Organiser son week-end d’intégration

Fiche pratique

Comme il est difficile de rentrer en cours ! À la tristesse de quitter une plage ensoleillée (ou à celle plus relative de s’éloigner du McDonald où l’on a travaillé en août) s’ajoute pour les responsables d’asso, le redoutable stress du renouvellement de l’équipe d’animation du campus. Organiser un week-end d’intégration s’avère être un excellent moyen de faire naître des projets ambitieux, de préparer une relève efficace, le tout dans une ambiance très conviviale.

Aussi bien pour une association thématique que pour une promotion de filière, les premiers pas déterminent souvent la qualité des rapports humains tout au long de l’année. L’organisation d’un week-end d’intégration bien pensé permet le déroulement de cette période dans les meilleures conditions.


1. Les premiers pas

Première étape, évidente mais pas toujours facile : constituer une équipe solide qui prend en charge cette question. En fonction du week-end que vous voudrez organiser, elle pourra avoir un travail titanesque à abattre ou, au contraire, elle pourra jouer les inspecteurs des travaux finis, ce qui n’est pas toujours une tâche à négliger. Tout dépend en fait des services rendus sur place par les responsables de la logistique d’un centre d’hébergement, ou encore des capacités de vos éventuels invités à animer une équipe.

Il s’agit ensuite de choisir le lieu du week-end. Attention : pensez à tout ! L’hébergement et la restauration, vous y penserez toujours, mais il faut également étudier les possibilités en matière de réunions, de sport, d’ateliers variés, de concerts, spectacles, soirées… Et l’indispensable, c’est aussi d’étudier l’infirmerie ou la pharmacie la plus proche, les villes à proximité pour les courses… Il est presque impératif de se rendre sur les lieu pour un repérage en bonne et due forme avec visite de tous les recoins, chronométrages des trajets, simulation des catastrophes les plus plausibles.

Prévoyez enfin le mode de transport. Plus vous serez près de vos bases, moins cela sera cher, mais votre week-end marquera peut-être davantage les mémoires avec un épique voyage en car qui vous amènera vers une destination de rêve. En tout cas, le coût du voyage n’est jamais négligeable sur un week-end, alors préoccupez-vous de cette question en avance, cela vous fera faire des économies.


2. L'imagination au pouvoir

Faites preuve de créativité dans la recherche de financement pour ce week-end. En effet, même fait de bric et de broc, un week-end d’intégration atteint rapidement un budget conséquent et il est contraire à l’idée même du week-end que certains ne puissent participer pour de basses raisons pécuniaires. Alors réagissez, et frappez aux bonnes portes, publiques comme privées, en imaginant des partenariats adéquats.

  • Compagnies de location de cars, vendeurs de boissons, centres d’hébergement peuvent peut-être vous aider ” en nature “.
  • Des sponsors pourraient être intéressés par les gains d’images auprès des étudiants.
  • Des administrations ont peut-être mission d’aider aux initiatives étudiantes.
  • D’autres sont sans doute intéressées par votre programme artistique, pédagogique…

Soyez persévérant.e.s. Comme votre expérience vous l’a démontré et comme nous l’avons retranscrit dans diverses fiches pratiques, il faut s’armer de patience quand il s’agit de convaincre quelqu’un de financer vos projets.


3. Le programme, le programme

Voilà que dans la foulée, vous méditez sur le programme de votre événement. Bien sûr, tous les goûts sont dans la nature. L’essentiel est d’avoir bien cerné les objectifs de l’initiative. Quelques assos ont l’habitude d’emmener certains de leurs profs quand leur ” week-end ” dure 5 ou 6 jours, pour alterner détente et enseignements. Une association ambitieuse placera évidemment des ateliers pour préparer les projets de l’année ou encore former les étudiant.e.s potentiellement intéressé.e.s pour intégrer votre équipe. C’est par ce type d’activité que vous pourrez au mieux organiser la relève.

En vrac, sont déjà venus à nos oreilles avides des récits de découverte de l’œnologie, de courses d’orientation – ciblées ou non sur le patrimoine régional, de diverses formes de jeux de rôle grandeur nature, de missions d’intérêt général comme le nettoyage d’une zone ou la participation à un chantier de fouille et/ou d’entretien, de spectacles culturels étudiants (concerts, matchs d’improvisation théâtrale…), etc.

Un conseil :  Évitez aussi les week-ends de beuverie pure et dure. Vous savez bien que la gueule de bois fait perdre beaucoup de temps, et celui de votre week-end est aussi précieux que rare. Nous sommes bien sûr à votre disposition pour vous aider à réfléchir à ces difficiles questions, voire à vous orienter vers des prestataires de services qui peuvent vous simplifier la vie. Un dernier petit point, n’oubliez pas que, au delà du fait que ce n’est certainement pas le moyen d’intégrer et de préparer l’année, le bizutage est interdit par la loi, donc surtout veillez à ce que la bienveillance soit au coeur de ce week-end :)


4. Communiquer, qu'ils disaient !

Tout est communication ! Ici, nous parlerons en premier lieu de l’inscription à votre week-end. Ne lésinez pas sur la communication internet (réseaux sociaux, mailing dédiés), les affiches pour éviter de partir à dix quand toute une promotion aurait pu être intéressée.

Pour les associations qui ne sont pas de filières, un week-end d’intégration est toujours très bénéfique pour le développement de votre équipe, anticipez bien la communication pour que celles et ceux ceux qui pourraient être intéressé.e.s participent à votre initiative.

La communication, il faut aussi la diriger en direction de (potentiel.le.s) partenaires. Ce week-end peut être mis en valeur auprès de structures pour les garder en tant que partenaire ou les convaincre d’en faire partie ! Pourquoi ne pas les inviter à tout ou partie du week-end si cela ne dénature pas le bon déroulement des activités ? Ils seront convaincus par la fougue et l’intelligence de votre groupe et garderont un souvenir ému de cette aventure commune.

Enfin, ne vous endormez pas quand vous retournez sur votre campus, diffusez (avec l’autorisation des participant.e.s) les plus belles photos du séjour convenablement exposées. Cela prolongera le week-end et l’esprit de communauté. Les partenaires pourront également être impressionnés par la densité du programme réalisé et le dynamisme de votre association pour le reste de l’année.

Vous souhaitez approfondir cette question de la communication ? Retrouvez pas de conseils, d’outils et de témoignage dans le guide « Booster la communication de son association« 


5. On y est

Le lieu vous attend, les activités sont prêtes, le(s) car(s) sont déjà plein(s). Ne vous détendez pas trop, pourtant. En fonction de la part de bricolage dans la préparation du week-end, les organisateur.rice.s seront très sollicité.e.s.

Quelques conseils pour tenir le choc et profiter pleinement du week-end :

  • Formez une équipe large (plus on est de fous, plus on rit), en associant des nouveaux que vous intégrerez d’autant mieux.
  • Trouvez une forme agréable mais ferme de réveil. Vous savez bien que dès le second matin, il est beaucoup plus difficile de se lever à une heure compatible avec le programme prévu.
  • Soyez visibles : si votre groupe est important, les menus problèmes seront inévitables et il faudra qu’on puisse vous trouver sans retard. Relayez-vous, il est impossible de faire trois nuits blanches de suite et les organisateurs aussi (et surtout) doivent se lever le matin.
  • Ayez toujours un temps d’avance pour trouver une solution si un partenaire vous fait faux bond, un.e invité.e vous fait défaut, des intempéries empêchent ce qui était prévu.

Bien pensée et bien menée, l’organisation d’un week-end d’intégration vous permettra de remettre en route votre asso sans même attendre la rentrée universitaire qui a parfois lieu bien tard dans l’année.

Intégrer les bachelier.e.s dans votre école ou filière, intégrer les étudiant.e.s dans votre association, intégrer vos ” adhérent.e.s passif.ve.s ” à l’organisation de vos projets… Tout peut être ou but ou prétexte à la mise en place d’une telle action. Un week-end intelligent permettra de se connaître, de délirer ensemble, et, au final, de garder d’excellents souvenir des premiers pas associatifs des uns et des autres. Après tout, se faire plaisir, n’est-ce pas la meilleure intégration possible ?