Organiser un forum des associations sur son campus

Fiche pratique

Des forums des associations sont organisés chaque année partout en France et à plusieurs échelles. Par exemple, au niveau local, ils sont souvent organisés par les municipalités pour faire connaître les associations de quartier. Les forums prennent ainsi plusieurs formes et visent différents publics. À quoi peut bien vous servir d’organiser un forum des associations sur votre campus ? Il vous permettra notamment de connaître les autres associations existantes et leurs actions. Cela fait, vous pourrez vous positionner sur un axe différent ou engager un partenariat avec l’une ou plusieurs d’entre elles. 


L'intérêt d'organiser un forum des associations

Le forum des associations est un donc un endroit où les associations actives de votre campus se réuniront pour se présenter, promouvoir leurs activités, recruter des nouveaux⋅elles membres. Cela pourra donner un aperçu aux ancien⋅ne⋅s comme nouveaux⋅elles étudiant⋅e⋅s, du paysage associatif de votre campus, dans sa globalité et de façon ludique. 

Le forum de associations d’un campus est le lieu de convivialité idéal qui permet à chacun⋅e de rencontrer les (autres) acteur⋅rice⋅s de l’université, d’une part, et d’autre part de vous présenter en tant qu’association. 

Les associations se font donc ainsi connaître des étudiant⋅e⋅s, des institutions et des autres associations. 


L'organisation du forum entre associations

SOLLICITER LES ASSOCIATIONS 

Un forum des associations ne se fait évidemment pas sans les autres associations. Il s’agit donc de sensibiliser et de mobiliser un maximum d’associations du campus à l’intérêt d’une telle manifestation

La première chose à faire est donc de répertorier la totalité des associations du campus (domiciliées là ou simplement représentées). Vous pouvez chercher par exemple sur le site de votre université ou de votre école, il y a souvent une page consacrée aux associations. Vous pouvez également vous adresser directement aux services de la vie étudiante ou bureau de la vie étudiante qui connaissent les différentes associations ou collectifs situés sur votre campus. De plus, l’administration a normalement la liste et les coordonnées des associations. 

Une fois cela fait, contactez les pour vous assurer que l’association est encore active et demandez leur si votre démarche les intéresse.

Gardez en tête que votre forum est l’occasion de favoriser la synergie entre les associations. L’engagement associatif prend alors une toute autre ampleur, il ne se définit plus comme l’engagement d’une association mais comme l’engagement commun des associations, dans le respect des idées des autres, de ses moyens, de ses façons de travailler, dans l’écoute et dans la construction commune.

RÉPARTIR LES TÂCHES

Le premier piège à éviter est de laisser une association se charger de toute l’organisation du forum : il n’y a rien de tel pour décourager l’association initiatrice et démobiliser les autres. Le mieux est donc de réunir tout le monde afin de définir ensemble le déroulement des opérations et de répartir les tâches (demande de locaux, promotion, éventuelle demande de subventions…). Ce sera pour vous l’occasion de prendre le premier contact avec les autres associations et l’administration.

DÉFINIR LE LIEU 

Le but étant que vos associations soient vues, l’idéal est d’éviter les lieux clos comme les salles d’exposition, un amphi ou des locaux extérieurs au campus. En effet, chaque campus a ses lieux de passage privilégiés, peut-être moins confortables (souvent en courant d’air) mais plus stratégiques : hall, parvis, cafétéria, resto-universitaires, etc. 

DÉTERMINER LE MOMENT 

Pour les horaires, cibler selon les lieux (repas, entrées et sorties….). 

Pour la date, tout d’abord proscrire les périodes d’examen et la semaine qui les précède. Ensuite, deux choix sont possibles :

  1. Organiser le forum en début d’année universitaire permet d’offrir aux étudiant⋅e⋅s une occasion de s’investir au moment où il⋅elle⋅s organisent leur année. C’est aussi un moyen de redynamiser l’équipe après les vacances, de faire le point sur la rentrée.
  2. La fin de l’année universitaire est également propice à l’organisation d’un forum : les équipes des associations fonctionnent bien, un bilan de toutes les opérations menées à présenter est possible, et permet de recruter de nouveaux⋅elles membres pour la rentrée prochaine. 

Dans le second cas, la difficulté peut résider dans le fait que peu d’étudiant⋅e⋅s sont prêt⋅e⋅s à s’engager au moment où l’année se termine et tout les examens approchent. En organiser deux à chacun de ces moments peut être donc également être une solution. 

L'animation du forum par les associations

Chaque association doit disposer d’un stand propre. À chacune de décorer, personnaliser son stand pour qu’il soit attractif et que l’objet de l’association soit immédiatement visible. 

Pensez à tenir une longue permanence et permettre un relais des bénévoles qui tiennent le stand pour qu’il ne soit pas vide. 

Mettez aussi en avant peut-être un programme d’activités pour les inviter à venir à vos évènements, ou de vos projets pour inviter les étudiant⋅e⋅s à vous rejoindre pour l’organiser d’un de vos évènements. 

ANIMER SON STAND 

Par ailleurs, il ne suffit pas de tenir un stand pour attirer du monde. Pensez ainsi à organiser des animations attrayantes. 

De nombreuses animations existent. Vous pouvez inventer et avoir recours à toutes celles que votre imagination vous inspirera. Si vous avez besoin de quelques pistes, nous vous proposons ici quelques pistes :

  • les quizz : un grand classique, mais toujours un très bon moyen d’attiser l’attrait pour entrer dans une thématique et ainsi présenter votre association par exemple
  • des petits jeux en lien avec la thématique de l’association : quelque chose de rapide et simple, afin de pouvoir faire tourner les joueur⋅se⋅s et permettre ainsi de voir plus de monde passer sur votre stand. Vous pouvez penser à des activités demandant de faire des dessins, de relier des mots à des images, etc. Cela peut être un très bon moyen de faire connaître votre association, sa thématique et ses projets ! 
  • des jeux aux règles connues d’un grand nombre (Twister, Puissance 4, Chamboule-tout, marelle, Mölky, qui-est-ce ? maison etc.) et modifier la narration du jeu/les pièces du jeu/les règles pour l’adapter à votre association. 

Les stands peuvent aussi servir de prétexte pour amener à faire réfléchir sur une problématique, notamment lorsque votre association tient à sensibiliser sur des questions précises. Vous pouvez alors penser à accompagner votre stand :

  • d’un mur d’expression : recueillez l’avis des passant⋅e⋅s sur un sujet, faites-les librement s’exprimer sur une thématique, demandez-leur de dessiner, etc. Un grand plus peut également être de le laisser accrocher plusieurs jours après la tenue de votre stand pour laisser quelques jours pour que les gens puissent le compléter quand il⋅elles ont le temps. Vous pourrez ensuite réutiliser les contenus à bien d’autres occasions !
  • d’une boîte à idées ou d’un vote par mégots pour les fumeur⋅se⋅s pour récolter des avis. Vous pourrez les réutiliser par exemple pour revendiquer ou faire des propositions avec votre association. 
  • d’un photomaton : proposez aux passant⋅e⋅s de se prendre en photo avec un fond ou des accessoires. Vous pouvez aussi les inviter à poster cette photo sur les réseaux sociaux afin de faire de la communication auprès de votre association.

FAIRE APPEL À DES INTERVENANT⋅E⋅S EXTÉRIEUR⋅E⋅S

Vous pouvez aussi faire appel à des intervenant⋅e⋅s extérieur⋅e⋅s, comme les ancien⋅ne⋅s fondateur⋅rice⋅s de l’association qui sont sur votre campus, des artistes ou des professeur⋅e⋅s (qui sont concerné⋅e⋅s et souvent prêt⋅e⋅s à encourager le mouvement associatif), des associations d’autres établissements, et même d’autres régions.

DONNER UNE BONNE IMAGE DE VOTRE ASSOCIATION

Il est bon de proposer et de tenir à disposition des dossiers sur les différents projets réalisés : photos du dernier évènement, du dernier voyage, des chiffres de la dernière collecte…

Des brochures de présentation générale de l’association peuvent aussi permettre un meilleur contact avec vos publics, et qu’ils pourront consulter tranquillement ultérieurement (n’oubliez pas d’y mettre les coordonnées de votre association). Il peut d’ailleurs être très positif de proposer une brochure globale présentant toute les associations ou pourquoi pas mettre en place un journal du collectif des associations, ce qui permettrait un lien qui perdure entre les associations. 

COORDONNER LES ACTIONS 

Enfin, l’animation du forum gagne sans aucun doute à être coordonnée. Il est clair que, quelle que soit l’association qui se charge de l’animation à tel ou tel moment, elle attire les étudiant⋅e⋅s sur l’ensemble du forum.

Vous pouvez ainsi proposer à des associations de théâtre de proposer des saynètes, de musique de faire chanter et danser, de voyage de créer des ambiances, de sport de faire des démonstrations. Toutefois, cela ne doit pas monopoliser le temps et l’attention car il faut permettre aux étudiant⋅e⋅s de parcourir les stands, de rencontrer les autres associations et de s’informer.  Prévoyez donc aussi des temps pours les échanges informels. Le but étant de faire rencontrer les différents publics de votre université, il ne faut pas que vos animations occultent l’objectif principal de votre forum des associations.


Conclusion

L’organisation d’un forum des associations sur votre campus n’est pas forcément compliqué en soi. En revanche, il vous faudra trouver soutien et coopération auprès des autres associations pour les motiver à se mobiliser en plus de leurs activités habituelles. Mais sachez les convaincre que cet investissement peut être un moyen pour elle d’obtenir de la visibilité et éventuellement de se développer grâce à de nouvelles recrus. Vos efforts paieront, à vous de jouer !

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