une occasion d’impliquer l’ensemble des bénévoles qui y ont œuvrés. Cela leur permet de participer à l’analyse critique de ce qui a été fait et donc, de tester leur intérêt pour l’association

Autre temps fort où vous pouvez impliquer l’ensemble de vos adhérent·e·s : l’assemblée générale. En amont, pensez à les consulter par exemple sur l’établissement de l’ordre du jour et à prendre en  compte leurs propositions. Ne rendez pas ce moment formel rébarbatif et incompréhensible pour les participant·e·s. La présentation des rapports annuels peut être attractive si, d’une part, vous soignez la présentation pour que tout le monde puisse les comprendre et, d’autre part, vous réservez quelques temps de la journée à des débats de fond sur les orientations politiques de l’association. Montrez à l’ensemble de vos adhérent·e·s que tout n’est pas « figé » et que chaque personne peut contribuer, d’une façon ou d’une autre, à l’évolution des projets. C’est une des prérogatives importantes de l’Assemblée générale que l’on a parfois du mal à préserver.

REPÉREZ VOS FUTUR·E·S BÉNÉVOLES

Les noms des personnes qui succéderont doivent être connus avant les vacances d’été si votre Assemblée générale a lieu à la rentrée. Mais faites attention à la fin d’année universitaire : durant la période d’examens, les étudiant·e·s sont beaucoup moins réceptif·ve·s et disponibles pour se projeter dans un engagement associatif. Soyez donc prévoyant·e·s et commencez votre campagne de recrutement plus tôt dans l’année, en mars ou en avril.
Alors oui, c’est difficile de se lancer alors que vous êtes encore en plein dans vos projets. Mais dites-vous que durant la période des examens, vous serez vous-mêmes peu disponible pour organiser votre passation !

LANCEZ-VOUS DANS LE RECRUTEMENT

INTÉGREZ DE NOUVEAUX·LLES MEMBRES…

Souvent, une association peut naître d’un groupe d’ami·e·s qui va la faire vivre sans forcément songer à la suite. Les fondateur·rice·s quitteront l’association à la fin de leur parcours universitaire par la force des choses, en même temps que leur statut d’étudiant. La longévité d’une association de ce type est alors compromise alors que les projets pourraient continuer à exister.

Il est donc important de songer, chaque année, à l’intégration de nouveaux et nouvelles membres. Mais pas n’importe comment : ces dernier·ère·s ne doivent pas jouer les seconds rôles, partagent pas leur connaissance du projet. Concrètement, cela signifie que les nouvelles recrues ne doivent pas seulement participer à la mise en œuvre des actions. Cela peut sembler évident, mais pensez-y, intégrez-les à l’élaboration, l’organisation de vos activités. 

Invitez-les à participer à vos réunions de préparations. Elles pourront voir comment vous fonctionnez, comment vous procédez, et dans quel ordre vous organisez vos activités. Avec ce savoir, elles se sentiront davantage les épaules pour prendre le relais ! Cela leur permettra aussi de mieux anticiper ce dans quoi elles s’engagent et de s’organiser puisqu’à côté elles auront leurs cours à suivre, peut-être un travail étudiant etc. Il faut donc qu’elles puissent se projeter dans ce qu’elles auront à faire et comment elles pourront le faire, et si elles l’ont déjà fait avec vous, ce sera déjà plus facile pour elles.

… ET DONNEZ-LEUR ENVIE D’ALLER PLUS LOIN

De plus, essayez de repérer qui aurait envie de prendre des responsabilités plus importantes. Ce seront sans doute ces mêmes personnes impliquées qui ressentiront le besoin de se présenter aux instances statutaires l’année d’après. Durant la période de recrutement, la priorité est souvent de repérer les futur·e·s élu·e·s au bureau et au conseil d’administration car les instances nécessitent une élection et donc, un calendrier statutaire strict.  

Mais attention, ce n’est pas parce que vous lancez officiellement une campagne de recrutement que les personnes iront d’elles-mêmes vous annoncer leur candidature. Certaines sont sans doute intéressées par le projet mais n’ont pas pensé qu’elles pourraient prétendre au CA (soit par timidité soit par crainte de ne pas avoir le temps). C’est à vous d’aller à la pêche de profils intéressants et de leur parler des responsabilités dont ilelles pourraient avoir la charge. Pour cela, n’hésitez pas à dire que vous êtes disponibles pour les former et leur montrer comment cela fonctionne, ce que cela implique etc.

Dernier point, tout au long de l’année, parlez de ce que vous faites, expliquez en quoi consiste votre rôle de président·e, de trésorier·e, de secrétaire, ou encore d’administrateur·rice. Bref soyez lela plus transparent·e possible. À la longue, vous sensibiliserez quelques adhérent·e·s à la difficile mais stimulante responsabilité d’élu·e·s !


La formation, au coeur d'une bonne transmission

AUTOUR DU « TEAM BUILDING »

C’est sûr, une journée de formations pour les nouvelles personnes élues et membres actif·ve·s leur sera plus profitable – et efficace – que la lecture d’un document exhaustif de l’historique de l’association et de ses projets. Au-delà de toutes les connaissances que vous pouvez transmettre, vous permettez aux « ancien·ne·s » de s’impliquer dans la passation et aux « nouveaux·lles » de se sentir intégré·e·s dans une nouvelle équipe.

Vous pouvez concocter un programme efficace, mêlant ateliers pratiques (sur la vie de l’association, ses projets, son fonctionnement) et moments plus informels avec des jeux de connaissances pour briser la glace entre les participantes.

TRANSMETTEZ LES INFORMATIONS

Voilà, votre nouvelle équipe est constituée. Elle a même été formée sur différentes dimensions de la vie de l’association. Reste à assurer l’un des aspects les plus importants de la passation : transmettre les informations d’ancien·ne·s à nouveaux et nouvelles élu·e·s. Car ce sont ces membres, maintenant, qui portent les responsabilités, et même si beaucoup d’aspects de vos anciennes fonctions vous paraissent évidents, ce qui peut vous pousser à ne pas les expliciter, ils le sont sûrement moins pour vos successeur·se·s. 

Notez que la transmission prend du temps, que votre association soit récente ou non.  Beaucoup d’informations sont accumulées au cours d’une année d’activités d’une association. C’est pourquoi, il faut que vous pensiez à le faire sur une période assez longue, et surtout il vous faudra répéter et éventuellement rester disponibles une fois parti·e·s pour accompagner, au moins au début, les personnes qui vous auront succédées. 

LE CALENDRIER DE L’ANNÉE

Avant le recrutement de la nouvelle équipe, il est toujours bon de sensibiliser vos potentiel·le·s successeur·ses·s aux temps forts de l’association. Ils et elles pourront ainsi se rendre compte plus facilement des tâches à effectuer durant l’année (d’où l’utilité de tenir un calendrier à jour). À partir de cette base, l’établissement d’un échéancier peut se révéler profitable, d’autant que votre expérience vous a procuré une vision à long terme du projet associatif.

LES INFORMATIONS TECHNIQUES

Il y en a tellement qu’il vaut mieux se répartir les tâches ! Ainsi, l’ancien·ne secrétaire pourra montrer aux nouvelles personnes les méthodes pour rédiger un procès-verbal, l’ancien·ne trésorier·ère présentera à son ou sa successeuse le modèle de budget prévisionnel utilisé, etc.

Pour des connaissances plus approfondies, comme la comptabilité par exemple, ne négligez pas une vraie formation poussée avec un tutoriel écrit en accompagnement.

Enfin, n’oubliez pas que les petites astuces pour communiquer en équipe (le partage de documents informatiques, notamment) sont simples à expliquer mais si vous pensez qu’elles devraient perdurer, encore faut-il les présenter.

LE FONCTIONNEMENT INTERNE : LA DIMENSION HUMAINE

Dans chaque structure qui possède un peu d’ancienneté, il existe une forme de culture associative qui lui est propre, qu’elle soit assumée ou inconsciente. Elle se ressent dans la manière dont communiquent les adhérent·e·s entre eux·elles ou dans la façon dont sont prises les décisions. Il s’agit de la dimension plus subjective du poste, où l’on tente d’expliquer à son ou sa successeuse les relations entre les personnes. Ne tombez pas forcément dans l’anecdotique (quoi que) mais soyez honnêtes sur la façon dont l’association a tendance à fonctionner, humainement parlant.


Pour une bonne transmission : archiver ses documents

Le classement rigoureux des documents écrits permettra à vos successeur·se·s de trouver tout ce dont ilelles ont et auront besoin. Mais cela doit être bien fait ! Une montagne d’archives papier ou un ordinateur très mal « rangé » n’aidera personne (au contraire, cela peut donner l’impression d’être face à une situation plus compliquée que s’il n’y avait rien du tout).

QUE FAUT-IL CONSERVER ?

Sachant que beaucoup de documents doivent être légalement conservés, c’est à vous de vous assurer qu’ils soient bien transmis à la nouvelle équipe, ainsi que les consignes relatives à leur classement.

Devront ainsi être conservés toute la durée de vie de votre association :

  • Les statuts et le règlement intérieur ;
  • Les coordonnées des membres élu·e·s ;
  • Les récépissés de déclaration et de modification en Préfecture (ou au Tribunal d’Instance pour l’Alsace et la Moselle) ;
  • L’extrait du Journal Officiel où a été publiée la déclaration de constitution de l’association
  • Les procès-verbaux des instances statutaires ;
  • Les baux, factures de travaux ou réparations importantes.

Les bulletins d’adhésion sont à conserver pendant trente ans. En effet, adhérer à une association revient à passer un contrat et ces bulletins peuvent constituer la preuve de l’appartenance à l’association en cas de litige.

Les documents à conserver pendant dix ans : les documents comptables et les pièces justificatives s’y rapportant (Article L.123-22 du Code du Commerce). Les documents à conserver pendant six ans : toutes les pièces comptables (les souches de billetterie, les factures de l’imprimerie…) et déclarations d’impôts.

Enfin, sont à conserver pendant cinq ans :

  • Le double des bulletins de paie ;
  • Les quittances de loyer ;
  • Les factures de gaz et d’électricité.

Pour le reste, il n’est pas utile de tout conserver. Vous allez accumuler tout au long de l’année une masse de données plus ou moins importante. C’est pourquoi il convient au fur et à mesure de les synthétiser et d’organiser leur rangement. Vous pouvez, par exemple, opter pour un classement en quatre grandes catégories :

  • Les documents relatifs au fonctionnement démocratique : les PV de réunions statutaires (AG, CA, Bureau). Classez-les ensemble par ordre chronologique ;
  • Les documents liés aux projets. Au-delà des comptes-rendus de réunions et des bilans, vous pouvez garder des archives qui illustrent le projet (annuaire des prestataires, organigramme de l’équipe d’organisation, feuille de route et rétroplanning, flyers et affiches liés au projet, etc.) Regroupez-les par projet et n’oubliez pas d’indiquer leur nom et leur date sur le dossier dédié ;
  • Les documents relatifs à la structure, son fonctionnement et son environnement. Cela peut-être un historique de l’association, la composition du dernier CA ou encore la description des partenaires ;
  • Enfin, les documents administratifs et financiers, où l’on centralise tout ce qu’il est obligatoire de conserver (cf. plus haut). Soyez rigoureuxses sur le classement et l’organisation visible de ces documents car vos successeurses doivent les retrouver facilement !

Simple mais efficace, pour tous vos documents numériques, n’hésitez pas à faire usage d’une clé USB de l’association ! Cela facilitera la communication des documents et seront plus faciles à trouver puisqu’au même endroit. Si vous avez utilisé des espaces de partages de documents en ligne de type drive pensez à les ranger et à les ordonner, à les archiver, éventuellement les renommer (attention toutefois à la pollution numérique). Dans les deux cas pour faciliter la navigation dans les différents dossiers, vous pouvez faire une note d’utilisation en expliquant dans quels dossiers se trouvent chaque document.

Enfin, pensez à communiquer aussi les identifiants des différents comptes (adresse mail, newsletter etc) 

ET ON Y PENSE TOUTE L’ANNÉE !

Classer et archiver ses documents au fur et à mesure présente au moins deux avantages : primo, il est très pénible d’organiser une session « archives » à la fin d’année lorsqu’on doit partir de zéro. De plus, à cette période, au début de l’été le plus souvent, les bénévoles ne sont plus là pour donner un coup de main. Mieux vaut donc avoir une base de documents déjà classés pour ne pas se retrouver submergées !

Secundo, un bon archivage des documents tout au long de l’année est aussi profitable à l’équipe en cours d’activité. Plus besoin de passer des heures à chercher le document qui contient l’information dont on a besoin !


Une fois parti·e·s

Voilà, la passation de pouvoir est effective, vous n’êtes plus en fonction. Vous ne savez pas comment vous positionner ? Le dilemme est en fait assez simple : il faut rester présent·e… sans l’être ! Les nouvelles personnes responsables doivent s’approprier leurs fonctions et trouver leurs repères pour assumer leurs rôles respectifs, mais vont peut-être avoir besoin de vous dans certains cas. 

Par ailleurs, faites très attention au sentiment d’intrusion que peut susciter une présence trop forte des anciennes qui expliquent aux à la nouvelle équipe comment elle doit faire. Mais soyez disponibles pour un conseil, un coup de main, de nouvelles informations à donner. C’est comme cela que les nouveaux et nouvelles membres reconnaîtront ce que vous avez apporté à l’association ! Vous pouvez enfin les orienter vers les personnes qui seraient encore présentes au sein de l’association, plus anciennes et qui peuvent continuer à leur transmettre des savoirs.

C’est maintenant à vous de voir quelle stratégie vous convient le mieux pour passer le relais à de nouveauxlles bénévoles car bien entendu tout dépend de vos envies, du l’importance du renouvellement de vos membres et de vos instances ainsi que de la taille de votre association. 


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