Rechercher et gérer des partenariats privés

Fiche pratique

Lorsque l’on est tous biens motivés et que le projet qui nous unit tient la route, reste tout de même à trouver les moyens financiers et matériels nécessaires à sa réalisation. A l’heure où les fonds publics se raréfient, il est plus que conseillé de diversifier ses sources de financement. Notez toutefois pour vous rassurer que les fonds privés ont le mérite d’être plus souples et diver­sifiés.Dans cette fiche pratique, il sera question d’identifier les types de partenariats possibles, de savoir les appréhender et de les préparer au mieux. Ensuite, ce sera à vous de jouer !


1. Définir le partenariat

Afin de savoir de quoi on parle, une petite mise au point s’impose. Il est important de verbaliser l’objectif de votre partenariat : voulez-vous acquérir de la notoriété ? Limiter vos coûts ? Trouver de nouveaux canaux de diffusion d’information…? Une fois que vous aurez clairement identifié ce que vous recherchez, il vous sera plus facile de définir la forme de partenariat qui vous convient. En effet, le terme « partenariat » peut recouvrir différentes réalités et formes de collaboration. Petit aperçu…

LE MÉCÉNAT

C’est le soutien sans contrepartie d’une entreprise à un projet d’in­térêt général. Autrement dit, l’entreprise ne peut pas attendre un retour d’image de l’association à qui elle apporte une aide, même si le mécénat valorise de fait son image institutionnelle. Une dé­fiscalisation de l’ordre de 60% peut être effectuée sur les dons réalisés par les entreprises dans la limite de 0,5% du chiffre d’af­faires annuel (pour les particuliers, la déduction fiscale est égale à 66 % du montant du don, et limitée à 20 % du revenu imposable).

Le mécénat peut par ailleurs prendre plusieurs formes : mécénat financier, en nature, ou encore mécénat de compétences (mise à disposition de personnel par l’entreprise). A vous de déterminer la forme qui vous convient le mieux en fonction de vos besoins. Enfin, ne négligez pas les PME (entreprises de moins de cent salariés) : contrairement à ce que l’on pourrait croire, elles constituent la majorité des entreprises mécènes !

LE SPONSORING

Au contraire du mécénat, le sponsoring est un acte publicitaire : l’association devient un outil de communication pour le sponsor, dont la démarche est clairement commerciale. En effet, les pu­blics que vous touchez par vos activités peuvent intéresser bon nombre d’entreprises, qui trouveront là un moyen facile de faire leur promotion. Notez bien qu’en cas de sponsoring, une contre­partie directe est attendue, en échange d’un apport matériel ou fi­nancier. Cette contrepartie se présente généralement sous forme de l’apposition d’un logo ou de la diffusion de supports de commu­nication mais ce n’est pas toujours suffisant. Il faut donc bien faire attention à la maîtrise de cette contrepartie.

Suivant le type d’interlocuteurs que vous voudrez solliciter (entreprise, groupe d’entreprises ou fondation d’entreprise) et la teneur de votre demande, vous pourrez ensuite affiner votre projet et le type de relation que vous recherchez.

Mais quel que soit le mode de relation envisagée, il est important de bien appréhender les contraintes qui en découlent. Par exemple, dans le cas d’un sponsoring, certains partenaires peuventdemander une exclusivité dans leur secteur d’activité. D’autrespeuvent aller jusqu’à s’octroyer un droit de regard sur les publications ou les projets de l’association, sous prétexte de vou­loir gérer leur image de marque. Quel que soit le mode de partena­riat choisi, il est important de rester vigilant afin de protéger son projet et l’intégrité de l’association.


2. Identifier les partenaires potentiels

CIBLER

Première entrée : de quoi avons-nous besoin ?

Une fois vos priorités listées, il vous sera plus facile d’identifier les entreprises les plus à même de répondre favorablement à votre sollicitation. En effet, différents prestataires de service peuvent se révéler des pistes intéressantes (et fructueuses) ! Ciblez ainsi les entreprises liées aux frais postaux si vous faites des envois en nombre de vos publications, celles liées aux frais de réception si vous organisez régulièrement des événements, ou encore celles agissant dans le domaine des charges énergétiques (chauffage, électricité…) pour votre local.

Deuxième entrée : votre thématique d’action

Il s’agit ici de trouver des entreprises qui travaillent dans le même secteur que vous. Si votre association cherche à sensibiliser au commerce équitable, un partenariat peut être envisagé avec une marque labellisée par exemple. Intéressez-vous également aux politiques développement durable et responsabilité sociale des entreprises. Celles-ci sont bien déterminées et facilement identifiables. Considérez ensuite la nature de ces partenaires potentiels : en­treprises mais aussi institutions de type fondations. Selon la nature de votre partenaire, la démarche ne sera pas tout à fait la même. Les fondations d’entreprise disposent la plupart du temps de procédures bien identifiées pour le dépôt des demandes : appels à projets, dossiers de candidature types…

Pour les entreprises, à vous d’identifier le bon interlocuteur, celui qui aura le pouvoir de mettre en place le partenariat que vous attendez. Le plus souvent, il se trouve au service marketing, mais ne vous précipitez pas, prenez le temps d’ « éplucher »l’organigramme de l’entreprise pour voir si un service partenariat n’existe pas. Utilisez votre réseau, les sites web des entreprises, le téléphone… Pensez également aux réseaux so­ciaux par Internet qui pourront parfois vous connecter aux personnes clés recherchées (Viadeo, Linkedin, 6nergies ou encore Copains d’Avant). Effectuez des recherches dans les annuaires professionnels (type pages jaunes, kompass, pages-pro…). Enfin, pensez aussi aux commerçants et petites entreprises de proxi­mité, forcément intéressés par une clientèle environnante.

N’hésitez pas à consulter aussi les sites www.admical.orgwww.fondations.orgwww.mecenova.org ou encore www.imsentreprendre.com qui recensent une grande partie des entreprises mécènes ainsi que leurs champs d’interventions.

VEILLER

Plus que tout, il s’agit de faire preuve de curiosité. Soyez attentif à ce qui se passe autour de vous : fréquentez les forums et les salons, les événements liés à votre thématique d’action qui se­ront autant d’occasions pour vous de rencontrer d’éventuels par­tenaires ; relevez les logos présents sur les outils de communi­cation de structures agissant dans votre domaine d’activité qui vous indiquerons le nom de partenaires à solliciter ; lisez la presse et surfez sur le web à la recherche de partenaires qui pourraient s’avérer sensibles à votre projet et à votre public. Vous pouvez d’ailleurs partir conquérant : le public jeune est en règle générale très courtisé par les sociétés et les institutions !

Ce ciblage et cette veille vous permettront de constituer au fil du temps une base de données informatisée et fiable. Vous aurez ainsi à disposition une liste de contacts à solliciter de façon appropriée. Pour chaque démarche effectuée, prenez des notes dans une colonne de suivi (appels, courriers envoyés, contenu des échanges…) afin d’éviter que plusieurs membres de l’asso n’harcèlent les mêmes partenaires, au risque de les décou­rager de travailler avec vous ! De plus, cette base de données vous sera précieuse dans les années à venir. Elle permettra de garantir la transmission des informations aux membres renouvelés de l’association.


3. Démarcher les partenaires

Soyons réalistes : vous êtes jeunes, et donc pas forcément pris au sérieux par les entreprises, qui par ailleurs n’y connaissent pas grand chose au monde associatif. Il va donc falloir agir en consé­quence et être « irréprochable »…

LE PREMIER CONTACT

Besoins listés ? Base de données OK ? Interlocuteurs précis identifiés ? Vous voici prêts pour la rédaction d’un premier courrier. Un mot d’ordre : personnalisez ! Montrez que vous avez pris le temps de connaître la structure et ses problé­matiques propres. Ce courrier concis constitue votre carte de visite et doit répondre aux questions suivantes : qui suis-je ? Pourquoi je vous écris ?

Il est donc nécessaire de bien avoir préparé votre argu­mentaire, notamment grâce aux recherches effectuées sur l’identité de ce partenaire. Votre lettre doit également re­prendre les éléments principaux du projet, sans oublier d’an­noncer le montant que vous demandez. Enfin, joignez-y un dossier de présentation ainsi que tout autre outil de commu­nication permettant de montrer vos réalisations.

Une semaine à dix jours après l’envoi de votre dossier, recontactez par téléphone les entreprises auxquelles le document a étéadressé. L’objectif de l’appel est triple : demander si le dossier est bien arrivé, recueillir l’avis et l’impression du partenaire sur le projet et obtenir un rendez-vous pour en discuter plus longuement avec lui. Si après de multiples appels vous sentez que l’on ne souhaite pas vous répondre, envoyer un « petit » courrier de remise en mé­moire puis après deux relances laissez tomber. En cas de refus, tâchez d’en connaître les raisons pour affiner votre approche la pro­chaine fois et restez en bons termes avec le partenaire sollicité.

LE RENDEZ-VOUS

Il s’agit de bien le préparer pour convaincre votre interlocuteur de son intérêt à travailler avec vous. Renseignez-vous sur l’en­treprise, comparez ses objectifs à vos besoins et imaginez une proposition de partenariat gagnant/gagnant. Votre proposition doit constituer un document de travail, un point d’appui pour la discussion, et aura le mérite de montrer à votre interlocuteur que vous tenez à formaliser ce partenariat. Rappelez-vous vos grands arguments clés : cible jeune, réactivité, nombre d’étu­diants touchés par votre action, présence sur le terrain. Ils joueront indubitablement en votre faveur ! Vous pouvez par exemple propo­ser un partenariat « gratuit », où un partenaire offre ses produits en échange de visibilité à travers vos actions.

Reprenons notre exemple sur le commerce équitable : vous pourrez facilement organiser des petits-déjeuners de sensibilisation à l’université par exemple, votre partenaire fournissant tout ou par­tie des produits alimentaires et pouvant profiter de vos événements éco-responsables pour tester ses nouveaux produits.

Le jour de votre rendez-vous, venez avec un dossier bien préparé. Le premier que vous avez envoyé par courrier ou par mail se sera peut-être égaré dans un bureau ; ne soyez donc pas avare d’un nouvel exemplaire qui fera sûrement la différence quant à la suite de votre démarche ! Agrémentez-le de visuels, éventuellement d’un press-book de vos précédentes activités, et de tout autre document qui permettra à votre interlocuteur de se faire une idée précise de la « personnalité » de votre structure et plus particulièrement du pro­jet pour lequel vous le sollicitez. Attention aussi à la tenue vestimen­taire : on n’y va pas en short, mais il n’est pas non plus nécessaire de sortir le costume cravate…

Lors de ce premier « face-à-face », deux questions se posent : « quoi vendre ? », mais surtout « à quel prix ? ». La pre­mière question trouve une réponse rapide : il va falloir vendre vos projets, dont il vous faudra prouver la pertinence, d’autant plus lorsque vous évoluez dans un environnement « jeune ».

La réponse à la deuxième question dépend de votre taille et de votre impact. Il n’existe pas de grille toute faite car chaque événement ou chaque association forme un cas particulier. Vous pouvez cependant vous renseigner auprès d’associations de même calibre que le vôtre afin de vous positionner quant à l’appui matériel ou financier qui peut raisonnablement être demandé.

Il s’agira aussi de rassurer votre interlocuteur en argumen­tant sur les avantages qu’il pourra retirer de ce partenariat. Des propositions concrètes lui permettront de valoriser ses produits, ses clients ou ses services. Prouvez-lui tout l’intérêt qu’il aura à fonctionner avec votre association. Vous pouvez même tenterde valoriser les retombées possibles qu’il peut attendre de votre collaboration. Il s’agit ici de le séduire et de susciter son intérêt sur des données objectives et quantifiables.

Dans le cas d’un festival que vous souhaitez organiser par exemple, il sera nécessaire de lui donner le nombre de per­sonnes attendues, le programme (avec des têtes d’affiche locales ou nationales), etc. Proposez un plan de réalisation précisant qui fait quoi, qui paie quoi, qui rédige le contrat, ou encore quels sont les droits et obligations de chacun, sans oublier un planning pour la mise en place du partenariat. Pour finir, résumez en fin de discussion les points sur lesquels vous vous êtes mis d’accord et les prochaines étapes prévues.

FORMALISER LES ENGAGEMENTS

Un engagement oral n’ayant aucune valeur et ne vous donnant au­cune garantie quant à l’engagement effectif de votre partenaire, adop­tez un certain formalisme dans votre démarche. Même si la signature d’un contrat n’est pas une obligation au regard des contributions parfois modeste des sponsors, demandez a mi­nima une lettre de confirmation à votre partenaire. Elle doit rappeler les grandes lignes de l’accord et stipuler les engagements de chacun.

Dès que les prestations deviennent conséquentes, signez une convention ou un contrat avec votre partenaire. Ce document doit mentionner : le projet concerné, sa ou ses dates de réalisation, les contreparties apportées par chacun, les engagements de chacune des parties, la durée du contrat et la signature de chaque partie. Ces documents seront la garantie de votre sérieux, ils décourageront les personnes qui manquent de rigueur et vous éviteront des ennuis avec les mauvais payeurs.

Pour vous aider dans la rédaction de cette convention, consultez la fiche pratique « Rédiger une convention de partena­riat », disponible sur le site d’Animafac.


4. Et après ?

Une semaine après la fin de votre événement ou votre projet, envoyez une lettre de remerciements, personnalisez-la, donnez des détails sur l’événement, mettez en valeur l’apport de l’entreprise et remer­ciez personnellement l’interlocuteur avec qui vous avez traité.Idéalement après deux ou trois semaines, envoyez un dossier plus conséquent avec photos, programme, critiques, coupures de presse… Joignez-y obligatoirement un bilan financier de votre projet. Maintenez également la relation sur le long terme pour fi­déliser vos partenaires : invitez-les à d’autres événements, orga­nisez des rendez-vous réguliers pour les informer de vos activi­tés, envoyez vos voeux pour la nouvelle année… Plein de petites marques d’attention à inventer pour pérenniser votre relation !