Améliorer sa communication interne grâce au numérique

Fiche pratique

La communication interne, c’est-à-dire la communication qui s’adresse à tou·te·s les membres de votre organisation, constitue une part importante de votre projet associatif. Elle vous aidera à faire en sorte que tout le monde puisse trouver sa place au sein de votre association. L’utilisation d’outils numériques peut permettre d’impliquer plus fortement vos différent·e·s bénévoles et viendra en complément aux outils web pour travailler en équipe. Grâce au numérique vous pouvez améliorer votre communication interne à condition d’y réfléchir avec tou·te·s les membres de l’association. En effet, décider ensemble des outils que vous utiliserez maximisera les chances que tout le monde les utilise et se les approprie.

Les listes de diffusion

Le premier moyen le plus utilisé pour communiquer en interne est la liste de diffusion (ou mailing-list). Il s’agit d’une adresse électronique qui redirige vers plusieurs autres adresses électroniques. On peut par exemple imaginer une adresse membres@monasso.fr qui, quand on lui écrit, redirige le message aux adresses des différent·e·s membres de l’association.

Elle peut également prendre la forme d’un « carnet d’adresses ». Par exemple sur la messagerie Gmail, il vous suffit de créer un libellé ou un carnet d’adresses avec un nom, par exemple « membres » et d’y inclure les adresses mail de toutes les personnes concernées. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à entrer le nom du carnet d’adresse dans la barre destinataire et tou·te·s les membres de celui-ci seront automatiquement ajouté·e·s. 

Ces listes de diffusion sont donc pratiques pour envoyer un message à un groupe de personnes sans avoir à taper chaque adresse individuellement. Vous pouvez ainsi avoir une liste par organe (conseil d’administration, bureau) ou bien une liste par projet ou pôle de votre association. De cette manière, si vous avez besoin de contacter tou·te·s les bénévoles qui sont impliqué·e·s sur votre festival, il vous suffit d’envoyer votre message à festival@monasso.fr.
Enfin, pensez à les mettre régulièrement à jour afin de ne pas spammer les membres ayant quitté l’association et à communiquer aux nouvelles personnes intéressées. 


Les groupes de partage

LES GROUPES FACEBOOK

Pensez aussi aux groupes de partage d’informations, de bons plans, de réunions qui centraliseront vos échanges. Dans le milieu associatif étudiant, on peut notamment penser aux groupes Facebook, qui permettent de renforcer les liens sociaux entre vos membres et bénévoles. On vous conseille ainsi d’avoir un groupe dédié à votre association où vous partagerez en interne les informations relatives à celle-ci. L’avantage par rapport à la mailing-list sont notamment les aspects interactif et instantané. Contrairement à un mail, l’information partagée peut être facilitée, commentée, ou repartagée.


Les outils de discussion instantanées

De plus en plus nombreux et de plus en plus utilisés, les outils de discussions instantanées permettent de communiquer à plusieurs, facilement et rapidement. En effet, chaque membre et chaque bénévole a son propre emploi du temps et ses contraintes. Ils et elles sont aussi parfois éloigné·e·s physiquement. Les informations peuvent circuler avec difficulté, les sessions de travail fastidieuses.

C’est pourquoi, on vous propose ici une liste d’outils que vous pouvez utiliser afin d’améliorer la communication interne de votre association. Ils vous permettront d’effacer la distance, de gérer vos projets à plusieurs et de manière asynchrone, pouvant faciliter l’implication de tous·tes les bénévoles et membres dans les projets de votre association. Testez-les et choisissez ensuite selon vos préférences et besoins car ils n’ont pas tous les mêmes fonctionnalités.

FRAMATEAM

Framateam est un logiciel libre et gratuit qui permet de créer sur cette même plateforme plusieurs chaînes de discussions publiques et/ou privées ainsi que des discussions privées entre peu de personnes. Vous pouvez à la fois l’utiliser sur vos ordinateurs directement dans vos navigateurs et sur votre téléphone mobile grâce à l’application appelée « Mattermost » (nom du logiciel par lequel passe Framateam). 

ANIMATEAM

Animateam est, comme Framteam, un logiciel libre qui permet de créer sur cette même plateforme plusieurs chaînes de discussions publiques et/ou privées ainsi que des discussions privées entre peu de personnes. Sur Le Quartier, annuaire d’Animafac vous pourrez créer gratuitement votre propre team en utilisant Animateam.

 

BON À SAVOIR
Un outil libre se différencie des outils dits “propriétaires” par la possibilité pour n’importe quelle personne de l’utiliser et le modifier sans limite. La fondation pour le logiciel libre définit le logiciel libre, comme le logiciel qui permet  : la liberté d’exécuter le programme, pour tous les usages; la liberté d’étudier le fonctionnement du programme et de l’adapter aux besoin ; la liberté de distribuer des copies du programme et la liberté d’améliorer le programme et d’en diffuser les améliorations. De plus, ces outils libres hébergent vos données de manière sécurisée, c’est-à-dire, qu’ils ne revendent pas vos données à des sociétés commerciales. Notez que logiciel libre ne veut pas dire gratuit. De nombreuses associations se sont orientées et ont développé des logiciels libres comme Framasoft, APRIL ou Wikipédia et, qui, se perfectionnent grâce à des communautés de bénévoles passionné·e·s.

 

MUMBLE

Mumble est un logiciel libre conçu à la base pour le jeu vidéo en ligne. Il permet de créer des salons de discussion audio ; toutes les personnes connectées à ces salons peuvent discuter ensemble et quitter/rejoindre la discussion quand elles le souhaitent. Mumble ne propose que des conversations audio, pas de vidéo, mais est extrêmement performant et permet des conversations fluides même avec plusieurs dizaines de personnes connectées.

DISCORD

Discord est un logiciel de discussion au départ pensé pour les personnes jouant à des jeux en ligne. Puis il s’est étendu, notamment au milieu associatif. Comme Mumble vous pouvez discuter via des salons de discussions thématiques par écrit, par messages vocaux et passer des appels vidéos groupés jusqu’à 10 personnes.

SLACK

Slack est également un service qui permet de créer des chaînes de discussions privées pour votre association. Au sein de cet espace, vous pouvez créer des groupes de discussion publics ou privés, ainsi que des discussions privées avec les autres utilisateur·rice·s. Vous pouvez également spécifier vos discussions « par projet ». Vous pouvez à la fois communiquer par écrit, par messages vocaux et passer des appels vidéo. Cette plateforme de discussion peut être utilisée dans vos navigateurs ainsi que sur vos téléphones par le biais d’une application. 

HANGOUTS

Hangouts est un service de Google, qui vous permet de discuter avec tous vos contacts qui possèdent un compte Google. Il vous permet de gérer des conversations individuelles ou à plusieurs. Le service est utilisable dans votre navigateur ou depuis l’application mobile. L’historique et les contacts sont synchronisés entre les différents appareils, ce qui vous permet de retrouver vos conversations partout.

MESSENGER

Messenger est le service de discussion instantanée de Facebook. Vous pouvez l’utiliser à la fois sur votre navigateur en allant sur Facebook mais également mais également sur votre smartphone grâce à l’application Messenger. Il permet de créer des conversations individuelles ou à plusieurs. Vous pouvez à la fois communiquer par écrit mais également grâce à des messages vocaux et des appels vidéos. Au sein de ces conversations de groupe vous pouvez accéder à certaines fonctionnalités comme le sondage très simple à créer. Attention, pour lancer une discussion avec une personne, celle-ci doit faire partie de vos ami·e·s. 

WHATSAPP

Whatsapp est un autre service de discussion instantanée. Vos contacts sont importés de votre répertoire téléphonique. Vous devez donc disposer du numéro de téléphone des personnes si vous souhaitez créer un groupe avec elles dedans. Il dispose des mêmes fonctionnalités que Facebook : groupes de discussions, enregistrements vocaux (qui peuvent cependant durer plus longtemps que Facebook) et appels vidéos. En revanche, il ne permet pas de réaliser de sondages. Vous pouvez à la fois l’utiliser sur application mobile ainsi que sur vos ordinateurs grâce à une application. Il faudra alors synchroniser votre téléphone à votre ordinateur. 


Les outils de visioconférence

Les outils présentés ci-dessus sont centrés sur l’écrit, mais il est parfois nécessaire de se parler de vive voix. Si certains permettent d’envoyer des enregistrements vocaux ou de passer des appels audio ou vidéo, ils ne sont pas forcément les plus performants pour des conversations à plusieurs et en direct. Nous vous proposons ici des outils de visioconférences qui peuvent vous servir pour des conversations informelles, mais également plus formelles pour des réunions en ligne par exemple.

Choisir le bon outil de visioconférence au préalable fait partie des choses à préparer avant d’animer votre réunion. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la fiche pratique « Animer une réunion en ligne ». En effet, la distance ne doit pas être obstacle au travail de groupe et à l’émergence d’une l’intelligence collective. Ce concept incite à la mise en commun et le partage de toutes les compétences des membres d’un groupe, pour créer quelque chose de nouveau grâce à la synergie de groupe.

Pour parvenir à cela, des techniques d’animation sont également à penser lors de vos réunions en visioconférence. Vous pouvez trouver des exemples dans cette vidéo intitulée « Favoriser l’intelligence collective ».

FRAMATALK

Framatalk est un outil de visioconférence libre qui fonctionne directement dans votre navigateur internet. Il n’y a rien à installer sur votre ordinateur, ni de compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager le lien URL avec les personnes que vous souhaitez inviter.
Attention cependant, les performances peuvent rapidement se dégrader s’il y a beaucoup de personnes dans la même conversation. Son avantage : étant un outil libre, vous ne risquez pas la diffusion non-autorisée de vos données personnelles. 

JITSI MEET

Jitsi Meet est un outil de visiconférence libre qui fonctionne directement dans votre navigateur. Il n’y a rien à installer et aucun compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager son adresse avec les personnes que vous souhaitez inviter pour votre réunion.

ZOOM

Zoom est un autre logiciel de visioconférence qui fonctionne sur un smartphone, un ordinateur ou une tablette. Vous pouvez vous connecter à plusieurs de manière très performante. Il vous permet de partager vos écrans, d’interchanger d’animateur·rice facilement. Il existe un service non payant, et des options payantes qui permettent d’améliorer la qualité de vos réunions. 

SKYPE

Skype est un logiciel permettant de passer des appels audio et vidéo ainsi que de partager son écran. Le service de base est gratuit, mais il existe également des options payantes, notamment les appels vers une ligne téléphonique classique. Il fonctionne sur ordinateur ainsi que sur mobile et tablette. Vous pouvez organiser une « conférence téléphonique » avec OVH qui permet de ne pas utiliser le réseau internet mais le réseau mobile (en rejoignant un « salon » grâce à un code, il suffit que l’organisateur de la conversation « ouvre un salon » sur le site et diffuse le code à entrer sur son téléphone au reste des participants). 


Pour aller plus loin avec les outils libres

Voilà, vous savez tout sur les outils numériques pour améliorer votre communication interne ! Pensez toutefois au fait que les outils ne font pas tout, et qu’il vous reviendra d’animer ces outils, de former et d’accompagner l’utilisation de ceux-ci pour que vos membres se les approprient. Testez les différents outils pour trouver celui ou ceux qui seront le plus adaptés à vos besoins mais aussi ceux qui seront peut-être les plus faciles à mettre en place et à faire adopter par vos membres ! 

Pour en apprendre plus sur comment « collaborer grâce aux outils numériques », vous pouvez consulter les fiches pratiques développées par HelloAsso dans le cadre du programme PANA (Point d’Appui au Numérique Associatif)

Pour trouver des logiciels libres, vous pouvez chercher sur les liens suivants : 

  • Framalibre : un annuaire très exhaustif, classé par catégorie, de l’ensemble des logiciels libres dispo aujourd’hui.  
  • Le guide libre Association : édité par l’APRIL, où vous trouverez une sélection détaillée d’outils adaptés aux associations.
  • Le catalogue PANA : mêlant outils libres et propriétaires. Le classement est fait selon les outils libres les plus utilisés, classés par usage et accompagné d’un tutoriel.
  • La carte interactive du collectif CHATONS : carte qui permet de chercher un·e hébergeur·se de service libre à côté de chez vous.

Et enfin, vous pouvez trouver ici une fiche sur pourquoi et comment « utiliser les outils libres dans son association » . 


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