Organiser une manifestation sportive

Fiche pratique

Une manifestation sportive n’est pas forcément que pour les fous⋅folles du sport. En effet, le sport peut être accessible à tout le monde à certaines conditions. Il a également certaines vertus bien connus : esprit d’équipe, équilibre, goût de l’effort, dépassement de soi, etc. Il a ainsi un potentiel fédérateur en ce qu’il parvient à impliquer dans un même élan les différents publics. Formidable outil de communication, donc, que l’événement sportif. Si l’envie d’organiser une manifestation sportive vous prend, ces quelques conseils peuvent vous aider. 

Définir le type de manifestation

DÉFINIR LES OBJECTIFS 

Il faut d’abord définir les objectifs que votre association souhaite atteindre en organisant une manifestation sportive. Est-ce un moyen de faire connaître votre association, qui n’est pas sportive, par l’intermédiaire d’une rencontre conviviale ? Est-ce destiné à encourager la pratique de telle ou telle autre discipline ?

LE FORMAT POUR VOTRE ÉVÉNEMENT 

Vous pouvez ensuite vous pencher sur le type d’événement que vous souhaitez mettre en place. Souhaitez-vous organiser un tournoi, une démonstration ? Proposer des initiations, ou bien des ateliers longs ? À vous de décider quelles activités vous souhaitez proposer. 

Trouver un lieu

L’idéal est de sortir des sentiers battus empruntés par les sportif⋅ve⋅s et d’aller à la rencontre de son public, en gardant le souci des conditions de sécurité. Une démonstration de capoeira par exemple (les Arts martiaux, très prisés, ont franc succès sous forme d’exhibition ou d’atelier d’initiation), peut s’effectuer en extérieur, sous un ciel bleu, dans une salle de spectacle, voir même dans un amphi.

Mais attention, l’organisation de rassemblements sur la voie publique est soumise à une réglementation spécifique. La sécurité est le maître mot. Il faut mettre en place du matériel en bon état, adapté au public qui va l’utiliser, des conditions de circulation et d’évacuation proportionnelles au public attendu. Le passage d’une commission de sécurité peut être nécessaire.

Bon à savoir
Seules les associations loi 1901, déclarées et ayant au moins 6 mois d’existence peuvent organiser une manifestation sportive sur la voie publique. Dans ce cas, une déclaration de manifestation est à adresser à la sous-préfecture 6 semaines et un mois avant la date prévue (pas de déclaration nécessaire en deçà de 20 participant⋅e⋅s). Après examen du dossier et recommandations éventuelles, l’autorité préfectorale délivrera, le cas échéant, un récépissé de déclaration à la structure organisatrice. 

De plus, elles doivent, contrairement à d’autres associations, obligatoirement être assurées. Pour en savoir plus, consultez la fiche « Les associations et l’assurance ». Elle est nécessaire pour obtenir toute autorisation administrative.

 

Autre possibilité : réserver des espaces intérieurs et extérieurs au sein de votre campus. Les conditions seront facilitées. S’il est nécessaire de disposer d’équipements précis et d’un espace adapté (gymnase ou terrain), s’adresser au⋅à la directeur⋅rice du SUAPS. L’essentiel étant de réserver la salle au moins deux mois à l’avance.

À vous de choisir le lieu qui vous convient le plus et en fonction de ce que vous proposez : vous aurez plus ou moins besoin de place selon les disciplines sportives proposées. Sortir du cadre universitaire se révélera sûrement plus coûteux, en termes de temps et d’argent, surtout si vous êtes à Paris. Pensez en premier lieu à contacter les mairies, qui disposent généralement des infrastructures idoines.

Trouver des financements

L’université peut financer le projet. On pense notamment au FSDIE si vous prouvez que votre manifestation sportive contribue à l’amélioration de la vie étudiante. 

Il peut être également défendu lors de la tenue du Conseil des Sports de votre établissement, devant des représentant⋅e⋅s départementaux⋅ales et régionaux⋅ales du Ministère de la Jeunesse et des Sports. 

Le Fonds Culture-ActionS des CROUS peut aussi être d’une aide financière précieuse, si la manifestation ne s’insère pas dans le circuit classique des compétitions universitaires.

La municipalité peut être un autre soutien, par le prêt de matériel ou de la salle que vous avez pris soin de lui demander au chapitre précédent. Il est possible également de trouver des sponsors, d’autant que certaines marques d’articles de sport, notamment, aiment apposer leur image sur tout ce qui bouge.

Autre source pécuniaire à ne pas négliger : la buvette, et la vente, le jour même, de sandwiches et autres friandises. La loi EVIN interdit le débit d’alcools à proximité des lieux de pratique sportive, mais rien ne vous empêche de leur proposer les cannettes et bouteilles que vous aura gracieusement livrées une marque quelconque de boissons pétillantes, choisie pour partenaire de l’opération. N’oubliez pas que les recettes de six manifestations organisées dans l’année par une association sont automatiquement exonérées de T.V.A.

Enfin, vous pouvez chercher des partenaires privé⋅e⋅s, notamment, du côté des sponsors, souvent intéressés par les manifestations sportives. Il⋅elle⋅s pourront notamment vous fournir des avantages en nature. 

Les précautions à prendre

DES PRÉCAUTIONS GÉNÉRALES

Assurez-vous que l’encadrement des activités sportives est de qualité. Surtout s’il s’agit de sports périlleux proposés à l’initiation (parachutisme, escalade, tir, etc.), exigez que les animateur⋅rice⋅s et moniteur⋅rice⋅s soient diplômé⋅e⋅s d’État. 

La structure organisatrice est en effet tenu de se conformer aux règles techniques édictées par la fédération qui a reçu délégation du Ministère de la Jeunesse et des Sports pour la gestion de l’activité concernée.

Pensez aux temps d’échauffement avant le début des épreuves, aux certificats médicaux qu’il est parfois nécessaire de produire… Il n’est pas non plus exclu de prévenir les pompiers ou la Croix Rouge de votre manifestation, ou d’organiser sur le site une permanence de la Médecine préventive, pour dispenser les conseils d’usage, et d’un poste de secours, pour les premiers soins.

SPÉCIFICITÉS LIÉES AUX TOURNOIS

Établissez, avant la campagne d’inscription à la compétition, un règlement très précis qui tienne compte des contraintes de l’épreuve (temps limité, nombre de joueur⋅se⋅s réduit dans les équipes etc.).

Il se peut que ce règlement s’éloigne des règles officielles de compétition, il est donc essentiel qu’il soit accepté par tou⋅te⋅s avant le début des épreuves. Essayez, tant qu’il est possible, d’éviter l’auto-arbitrage et formez au préalable une équipe d’arbitres suffisante en nombre et en compétence.

DERNIERS CONSEILS

Vérifiez que la police d’assurances que vous avez souscrite couvre ce genre d’événement. En cas d’incertitude, contactez la Mutuelle Nationale des Sports.

Prenez connaissance des dates des compétitions sportives organisées par la Fédération Française du Sport Universitaire. Ainsi, vous éviterez de placer la vôtre le jour des championnats du monde universitaires de vol à voile, coïncidence néfaste qui vous aurait privé d’une partie non négligeable de votre public. 

N’oubliez pas, après avoir réglé les différents problèmes liés à son aspect sportif, que la manifestation pour laquelle vous prodiguez vos efforts répond aux mêmes règles que n’importe quelle manifestation.

L’événement doit servir de tremplin à vos autres projets et démontrer votre dynamisme ; installez donc un stand de présentation de vos activités (près de la buvette), affichez les dates de vos futurs événements, proposez à la vente des T-shirts aux couleurs de votre association

Et surtout, n’hésitez pas à embrayer sur un repas convivial ou une soirée « troisième mi-temps », où vous aurez tout le loisir de vous faire connaître et de recruter de nouveaux⋅elles membres pour votre association.

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