Organiser l’accueil des nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s

Fiche pratique

Votre établissement n’a probablement plus de secrets pour vous depuis que vous en arpentez ses vastes couloirs, bureaux, et autres recoins plus ou moins connus. Mais souvenez-vous de quand vous êtes arrivé⋅e⋅s : une semaine de rentrée ressemble souvent à un parcours d’obstacles angoissant dont on se sort plus ou moins bien. Vous pouvez ainsi vous réunir et vous organiser pour accueillir les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s afin de faciliter leur intégration. Cela pourrait d’ailleurs permettre d’augmenter leurs chances de réussite (car les deux sont liés) ; et pourquoi pas, par la même occasion, d’éveiller leur volonté de participer à la vie associative, voire vous rejoindre. Voici en quelques points les informations importantes pour organiser l’accueil des nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s. 

Les moments pour les accueillir

L’idéal est d’être présent⋅e⋅s à des moments stratégiques pendant lesquels vous pouvez rencontrer votre public cible, à savoir les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s. Plusieurs moments peuvent ainsi être privilégiés. 

LA PRÉ-RENTRÉE INSTITUTIONNELLE

D’abord la pré-rentrée institutionnelle, souvent sur une semaine car accueillant les différentes filières, organisée par votre établissement pour leur donner des informations relatives à leur scolarité. Il peut alors être intéressant pour vous, de demander à être présent⋅e⋅s à un ou plusieurs moments de cette pré-rentrée pour de rencontrer les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s en début d’année scolaire (en septembre ou en octobre selon l’établissement). 

LE DÉBUT DES COURS

Ensuite, vous pouvez aussi être présent⋅e⋅s lors de la reprise des cours. Moment stratégique car tous les étudiant⋅e⋅s inscrit⋅e⋅s vont quasiment tout⋅e⋅s en cours à cette période de l’année, souvent pendant les deux premières semaines. Au-delà, les premières absences et parfois abandons d’études commencent. C’est pourquoi, il est important d’être là, lors de ces premières semaines cruciales, et peuvent parfois éviter le décrochage. 

AU DÉBUT DU SECOND SEMESTRE

Enfin, vous pouvez renouveler la démarche au début du second semestre en janvier ou en février. En effet, il arrive souvent qu’il y ait des réorientations au bout d’un semestre, ou de que nouvelles personnes arrivent sur le campus : par exemple les personnes en échange international.

Les stands d'accueil

Il y a quelques moyens classiques d’accueillir les étudiant⋅es de première année, ce qui ne signifie pas qu’il n’y ait pas d’autres méthodes probantes. Vous trouverez ici les bases d’un accueil efficace, mais n’hésitez pas à repenser et à innover.

DES STANDS BIEN PLACÉS ET REPÉRABLES

Pour être vu⋅e⋅s par les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s, encore faut-il qu’il⋅elle⋅s vous voient. Pour cela, vous pouvez établir des stands à des endroits stratégiques de votre campus (hall, parvis, cafétéria, sorties d’amphis, etc.).  Et si vous pouvez en organiser plusieurs en divers endroits-clés installés de telle sorte que le maximum d’étudiant⋅e⋅s puisse vous trouver et vous demander conseil, cela sera encore plus efficace.

Faites donc en sorte d’être repérables de loin (fléchez au besoin), tant au niveau de l’impact visuel que du message que vous voulez faire passer. Des panneaux bien lisibles et visibles, agrémentés pourquoi pas de dessins humoristiques, une architecture audacieuse, ou simplement des badges, etc., pourront retenir l’attention. En effet, dans la jungle des informations de la pré-rentrée, il est difficile de sélectionner quels renseignements seront importants ou non, et l’on hésite parfois à s’attarder à un stand s’il ne semble pas réellement utile.

Montrez donc bien que vous êtes là pour aider les étudiant⋅e⋅s dans leurs démarches, et qu’il est intéressant pour elles⋅eux de venir à votre rencontre. Quelques tracts ou plaquettes de présentation, une brochure recensant les démarches à effectuer et les actions de votre association, vous permettront d’établir le contact. 

DES STANDS ACCUEILLANTS ET ANIMÉS

Une fois que votre stand a attiré les personnes, le travail commence : avoir une démarche volontaire et engager la discussion. Soyez le⋅la plus avenant⋅e possible pour que les étudiant⋅e⋅s se sentent à l’aise à poser leurs questions sur tel ou tel fonctionnement de la vie étudiante. 

Il s’agit ainsi de créer un véritable espace de rencontres, pas un simple lieu de transit. Quelques chaises au minimum, une exposition, une buvette, des bonbons ou des gâteaux, créeront autour de votre stand un réel événement au sein du microcosme de votre établissement. 

D’ailleurs souvent, il⋅elle⋅s n’osent pas trop poser de questions car déjà perdues dans le flot d’informations, ne parviennent même pas toujours à définir ce qu’il⋅elle⋅s ont compris ou non. 

C’est pourquoi, il vous revient aussi d’orienter la discussion, de donner et reexpliquer des points que vous-mêmes n’aviez pas compris tout de suite en arrivant à l’université par exemple : sur le système des Unités d’Enseignements, la sécurité sociale, etc. 

Au-delà des informations de base, vous pouvez également essayer de connecter et d’informer en fonction des profils et à partir de votre propre point de vue et expérience. 

Par exemple, n’hésitez pas à donner votre avis sur votre formation si par exemple la personne en face de vous commence la même licence, sur l’ambiance, les enseignant⋅e⋅s, l’intérêt des cours, les problèmes de méthodes… C’est en personnalisant l’accueil que votre action prendra tout son sens.

Enfin, vous pouvez aussi leur parler de la vie étudiante annexe aux études : associations, journées culturelles et artistiques, sportives, etc.

Les réunions de pré-rentrée

L’ORGANISATION

Les réunions de pré-rentrée ont ceci d’intéressant qu’elles permettent d’informer massivement les étudiant⋅e⋅s plutôt qu’au cas par cas, comme vous le feriez sur les stands.

Elles vous confèrent aussi un statut plus important auprès des étudiant⋅e⋅s, qui verront peut-être plus dans la “réunion d’information ” un caractère plus officiel qu’un stand installé dans un couloir. 

Si vous réussissez en plus à négocier avec l’administration qu’elle informe par voie d’affiches ou par mail de la tenue de votre réunion, alors vous pourrez avoir un maximum de public. Si vous n’y parvenez pas, prévenez des date et heure de la réunion par tous les moyens dont vous disposez. 

N’oubliez pas d’expliquer comment s’y rendre : souvenez-vous toujours que les étudiant⋅e⋅s qui y vont ne connaissent pas les lieux.

Fléchez donc bien le jour J. 

LA PRÉSENTATION DE LA VIE ÉTUDIANTE

Faites en sorte que les membres de l’association qui tiendront la réunion connaissent convenablement l’université. Si vous avez des représentant⋅e⋅s dans les différents conseils, mettez-les à contribution : un mandat d’élu⋅e étudiant⋅e ne se limite pas à siéger une fois par trimestre à des réunions formelles. 

Le principe d’une réunion : un exposé général en moyenne d’une vingtaine de minutes sur le « mode d’emploi ” de votre établissement. 

Ensuite, vous pouvez prévoir une séance de questions venant de la salle. Quelles matières choisir ? Quels profs ? Quel parcours pédagogique, voire quels débouchés à la sortie ?

UN MOT SUR VOTRE ASSOCIATION

Enfin, un bref exposé sur votre association avec, évidemment, le mode d’adhésion. Car, si c’est d’abord pour acquérir de meilleurs repères que sont venus vos participant⋅e⋅s, la réunion de rentrée est un excellent moment pour leur expliquer que, l’an prochain, eux⋅elles aussi peuvent aider les nouveaux⋅elles.

La circulation d’un questionnaire en fin de réunion permettra à la fois de connaître l’avis du “public ” sur votre prestation (et les inquiétudes qui demeurent), et de recenser ceux⋅celles qui pourraient, au cours de l’année, animer le journal du campus, etc. 

Les renseignements à donner

Dans les deux cas, un certain nombre d’informations et de renseignements peuvent être bons à donner.

En règle générale, les difficultés rencontrées par les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s sont autant psychologiques que matérielles : appréhension de l’inconnu, perte de repères dans un univers aux dimensions et au fonctionnement autrement différents qu’au lycée, difficultés à remplir les formalités administratives (quand elles ne sont pas tout simplement ignorées), etc. 

Tous ces éléments retardent le moment où l’on se sent à l’aise dans son établissement. Il vous appartient donc d’apporter un maximum de réponses aux questions que se posent les nouveaux⋅elles arrivant⋅e⋅s, et même de les anticiper :

SE REPÉRER DANS L’UNIVERSITÉ

Fléchez votre campus : si ce n’est pas fait par l’administration et si vous le pouvez aux endroits qui seront importants pour eux : les lieux d’inscriptions, la présidence, les secrétariats d’UFR… mais aussi la cafétéria, le resto U, et les lieux de vie commune s’il y en a. Utiliser le même lettrage et les mêmes supports vous permettra de signaler votre existence au même titre que celle d’une bibliothèque.

Menez des visites et faire un plan à mettre à disposition. Plan à distribuer après une visite guidée conduite par des habitué⋅e⋅s reste souvent le meilleur moyen de faire découvrir les locaux aux nouveaux⋅elles afin qu’il⋅elle⋅s s’approprient leurs futurs lieux de vie étudiante

CONNAÎTRE SON LIEU DE VIE

Selon où est situé votre campus, aidez les nouveaux⋅elles arrivant⋅e⋅s (qui quittent pour un certain nombre d’entre eux⋅elles leur ville natale pour la première fois) à se repérer facilement dans leur nouvel espace. Il⋅elle⋅s perdront moins de temps et gagneront donc en efficacité, en plus de se sentir moins “perdu⋅e⋅s” : où trouver la bibliothèque municipale ou de quartier, les librairies spécialisées, mais aussi éventuellement les cinémas, théâtres, musées.

Sans oublier les restos, sandwicheries et tous vos bons plans pour manger pas cher.  Ayez aussi à disposition des renseignements sur les moyens de transport qui relient le campus et fournissez des plans de ville ou de quartier si vous le pouvez.

En bref, selon la taille et la configuration de votre ville, réfléchissez aux endroits-clés des alentours de votre établissement pour informer des lieux de vie fréquentés en général par les étudiant⋅e⋅s.

LES INSCRIPTIONS PÉDAGOGIQUES ET ADMINISTRATIVES

Un peu avant la rentrée, renseignez-vous sur les toutes les démarches qu’ont à effectuer les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s lors de leur arrivée et au cours de l’année, et faites-en une synthèse. Vous devez pouvoir les renseigner à la fois sur les échéances des diverses inscriptions administratives et pédagogiques mais aussi sur leurs implications ; mettez à profit vos propres expériences pour conseiller utilement sur les choix à effectuer : un conseil ” officieux ” d’étudiant⋅e vaut parfois mieux qu’un avis officiel en matière de choix des enseignements, des options, etc. Même si les choix que vous aviez faits personnellement ne seront pas forcément judicieux pour tout le monde. 

PRÉSENTER LES SERVICES ADMINISTRATIFS

Indiquer les lieux et les personnes à connaître en cas de problème. Une inscription mal faite est toujours rattrapable à condition de s’adresser au bon endroit et au bon moment. De même, si vous n’êtes pas en mesure d’apporter un renseignement, sachez toujours renvoyer vers une personne susceptible de donner une réponse à l’étudiant⋅e.

Les aides sociales aux étudiant⋅e⋅s : fournissez les adresses importantes à connaître en ce domaine et expliquez le champ d’application du CROUS (et le nom d’une personne responsable si vous le pouvez), mais aussi des assistant⋅e⋅s sociaux⋅ales, du service des bourses, et des services de la médecine préventive.

Ainsi, la (pré)rentrée est une période aussi cruciale pour le⋅la nouvel⋅le étudiant⋅e que pour le renouvellement des associations. À vous maintenant de vous motiver afin de motiver les nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s à s’impliquer avec vous. 

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