Kit de formation numérique

Kits de campagne

Les outils numériques peuvent vous aider à être plus efficaces dans vos projets associatifs, à condition de bien préparer vos bénévoles !

En effet, il faut prendre garde à ne pas créer une fracture au sein de l’association entre celles et ceux qui maîtrisent déjà les outils numériques et les autres.
C’est pour cela qu’on vous propose, en complément de notre guide Booster son association grâce aux outils numériques, ces trois trames de formation clefs en main afin de vous aider à former les membres de votre association.

Chaque trame permet de découvrir comment utiliser une sélection d’outils en ligne ainsi que des bonnes pratiques pour les mettre en place dans sa structure.

 

De nombreux outils en ligne permettent de rédiger des documents à plusieurs en simultané et à distance. Ils sont une opportunité pour les associations de coproduire des contenus entre bénévoles. Nous allons donc voir comment l’utilisation d’outils de travail collaboratif au sein d’une association ou d’un réseau peut permettre d’impliquer plus largement les bénévoles en les faisant participer plus activement au projet de l’association.

Objectifs :

  • Comprendre les enjeux du travail collaboratif
  • Découvrir des outils permettant de travailler à plusieurs
  • Échanger des bonnes pratiques

Matériel :

  • Ordinateur
  • Vidéo-projecteur

Déroulement de l’atelier de formation :

  1. Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ?
  2. Exemples d’outils
  3. Exemples d’utilisation et bonnes pratiques

Pourquoi travailler avec des outils numériques ? (5 minutes)

On fait face à deux problèmes récurrents dans les associations :

  • Les bénévoles ne sont pas toujours sur le même campus, voire dans la même ville
  • Ils et elles ont des emplois du temps différent

Face à ça, les outils numériques peuvent nous aider à :

  • Travailler à distance en simultané ;
  • Structurer le travail et le partage d’information entre les réunions.

👍 Le but n’est pas de remplacer toutes les réunions physiques par du travail à distance, mais de trouver un équilibre entre les deux afin de gagner en efficacité.

Travail collaboratif, kézako ? (5 minutes)

Quand on parle de travail collaboratif, on parle de tous les outils qui permettent de créer/modifier du contenu à plusieurs et à distance.

Ces outils partent du principe qu’à plusieurs on peut réaliser plus que la somme de nos compétences individuelles (ce qu’on appelle l’intelligence collective).

Est-ce que vous connaissez des projets collaboratifs ?
On peut demander aux participants s’ils connaissent des projets qui montrent que ce principe d’intelligence fonctionne, en impliquant de nombreuses personnes avec des méthodes collaboratives.Citer des projets connus comme Wikipédia, Firefox ou encore Framasoft permet de rendre le concept un peu plus concret.

Ce sont des méthodes qui sont appliquées à grande échelle par des projets collaboratifs comme Wikipédia, mais qui ont aussi une application concrète pour les associations, à une plus petite échelle, par exemple la rédaction d’un compte-rendu de réunion à plusieurs mains.

👍 En impliquant plus de personnes dans la rédaction, il y a une opportunité d’impliquer plus largement son équipe dans la réflexion et la mise en place de ses projets.

Faire une réunion à distance (10 minutes)

Les réunions restent encore un moyen privilégié pour faire un point sur l’avancée d’un projet avec l’ensemble de l’équipe.

Mais il n’est pas toujours possible de se réunir physiquement dans un même lieu, notamment si les personnes ne sont pas toutes dans la même ville. Cependant, vous pouvez organiser des réunions à distance en utilisant des outils de visioconférence.

⚠ Les réunions en ligne doivent être préparées en amont et avoir un ordre du jour précis.

Il faudra également rédiger un compte-rendu pour les personnes que ne peuvent pas assister à la réunion.

👍 Les réunions à distance sont une bonne occasion d’utiliser des outils collaboratifs pour la prise de notes.

Skype

Skype est probablement le logiciel de visioconférence le plus connu (au point qu’on entende parfois le néologisme se skyper). Le service de base est gratuit et permet de passer des appels audio ou vidéo à d’autres utilisateurs du logiciel, ainsi que de partager son écran.

⚠ Il faut obligatoirement se créer un compte et installer le logiciel sur son ordinateur ou son smartphone.

Framatalk

Framatalk est un outil de visioconférence libre qui fonctionne directement dans le navigateur.

Il n’y a rien à installer et pas de compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager son adresse avec les personnes que vous souhaitez inviter.

⚠ Les performances peuvent rapidement se dégrader s’il y a beaucoup de personnes dans la même conversation.

Démo de Framatalk

On peut montrer en direct l’utilisation de Framatalk :

  • Rendez-vous sur https://framatalk.org.
  • Créez une nouvelle discussion avec un nom facile à taper (e.g. test-afac)
  • Si les participants ont des des ordinateurs, proposez leur de rejoindre la discussion en allant sur https://framatalk.org/test-afac dans leur navigateur.

(Si les participants n’ont pas d’ordinateur, vous pouvez ouvrir la discussion dans une deuxième fenêtre de navigateur et parler avec vous-même.)

Vous pouvez ensuite montrer l’utilisation du chat :

  • Dans la barre de gauche, cliquez sur Ouvrir/fermer le chat.
  • Choisissez un pseudo.
  • Postez des messages dans le chat et montrez qu’ils apparaissent automatiquement chez tous les participants connectés.

Vous pouvez aussi expliquer à quoi serve les différents boutons de la barre du haut :

  • Muet/actif :
    Ça peut être utile de couper son pour ne pas embêter les autres avec des bruits de fond quand on ne parle pas.
  • Démarrer/arrêter la webcam :
    Couper la webcam permet d’utiliser moins de bande passante, c’est utile quand on est sur une connexion pas très rapide (3G notamment) et qu’on a pas forcément besoin de l’image.
  • Partager mon écran :
    Ça ne fonctionne malheureusement pas avec tous les navigateurs, mais c’est pratique pour montrer une manipulation en direct, surtout si vous faites de la formation à distance.

Exemple d’outils de travail collaboratif

On va maintenant voir quelques outils qui permettent de travailler à plusieurs de manière collaborative.

Quels outils sont utilisés dans l’association pour travailler à plusieurs ?
Vous pouvez demander aux participants s’ils utilisent déjà des outils pour rédiger des documents à plusieurs (souvent Google Drive). Cela permet de cerner un peu leurs pratiques et aussi de voir s’ils comprennent bien de quel type de logiciel on va parler.

Point logiciels libres (5 minutes)

Certains éditeurs de logiciels font le choix d’encourager explicitement tous ceux qui le souhaitent à réutiliser et modifier leur travail. On parle alors de logiciels libres, qui s’inscrivent dans une démarche de transparence visant à produire des outils plus éthiques que les logiciels commerciaux.
Ils ont généralement pour but de respecter les libertés des utilisateurs (en ne re-vendant pas les données personnelles, par exemple) et sont souvent développés par une communauté de bénévoles.

Plusieurs des outils présentés sont publiés par l’association Framasoft qui propose de nombreux outils libres et gratuits.

⚠ Il n’est évidemment pas interdit d’utiliser des logiciels commerciaux, mais les logiciels libres sont souvent plus proches des valeurs associatives.

Framapad, pour rédiger un document à plusieurs (15 minutes)

Certains outils proposent d’éditer à plusieurs un document en temps réel, permettant ainsi de co-produire le contenu.

Cela permet d’impliquer plus de personnes dans le processus de rédaction et de gagner en efficacité en se répartissant le travail

Un pad est un document éditable par tous ceux qui ont le lien.
L’interface ressemble à celle d’un traitement de texte, avec des options de mise en page basiques (gras, italique, alignement, etc.). Le document est automatiquement enregistré quand on écrit.

Son principal intérêt est qu’il est très facile de partager un document avec d’autres personnes (pas besoin de compte, il suffit de leur envoyer l’adresse du document pour qu’ils ou elles puissent y contribuer)

👍Cela permet d’en finir avec les versions consécutives d’un document qu’on se renvoie par mail.

Démo de Framapad

On peut montrer en direct l’utilisation de Framapad :

(Vous pouvez aussi préparer une URL raccourcie facile à recopier, par exemple http://afac.li/pad-test.)

Vous pouvez montrer le fonctionnement des éléments suivants :

  • Options de mise en forme :
    On peut utiliser la barre d’outils pour mettre le texte en gras, italique, etc. (exactement comme dans un traitement de texte).
  • Couleurs des utilisateurs :
    Le texte de chaque utilisateur est surligné dans une couleur différente, ce qui permet de voir rapidement qui a écrit quoi.
  • Historique :
    En cliquant sur le bouton Historique dynamique (icône d’horloge), vous pouvez consulter les anciennes versions du document, ce qui est particulièrement utile quand on a effacé quelque chose par erreur.
  • Chat intégré :
    En cliquant sur le bouton Chat (en bas à droite), il est possible d’envoyer des messages visibles par les autre rédacteurs. Ça ne remplace pas un vrai outil de discussion instantanée mais c’est utile pour des petites remarques sur le texte.

Les pads sont très utiles pour la collaboration à distance avec des délais courts :

  • Compte-rendus de réunions :
    On peut prendre les notes à plusieurs directement pendant la réunion. Ça permet aux participant.e.s d’être plus impliqués et surtout ça évite d’oublier des informations importantes.
  • Brouillons de documents :
    Si vous avez besoin de rédiger un document rapidement (un dossier de présentation de votre association, par exemple), vous pouvez gagner du temps en mettant collectivement les principales idées dans un pad et ensuite une personne pourra récupérer le pad et travailler sur une version au propre.
  • Relecture rapide :
    Si vous avez besoin que plusieurs personnes

⚠ Ce n’est pas parce que c’est un outil en ligne, qu’on ne peut pas l’utiliser en présentiel. On peut par exemple s’en servir pour prendre collectivement des notes lors d’une réunion physique.

Pour résumer les principaux avantages de Framapad :

  • Il n’y a pas de comptes à gérer.
  • Il ne demande pas de compétences techniques particulières.
  • Toutes les modifications se font en temps réel.

Il y a cependant des inconvénients :

  • Il n’existe pas de manière simple d’archiver/classer les documents.
  • Les pads sont effacés au bout d’un certain temps d’inactivité, ce n’est donc pas une manière pérenne de stocker des documents.

👍 Les pads sont idéals pour le travail synchrone (écriture en simultané).

⚠ L’outil seul ne suffit pas à révolutionner la manière de travailler. On peut utiliser Framapad et tout de même travailler à l’ancienne en se partageant le document en parties rédigées par des personnes différents.

Le choix d’un nouvel outil doit donc s’accompagner d’une réflexion sur la méthodologie.

Si vous avez besoin d’un tableur il existe également Framacalc, qui fonctionne sur le même principe que Framapad mais est similaire à Excel.

Exercice (20 minutes)

Exercice pratique sur un pad

Si les participants ont des ordinateurs, vous pouvez former des groupes de 7-8 personnes pour les faire travailler sur un pad.

Chaque groupe doit utiliser un pad pour rédiger une présentation d’une des associations du groupe.

Ils peuvent se répartir le travail comme ils le souhaitent mais l’objectif est que chaque personne ait au moins écrit une phrase.

Lors de la restitution, chaque groupe liste :

  • ce qu’ils ont trouvé de pratique par rapport au papier ;
  • ce qui a posé problème.

(Si vous n’avez pas assez d’ordinateurs pour tout le monde, vous pouvez faire travailler la moitié des groupes sur papier. Lors de la restitution, on peut comparer les manières de travailler.)

Outils de brainstorming (20 minutes)

En présentiel, vous pouvez brainstormer avec des post-its ou un tableau blanc.

Mais comment faire la même chose à distance ?

Stormboard

Stormboard reproduit le fonctionnement des post-its mais en ligne.

On a un espace vierge sur lequel on peut ajouter des post-its de différentes couleurs et les déplacer intuitivement à la souris. On peut partager son espace avec 4 autres personnes (dans la version gratuite).

Démo de Stormboard

Démo de Stormboard

On peut montrer en direct l’utilisation de Stormboard :

  • Rendez-vous sur https://stormboard.com/.
  • Créez un compte (ou connectez-vous si vous en avez déjà un).
  • Cliquez sur Create a Storm.

Vous pouvez ensuite montrer comment créer et manipuler des posts-its :

  • Double-cliquez quelque part sur l’espace de travail pour créer un post-it.
  • Cliquez sur les icônes de couleur en haut du post-it pour changer sa couleur.
  • Entrez du texte dans la fenêtre du post-it.
  • Cliquez sur Save.
  • Montrez qu’on peut déplacer le post-it facilement en le glissant avec la souris.

Vous pouvez aussi montrer comment partager votre board avec d’autres utilisateurs :

  • Cliquez sur Share (dans la barre du bas).
  • Copiez l’URL de partage que vous pourrez envoyer à d’autres collaborateurs.

Pour finir, si vous avez le temps, vous pouvez montrer quelques fonctionnalités supplémentaires :

  • Historique :
    Le bouton History (en haut à droite) permet de voir les dernières modifications effectuées et de restaurer un post-it supprimé.
  • Autres types de post-its :
    Lors de la création d’un post-it vous pouvez ajouter du texte, mais aussi une image, une vidéo ou un document externe.

Framindmap

Framindmap est un outil libre en ligne permettant de créer des cartes mentales.

Une carte mentale est un schéma sous forme d’arbre permettant de représenter de manière structurée les idées évoquées lors d’un brainstorming.

Démo de Framindmap

On peut montrer en direct l’utilisation de Framindmap :

  • Rendez-vous sur https://framindmap.org/.
  • Créez un compte (ou connectez-vous si vous en avez déjà un).
  • Créez une une nouvelle carte.

Vous pouvez ensuite montrer comment créer et manipuler des idées :

  • Double-cliquez quelque part sur l’espace de travail pour ajouter une idée.
  • Montrez qu’on peut déplacer les idées facilement en les glissant avec la souris et créer une hiérarchie.

Vous pouvez aussi montrer comment partager votre board avec d’autres utilisateurs :

  • Cliquez sur Share (dans la barre du bas).
  • Ajoutez les adresses e-mail des utilisateurs avec lesquels partager la carte.

Ainsi que comment l’exporter :

  • Cliquez sur Exporter (dans la barre d’outils).
  • Choisissez le format Image vectorielle.

Exercice pratique avec Framindmap
Vous pouvez demander aux participants de lister à l’oral les avantages du travail collaboratif et l’inscrire en même temps dans une carte mentale afin de montrer l’intérêt de cet outil.
À chaque fois qu’un participant donne une nouvelle idée, ajoutez là à la carte et réorganisez au fur et à mesure les branches pour regrouper les idées par thématique.
Cela permet de visualiser facilement tout ce qui a été énoncé et ça vous fera une trace pour la synthèse de l’atelier.

Partage de fichier (20 minutes)

Une fois vos documents rédigés et mis en page dans une version définitive, il vous faudra un moyen de les partager avec le reste de votre équipe.

Il existe pour ça des services de partage de fichiers qui permettent de synchroniser des dossiers entre les ordinateurs de plusieurs utilisateurs.

👍 Les outils de partage de fichiers permettent de renforcer la co-construction des projets et de limiter la dissémination de l’information.

Google Drive, Dropbox, etc.

Il existe aujourd’hui de nombreux systèmes de partage de fichiers commerciaux, qui proposent des services équivalents. Les plus connus sont Google Drive et Dropbox.

Ces services vous permettent, via votre navigateur ou bien en installant un logiciel directement sur votre ordinateur, de placer des fichiers dans un dossier commun qui sera partagé avec les autres membres de votre équipe.

👍 Google Drive combine des fonctionnalités de partage de fichier avec de l’édition de documents en ligne (à la Framapad).

Démo de Google Drive

S’il y a des participants qui ne connaissent pas, on peut montrer en direct l’utilisation de Google Drive :

⚠ Les outils Google nécessitent d’avoir un compte et les données des utilisateur.rice.s sont utilisées pour de la publicité ciblée.

Un Drive peut rapidement devenir désorganisé, il convient donc de mettre en place des règles :

  • Définissez des catégories claires pour ranger les documents (communication, comptabilité, etc.)
  • Nommez un.e référent.e par catégorie qui sera chargé.e de s’assurer que les documents sont classés correctement.

⚠ Si votre association perdure, on doit pouvoir retrouver un document plusieurs années après !

Échange sur les méthodologies de classement

Vous pouvez demander aux participant.e.s comment ils ou elles rédigent les documents dans leur association.
Est-ce qu’ils ou elles écrivent directement à plusieurs ou mettent en commun seulement pour la relecture ?
Qui a le dernier mot concernant la formulation ?

Vous pouvez aussi les interroger sur la manière dont ils classent les documents.
Est-ce qu’ils ont un seul espace de stockage commun ? Est-ce que tout le monde a accès à tout ? Est-ce pertinent ?
Est-ce que la structure des dossiers est pensée en amont ou au fur et à mesure ?
Est-ce qu’ils ou elles savent quels documents doivent impérativement être conservés (factures, statuts) ?

OwnCloud

OwnCloud est une alternative libre aux outils de partage de fichier commerciaux.
Si la protection des données est un enjeu important pour votre association, il vous permettra d’avoir un contrôle total sur le stockage de vos fichiers.

⚠ OwnCloud est un logiciel qui s’installe sur votre serveur, il nécessite donc des compétences techniques. Cependant de plus en plus d’hébergeurs proposent des installations d’OwnCloud clef en main (dans le collectif Chatons notamment).

Bonnes pratiques (15 minutes)

Nombre d’outils utilisés

Vous pouvez demander aux participant.e.s de lister/compter tous les outils utilisés pour collaborer au sein de leur association.

Vous pouvez ensuite leur demander s’ils ou elles pensent que c’est trop et quelle serait pour eux une limite raisonnable.

⚠ Attention à ne pas perdre les gens en utilisant trop d’outils différents.

Il n’y a pas de règle absolue pour déterminer le nombre d’outils dont vous avez besoin, cela dépend de la taille de l’association et des projets. Mais il y a une réflexion à avoir sur les besoins qui se chevauchent entre deux outils.

On peut donc se demander :

  • Est-ce que chaque outil remplit un besoin distinct (ex. un outil de rédaction et un outil de stockage) ?
  • Est-ce que les bénévoles savent bien dans quel cas on doit utiliser tel ou tel out ((ex. on rédige les document sur un pad puis on les archive sur Dropbox) ?

Formation des bénévoles
Vous pouvez demander aux participant.e.s s’ils ou elles organisent des formations aux outils numériques pour leurs bénévoles.
Si non, identifiez les points de blocage (manque de compétences en interne, manque de temps, etc.).

Attention à ne pas créer une fracture au sein de l’association entre celles et ceux qui maîtrisent les outils et les autres.

Il important de former les bénévoles à chaque fois qu’on introduit un nouvel outil, sinon celles et ceux qui ne le connaissent pas n’oseront pas forcément l’utiliser.

Il faut également que le choix des outils fasse consensus et que chacun.e comprenne pourquoi on utilise ce nouvel outil.

Conclusion

Il n’y a pas de solution universelle, chaque association doit expérimenter et trouver des outils qui lui convient.

L’avantage des outils web, c’est qu’ils ne nécessitent pas d’installation et sont souvent gratuits (ou freemium), il est donc peu risqué d’essayer un logiciel pendant quelques semaines, quitte à le laisser tomber par la suite.

👍 Le meilleur moyen de savoir si un outil vous convient et de le tester par vous même !

Le numérique nous permet d’imaginer de nouvelles méthodes de gestion de projet, inspirées du monde des startups, qui peuvent permettre à nos organisations d’avoir un fonctionnement plus souple et horizontal. Nous allons donc voir quelques grandes méthodes applicables au monde associatif ainsi que les outils permettant de les mettre en œuvre.

Objectifs :

  • Apprendre à mieux structurer ses projets
  • Découvrir des outils permettant d’effectuer un suivi des projets
  • Échanger des bonnes pratiques

Matériel :

  • Ordinateur
  • Projecteur
  • Tableau blanc/paperboard

Déroulement de l’atelier de formation :

  1. Bien définir ses tâches
  2. Sélection d’outils + méthode de gestion de projets correspondantes
  3. Organiser son temps de travail

Bien définir ses tâches (20 minutes)

Un certain nombre d’outils numériques permettent de gérer plus efficacement les projets de son association, généralement en partageant avec tou.te.s les membres de l’équipe l’avancement des différentes étapes du projet.

Il est notamment possible de découper le projet en un ensemble de tâches qui seront ensuite saisies dans un logiciel de gestion des tâches

👍 Une tâche est l’unité la plus petite dans laquelle on peut découper un projet.
Il sera plus facile d’appliquer une méthodologie de gestion de projet si vos tâches sont correctement définies.

Exercice de définition de tâches

On crée des groupes de 6-7 personnes et on leur distribue des post-its.
Chaque groupe doit réfléchir à un projet fictif (le même pour tous, par exemple l’organisation d’un concours photo) et lister les tâches qui en découle.
(On peut arrêter la séquence quand chaque groupe a une dizaine de tâches, l’idée n’est pas d’être exhaustif mais simplement d’avoir suffisamment de matière pour la suite.)

Pour la restitution, chaque groupe annonce ce qu’il a noté.
Vous pouvez lancer la discussion sur les tâches qui ne sont pas suffisamment précises (par exemple “créer une affiche” peut se découper en “trouver un graphiste”, “envoyer la maquette à l’imprimeur”, etc.).

Avant d’utiliser un outil de gestion de tâches, il faut une méthodologie pour bien définir ses tâches ; en voici quelques unes.

⚠ Ce ne sont que des exemples de méthodes et elles ne conviennent pas forcément à tout le monde. Chacun.e doit trouver la façon de travailler qui lui convient.

Objectifs SMART (ou MALINS)

Il s’agit d’une méthode permettant de se fixer des objectifs qu’on peut atteindre.

Chaque objectif doit être :

  • Simple : on doit pouvoir le formuler sans ambiguïté
  • Mesurable : on doit pouvoir voir si l’objectif a été atteint ou non
  • Ambitieux : l’accomplissement de cet objectif doit vous faire progresser vers votre rêve, un objectif trop facile à atteindre n’est pas motivant
  • Réaliste : on doit avoir les moyens d’atteindre l’objectif
  • Temporel : l’objectif doit avoir une deadline

On peut adapter ensuite cette méthode à la définition des tâches : chaque tâche doit permettre d’atteindre un seul objectif SMART.

Méthode ABC

Pour cette méthode, on classe les tâches dans 3 catégories :

  • A : urgent et important
  • B : important mais pas urgent
  • C : pas important (même urgent)

Ensuite, quand on travaille sur le projet, on traite d’abord la colonne A, puis la B, puis la C.
L’idée ici est que l’importance d’une tâche joue plus que son caractère urgent.

⚠ On perd souvent de l’énergie à faire des petites choses pas essentielles au projet mais qui ont une échéance proche, alors qu’on pourrait être plus utile en avançant sur des tâches essentielles à la réussite du projet et qui prennent du temps.

Exercice de classement ABC

On dessine 3 colonnes A, B et C et on demande à chaque groupe de venir placer ses post-its dans les différentes colonnes.

Dans l’idéal, on ne doit rien avoir dans la colonne C, sinon c’est que les tâches ont été mal définies (pourquoi vouloir inclure quelque chose dans sa gestion de projets si ce n’est pas essentiel au projet ?).

À l’inverse, si la colonne A est trop remplie, c’est que le projet n’est pas planifié assez à l’avance.

Quel outils utiliser ?

Il existe plusieurs types d’outils qui permettent de structurer la gestion de projet :

  • Agendas partagés : ils permettent de centraliser au sein d’un seul agenda les événements de votre association, les rendez-vous avec des partenaires, les dates limites de rendu de dossiers, etc.
  • Gestion de tâches : ils vous permettent de lister vos tâches et de suivre leur avancement
  • Groupwares : il s’agit de logiciels rassemblant différents outils de gestion de projet et de travail collaboratif

Agendas partagés (20 minutes)

Afin de vous organiser au sein de votre association, vous aurez généralement besoin de centraliser au sein d’un seul agenda les événements de votre association, les rendez-vous avec des partenaires, les dates limites de rendu de dossiers, etc.

👍 Un agenda partagé permet de s’assurer que l’ensemble des bénévoles ont accès à ces ­informations.

Google Agenda

Google Agenda est un service Google permettant de créer des agendas en ligne et de les partager avec d’autres personnes, leur permettant ainsi d’avoir accès au calendrier de l’association sur leur ordinateur ou sur leur smartphone.

Comme tous les outils Google, il faut un compte Google pour y accéder.

Démo de Google Agenda

S’il y a des participants qui ne connaissent pas, on peut montrer en direct l’utilisation de Google Agenda :

  • Rendez-vous sur https://calendar.google.com/.
  • Connectez-vous.
  • Créez un événement.
  • Montrez comment partager cet événement avec quelqu’un.

Vous pouvez aussi reprendre le projet fictif et demander aux participants quelles tâches ils placeraient sur un agenda partagé avec toute l’équipe.
Il ne faut pas surcharger l’agenda et uniquement indiquer les deadlines importantes qui sont utiles à toute l’équipe.

👍 Google Agenda est utile pour partager les dates importantes (événements, deadlines, RDV, etc.) mais pas assez précis pour de la gestion d’équipe.

Teamweek

Si on a besoin d’une gestion du temps plus fine que juste les deadlines, il existe des outils qui appliquent le même principe qu’un rétro planning mais en ligne.

Teamweek est un outil de partage de rétro-planning. Il vous permet de facilement construire un planning intégrant les différentes personnes travaillant sur un projet.

Chaque ligne du planning correspond à une personne et vous pouvez y ajouter les tâches que devra réaliser cette personne, ainsi que les dates limites importantes pour le projet. Vous aurez ainsi une vision globale de votre projet.

L’outil peut être utilisé à plusieurs simultanément, afin que chacun.e remplisse les tâches qui le ou la concerne. Cependant la version gratuite est limitée à 5 utilisateur.rice.s par projet.

Démo de Teamweek

On peut montrer en direct l’utilisation de Teamweek :

  • Rendez-vous sur https://teamweek.com/.
  • Connectez-vous.
  • Créez une tâche.
  • Montrez qu’on peut catégoriser les tâches.
  • Montrez comment inviter un autre utilisateur.

Teamweek permet de voir facilement à un instant sur quoi chacun est censé travailler. Il peut également permettre de remarquer si une personne est surchargée (si elle plusieurs tâches assignées simultanément) alors que d’autres n’ont pas grand chose à faire.

⚠ Certaines personnes peuvent se sentir surveillées par ce type d’outils. Il faut rappeler que le but n’est pas de surveiller ce que chaque personne fait de ses journées mais de fluidifier la répartition du travail. Le niveau de détail à indiquer sur le planning peut être discuté et doit faire consensus.

Gestion de tâches (40 minutes)

En gestion de projets, on utilise souvent un diagramme de Gantt.
Pour cela, on liste les tâches composant le projet dans un ordre hiérarchique et on indique les dates de début et de fin prévues pour cette tâche.
Ce diagramme permet par la suite de repérer si les tâches sont réalisées en avance ou en retard et si certaines tâches bloquent l’avancement du projet.

Le diagramme de Gantt est utile pour visualiser un projet à un instant T, mais n’est pas très interactif. Il est peut être utile d’en faire un en début de projet mais on utilisera plutôt des todo-lists pour la gestion au jour le jour.

Les outils de gestion de tâches agissent comme des sortes de todo-lists collaboratives et permettent de lister vos tâches en temps réel et de suivre leur ­avancement.

👍 Un outil de gestion de tâches permet de savoir facilement ce qui a été fait ou pas et qui travaille sur quoi.

Indicateurs
Vous pouvez demander aux participant.e.s quels indicateurs ils mettent en place pour évaluer leurs projets.
On distingue généralement les indicateurs quantitatifs (nombre de participant.e.s, bilan financier, etc.) et qualitatifs (satisfaction des participant.e.s, motivation des bénévoles, etc.).

👍 Les logiciels de gestion de projets peuvent faciliter l’évaluation en fin de projet. (Qu’est-ce qu’on a pas pu faire ? Qu’est-ce qu’on a fini en retard ? Qui n’a pas du tout travaillé ?)

Asana

Asana est un outil en ligne permettant de lister les tâches de vos différents projets et de les trier selon leur importance, leur date limite ou encore leur responsable.

Chaque tâche possède un espace de discussion associé et il est également possible d’envoyer des messages et des documents aux autres membres du projet.

Il est aussi possible de mettre en place des alertes par e-mail afin de ne pas oublier les tâches importantes.

⚠ Asana n’est gratuit que jusqu’à 15 utilisateur.rice.s.

Démo d’Asana

On peut montrer en direct l’utilisation d’Asana:

  • Rendez-vous sur https://app.asana.com/.
  • Connectez-vous.
  • Créez une tâche.
  • Montrez qu’on peut ajouter un commentaire à une tâche.
  • Montrez comment lier un document Drive à une tâche (Attachments > Attach from Google Drive).
  • Montrez comment assigner un référent (Assignee) et une date limite (Due Date) à la tâche.

Création d’une tâche

Reprenez une des tâches de l’exercice aux post-its et créez là dans Asana.

Demandez ensuite aux participants ce qu’on doit y ajouter pour qu’elle soit complète.

On reprend ici la méthode SMART, il faut donc que la tâche comporte a minima :

  • Un titre concis ;
  • Un référent ;
  • Une date limite.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en lignen. Il vous permet d’organiser votre projet sous forme de listes contenant des cartes.

Les listes sont généralement utilisées pour représenter les différentes étapes de votre travail (« à faire », « en cours », « terminé ») ou les différents aspects de votre projet (« communication », « logistique », etc.). Les cartes représentent ensuite les tâches et peuvent être facilement déplacées entre les différentes listes au fur et à mesure que le projet avance.

Vous avez également la possibilité d’associer des membres, des documents, des dates limites ou encore des commentaires aux différentes cartes.

⚠ L’inscription à Trello est gratuite mais certaines fonctionnalités sont payantes.

Si on classe ses tâches par catégorie, il faut définir ses colonnes.

Définition des catégories de tâches

On demande à chaque groupe de reprendre ses post-its et de les classer par catégorie, selon ce qui leur semble le plus pertinent pour le projet.

Pour un projet associatif, on retrouve souvent le triptyque communication/logistique/partenaires, cependant il n’y a pas de règle fixe, cela va surtout dépendre du projet et des compétences de bénévoles.

Il faut équilibrer les catégories (par rapport au nombre de tâches mais aussi au nombre de bénévoles). Il faut essayer de se limiter à 4-5 catégories.

Pour la restitution, chaque groupe annonce ses catégories et pourquoi il a choisi celles-là.

Framaboard

Framaboard est un équivalent libre à Trello, porté par l’association Framasoft. Il est entièrement gratuit.

Ses fonctionnalités sont similaires mais il est un peu plus rigide. Il n’est notamment pas possible de personnaliser les intitulés de vos listes. Cependant il possède aussi une fonctionnalité bien pratique absente de Trello : l’affichage de vos tâches sous forme d’un diagramme de Gantt.

Basecamp

Basecamp est un outil relativement similaire à Asana mais qui possède en plus des fonctionnalités de rédaction collaborative similaires à Google Drive. Il peut donc être utilisé pour rédiger à plusieurs des documents relatifs à chaque projet.

Basecamp est un service payant, mais il est gratuit pour les enseignants et les étudiants sous certaines conditions.

Groupware (10 minutes)

Les grosses organisations peuvent avoir besoin de rassembler tous leurs outils au même endroit.

⚠ Attention à l’usine à gaz ! Un logiciel avec beaucoup de fonctionnalités est souvent plus compliqué à utiliser.

L’idée est que si on utilise un agenda + un outil de gestion de tâches + un outil de partage de fichiers, ça fait beaucoup de logiciels différents à gérer. On peut donc vouloir tout regrouper au sein d’un même outil.

Mais si on n’utilise pas toutes les fonctionnalités d’un groupware, on se retrouve avec une interface inutilement complexe et un logiciel qui est forcément moins ergonomique que celui qui ne fait qu’une chose mais le fait bien.

Outils utilisés
Vous pouvez demander à quelques participant.e.s de lister tous les outils qu’ils ou elles utilisent dans leurs projets et les noter au tableau. On peut ensuite voir s’il y a des fonctionnalités qui se recoupent.

Quand on utilise trop d’outils différents, on multiplie le temps passé à faire de la formation, de la documentation, à passer d’un outil à l’autre, etc.
Vous pouvez essayer de voir si dans la liste il n’y a pas des outils qui pourraient être regroupés en un seul (ou à l’inverse des outils qui pourraient être remplacés par un autre plus simple).

⚠ Il faut se demander régulièrement si les outils qu’on utilise collent bien aux besoins, s’ils ne sont pas redondants, etc.

Il peut être bien de faire un point annuel sur ce qu’on utilise, de mesurer la satisfaction de l’équipe et d’étudier les usages de chacun.

Agora-Project

Agora-Project est un logiciel libre qui regroupe des outils de gestion des tâches, de partage de fichiers, de partage d’agenda et de discussion.

Vous pouvez créer gratuitement un espace de travail sur le site officiel ou bien installer le logiciel sur votre propre serveur.

Onlyoffice

Onlyoffice est un service qui regroupe des outils de gestion de projets, de partage de documents, de gestion des factures et de gestion des e-mails. De plus, il permet de générer des diagrammes de Gantt ainsi que des rapports d’activité.

Il existe un service en ligne qui est payant, ainsi qu’une version libre que vous pouvez installer sur votre serveur.

Méthodologies de travail (10 minutes)

Une fois qu’on a listé les tâches à faire, il peut être bien de réfléchir à une méthodologie permettant de sélectionner la prochaine tâche sur laquelle on va travailler et pendant combien de temps.

Il n’y a pas de méthode universelle, chacun doit trouver une façon de travailler qui lui convient mais voici deux exemples de méthodes connues dont on peut s’inspirer.

Choix de la prochaine tâche
Vous pouvez demander aux participants comment ils choisissent sur quoi ils vont travailler en premier quand ils travaillent pour l’association.
On peut perdre du temps (et de la motivation) si on s’organise mal.

Getting things done

Cette méthode consiste à lister l’ensemble des tâches à faire, qu’elles soient importantes ou pas. Chaque jour, on met la liste à jour et on choisit une tâche qui est réalisable immédiatement. On se concentre alors pleinement sur cette tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée.

Une notion importante est que la priorité d’un tâche n’est pas un état fixe, mais dépend du contexte : la capacité à la réaliser immédiatement, le temps disponible, etc.

La méthode demande aussi que dès que quelque chose de nouveau surgit, soit on le fait tout de suite, soit on rajoute à la liste des tâches. L’idée est de se débarrasser de toute todo list mentale et de se reposer uniquement sur la liste écrite.

Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps qui favorise les pauses régulières.

Elle se déroule en cinq étapes :

  1. décider de la tâche à effectuer ;
  2. régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  4. prendre une courte pause (5 minutes) ;
  5. tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

Pendant la période de 25 minutes, on doit se couper de toutes distractions (téléphone, Internet, collègues, etc.). Cela oblige également à découper ses tâches en micro-tâches de 25 minutes. On garde également une trace de ce qui a été fait lors de chaque période.

Outils de gestion du temps (5 minutes)

Il peut être utile de mesurer combien de temps on passe sur une tâche, d’une part si on utilise une méthode comme Pomodoro, mais aussi afin d’avoir des indicateurs quantitatifs quand on évalue son projet à la fin. (Quelles tâches ont pris trop de temps ?)

Voici quelques outils qui permettent de faire ça :

De plus, certains de ces trackers permettent d’importer automatiquement vos tâches depuis les outils de gestion de projet comme Asana ou Trello.

Conclusion

Qu’on utilise ou pas un logiciel de gestion de projets, formaliser sa méthodologie de gestion de projets est toujours bénéfique. Même si on ne peut pas demander à une association de bénévoles d’adopter des process aussi strictes qu’une entreprise, réfléchir à la manière dont vous organisez vos projets peut vous permettre de gagner en efficacité.

⚠ Il important de former les bénévoles à chaque fois qu’on introduit un nouvel outil, sinon celles et ceux qui ne le connaissent pas n’oseront pas forcément l’utiliser.

👍 Tout le temps passé à définir et classifier les tâches sera autant de temps gagné par la suite dans la mise en place de votre projet.

⚠ Ne négligez pas l’importance des temps informels, qui sont nécessaires à toute gestion d’équipe saine.

Les grandes entreprises comme Google fournissent de nombreux services de communication utiles à nos associations. Cependant ces services sont connus pour épier leurs utilisateur.rice.s afin de proposer de la publicité toujours plus ciblée. Venez donc découvrir des alternatives libres et éthiques que vous pouvez utiliser pour communiquer au sein de votre association.

Objectifs :

  • Apprendre à construire une stratégie de communication interne numérique
  • Appréhender les enjeux de la décentralisation d’internet
  • Découvrir des outils permettant de communiquer en interne
  • Échanger des bonnes pratiques

Matériel :

  • Ordinateur (préparez les onglets avec les démos que vous souhaitez faire pour ne pas perdre de temps)
  • Projecteur
  • Tableau blanc/paperboard

Déroulement de l’atelier de formation :

  1. Enjeux de la communication interne
  2. Problèmes soulevés par la centralisation d’Internet
  3. Sélection d’outils
  4. Construire sa stratégie de communication interne

Enjeux de la communication interne (5 minutes)

La communication interne est un enjeu essentiel pour le bon fonctionnement d’une structure, d’autant plus dans des associations où se mêlent bénévoles et salarié.e.s, avec des modalités d’implication diverses.

Depuis que l’e-mail s’est généralisé dans les usages professionnels, la communication interne passe indéniablement par le numérique. Il existe de plus en plus de services en ligne qui promettent de révolutionner la collaboration au sein d’une équipe. Ce ne sont cependant que des outils, qui ne peuvent être efficaces que s’ils sont intégrés à une bonne stratégie de communication interne.

Une bonne stratégie de communication interne doit vous permettre de :

  • Garder une trace des discussions
    Pour éviter les quiproquos et la perte d’informations, il est indispensable de pouvoir consulter les archives des discussions (à la fois privées et collectives).
  • Avoir une réponse rapidement
    À l’heure où 90 % des étudiants possèdent un smartphone, vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre plusieurs jours une réponse en cas d’imprévu sur un projet.
  • S’assurer que les informations importantes sont lues
    Entre les mails, les SMS, les réseaux sociaux, etc., il est facile d’être noyé par la multiplication des canaux de communication interne. Il faudra pourtant que les membres reçoivent et lisent les informations qui les concernent.

Tous ces points demandent de définir clairement les outils de discussion qui seront utilisés au sein de votre association.

Question éthiques (15 minutes)

👍 Le choix de nouveaux outils de communication interne est également l’occasion de questionner les pratiques numériques de son association d’un point de vue éthique.

Débat mouvant

Afin de faire réfléchir les participant.e.s aux enjeux de la centralisation du Web, on peut organiser un petit débat mouvant.

Les participant.e.s sont debouts, on énonce une affirmation et celles et ceux qui sont d’accord avec se mettent d’un côté de la salle et les autres qui ne sont pas d’accord se mettent de l’autre côté. Ensuite, chaque camp tente à tout de rôle de convaincre l’autre camp.

Voici des exemples d’affirmations qu’on peut utiliser :

  • Si on est honnête, on n’a rien à cacher.
  • La publicité sur internet est nécessaire.
  • Quand on utilise des services en ligne, on garde le contrôle de nos données.

(Sur la dernière, il est possible que tout le monde soit dans le camp du pas d’accord, ce qui permet d’enchainer avec la prochaine partie.)

Le but est de faire réfléchir les participant.e.s à leurs libertés sur Internet afin de pouvoir introduire des réflexions sur pourquoi on veut utiliser des outils de communication interne décentralisés.

Dégooglisons nous (15 minutes)

La plupart des services en ligne que nous utilisons sont aujourd’hui contrôlés par Google, Amazon, Facebook, Apple ou Microsoft (qu’on appelle collectivement les GAFAM).

Une étude menée par Animafac en janvier 2016 montre que 86 % des associations interrogées utilisent Google Drive par exemple.

Cette concentration des services pose souci à plusieurs niveaux :

  • Surveillance
    Ces acteurs sont connus pour collaborer avec les gouvernements pour surveiller leurs utilisateur.rice.s.
    ⚠ La NSA, agence de renseignement américaine, est connue pour collaborer avec plusieurs acteurs comme Google et Facebook afin de surveiller des personnes en dehors des États-Unis.
  • Vie privée
    Ce que vend une entreprise comme Google, c’est la publicité ciblée. Pour cela, elle a besoin de récolter un maximum d’informations sur ses utilisateur.rice.s.
    ⚠ Google analyse le contenu des mails avec Gmail, collecte ’historique de navigation avec Chrome, etc., le tout afin de constituer un profil d’internaute le plus précis possible.
  • Centralisation économique
    La puissance économique de ces acteurs (Apple et Google sont les deux premières capitalisation boursières mondiales, les GAFAM génèrent plus d’argent que le PIB du Danemark) leur permet de brider l’innovation en rachetant les concurrents ou encore de pratiquer l’évasion fiscale.
    Ils sont également tous basés aux Etats-Unis donc le droit américain s’applique (moins protecteur pour les utilisateurs que le droit européen/français).
  • Dépendance
    Que se passe-t-il si un de ces services ferme (cas de Google Reader, par exemple) ? La plupart n’utilisent pas des formats de données ouverts et rendent la migration difficile.

Pour de la communication externe, on reste dépendant notamment des réseaux sociaux, mais pour la communication interne il est possible de trouver des alternatives.

Il y a donc un enjeu pour les associations : utiliser des outils en accord avec leurs valeurs.

⚠ On ne dit pas qu’il faut jeter tous les outils des GAFAM, mais il faut les utiliser en connaissance de cause et connaître les alternatives.

Pourquoi on ne lit pas les CGU ?

On peut demander aux participants qui a déjà lu les CGU de tel ou tel service.

En général presque personne ne le fait. On peut alors essayer d’identifier les points de blocage. (C’est trop long, trop de jargon, on a pas vraiment le choix, etc.)

Pour avoir plus de recul sur les services qu’on utilise, on peut utiliser le site tosdr.org qui note et résume les conditions d’utilisations de plusieurs dizaines de sites web afin de les rendre plus compréhensibles.

Pour trouver des alternatives, on peut se tourner vers la campagne Dégooglisons Internet de Framasoft.

👍 L’association Framasoft adapte et traduit des logiciels libres et les met à disposition gratuitement (modèle économique basé sur le don).

L’idée n’est pas de diaboliser les GAFAM mais plutôt de proposer des alternatives concrètes avec des valeurs plus éthiques (non-lucrativité, transparence, gestion démocratique).

Ils proposent pour cela de plus en plus de services : https://degooglisons-internet.org/liste

Ils publient également un tableau d’alternatives aux logiciels et services commerciaux les plus connus : https://degooglisons-internet.org/alternatives

⚠ Les outils Framasoft sont de plus en plus utilisés dans l’ESS. C’est bien mais on ne veut pas recréer des services centralisés chez Framasoft ! L’objectif est plutôt de décentraliser les services et de se partager les connaissances entres associations.

C’est pour ça qu’il existe le collectif CHATONS, qui fédère des acteurs fournissant des services similaires à ceux de Framasoft.

Framasoft fournit de la documentation et un accompagnement pour que d’autres structures puissent héberger ces services (notamment les fédérations d’associations).
Animafac travaille par exemple sur des Animatools qui seront proposés aux associations du réseau.

Canaux de communication (10 minutes)

Lister les canaux de communication

On peut demander aux participants quels moyens de communication ils ont déjà utilisé pour contacter un autre membre de leur association.

On liste ensuite au tableau les canaux de communications utilisés par chacun dans son asso : Hangouts, Skype, SMS, téléphone, etc.

L’idée est de se rendre compte qu’on a aujourd’hui de nombreux canaux à disposition, ce qui est une chance mais amène aussi un risque de dissémination de l’information. Une bonne stratégie de communication interne doit permettre de réduire le nombre de canaux utilisés.

On distingue généralement les outils de discussion instantanée et les outils asynchrones (mails, forums, etc.).

Afin de pouvoir élaborer sa stratégie de communication interne, il faut savoir quels outils on a à notre disposition. Dans cette partie, on présente donc un panorama d’outils qui peuvent être utilisés pour la communication interne d’une association.

Les listes de diffusion (5 minutes)

Une liste de diffusion (ou mailing-list) est une adresse électronique qui redirige en fait vers plusieurs autres adresses électroniques. On peut par exemple imaginer une adresse membres@monasso.fr qui, quand on lui écrit, redirige le message aux adresses des différent.e.s membres de l’association.

C’est à la fois un outil de communication interne et externe (vous permet d’être contacté, par exemple avec une adresse contact@monasso.fr).

Dans la plupart des webmails, il est possible de créer des filtres afin de trier automatiquement les messages provenant de telle ou telle liste de diffusion dans un dossier spécifique, ce qui permet ensuite de traiter plus efficacement ses messages non-lus.

Quelle plateforme utiliser ?

  • Si vous payez déjà un hébergeur pour votre site web (OVH, par exemple), il propose généralement un service de mailing lists offert avec votre hébergement.
  • Certains hébergeurs proposent des listes de diffusion pour pas très cher, comme par exemple l’hébergeur coopératif Ouvaton.
  • Si vous voulez un service gratuit, il existe Framalistes (mais pas de possibilité d’utiliser un autre nom de domaine que @framalistes.org).

Discussion instantanée (15 minutes)

Les e-mails sont adaptés à l’envoi de messages longs et construits mais pour vos discussions quotidiennes, vous aurez probablement besoin d’un outil de discussion instantanée afin de pouvoir rapidement poser une question ou transmettre une information à un.e collaborateur.rice.

Les grandes plateformes comme Google, Facebook ou encore Twitter proposent toutes des outils de discussion mais en laissant chaque personne utiliser son outil préféré, vous risquez de multiplier les canaux de communication, ce qui se révèle souvent contre-productif.

Heureusement, il existe des outils vous permettant de regrouper toutes les discussions de votre association au même endroit. C’est un bon moyen de faire circuler l’information à toute votre équipe, afin que chacun.e se sente partie prenante du projet.

Attention tout de même à définir clairement les canaux de communication qui seront utilisés pour chaque projet afin de vous assurer que chaque personne lise les informations qui le ou la concerne.

Framateam est un service de discussion en ligne qui vous permet de créer un espace de discussion dédié pour votre organisme. Il est porté par une l’association à but non-lucratif Framasoft et est un logiciel libre. Au sein de cet espace, vous pourrez mettre en place des canaux de discussion publics ou privés. Cela vous permet par exemple de regrouper les discussions par projet et de n’inviter dans chaque canal que les personnes qui participent au dit projet.

Framateam demande d’inviter les utilisateurs, soit via leur adresse mail, soit en leur partageant un lien d’inscription.

Démo de Framateam

On peut montrer en direct l’utilisation de Framatalk :

  • Rendez-vous sur https://framateam.org/.
  • Connectez-vous à une équipe créée préalablement.
  • Si les participants ont des des ordinateurs, proposez leur de rejoindre la discussion en leur partageant le lien d’invitation (dans le menu principal : Créer une invitation).
    Vous pouvez éventuellement raccourcir l’URL avec un outil comme https://frama.link/.

(Si les participants n’ont pas d’ordinateur, vous pouvez ouvrir la discussion dans une deuxième fenêtre de navigateur et parler avec vous-même.)

Vous pouvez ensuite montrer l’utilisation du chat :

  • Naviguez entre les différents canaux dans la barre de gauche.
  • Postez des messages dans le chat et montrez qu’ils apparaissent automatiquement chez tous les participants connectés.

Vous pouvez également montrer comment créer un group privé et y inviter des utilisateurs :

  • Cliquez sur le + à côté de Groupes privés dans la barre de gauche.
  • Cliquez sur le nom du groupe en haut puis Ajouter des membres.

Visioconférence (15 minutes)

Framatalk est un outil de visioconférence libre. Son principal avantage vient du fait qu’il n’y a pas besoin d’installer de logiciel ; il vous suffit de vous rendre sur le site pour lancer une conversation directement dans votre navigateur.

⚠ Les performances peuvent rapidement se dégrader s’il y a beaucoup de personnes dans la même conversation.

L’animation d’une réunion à distance demande une bonne préparation, parfois plus qu’une réunion physique. La personne chargée d’animer le conseil d’administration devra bien connaître l’ordre du jour afin de pouvoir distribuer efficacement la parole. Elle devra également pouvoir répondre à des questions techniques, par exemple si un participant n’arrive pas à configurer son micro correctement.

Il peut être pertinent que le président de séance se charge de distribuer explicitement la parole aux différents participants.

En effet, à distance, surtout si les participants n’ont pas de webcam, il peut parfois être difficile de voir si quelqu’un souhaite s’exprimer. De la même manière, les personnes peuvent avoir du mal à distinguer quand elles peuvent intervenir sans couper la parole à quelqu’un d’autre. Pensez donc à faire des tours de parole à la fin de chaque point important de l’ordre du jour afin que chacun puisse exprimer son avis.

La plupart des logiciels de visioconférence vous permettent de choisir entre activer la vidéo ou n’utiliser que de l’audio. La vidéo permet de renforcer l’immersion et ainsi de réduire le risque de décrochage des participants. Elle permet également de mieux lire les intentions de son interlocuteur et donc d’éviter les quiproquos ou de se couper la parole trop fréquemment.
Gardez cependant en tête que tout le monde ne possède pas une webcam et que la vidéo utilisera beaucoup plus de bande passante que l’audio. À éviter donc pour les personnes qui ne disposent pas d’une bonne connexion internet.
Si vous décidez de vous passer de l’image et que les interlocuteurs ne se connaissent pas tous, pensez à mettre en place des règles afin de savoir qui parle, par exemple en rappelant son nom avant de prendre la parole.

De plus, si les délibérations de votre conseil d’administration ont besoin de s’appuyer sur des documents (rapports, graphiques, etc.), pensez à bien les envoyer aux participants avant la réunion.
Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité de partage d’écran de votre logiciel de visioconférence pour afficher ces documents pendant la réunion. Cela vous permet de contextualiser vos propos et de mettre en avant des informations qui concernent la discussion en cours. Attention tout de même à n’afficher que ce qui est nécessaire pour ne pas distraire les participants avec trop d’informations.

👍 Il est important de prendre des notes de ce qui se dit afin de pouvoir faire ensuite un compte-rendu.

Démo de Framatalk

On peut montrer en direct l’utilisation de Framatalk :

  • Rendez-vous sur https://framatalk.org.
  • Créez une nouvelle discussion avec un nom facile à taper (e.g. test-afac)
  • Si les participants ont des des ordinateurs, proposez leur de rejoindre la discussion en allant sur https://framatalk.org/test-afac dans leur navigateur.

(Si les participants n’ont pas d’ordinateur, vous pouvez ouvrir la discussion dans une deuxième fenêtre de navigateur et parler avec vous-même.)

Vous pouvez ensuite montrer l’utilisation du chat :

  • Dans la barre de gauche, cliquez sur Ouvrir/fermer le chat.
  • Choisissez un pseudo.
  • Postez des messages dans le chat et montrez qu’ils apparaissent automatiquement chez tous les participants connectés.

Vous pouvez aussi expliquer à quoi serve les différents boutons de la barre du haut :

  • Muet/actif :
    Ça peut être utile de couper son pour ne pas embêter les autres avec des bruits de fond quand on ne parle pas.
  • Démarrer/arrêter la webcam :
    Couper la webcam permet d’utiliser moins de bande passante, c’est utile quand on est sur une connexion pas très rapide (3G notamment) et qu’on a pas forcément besoin de l’image.
  • Partager mon écran :
    Ça ne fonctionne malheureusement pas avec tous les navigateurs, mais c’est pratique pour montrer une manipulation en direct, surtout si vous faites de la formation à distance.

Organisation de rendez-vous (10 minutes)

Afin d’éviter d’interminables échanges afin de fixer la date d’une réunion, vous pouvez utiliser Framadate afin de recueillir l’avis de chacun.e et voir ainsi facilement quel créneau conviendrait à tout le monde.

Démo de Framadate

On peut montrer en direct l’utilisation de Framadate :

  • Rendez-vous sur https://framadate.org/.
  • Cliquez sur Créer un sondage spécial dates.
  • Remplissez le formulaire.
  • Montrez comment répondre au sondage.
  • Montrez qu’on peut ajouter des commentaires sous le sondage.

Pour partager un sondage, il n’y a pas de compte à créer, il suffit de partager l’URL indiquée dans Lien public du sondage

Si vous avez besoin de réaliser des sondages plus poussés auprès de votre public, vous pouvez utiliser un outil de sondage comme LimeSurvey.

⚠ LimeSurvey est très complet mais la gestion des sondages n’est pas forcément intuitive.

Prise de décisions (10 minutes)

Vous pouvez utiliser un outil de décision collaborative comme Framavox afin de soumettre des propositions et de recueillir les avis de chacun.e. Cela vous permettra de repérer les propositions qui font consensus et peuvent être traitées rapidement lors des réunions ou au contraire celles qui demandent un débat plus approfondi.

Démo de Framavox

On peut montrer en direct l’utilisation de Framavox :

  • Rendez-vous sur https://framavox.org/.
  • Connectez-vous.
  • Créez un nouveau groupe (Nouveau groupe dans le menu de gauche).
  • Créez une nouvelle discussion dans ce groupe (Nouvelle discussion dans le menu de gauche).

Vous pouvez ensuite montrer comment ajouter des propositions :

  • Cliquez sur Proposition (dans Outils de décision).
  • Montrez qu’on peut ensuite voter sur la proposition (bouton D’accord/Désaccord/etc.).

Vous pouvez aussi montrer rapidement les autres outils de décision (Sondage, Sondage réunion, etc.)

Définir sa stratégie de communication interne (15 minutes)

Afin de vous aider à définir votre stratégie de communication interne, il peut être utile de lister toutes les catégories d’interlocuteur.rice/s auxquelles vous devez vous adresser (conseil d’administration, adhérent.e.s, donateur.rice.s, etc.) et vous demander pour chacune quelles informations vous souhaitez leur transmettre et quels outils vous pouvez utiliser pour ça.

Ça peut également servir de créer des persona pour chaque catégorie d’interlocuteurs.

Un persona est un personnage type fictif qui vous aide à mieux vous représenter une catégorie de personnes.

Par exemple : « Bastien, 24 ans, est membre du CA de l’association depuis peu, il a envie de s’investir plusieurs heures par semaine mais ne connaît pas bien tous les projets de l’association »

Définir ses interlocuteurs

Vous pouvez demander aux participant.e.s de lister sur une feuille l’ensemble des catégories d’interlocuteur.rice.s à qui ils ou elles doivent s’adresser en interne (CA, membres actifs, donateurs, etc.).

Pour chaque catégorie, on définit ensuite :

  • Quelles informations doit-on leur transmettre ?
  • Quels outils peut-on utiliser pour ça ?

Si vous avez le temps, vous pouvez également leur demander d’imaginer un persona pour chaque catégorie.

Ce document peut ensuite servir de base pour définir sa stratégie communication interne.

Ne noyez pas vos bénévoles

Votre stratégie de communication interne doit vous permettre de répondre à ces questions à chaque fois que vous devez envoyer un message :

  • Est-ce que tou.te.s les destinataires ont besoin de connaître cette information ?
  • Est-ce qu’ils ou elles ont besoin de l’avoir tout de suite (et pas un résumé plus tard) ?

👍 Il peut être utile de définir par écrit des règles claires : tel type de message envoyé à telle personne via tel canal.

Limitez le nombre d’outils utilisés

À moins d’avoir des besoins particulièrement complexes, on essaie généralement de se limiter à deux types d’outils pour la communication interne :

  • Un outil asynchrone (listes de diffusion ou forum)
  • Un outil synchrone (discussion instantanée)

👍 Votre stratégie doit vous permettre de savoir clairement quel outil utiliser dans quelle situation.

Bonnes pratiques (5 minutes)

Quand on souhaite mettre en place de nouveaux outils de discussion au sein de son association, il y a quelques bonnes pratiques à garder en tête.

L’abondance d’outils à notre disposition peut donner envie de révolutionner les pratiques de son association en introduisant tout un tas d’outils formidables.

Mais attention, le choix d’un nouvel outil doit s’intégrer dans votre stratégie de communication interne et faire l’objet d’un consensus, si vous voulez que votre équipe puisse se l’approprier.

Il convient évidemment de former les bénévoles et les salarié.e.s à chaque nouvel outil mis en place. Cela ne peut se faire correctement que si vous n’introduisez qu’un seul outil à la fois et que vous prenez le temps de former tous les utilisateur.rice.s et de répondre à leurs interrogations.