Mener un rendez-vous partenaire

Fiche pratique

Mener un rendez-vous partenaire avec succès vous permettra de démontrer votre fiabilité et de défendre la qualité de votre projet. Une fois votre premier·ère partenaire convaincu·e vous parviendrez plus facilement à en persuader d’autres. L’enjeu est donc important. Toutefois vous risquez de faire face à un obstacle non-négligeable : le préjugé de vos potentiel·le·s partenaires selon lequel les associations étudiantes sont des structures inexpérimentées et pas assez « professionnelles ». C’est pourquoi il faut avant même d’organiser un rendez-vous, réaliser un dossier de présentation de qualité, et qui vous aidera à préparer celui-ci. L’objectif de cette fiche pratique est donc de vous donner quelques idées pour qu’au cours de votre rendez-vous, votre association soit considérée comme une organisation, fiable et compétente, avec qui l’on peut travailler.


Préparer le rendez-vous

RENSEIGNEZ-VOUS SUR VOTRE INTERLOCUTEURRICE

En premier lieu, renseignez-vous sur la structure qui vous reçoit : ses actions, son historique, ses critères d’attribution de financements quand il y en a, ses valeurs, ses objectifs. Pourquoi ? Pour trouver les liens et la complémentarité qu’il peut y avoir entre votre association et la structure que vous sollicitez et ainsi titiller l’intérêt de votre interlocuteur·rice pour vos projets. 

Il vous faudra également trouver des informations sur la ou les personnes qui vous reçoivent : une recherche Internet est bien utile pour connaître leur parcours, leurs prises de positions personnelles ou ce qu’elles font exactement dans la structure. Si vous êtes en lien avec des personnes qui les connaissent déjà, discutez-en avec elles pour avoir des informations difficiles à trouver autrement. 

PRÉPAREZ CE QUE VOUS ALLEZ DIRE

Ayez en tête des éléments de discours sur votre association : c’est la base de tout bon rendez-vous ! Vous devez savoir présenter efficacement votre structure à un·e partenaire si vous lela rencontrez pour la première fois. Pensez à en parler selon les termes qui séduiront votre partenaire potentielle. Cela ne vaut pas que pour le premier rendez-vous, mais aussi pour les suivants.  

Pour ne pas vous emmêler les pinceaux, vous pouvez utiliser quelques formules types qui, bien qu’un peu formatées, ont l’avantage d’aller à l’essentiel. Ce sont celles que vous trouverez notamment dans les textes de présentation de votre association (site internet, brochure…). 

Toutefois, veillez aux mots que vous utiliserez, ils ne sont pas nécessairement les mêmes entre ceux qui visent les étudiant·e·s et ceux qui sont à destination des partenaires institutionnelles ou financierères. Par exemple, selon votre interlocuteur·rice vous direz soit « lutte pour l’égalité hommes-femmes », « lutte pour l’égalité femmes-hommes »,  ou « lutte pour le droit des femmes » ou encore « association féministe » pour insister sur la dimension militante.

Il vous faudra également préparer ce que vous direz sur votre projet : sélectionnez quelques phrases qui le présentent au mieux, citez des chiffres clés ou des exemples concrets pour que ce soit plus parlant. Remémorez-vous bien le dossier que vous avez envoyé au préalable s’il s’agit d’une partenaire financier·ère. Il peut en effet arriver que la personne qui vous reçoit ne soit pas celle qui a traité le dossier : partez donc du principe qu’elle ne sait rien

ENTRAÎNEZ-VOUS

N’hésitez pas à faire appel à d’anciennes personnes de votre association qui ont un peu d’expérience en la matière pour organiser des simulations. L’idée est de répéter le rendez-vous avec tout ce qu’il peut comporter en questions pièges et aspects déroutants.

Vous pouvez aussi simplement demander à des ami·e·s ou à d’autres structures associatives ayant le même type d’activités qui saura par exemple vous aider à préparer et anticiper les questions « compliquées » spécifiques à votre objet social.

Parmi les questions classiques, vous pourrez par exemple retrouver : pourquoi avez-vous sollicité notre structure ? Qu’avez-vous à nous proposer ? En quoi votre projet est-il susceptible de nous intéresser ? Quel·le·s sont les autres partenaires sollicité·e·s ? Quel est le bilan de l’année passée (sur le même projet) ?

Attendez-vous aussi à différentes questions liées au budget (la pertinence, l’équilibre entre les différentes sources de financement, les comptes de l’année précédente, etc.).

Du côté des questions « pièges » ou désagréables : vous faites quoi, exactement ? (traduction : je n’ai pas du tout lu votre dossier et je ne comprends pas ce que vous faites !). À quelle fédération (ou syndicat, ou parti politique) êtes-vous lié·e·s ? Ou encore : comment comptez-vous faire si vous n’obtenez pas tous vos financements ?

Enfin, vous entraîner vous permettra aussi de vous chronométrer et de dire les choses le plus efficacement possible sans ennuyer votre interlocuteur·rice, qui aura d’ailleurs un temps limité pour vous écouter et vous rencontrer. 

PRÉPARATION EN VUE DU JOUR J

Prévoyez les documents qui pourraient être utiles lors de l’entretien, et que votre interlocuteur·rice pourra garder même si il·elle les a déjà eus : flyer de présentation de l’association, dossier de demande… Rédigez également une fiche reprenant point par point les éléments importants de l’objet de la rencontre, ou les mots-clés du dossier. Si vous faites le rendez-vous à deux, préparez la répartition en vous appuyant sur votre niveau de connaissance concernant chaque aspect du dossier et sur l’équilibre du temps de parole. Une présentation « à deux voix » à a parfois l’avantage d’être moins monotone pour l’interlocuteur·rice. Cela peut aussi permettre d’enrichir l’échange.


Le jour du rendez-vous

PENSEZ AUX DÉTAILS 

Chose évidente, mais qu’il n’est jamais inutile de rappeler : partez suffisamment à l’avance pour être sûr·e·s d’arriver à l’heure !

Plus sérieusement, il vous faudra aussi une tenue vestimentaire adaptée. Vous êtes étudiant·e·s et votre interlocuteur·rice le sait : n’y allez pas déguisé·e·s sous prétexte qu’il s’agit d’un rendez-vous important. Si vous n’êtes pas à l’aise en costume, n’en mettez surtout pas ! L’important est de porter des vêtements qui vous correspondent. Mais attention, restez raisonnable : pas question d’enfiler votre t-shirt troué sous prétexte qu’il vous porte chance !

Pendant votre présentation, faites attention à votre façon de parler : pensez à bien articuler, à marquer des temps de pauses et à ne pas parler trop vite. Face au trac, la réaction la plus naturelle est la panique, avec un débit de parole en constante augmentation. Cette situation est donc normale mais c’est bien d’en avoir conscience pour se corriger. Ainsi, plus vous vous entraînerez, plus vous serez à l’aise à gérer votre stress. Adaptez-vous également aux réactions de votre interlocuteur·rice : si il ou elle montre des signes d’ennui, écourtez votre présentation en vous concentrant sur ce qui est important.

SOYEZ CONVAINCANT·ES

Soyez clair·e·s sur vos demandes et vos attentes pour ne pas être frustré·es par une réponse trop floue. Si vous devez parler d’argent, n’hésitez pas : vous avez été reçu·es pour un partenariat financier, c’est donc tout sauf un sujet tabou !

Pour cela, il faut préparer les questions sur lesquelles vous attendez des réponses précises au sortir du rendez-vous. Soyez au point sur les concessions que vous êtes prêt·e·s à faire. Préparez-vous aussi à devoir ne pas prendre d’engagement sur des questions délicates qui n’engagent pas que vous (« votre proposition est intéressante. J’en parlerai avec le conseil d’administration à la sortie de notre rendez-vous pour recueillir son avis. »)

À la fin de l’entretien, n’hésitez pas à demander des précisions sur les délais de traitement de votre demande et les documents que vous devez transmettre a posteriori (particulièrement s’il s’agit d’une demande de subvention car certains dossiers sont parfois de vrais casse-têtes lorsqu’on a pas l’habitude).


Assurez le suivi

Enfin, envoyez un mail de remerciement à votre interlocuteur·rice suite au rendez-vous, c’est important pour la forme. N’oubliez pas de faire un retour à votre association, du moins, à ceux et celles qui suivent le projet avec vous. Faites leur un bilan détaillé de l’échange ainsi que ce qu’il reste à faire pour la suite.

Ҫa y est, vous voilà armé·e·s pour votre rendez-vous avec vos partenaires. Surtout, n’oubliez pas, l’important est de vous préparer à l’avance. Prenez le temps de le faire, et ne faites pas cela dans la précipitation, ce ne sera qu’une perte de temps. Entraînez-vous, le plus de fois possibles. Et ne vous inquiétez pas si cela n’a pas été concluant la première fois, c’est à force d’essais et de tentatives que vous comprendrez les clés pour réussir un entretien et comment séduire vos partenaires.

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