Organiser une soirée étudiante

Fiche pratique

La vie étudiante n’est pas seulement faite de cours, révisions et examens, encore faut-il vivre, tout simplement, et profiter d’un statut qui ne manque pas, par ailleurs, de privilèges. C’est aussi le rôle des associations, soit qu’elles se consacrent exclusivement à l’animation des campus, certains soirs venus, soit qu’elles le fassent en plus d’autres activités. Dans tous les cas, l’organisation de soirées est un temps fort, pour l’université et ses étudiants qui s’y brassent hors des disciplines imposées, mais aussi pour les associations elles-mêmes, qui y puisent toujours une nouvelle dynamique, et parfois, aussi, les moyens de poursuivre leurs activités.

C’est donc un moment privilégié, dont la réussite nécessite une préparation importante, autant qu’un savoir-faire et quelques conseils auxquels l’expérience, l’imagination, et certaines fiches pratiques seules autorisent.


L'avant-soirée

Constituer une équipe

Il vous faudra, face à l’ampleur de la tâche, constituer une équipe, car une soirée ne se prépare pas tout seul. Pour cela, la motivation de chacun est essentielle : il ne s’agit pas seulement de patronner un énième comité, mais bien d’agir pour permettre que la soirée voie le jour. Veillez donc à ce que chacun soit mobilisé, et mobilisable, pour éviter toute surprise pour le moins désagréable.

Ce groupe, plus ou moins restreint, devra en effet se charger de mettre sur pied, très concrètement, la logistique de la soirée. Chacun, pour ce faire, se verra déléguer une fonction précise : s’occuper de l’approvisionnement du bar, de l’organisation de la sécurité, rechercher la salle idéale, et ainsi de suite. Chacune de ces tâches, on le verra, demande une bonne dose d’investissement, ce pour quoi deux ou trois personnes par poste, voire plus, pourront travailler de concert.

L’anarchie peut être sympathique, elle n’exclut pas pourtant un zeste d’organisation, ce que Proudhon vous dira bien mieux que nous : d’où la nécessité d’une bonne concertation. Une personne devra être désignée pour fédérer ces bonnes volontés, et les réunir aussi souvent que nécessaire, non seulement dès qu’un problème se pose, mais régulièrement, afin que la motivation des uns ne s’épuise pas après trois jours.

Éviter l’urgence est, ici, le maître-mot : une soirée se prépare longtemps à l’avant, au strict minimum un mois, sinon bien plus. Fixez au plus tôt la date dans ce but précis, de telle sorte qu’elle n’empiète ni sur des vacances, des week-ends prolongés ou des partiels, ni sur des soirées concurrentes ou autres matches de foot.

La recherche d’un lieu, et autres questions de logistique pure

Le lieu devra convenir au concept de soirée que vous vous êtes fixé, autant qu’au nombre estimé. Vous pouvez voir grand, mais il vous faudra alors être assuré de pouvoir la remplir. Une salle moyenne, mais comble, sert nettement plus l’ambiance qu’une grande salle à moitié pleine, sans tenir compte des coûts de location qu’il vous faudra nécessairement amortir. Le plus avantageux, à cet égard, est encore de rechercher quatre murs, et un plancher, par exemple sur le campus, mais en ce cas il vous faudra assurer par vous-même les services de bar et de buffet si vous comptez en proposer, ce qui demande une certaine organisation. Le plus simple, sans doute, sera de louer une salle aménagée, proche du campus et/ou de la ville, bien insonorisée, avec bar, voire même barman et boissons mis à disposition par le propriétaire. Pensez à la possibilité de louer deux salles, contiguës, où vous pourriez proposer dans chacune une ambiance différente : techno, rock, jazz et java…

Pour toutes démarches de ce type, il vous faudra établir des contrats, et les étudier attentivement avant de signer : faites en sorte de savoir exactement quelles seront les responsabilités de chacun – loueur et bailleur, distributeur de nourriture et boissons, acheteurs. N’oubliez pas de définir la répartition des bénéfices, et de vous renseigner précisément sur certains petits détails : si la boîte vend des cartes d’abonnement par exemple, attention au risque d’apparition soudaine d’une quantité incroyable d’abonnée exonérés. Enfin, élément indispensable, assurez-vous pour tout incident qui ne serait pas couvert par le contrat souscrit : il suffit d’une boisson avariée, d’une indigestion, pour que votre responsabilité soit engagée.

Comme pour tout contrat, faites-en établir deux exemplaires originaux et signés, dont chacun (loueur et bailleur par exemple) garde un exemplaire, afin de vous assurer la possibilité, ensuite, de faire valoir vos droits, tant quant aux engagements financiers qu’aux responsabilités de l’autre partie.

Notamment si le choix et le déroulement des animations de la soirée est laissé au loueur, n’hésitez pas à lui poser certaines directives, de manière à éviter la surprise désagréable de cette association de Paris III, qui, ayant convié profs et élèves à sa soirée de lancement, n’avait pas prévu qu’un strip-tease serait organisé par la boîte qui les accueillait. Aucune action ne leur était ouverte, puisque le contrat ne stipulait pas qu’ils s’y opposaient.

Communiquer

Le moment approche… N’hésitez pas à consacrer un réel budget à la publicité de votre soirée, que vous ferez proportionnel à l’ampleur que vous comptez donner à l’événement. Fixez-vous rapidement, pour ce faire, sur un concept global de soirée (danse, bar, buffet ou les trois…), ainsi que sur une approximation du nombre de personnes qui pourront être présentes, en fonction de la taille de la salle à votre disposition, et du public que vous entendrez toucher : ensemble des étudiants, professeurs, ou troisièmes cycles seuls. N’hésitez pas à compter large : meilleure sera la pub, et le concept alléchant, plus vous aurez de monde. Vous pouvez aller jusqu’à passer contrat avec votre municipalité pour obtenir, comme l’a fait le Collectif des Étudiants Clermontois, des affichages sur les panneaux des bus par exemple.

Les méthodes classiques en la matière pourront toutes être mises à disposition : affiches sur le campus et autour, tractage à quelques jours de la soirée, voire interventions en amphi ou dans les salles de cours. La rumeur fera le reste.

Le moment est presque venu… Une opération de prévente des billets, à ce stade, serait idéale pour faire mieux encore courir le bruit… Dressez une table à l’endroit le plus susceptible de concerner un maximum d’étudiants, le hall de votre université par exemple, où vous proposerez l’achat de billets – à moindre prix, éventuellement – en avance, histoire pour eux de ne pas encombrer la file d’attente, et pour vous d’être renseigné sur le nombre d’étudiants qui viendront, et de mettre de côté une avance de trésorerie utile à rembourser les premiers frais.


La soirée

La vente de billets

Selon ce que vous avez décidé, il vous faudra éventuellement privilégier le public auquel la soirée est réservée, quitte à demander la présentation de la carte d’étudiant. Une sélection, surtout si votre soirée attire beaucoup de monde, sera essentielle, au moins pour éviter tout risque de grabuge, de toute façon pour ne pas surcharger la salle si elle est déjà comble. Filtrez dans ce cas les entrées proportionnellement aux sorties. Précisez bien si les gens ont le droit de quitter et revenir plus tard avec le même billet, en sachant que cela demande un grande rigueur de gestion.

Utilisez exclusivement un système de billets à souche, afin de faire le décompte exact des entrées réalisées, la soirée terminée, et tamponnez-les d’un sigle visible à cheval de la souche et du corps du ticket, surtout si vous avez organisé une prévente des billets. Par ailleurs, un tampon apposé sur le dos de la main, ou sur le bras, pourra faire office de laissez-passer, et dissuader les faussaires, mais faites-le dans ce cas en sus de la délivrance d’un ticket.

La sécurité

Pour parer à toute éventualité, vous pourrez solliciter la présence de pompiers, de secouristes de la Croix-Rouge, voire de la police sur place. C’est encore le plus sûr, mais c’est aussi moyennant finances (de 500 à 1000 francs et plus).
De toute manière, prévoyez une boîte à pharmacie pour les petits soins d’urgence, et la liste des pharmacies et médecins de garde, sans oublier les numéros qui peuvent sauver une vie (police, pompiers, SAMU).

Une personne devra être désignée, qui servira de référence pour tous problèmes, des plus graves aux moins graves en apparence (de la perte de connaissance dans la salle aux problèmes de filtrage à l’entrée). Elle devra être joignable à tout instant, jusqu’à la fin de la soirée.

Une équipe de surveillance, professionnelle ou non, sera une aide précieuse, aux entrées et sorties de la salle, voire dans celle-ci. Un badge, ou un signe distinctif en l’absence d’uniforme pourra éviter toute contestation trop vive. Attention : vous devez rester maître de la situation, et votre responsable désigné devra être présenté comme tel à l’ensemble des membres de l’équipe.

Les boissons

En tant que non professionnels de la vente de boissons, des règles strictes sont à observer : si vous ne disposez que d’une licence I, cas le plus courant, seuls les alcools de première catégorie pourront être proposés au bar, soit du cidre, de la bière. Avec une licence III, c’est du vin que vous pourrez proposer, la licence IV étant réservée aux professionnels attitrés. Vous ne pourrez guère vous la procurer, sauf à disposer d’un bar dans un établissement licencié, que le propriétaire mettra dans ce cas à votre disposition, avec son barman. Éventuellement un contrat pourra être passé avec une marque d’alcools qui mettra à disposition un barman chargé de distribuer ses produits.

Plus le choix d’alcools sera large, plus la consommation importante, plus graves pourraient en être les conséquences. Établissez une politique aussi sérieuse que possible en la matière, et d’abord, organisez un roulement parmi les serveurs, en leur précisant s’ils ont le droit de se servir, et si oui, de quel type de boissons et combien de fois. La personne de référence pourrait jouer un rôle important, accompagnée de la sécurité, pour décider s’il faut cesser de servir un consommateur particulièrement endurant.

La musique

Vous l’aurez bien sûr choisie auparavant, selon le style de votre soirée. Si vous ne pouvez vous assurer par vous-même de trouver une sono, et des disques en nombre suffisant, essayez les haltes culturelles municipales, dont certaines proposent à leurs membres d’emprunter un grand nombre de disques le temps d’une soirée, justement. La boutique de disques d’occasion à côté de chez vous, mais le cas est plus rare, pourrait aussi vous fournir en matériel, en échange, par exemple, d’une bonne publicité. Sinon, il vous reste toujours la possibilité, comme pour le bar, et l’organisation de la soirée, de passer contrat, et rémunérer un DJ pour l’occasion, auquel vous préciserez simplement le type de musique souhaité.

Dans tous les cas, vous devrez vous acquitter des droits d’auteur, qui protègent toutes les œuvres musicales non tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l’auteur et du compositeur). Pour obtenir l’autorisation de diffusion, prenez contact avec la SACEM de votre région, au moins quinze jours avant la manifestation, qui vous adressera un formulaire de déclaration. Veillez à signer et retourner le contrat dans ce délai, afin d’obtenir 20% de réduction sur les droits à payer. Il ne vous restera plus alors, dans les dix jours suivant la manifestation, qu’à retourner l’état des dépenses et des recettes et joindre le programme des œuvres diffusées. La redevance minimale de base était, pour 94/95, de 196 F HT. Les associations affiliées à Animafac, cependant, ont encore droit à 12,5% de réduction sur le montant dû à la SACEM.


Après la fête

Questions de trésorerie

L’heure des comptes étant venue, une fois les invités partis, l’état des recettes devra être fait dans la foulée, tant pour les entrées que pour le bar et les autres activités proposées. Plusieurs personnes ne seront pas de trop pour faire le compte, et le vérifier une fois établi, de préférence poste par poste.
Au petit matin, les banques étant fermées, déterminez qui s’occupera de conserver les recettes jusqu’à leur dépôt, et faites en sorte qu’il soit accompagné jusqu’à la porte de chez lui : les soirées importantes attisent les convoitises, et le simple fait d’être à deux peut dissuader bien des envies.

Le grand ménage

Si le contrat de location prévoit que vous devez prendre en charge le ménage de la salle, faites-le le soir même, afin de n’avoir pas à y revenir ensuite. Une équipe aura été constituée au préalable, qu’aideront les bonnes âmes du petit matin. Prévoyez à cet effet tout matériel utile, des sacs poubelle aux torchons, serpillières et seaux. C’est encore la meilleure manière de ne pas entamer la joie d’une fête réussie.