Procédure d’accueil d’un·e volontaire en service civique

Procédure d’accueil d’un·e volontaire en service civique

Après vous êtes renseigné⋅e⋅s sur ce qu’est un Service Civique, vous avez maintenant envie d’accueillir un·e volontaire dans votre association ? En comptant 85 euros par mois et par volontaire*, Animafac vous accompagne pour les démarches administratives afférentes. Animafac vous aide également en vous permettant de bénéficier de formations pour les volontaires et les tuteur·rice·s !

* Pour les associations dont le budget annuel est inférieur à 5 000 euros, Animafac s’engage à prendre en charge financièrement l’accueil de votre premier·ère volontaire, dans la limite de cinquante volontaires sur l’année. Dans ce cas, la mission sera d’une durée de 6 mois maximum. Si vous souhaitez être accompagné·e par Animafac dans l’accueil de votre premier·ère volontaire, il vous suffit de remplir ce formulaire.

Qu’est-ce que propose Animafac exactement ?

Animafac vous propose un accompagnement dans la construction de votre mission afin que vous puissiez identifier les projets ou activités sur lesquels vous pourriez accueillir un·e volontaire.

Ensuite,  l’équipe de coordination du Service Civique est disponible au cours de la mission pour répondre aux questions et différentes demandes. S’il s’agit du⋅de la premier⋅ère volontaire que vous accueillez dans votre association, Animafac fera régulièrement des points téléphoniques avec vous à différents moments de la mission (1 mois / 3 mois / 6 mois).

De plus, des outils dédiés à l’encadrement du·de la volontaire seront mis à votre disposition et une formation « tutorat » vous sera également proposée afin de vous guider dans l’accompagnement de  votre volontaire en Service Civique. 

 

Quels sont les critères d’éligibilité ?

  • Votre association existe depuis plus d’un an ;
  • Vous souhaitez proposer une mission d’intérêt général sur une durée de 6, 8 ou 9 mois ;
  • Au moins un·e membre de l’association est motivé⋅e et disponible pour encadrer la personne volontaire durant toute sa mission et ainsi être son·sa tuteur·rice ; 
  • Au moins 51% des membres de votre Conseil d’Administration sont des étudiant·e·s ;
  • Votre association ne présente pas de candidat·e·s et ne soutient pas de liste aux élections universitaires ;
  • Votre association peut financer 85€ par mois de mission* ;
  • Votre association a adhéré (gratuitement) à Animafac et pris connaissance de la charte du réseau.

* Pour les associations dont le budget annuel est inférieur à 5 000 euros, Animafac s’engage à prendre en charge financièrement l’accueil de ce·tte premier·ère volontaire, dans la limite de cinquante volontaires sur l’année. Dans ce cas, la mission sera d’une durée de 6 mois maximum.

Que dois-je faire pour manifester mon intérêt ?

Si vous souhaitez être accompagné·e par Animafac dans l’accueil de votre premier·ère volontaire, il vous suffit de remplir ce formulaire. Vous serez ensuite recontacté·e par téléphone dans un délai de deux semaines pour que l’on discute avec vous de l’accompagnement adéquat à vous proposer.

Quels sont les documents nécessaires pour constituer votre dossier ?

Comment déposer votre demande sur la plateforme d’Animafac ? 

La mission doit ensuite être déposée sur la plateforme d’Animafac. Gardez en tête qu’il peut y avoir jusqu’à 6 semaines de délai entre le moment où vous déposez votre dossier et le moment où le·la volontaire débute sa mission.

Pour déposer votre dossier, il faut d’abord vous enregistrer en créant un compte et un mot de passe. Retrouvez dans cet exemple tous nos conseils pour bien remplir la demande de mission.

Plus un dossier est correctement complété, plus il a de chances d’être rapidement accepté, ne négligez donc pas cette étape !

On vous détaille ici la procédure. 

ÉTAPE 1 : Dépôt du dossier

Vous déposez votre demande de mission sur le module d’Animafac. Suite à ce dépôt, comptez deux à trois semaines avant que le dossier soit étudié par le⋅la coordinateur⋅trice du Service Civique.

 

Téléchargez le modèle de dossier vierge.

ÉTAPE 2 : Dossier validé … ou à retravailler ?

Suite à cette étude du dossier par l’équipe de coordination, deux options

  • La demande de mission est correcte, elle correspond aux valeurs du Service Civique, les tâches demandées entrent dans le cadre du dispositif : le dossier est validé. Le⋅la coordinateur⋅trice publie l’annonce sur le site de l’Agence du Service Civique ; vous pouvez donc commencer à chercher un·e volontaire pour assurer la mission que vous proposez.
  • La demande de mission nécessite d’être retravaillée. Il vous faut donc faire des modifications ou ajouts sur les points indiqués par l’équipe de coordination du Service civique. Comptez une à deux semaines avant que le dossier soit définitivement validé et que vous puissiez vous mettre en quête d’un·e volontaire.

ÉTAPE 3 : Recrutement du·de la volontaire

Comptez deux à trois semaines le temps de récolter les candidatures et de rencontrer les différentes personnes motivées par la mission. 

 

ÉTAPE 4 : Édition du contrat du·de la volontaire

Dès que vous avez trouvé votre volontaire, il vous faut remplir les informations le⋅la concernant sur le module d’Animafac : prénom, nom, adresse, numéro de sécurité sociale, etc. 

Il vous faut également envoyer les documents suivants à l’équipe de coordination du Service civique :

  • une copie de la pièce d’identité en cours de validité
  • un RIB avec en-tête de la banque apparent

Ces documents étant nécessaires pour que le contrat puisse être édité, une transmission tardive induira forcément un retard dans son édition. 

Les contrats commençant toujours au 1er ou au 15 du mois, la fiche information concernant le·la volontaire doit être complétée et les documents (RIB et pièce d’identité) renvoyés :

  • avant le 15 du mois précédent pour un début au 1er (avant le 15 septembre pour un début au 1er octobre).
  • avant le 1er du mois pour un début au 15 (avant le 1er octobre pour un début au 15 octobre).

Ces délais ne s’appliquent pas pendant certaines périodes de l’année, par exemple les vacances de Noël ou d’été.

ÉTAPE 5 : Envoi des pièces de validation à Animafac

Lorsque le contrat est édité, un mail automatique est envoyé au·à la tuteur·rice ainsi qu’au·à la volontaire avec les différentes pièces : 

  • le contrat ; 
  • la convention
  • la notification d’engagement

Celles-ci sont à renvoyer à Animafac rapidement, en particulier la notification d’engagement. Ce document, qui doit être signé par le⋅la volontaire, ouvre droit au versement de l’indemnité de Service civique, d’où le fait qu’il soit si important de le renvoyer rapidement !

Liste des pièces à envoyer à Animafac :

  • Le contrat et la notification d’engagement (deux exemplaires) ;
  • La convention (trois exemplaires) ;

L’ensemble des exemplaires doivent être des originaux et ils doivent tous être signés à la main. 

 

Adresse à laquelle envoyer ces pièces :

ANIMAFAC

23, rue Dagorno

75012 PARIS

ÉTAPE 6 : Transmission du dossier complet à l’Agence du Service civique 

Animafac réceptionne les pièces (contrat, convention et notification d’engagement) que vous avez envoyées, vérifie que celles-ci ont toutes été transmises et correctement signées avant d’envoyer le dossier à l’Agence de services et de paiement (ASP). 

Une fois cela fait, vous pouvez (enfin) accueillir votre volontaire au sein de votre structure !

 

Et enfin si besoin, voici un schéma récapitulatif de la procédure pour accueillir un⋅e volontaire en Service Civique.