Organiser une conférence avec son association

Fiche pratique

Comment allier animation d’un centre universitaire, opération de communication et action d’information ou de dialogue en direction des étudiant.e.s ?  Une initiative somme toute assez simple, généralement peu coûteuse est l’organisation d’une rencontre-débat ou d’un cycle de conférences en lien avec l’activité de l’association et/ou des filières dans lesquelles elle est représentée.

C’est pourquoi voici, en 9 questions-réponses, l’essentiel des points à considérer pour une organisation optimale, et pour le bon déroulement des débats en tant que tels. Ces points ne sont bien sûr pas exhaustifs ; nous espérons cependant qu’ils vous aideront à réaliser votre projet…


Mon association a-t-elle intérêt à monter une conférence ?

Oui. Quel que soit l’objet de votre association (animation du campus, vie de la filière, association sportive, etc), l’organisation d’une conférence peut surprendre et intéresser un nouveau public : vous dirigez une association de jeux de rôles ? Vous pouvez organiser une conférence sur l’utilisation des jeux de simulation pour s’initier à la diplomatie mondiale (en contactant la division jeunesse de l’UNESCO, par exemple). Cela intéresse les étudiants et les amène à vos activités, à côté desquelles ils passent peut-être sans le vouloir ou sans se poser de questions. C’est simple à mettre en place, et cela améliore votre image auprès de l’ensemble de la communauté universitaire.


Quels délais dois-je prévoir si je n’ai pas encore trouvé mon conférencier ?

Pour une conférence vraiment réussie, compter un mois à un mois et demi de préparation. Même si l’organisation est assez simple, il faut avoir le temps d’obtenir l’autorisation d’utiliser la salle, de faire circuler l’information auprès des étudiants (l’impression des affiches, l’annonce dans le journal de la fac, votre quotidien régional ou la radio du campus demandent parfois à être bien anticipées), de pouvoir trouver un.e intervenant.e de remplacement en cas de difficulté avec la personne prévue (dans ce cas pensez à demander à celui ou celle qui annule de vous aider à trouver un.e remplaçant.e).


Je ne connais pas grand monde à la fac ; comment faire salle comble ?

Au delà des techniques classiques (tracts le jeudi 5 pour la conférence du jeudi 12, ainsi que la veille et le jour même), il faut penser à tout. Une bonne publicité, en plus d’amener du monde dans la salle, participe de votre image sur le campus. Les affiches : il faut donc avoir prévu large. Les endroits stratégiques : cabines téléphoniques, machines à café, bibliothèques, couloir du secrétariat, panneaux d’absences des profs, journal de la fac, radio du campus, journaux distribués gratuitement, et, pourquoi pas, programme des spectacles de la ville. Il est aussi possible de demander aux profs d’en parler au début du cours. Faites une affiche géante accrochée par les fenêtres sur la façade du bâtiment et des petites affiches sur le côté vertical des marches d’escaliers. Cela surprend, donc cela marque : tout est permis quand l’administration sait que l’on va nettoyer et que c’est exceptionnel. Évidemment, des publications sur les réseaux sociaux montrant les préparatifs avec le lien vers le formulaire d’inscription, la création d’un événement Facebook (animé régulièrement !) sont presque des incontournables de la communication aujourd’hui.

Retrouvez plus d’informations sur la communication d’un événement dans la fiche pratique « Communiquer son événement auprès des médias et du public », à lire ici.


Le ou la Président.e de l’Université va venir, comment faire bonne impression ?

Il faut avoir prévu les petits à-côtés : décorer la salle, faire des petits cartons imprimés avec le nom des invités, avoir des bouteilles d’eau pour les intervenant.e.s, une nappe pour couvrir la tribune, des hôtes ou hôtesses d’accueil avec un petit badge qui peuvent s’avérer utile pour répondre aux questions d’organisation, un micro de remplacement et des réglages déjà testés évitent bien des désagréments ; savoir comment marchent les lumières, le chauffage ou la soufflerie qui causent souvent des surprises (le personnel de l’Université connaît ces petites tracasseries par cœur, demandez-leur par avance), avoir l’horaire de fermeture des locaux pour le cas où le débat se prolonge tard, et l’autorisation éventuelle de déroger. Prévoir une plaquette de présentation de l’association ou du cycle de conférence, et éventuellement un petit cocktail de remerciement des invités et des partenaires à l’issue de la conférence.


Quels lieu et date choisir ?

Si les disponibilités de l’intervenant.e sont des contraintes incontournables, il ne faut cependant pas accepter n’importe quelle date proposée. La règle est d’éviter de faire de conférence le jour d’un autre événement important (match de foot, grève des transports, concert exceptionnel, cours annulés, etc) ou la veille des vacances. Il faut bien choisir sa date en fonction de la fréquentation quotidienne du site et des principaux cours du jour. Le meilleur choix est faire coïncider le début de la conférence avec la fin du cours principal des filières concernées. Cela permet de faire une annonce au début du cours et de profiter de la présence optimale à l’Université (voire même, si vous gardez l’amphi, d’avoir le public déjà dans la salle). Si l’Université n’est pas le seul endroit où l’on puisse organiser une conférence (salle de Mairie, MJC, salle de spectacle les jours de relâche, cité-U, etc) elle est cependant le lieu à privilégier avant tout puisque le public visé y est déjà (sauf conférence de grand prestige attirant le public à elle). Évitez en tout cas les sites difficiles d’accès ou loin de l’Université, sous peine de voir un public restreint, ou la salle se vider à l’heure du dernier bus.


C’est ma première conférence-débat, quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?

Outre le choix de la salle et de la date qui détermine le public, il faut aussi que le sujet soit attractif (surtout pour la première conférence dans le cas d’un cycle). Rencontrez les intervenant.e.s avant de les annoncer, il vous faut être sûr qu’ils viendront et savoir s’il peuvent plaire à un public (évitez de découvrir que votre intervenant est soporifique le jour même du débat). Prévenez-les si vous n’êtes pas à l’aise, ils vous aideront. N’oubliez pas de leur donner l’intitulé exact de votre conférence, les noms des éventuels autres participants, ainsi que l’esprit dans lequel vous souhaitez qu’ils interviennent.


L’association n’a pas de quoi financer les trajets de l’intervenant, la conférence peut elle être subventionnée ?

Oui. Pensez à demander une aide matérielle souvent plus facile à obtenir, mais il vous est possible de recevoir une aide financière de :

  • L’Université en premier lieu. Il faut pour cela évaluer l’ensemble des dépenses que vous occasionne l’organisation de la conférence et réfléchir à une part d’autofinancement. En présentant un petit dossier explicatif, vous pouvez vous adresser au FSDIE qui existe dans chaque Université (voir fiche pratique n°21).
  • Le conseil d’UFR aussi peut décider de soutenir une ou plusieurs conférences qui s’inscrivent dans la logique de l’enseignement qu’il dispense.
  • Vous pouvez aussi vous adresser aux collectivités territoriales (mairies, conseils généraux et régionaux). Le CROUS (par l’intermédiaire de la Commission Culture-Action) et les médecines préventives peuvent vous aider aussi.
  • Il vous est aussi possible de faire payer l’ensemble de votre publicité par une banque ou une mutuelle. Nombreux sont les commerçants qui sont prêts à vous appuyer, en contrepartie d’une publicité au verso de vos tracts. Plus généralement, une conférence étant peu coûteuse, n’importe quelle entreprise, société ou organisme dont l’objet se rapproche du sujet visé peut prendre en charge tout ou partie de vos frais d’organisation.


Comment animer correctement les échanges ?

Pas besoin d’être un.e très grand.e orateur.rice pour assurer l’animation d’une conférence mais il est mieux d’être un peu à l’aise face à un public. Introduisez les débats en expliquant brièvement votre démarche. Présentez les intervenant.e.s en éviter d’écorcher leur nom et d’oublier leurs références. Si plusieurs conférencier.e.s doivent intervenir, veillez à donner un temps de parole égal à chacun.e. Une fois les débats terminés, proposez au public de poser des questions, quitte à commencer par certaines interrogations préparées par vous ou des membres de votre association. Faites circuler un micro afin que tout le monde puisse entendre les questions et observez bien la salle pour n’oublier personne. En fin de conférence, pensez à remercier intervenant.e.s et participant.e.s.


Je veux faire une conférence sur les métiers du droit. Dois-je privilégier l’organisation d’un débat, ou d’un cycle de conférences ?

Il faut bien penser que ce choix vous est offert quel que soit le sujet choisi. Dans ce cas précis, un cycle de conférences (avec plusieurs intervenant.e.s de métiers proches à chaque fois) peut être le choix le plus judicieux. Il n’y a pas matière à débat comme pour la légalisation des drogues douces, et le sujet est suffisamment vaste pour donner lieu à plusieurs séances : le droit en entreprise, le métier d’avocat, de juge, de conseiller juridique, etc. Ne négligez pas non plus des sujets annexes qui ont fait l’objet de conférences intéressantes, par exemple : droit français et droit européen, indépendance face au politique, médiatisation et dérives, ou même droit et fiscalité étrangers, en liaison avec le formidable développement des marchés à l’export…


Je veux organiser une conférence sur mon campus, mais j’hésite encore sur le sujet...

Animafac dispose d’un très large choix d’intervenant.e.s. Vous vous intéressez à la question des droits de l’homme, à la dette des pays du Sud, au réchauffement climatique ou encore à la bioéthique? N’hésitez pas à nous solliciter, nous vous orienterons notamment vers d’autres têtes de réseau plus spécialisées, comme le REFEDD (Réseau Français des Etudiants pour le Développement Durable) sur les questions d’environnement ou le Réseau des Radios Campus sur le thèmes des médias. Celles-ci pourront sûrement vous aider à affiner votre problématique, et à la relier à l’actualité.