Trouver, garder et utiliser un local

Fiche pratique

Vous ruminez d’ambitieux projets pour votre association, vous avez motivé vos troupes et même réussi à obtenir l’adhésion de quelques sympathisants supplémentaires ainsi que les promesses de coup de main de plusieurs bénévoles. Décidément, une rentrée placée sous les meilleurs auspices. Mais comme on dit, rien n’est acquis et la nouvelle vient de tomber… Le garage familial qui faisait office de local doit désormais accueillir le scooter du petit dernier ; le co-locataire du trésorier ne supporte plus les cartons de flyers empilés derrière les WC et l’ordinateur qui squatte l’entrée de l’appartement ; la Mairie va réhabiliter le cagibi poussiéreux gracieusement prêté l’an dernier (6 mois de travaux pour 9m²)… C’est la cata, vous n’avez plus de local !


1. Petit rappel : le siège social

Il doit être fait mention d’une adresse pour l’association dès le dépôt des statuts. Le siège peut être transféré par simple décision du conseil d’administration, mais la ratification en assemblée générale est nécessaire. Une domiciliation à l’université peut être obtenue avec l’aval de l’administration, même si aucun local n’est réellement disponible. Il s’agit principalement d’avoir une boîte aux lettres officielle. La domiciliation première de l’association à l’université peut par ailleurs donner ensuite plus de légitimité à la demande d’un local, elle permet une meilleure circulation de l’information et facilite un renouvellement, si tant est que l’association soit étudiante et bien implantée sur l’université.

Si aucune autre solution n’est possible, domiciliez l’association chez l’un des membres fondateurs. Prévoyez également un article dans les statuts évoquant l’existence d’un règlement intérieur de l’association, validé en AG et régissant notamment l’usage de l’éventuel local. Cela peut ensuite pourra vous éviter quelques désagréments.


2. Se faire prêter un local

L’UNIVERSITÉ

Votre première piste de recherche sera votre université ou votre école. Avant toute demande, n’oubliez pas de préparer un dossier qui comporte tous les éléments descriptifs de l’association et de son action : statuts, liste d’adhérents, projets, etc. Vous pourrez ensuite aller le proposer, au Bureau de la vie étudiante, aux élus étudiants auprès de l’administration ou encore aux syndicats étudiants.

Si l’administration est inflexible, une autre association ou un syndicat pourra peut-être vous héberger (nombre d’associations ont pour local et pour adresse postale le BDE de la fac par exemple). Il reste encore les Maisons des Associations, les Maisons des étudiants, ou certaines fédérations d’associations. À Paris, il existe bien entendu la Maison des Initiatives Étudiantes. Elle ne peut pas proposer de local permanent aux associations (plus de mille assos étudiantes parisiennes pour un peu moins de 1000 m2… forcément, ce n’est pas suffisant pour héberger tout ce petit monde) mais peut cependant vous servir de siège social, de boîte aux lettres et même de lieu de réunion voire de formation, le tout gratuitement.

LA MAIRIE

Si vous n’avez toujours pas trouvé de local à occuper ou à partager, tentez votre chance auprès de la Mairie. Là encore, un dossier bétonné et beaucoup de patience seront nécessaires. Il vous faudra tout d’abord identifier l’interlocuteur ou le service concerné. Dans les petites communes, la demande est généralement adressée directement au Maire. Dans les villes plus importantes, d’autres interlocuteurs peuvent intervenir : il faut généralement s’adresser au service chargé de la vie associative, mais la demande peut également être traitée par le service ou le conseiller municipal chargé du secteur d’activité de l’association (culture, environnement, solidarité,…).

Que demander ?

La mise à disposition de locaux municipaux : une salle de réunion, de cours, de spectacle, etc., en précisant également les jours et horaires souhaités, la capacité minimale, l’équipement (non, pas la machine à café ou les ordinateurs, mais plutôt s’il faut des tables, des chaises, etc.), voire la localisation ou l’accessibilité (pour de jeunes enfants non accompagnés ou pour des personnes handicapées par exemple). Il ne s’agit pas d’être trop exigeant, vous limiterez d’autant vos chances de trouver chaussure à votre pied, mais d’être suffisamment prudent pour ne pas se voir affecter des locaux inadaptés et donc inutilisables.

Ressource utile : la liste des « bâtiments et terrains appartenant à la commune » figurant dans l’annexe intitulée « concours aux associations » du budget de chaque municipalité recense toutes les disponibilités de la commune. Elle est consultable en libre accès dans chaque mairie.

À quel prix ?

La mise à disposition peut se faire à titre gratuit ou onéreux, sachant que dans ce dernier cas, la municipalité ne demande généralement qu’un prix symbolique, bien inférieur au prix du marché. C’est une forme de « prêt » généralement formalisé par une convention entre la ville et l’association.


3. Louer un local

En tant qu’association, vous ne pouvez conclure ni un bail commercial, ni un bail professionnel. Il vous reste donc le bail emphytéotique, dont la durée minimale est de 18 ans (ça risque de faire un peu long), le bail rural (si vous souhaitez vous lancer dans des activités agricoles) et enfin le bail de droit commun, probablement le plus adapté à une association étudiante : le montant du dépôt de garantie ne peut excéder deux mois et le bail conclu relève de la liberté contractuelle, ce qui vous laisse une grande marge de négociation pour déterminer les modalités de la location (durée, nature de l’activité, délai de préavis…). Sachez cependant qu’il offre peu de protection, aucune durée minimale de location n’étant définie.

Enfin, pour éviter les problèmes de responsabilité personnelle engagée, il est plus que préférable de mettre le bail au nom de l’association, ce qui vaut aussi pour l’ouverture de comptes EDF, Internet ou téléphone. Dans le dernier cas, cela a en plus l’avantage de faire figurer le nom de l’association dans l’annuaire.

LA TAXE D’HABITATION

Cette taxe est redevable par l’occupant d’un local, qu’il soit locataire ou propriétaire. Trois conditions doivent être remplies pour que les locaux soient soumis à cette taxe : ils doivent être meublés conformément à leur destination, faire l’objet d’une occupation privative et ne pas être retenus pour l’établissement de la taxe professionnelle. En revanche, les locaux accessibles au public, comme les salles d’exposition par exemple, sont exonérés. Un local mis à la disposition d’une association donnera donc lieu au paiement de la taxe d’habitation si elle est en mesure d’en disposer librement.


4. Occuper son local de façon responsable

SÉCURITÉ ET RESPONSABILITÉ

Ça y est, vous avez emménagé dans le local promis ! Le chemin n’est cependant pas terminé, il vous reste encore à développer un sens aigu des responsabilités… Le règlement intérieur de votre association est à rédiger en fonction de la nouvelle donne géographique et à afficher en bonne place (au dessus de la machine à café par exemple). On en devine les mots d’ordre : respect, sécurité, intelligence. C’est un peu plan-plan, certes, mais il n’est pas inutile de rappeler que vous aurez certainement à gérer un lieu à usage collectif qui, accessoirement, va représenter votre association aux yeux du public et de l’administration.

Il va donc falloir prévoir que les bénévoles, salariés et autres volontaires soient astreints à une certaine discipline, à un système de permanence (qui dispose des clefs, à quelles heures ?) et à une préservation de l’hygiène de base. Si vous disposez, d’un local prêté par l’université, vous pouvez logiquement espérer qu’il réponde aux normes de sécurité. Il peut toutefois être prudent de se procurer lesdites normes auprès de la protection civile (pompiers, préfecture…).

L’ASSURANCE

Parmi toutes les bonnes raisons qui voudraient que votre association souscrive un contrat d’assurance, celles qui concernent l’usage d’un local, de façon pérenne ou temporaire, devraient suffire à vous décider. Et oui, sinon, qui va payer pour les dégâts causés par ces hordes d’étudiants déferlant sur vos polycopiés, ou encore pour les auréoles de café venues parer les meubles de grands designers ingénument prêtés par l’administration ?!

Lorsque vous prenez possession du local, ne vous contentez pas d’un simple état des lieux. Complétez-le par une évaluation de la diversité et de l’importance des risques, considérez la valeur du matériel qui y est placé et de celui que vous y ajouterez, pensez à la façon dont vous allez utiliser ce local… Et faites le point avec le bailleur ou l’université sur la répartition des responsabilités. Vous connaissez le dicton, mieux vaut prévenir…

Ensuite, choisissez la formule d’assurance adaptée à vos besoins. Aux contrats de base, comme celui proposé par l’APAC via la Ligue de l’enseignement, qui couvrent la responsabilité civile, les dommages subis par les membres ou l’occupation occasionnelle de locaux (ce qui est souvent le cas lorsque le local est prêté par la fac), on peut demander une extension pour couvrir des matériels à hauts risques (vidéo, informatique, hi-fi…) ou ajouter une protection juridique qui prend en charge les frais d’un procès intenté contre l’association (on n’est jamais trop prudent).


5. Animer son local

Maintenant que vous voilà installés, l’esprit tranquille et les pieds sur la table, pensez à la meilleure façon d’utiliser ce nouveau lieu de vie. Que pouvez-vous proposer à vos adhérents et au public ? Comme faire de ce lieu un carrefour, un pôle attractif et convivial, tout en le gardant propice au travail ? Dans les grandes lignes, votre local doit permettre :

  • Aux bénévoles de travailler pour l’association : un téléphone, même réduit à la seule réception, et un ordinateur seront les bienvenus. N’oubliez pas de prévoir également un espace privilégié, où il sera possible de s’isoler du capharnaüm ambiant.
  • De diffuser l’information : prévoyez des affichages intelligents, des casiers en libre-service où chacun peut consulter les documents nouveaux, et dans la mesure du possible des permanences.
  • De rendre visible l’association et ses activités : proposez une billetterie, des polys, des préservatifs, du bon café pas cher (!), etc… Gardez toujours à l’esprit que les buveurs de bon café pas cher sont des adhérents potentiels !