Organiser un forum des associations

Fiche pratique

Pour ne pas découvrir après six mois d’effort que ceux de l’asso d’à côté réalisent les mêmes projets que vous, pour ne pas vous entendre dire  » ah, vous étiez là vous ? « , pour ne pas voir les volontaires potentiels ballottés de l’association sportive à l’association des étudiants livreurs de pizza quand ils voudraient faire du soutien scolaire, pour, enfin, aider à ce que cette idée de s’engager effleure les autres, une seule solution : le forum des associations.

Engagez-vous, qu’ils disaient, rengagez-vous. Et on s’engage et on se rengage. En effet, l’implication des étudiants dans la vie associative se développe sans cesse. Les assos pullulent, se créent, se transforment, scissionnent, s’associent et les volontaires actifs s’y perdent parfois un peu. Du coup, les volontaires potentiels n’y comprennent pas grand chose le jour où l’idée les effleure de s’engager.

Pour ne pas découvrir avec surprise qu’à dix mètres de vous une autre asso organise le même événement que le votre, pour profiter du travail de chacun et de la pluralité des talents associatifs, pour ne pas vous entendre dire  » ah, vous étiez là vous ? « , pour ne pas voir les volontaires potentiels se sentir délaissés par des associations qui ne se montrent pas, et pour, enfin, aider à ce que l’idée de s’engager effleure les autres, une seule solution : réunir dans la même place et au même moment les associations de l’université pour une présentation globale et ludique : un forum des associations.Le forum de associations d’un campus est le lieu de convivialité idéal qui permet à tous de rencontrer les (autres) acteurs de l’université, d’une part, et d’autre part de vous présenter. Les associations se font donc ainsi connaître des étudiants, des institutions, des autres assos, et si vous vous souvenez de la fiche pratique précédente vous remarquerez combien un forum des associations vous fera économiser du temps.

Une fois cette solution à tous vos problèmes de communication adoptée, reste à savoir comment y parvenir dans les meilleures conditions.

 

L'organisation avec les autres associations

Soyons clairs : un forum des associations où votre asso serait la seule représentée ne serait pas un forum des associations. Il s’agit donc de sensibiliser et de mobiliser un maximum d’associations du campus à l’intérêt d’une telle manifestation. La première chose à faire est donc de répertorier la totalité des associations du campus (domiciliées là ou simplement représentées).

L’administration a la liste et les coordonnées des premières, les autres sont généralement enregistrées à la préfecture si toutes ne sont pas accessibles directement dans un local. Vous pouvez également faire appel à des intervenants extérieurs, comme les anciens fondateurs de l’associations qui sont sur votre université, des artistes ou des professeurs (qui sont concernés et souvent prêts à encourager le mouvement associatif), des associations d’autres universités, et même d’autres régions.

Gardez en tête que votre forum est l’occasion de mettre en place des rapports pluriels entre les associations, favorisant ainsi les initiatives plurielles dans le futur. L’engagement associatif prend alors une toute autre ampleur, il ne se définit plus comme l’engagement d’une association mais comme l’engagement commun des associations, dans le respect d es idées de l’autre, de ses moyens, de ses voies, dans l’écoute et dans la construction commune.

Le premier piège à éviter est de laisser une association se charger de toute l’organisation du forum : il n’y a rien de tel pour décourager l’asso initiatrice et démobiliser les autres. Le mieux est donc de réunir tout le monde afin de définir ensemble le déroulement des opérations et de répartir les tâches (demande de locaux, promotion, éventuelle demande de subventions…). Ce sera pour vous l’occasion de prendre le premier contact avec les autres associations et l’administration.

Une fois que l’on sait QUI va participer, il reste à voir , en gros : OU, QUAND, COMMENT.

Le but étant de voir et de se faire voir, évitez les lieux clos comme les salles d’exposition, un amphi ou des locaux extérieurs à la fac. Chaque campus à ses lieux de passage privilégiés, peut-être moins confortables (souvent en courant d’air) mais plus stratégiques. A vous de voir : hall, parvis, cafétéria, resto-U, terrain de foot…

Quand

Pour les horaires, cibler selon les lieux (repas, entrées et sorties….). Pour la date, tout d’abord proscrire les périodes d’examen et la semaine qui les précède. Ensuite, deux choix sont possibles :

  1. Organiser le forum en début d’année universitaire permet d’offrir aux étudiants une occasion de s’investir au moment où ils organisent leur année. C’est aussi un moyen de redynamiser l’équipe après les vacances, de faire le point sur la rentrée.
  2. La fin de l’année universitaire est également propice à l’organisation d’un forum : les équipes des assos fonctionnent bien, on a eu toute l’année pour connaître les assos voisines, on a un bilan de toutes les opérations menées à présenter, il fait beau…

Le forum de fin d’année peut aussi permettre de préparer le difficile passage à l’année suivante. Mais peu d’étudiants sont prêts à s’engager au moment où l’année se termine et tout les examens approchent. Le mieux est sans doute de ne pas choisir et d’organiser deux forums par an en les ciblant selon la période sur la présentation de perspectives ou de bilan .


L'organisation au sein de l'asso et le déroulement, ou

Chaque association doit disposer d’un stand propre. A chacun de décorer, personnaliser son stand pour qu’il soit attractif et que l’objet de l’asso soit immédiatement visible. Des tours de garde doivent être mis en place pour que le stand ne soit jamais vide.

Sans doute ne faut-il pas hésiter à jouer de symboles : laisser traîner quelques haltères ou plongeuses en maillot rouge du côté de l’AS, quelques anchois ou serveuses chez les étudiants livreurs de pizzas (ou des mobylettes rouges), quelques livres de grammaire ou institutrices profilées vers l ‘asso de soutien scolaire, voire quelques chats noirs pour certains ” syndicats ” et un panier d’orange pour le GENEPI (enseignement aux personnes incarcérées). Bref il s’agit de mettre en valeur l’originalité et l’intérêt de son asso en la montrant complémentaire des autres (car l’heure n’est pas aux guerres intestines). Profitez de la diversité de chacun et du côté convivial de l’événement pour organiser le concours de stand ou un défilé des associations, vous donnerez une autre dimension à votre forum.

D’un côté plus pratique, chacun doit être en mesure de donner des explications claires sur son activité_ne serait-ce pas là une occasion d’organiser un débat interne sur les objectifs de l’asso ? Il est bon de proposer et de tenir à disposition des dossiers sur les différents projets réalisés : photo de la dernière soirée, du dernier voyage, tracts édités, procès-verbaux de CA, chiffres de la dernière collecte…

Les étudiants en mal d’investissement apprécieront des brochures de présentation générale de l’asso qu’ils pourront consulter tranquillement ultérieurement (ne pas oublier d’y mettre les coordonnées !). Il peut d’ailleurs être très positif de proposer une brochure globale présentant toute les associations ou pourquoi pas mettre en place un journal du collectif des associations, ce qui permettrait un lien qui perdure entre les associations. Ayez le souci de faire durer votre action tout au long de l’année, malgré, on le sait, la somme de travail de chaque association.

L’animation du forum gagne sans aucun doute à être coordonnée. Il est clair que, quelque soit l’asso qui se charge de l’animation à tel ou tel moment, elle attire les étudiants sur l’ensemble du forum. Ainsi, aux assos de théâtre de proposer des saynètes, de musique de faire chanter et danser, de voyage de créer des ambiances, de sport de faire des démonstrations, de livreurs de pizzas de donner faim. En tout état de cause, la présence de la ligue universitaire d’improvisation, dans les villes où elle est présente existe et est toujours appréciée : ces fous de l’impro théâtrale peuvent illustrer à leur manière n’importe quelle association, toujours avec succès. [NRDL : un peu de pub au passage ? Les rédacteurs des fiches pratiques sont totalement bénévoles mais parfois intéressés…]

Si l’objectif est simplement d’organiser un forum et, rappelons-le, de se faire connaître, sans doute vaut-il mieux que ces animations ne se développent pas en réelles activités car cela disperserait les attentions et limiterait l’apport d’information de fond sur l’asso. Cependant, il est envisageable d’organiser parallèlement une ” semaine des associations “_ ce qui n’a rien à voir, bien sûr. Chaque asso réalise alors un ou plusieurs projets dans le but d’animer le campus et de montrer le dynamisme de ses associations étudiantes. C’est une fête de la culture, une fête de l’Université, de la Saint livreur de pizzas…Mais ça, c’est une autre histoire…