Réaliser un dossier de présentation

Fiche pratique

Le dossier de présentation, c’est la carte de visite de votre association. En effet, ces quelques pages vous permettront de vous introduire auprès de potentiel·le·s partenaires institutionnel·le·s et financier·ère·s. Il est le pré-requis nécessaire avant de mener un rendez-vous partenaire. Disons-le autrement : pas de dossier de présentation, pas de financements. Pas de financements, pas de projets. Pas de projets, pas d’association. Si vous n’avez pas encore eu l’occasion de vous lancer dans ce périlleux exercice, cette fiche pratique est faite pour vous et si vous l’avez déjà fait vous pouvez toujours y jeter un œil pour tenter de l’améliorer.

Première étape : la rédaction

QUELQUES QUESTIONS PRÉLIMINAIRES…

Les projets de votre association, personne ne les connaît mieux que vous. En effet, combien de nuits avez-vous déjà passées à refaire le monde autour d’un verre avec vos ami·e·s Malheureusement, même si ces discussions forgent votre motivation, les restituer telles quelles dans un dossier destiné à la mairie ou à une entreprise n’est pas pertinent.

Avant de réaliser votre dossier de présentation, prenez donc un temps avec les membres de l’association pour discuter de la manière dont vous souhaitez vous présenter et expliquer vos projets : quels points doivent être mis en exergue ? Quels arguments peuvent être avancés pour expliquer le bien-fondé de votre démarche ? À qui s’adresse votre dossier ? Ces points doivent tous être reliés : il peut être pertinent d’adapter votre dossier de présentation à la structure à laquelle vous allez vous présenter, car chacune aura ses valeurs, ses axes prioritaires etc. 

LE PLAN DU DOSSIER

L’imagination, la fantaisie, l’originalité ou encore l’humour ont leur place dans un dossier de présentation à condition de s’intégrer dans un plan clair et rigoureux tout en restant souple. Nous vous livrons ici quelques conseils, mais le dossier unique et parfait n’existe pas. À vous d’adapter vos arguments à la sensibilité de votre interlocuteur·rice. Vous ne vanterez pas les mêmes qualités selon que vous vous adressez à une collectivité territoriale ou à un magazine culturel.

UNE COUVERTURE

La couverture doit donner quelques informations essentielles : le nom de votre association et/ou projet, sa date et son lieu de réalisation. Elle doit également vous identifier visuellement : logo, photo, identité graphique de l’association, etc. Enfin, vous pouvez ajouter les logos de vos partenaires (après leur avoir demandé leur avis, bien entendu) et les prix ou labels que vous avez pu obtenir pour vos actions.

UN SOMMAIRE

Dans votre sommaire, il vous faut reprendre les grandes parties de votre plan et indiquer clairement le numéro de la page correspondante. Inutile cependant de faire apparaître les sous-sous-parties de vos sous-parties. Cela nuit à la lisibilité du sommaire.

UNE INTRODUCTION

L’introduction doit expliquer synthétiquement votre projet, ses enjeux et la démarche de votre association, le tout en une page. Au risque de briser vos illusions, sachez que beaucoup de vos interlocuteur·rice·s arrêteront leur lecture à ce moment. Ce préliminaire doit donc répondre aux questions essentielles, les fameux 3Q2COP (qui, quoi, quand, comment, combien, où, pourquoi).

UNE PRÉSENTATION DÉTAILLÉE DE VOTRE PROJET

Séduit par votre introduction, le ou la partenaire potentiel·le a décidé de poursuivre sa lecture pour en savoir plus sur votre projet. C’est déjà bien. Pour achever de le ou la convaincre, proposez :

  • Une analyse détaillée de l’opération prouvant que votre projet est viable et pertinent : présentation du territoire, moyens mis en œuvre, retour sur des projets similaires, etc. Votre interlocuteur·rice doit avoir compris tout l’intérêt qu’il·elle a à financer votre projet : c’est le seul moyen pour qu’il·elle ne referme pas illico le dossier en arrivant sur la page qui suit…
  • Le budget prévisionnel : un budget contient une colonne dépenses et une colonne recettes. Quoi qu’il arrive et en toutes circonstances, les totaux de ces deux colonnes doivent être égaux. S’ils ne le sont pas, votre dossier risque d’être immédiatement rejeté car votre interlocuteur·rice s’inquiètera de la gestion de vos finances. Pour vous aider, consultez la fiche pratique « réaliser son budget prévisionnel »Enfin, n’hésitez pas à booster votre budget et à demander un peu plus : les partenaires donnent généralement moins que ce que vous leur demandez. 
  • Le calendrier prévisionnel : ce calendrier montrera à votre interlocuteur·rice que vous avez réellement pensé et organisé votre évènement, et qu’il n’est pas à l’état d’idée abstraite. 
  • Un plan de communication : cette partie est très importante puisqu’elle permet à votre futur·e partenaire de voir comment leur participation sera valorisée (dossier de presse, flyers et affiches portant leur logo, etc). Si vous souhaitez faire financer un projet développé hors du territoire dudit partenaire (action de solidarité internationale, par exemple), expliquer comment vous comptez en rendre compte après la réalisation du projet, sur le territoire du financeur : exposition, débat, etc. Pour en savoir plus, consultez la vidéo « Construire un plan de communication »

UNE PRÉSENTATION DE VOS PARTENAIRES

Dans votre dossier de présentation, mentionnez tou·te·s les partenaires que vous avez déjà. Si leur degré de soutien peut varier, toute structure qui vous aide, même un peu, mettra en confiance les nouveaux·lles partenaires que vous sollicitez. N’en oubliez aucun·e : votre établissement, une association locale de proximité, d’autres associations étudiantes etc. 

UNE PRÉSENTATION DES PERSONNES QUI PORTENT LE PROJET 

De nombreux éléments concernant votre association, sa démarche et ses valeurs ont déjà été abordés dans l’introduction. Vous pouvez néanmoins profiter de cette partie pour enfoncer le clou et rappeler brièvement l’historique et l’objectif de votre structure. Soyez dans le concret, et définissez des objectifs réalisables et à votre portée. Cela rassurera les partenaires sur votre capacité à être réaliste et lucide et à prendre du recul sur votre association. Il·elle·s vous donneront ainsi plus facilement leur confiance. 

Proposez également de (très) rapides portraits des principaux et principales membres de l’équipe, afin de personnaliser votre structure et de permettre à vos futur·e·s partenaires d’identifier leurs contacts.

DES ANNEXES 

Proposez des photos, des coupures de presses d’événements passés, des tableaux prévisionnels… Mais n’éditez pas une encyclopédie sous prétexte de prouver que vous avez de la matière. Une annexe sert à apporter un éclairage sur un point du dossier : si ça n’est pas le cas, elle est inutile. Pour que le lecteur aille lire ces éléments complémentaires, prévoyez des renvois dans votre texte.

QUELQUES RECOMMANDATIONS STYLISTIQUES…

L’ORTHOGRAPHE

Un docier bourés de faute d’orthographes peu s’avéré trait vites exaspérent et dificile à lyre. Lisez et relisez votre dossier, faites-le corriger par les membres de l’association, vos ami·e·s, votre famille et toute personne maîtrisant un tant soit peu les règles orthographiques et grammaticales. Lorsque votre dossier part à l’impression, vous devez être absolument certain·e·s qu’aucune coquille n’ait échappé à votre vigilance…

STYLE ET VOCABULAIRE

Ne vous lancez pas dans de grands effets de style : préférez des phrases courtes et sobres, qui permettront aux lecteur·rice·s de ne pas s’arracher les cheveux par poignées en tentant de comprendre ce que vous avez voulu dire. Comme pour le contenu, tentez d’adapter votre style et votre ton aux codes du·de la partenaire visé : allez faire un tour sur son site Internet, lisez ses documents de communication afin de vous imprégner de son vocabulaire. Et cela est un élément important, il ne relève pas du détail. En effet, si vous utilisez les mêmes mots pour présenter vos actions ou vos objectifs, l’interlocuteur·rice, s’identifiera davantage à votre cause et sera davantage encline à vous soutenir. 

Enfin, souvenez-vous que si votre but est d’obtenir des sous, vous ne faites pas non plus l’aumône : inutile de supplier. Si votre projet est bien ficelé et vos arguments finement avancés, vous convaincrez sans avoir besoin d’apitoyer votre interlocuteur·rice.


Deuxième étape : la mise en forme

De même qu’on ne rencontre pas un·e partenaire en espadrilles trouées, on n’adresse pas un dossier de présentation à la mise en forme peu soignée. L’aspect de ce document de communication forgera la première image que votre interlocuteur·rice se fera de votre association.

LA PRÉSENTATION

LE CHOIX DE LA POLICE 

On distingue généralement les polices basiques, dont la principale qualité réside dans leur lisibilité, et les polices plus travaillées et originales qui véhiculent une identité, voire un message. Afin de ne pas entraver la lecture, le corps de votre texte doit impérativement être écrit dans une police basique : times, arial, helvetica, trebuchet… Vous avez l’embarras du choix. Évitez tout de même le style « comic », trop enfantin, qui risque de nuire à votre crédibilité. Pour les grands titres, vous pouvez opter pour une police un peu plus originale : le site Dafont  propose des milliers de « fonts » (« polices ») gratuites et téléchargeables sur Mac comme sur PC.

Privilégiez toujours la lisibilité à l’esthétisme et souvenez-vous que, du gothique au graffiti, le choix d’une police n’est pas anodin. Dernière règle, valable pour tout support de communication : jamais plus de trois polices (parties, titres et corps du texte) dans un même document.

LA MISE EN PAGE

Rien de plus rébarbatif qu’une page tartinée de caractères dont la simple vision vous inspire une seule pensée : dormir. Pour que votre document soit clair et donne envie de s’y plonger, commencez par une règle simple : une partie = une page. L’intitulé de la partie doit être mis en valeur. Espacez bien les titres en sautant des lignes avant et après afin que le·la lecteur·rice puisse repérer immédiatement votre plan. Faites des paragraphes et sautez des lignes entre chaque idée. Choisissez des interlignes aérés et laissez des marges conséquentes en haut, en bas et sur les côtés du document, sans oublier de justifier votre texte. Enfin, le corps de la police ne doit ni être trop petit (10 minimum), ni trop grand (12 maximum). Et si tout cela doit vous obliger à couper du texte, tant pis !

LE GRAPHISME

CRÉER VOTRE IDENTITÉ VISUELLE 

Le bon dossier de présentation, c’est celui que l’on repère dans la pile, dont on se souvient et qu’on a envie d’ouvrir. À défaut d’être un·e artiste dans l’âme, tâchez au moins de créer un univers visuel qui permette d’identifier votre association : une ou deux couleurs phares, une police de prédilection, un logo et quelques éléments graphiques qui permettront de « signer » la page.

Pour décliner cet univers graphique sur votre dossier de présentation, une règle à retenir : sobriété. Un dossier de présentation, nous ne le répéterons jamais assez, doit être lisible. La couverture doit révéler votre univers sans paraître surchargée.

Vous êtes en cours de réflexion sur l’identité visuelle de votre projet ? Jetez un oeil à la fiche pratique « Créer l’identité visuelle et la charte graphique de votre asso ».

DÉCOUVRIR LA PAO
Pour les profanes, PAO signifie « Publication assistée par ordinateur » et recouvre tout un tas de logiciels (soi-disant intuitifs) permettant de réaliser (soi-disant facilement) de magnifiques documents. Un certain nombre d’éditions libres de droits existent aujourd’hui sur le marché :

The Gimp est l’équivalent de Photoshop : il vous permettra de travailler des images. 

Inkscape est une version libre d’Illustrator, logiciel utilisé pour réaliser des logos et des éléments graphiques

Scribus enfin, sert à mettre en page vos documents à l’instar d’Indesign ou Quark Xpress. Et si la simplicité de l’outil ne vous paraît pas évidente, vous pouvez évidemment vous rabattre sur Word ou sa version Openoffice : moins d’options, mais quelques heures de prise de tête évitées.!

ILLUSTRER LE TOUT

Afin d’égayer votre dossier, n’hésitez pas à distiller ici et là quelques illustrations. Pour cela, le mieux est de piocher dans le stock de photos que vous avez très intelligemment pensé à archiver lors de vos précédents événements. Si vous avez omis de garder quelques traces de vos exploits passés, ou que votre association n’a pas encore réalisé d’événements (ce dont on ne saurait vous tenir rigueur), vous pouvez toujours ajouter des images « prétextes » (le site Gettyimages ou iStock proposent des photographies et images libres de droits). 

LA FABRICATION

La fabrication comprend toutes les étapes qui vont permettre à votre dossier de présentation de passer de la mémoire de votre ordinateur à un document fin prêt à être envoyé à vos futurs partenaires.

VERSION NUMÉRIQUE

En bon écologiste (ou comptable économe) que vous êtes, vous souhaitez éviter la case «impression papier». C’est possible… A condition que votre fichier ne pèse pas dix mégas. Les formats texte (Word, OpenOffice) variant selon les parcs informatiques, adressez toujours un fichier PDF : les logiciels de PAO et OpenOffice permettent d’exporter directement vos fichiers en format PDF. Choisissez la définition la plus basse possible afin d’obtenir un document léger. Vérifiez bien que le résultat est lisible (c’est-à-dire non pixellisé) et qu’aucun élément n’a « sauté » : il arrive souvent que des polices mal téléchargées, des images ou des logos disparaissent dans la transformation.

VERSION PAPIER

Il peut être plus judicieux, parfois même incontournable, d’éditer une version papier. Dans ce cas, quelques règles sont à retenir :

  • Noir&blanc ou couleur ? La version couleur est souvent plus appréciée des lecteur·rice·s… Mais nettement moins de la comptabilité de l’association. Si possible, imprimez la couverture en couleur, vous obtiendrez ainsi l’effet désiré sans vous ruiner. Évitez par ailleurs d’imprimer en noir et blanc un document en couleur : vos grisés seront moins pleins et le rendu moins harmonieux.
  • Imprimeur ou imprimante ? À partir d’un certain nombre d’exemplaires (200 environ), faire appel à une société d’impression peut s’avérer très rentable. N’hésitez pas à demander différents devis afin d’obtenir le meilleur prix possible. Plusieurs éléments permettent de faire baisser la facture : la qualité et l’épaisseur du papier, le type de reliure… Un fichier PDF haute définition évitera par ailleurs les frais de calage.
  • La reliure. Pas question d’envoyer des feuilles mal agrafées ou tenant uniquement grâce à un trombone. Au minimum, posez une reliure en spirale : artisanale, certes, mais propre et efficace. Chez un·e imprimeur·se, la reliure la plus économique est la « piqûre », soit deux agrafes posées à la verticale au milieu du dossier. Si vous n’avez pas trop de pages, ce « façonnage » peut même être réalisé sur une simple imprimante d’entreprise.


Troisième étape : l'envoi du dossier

Ne nous arrêtons pas en si bon chemin. Il serait dommage qu’un beau dossier comme le vôtre reste dans les cartons. Voici donc quelques conseils pour démarcher vos futur·e·s partenaires.

LA RECHERCHE DE STRUCTURES PARTENAIRES

Un dossier de présentation ne s’envoie pas au petit bonheur la chance. Bien en amont, effectuez un travail de veille sur les sujets en rapport avec votre projet : quelles politiques publiques sont mises en place ? Qui s’intéresse à ces questions ? Lorsque la presse parle de ces thématiques, qui intervient ?

Toutes ces recherches vous permettront de repérer les institutions, entreprises ou encore fondations qui peuvent être intéressées. Soyez réactif·ve·s, voire opportunistes : les journaux font leur Une sur le déclin de la politique culturelle de votre ville ? C’est le moment de proposer à votre mairie de redorer son blason en finançant votre festival de théâtre !

Avant de solliciter une aide, renseignez-vous également sur les différents types de financements existants :

  • Les subventions sont accordées par des institutions publiques (ministères, collectivités, etc.) à des associations dont les projets correspondent à leur politique, dont vous trouverez le plus souvent les grandes lignes sur leur site Internet.
  • Les bourses et prix fonctionnent sur un système de concours, récompensant les meilleurs dossiers. Les dates sont généralement fixes. Le média Say Yess, les Maisons des Étudiants et les services jeunesses des collectivités pourront également vous être d’un précieux secours.
  • Le sponsoring est une aide financière ou en nature accordée en contrepartie d’un retour d’image : on vous donne de l’argent, vous faites parler de ce généreux donateur.
  • Le mécénat est la version altruiste du sponsoring : le généreux donateur ne doit pas exiger de vous une quelconque contrepartie (même si, dans les faits, l’apposition du logo reste de rigueur). Attention toutefois, pour ne bénéficier il faut que votre association soit reconnue d’intérêt général. 

Pour en savoir plus sur les possibilités de financement de vos projets, consultez également les fiches pratiques “Financer un projet étudiant“, “Rechercher et gérer des partenariats privés“,  “Financer ses projets avec Culture-ActionS” et “Monter un projet européen“.

LA RECHERCHE D’INTERLOCUTEUR·RICE·S

Une fois la structure identifiée, reste à savoir qui est l’interlocuteur·rice adéquat·e, c’est-à-dire la personne qui saura prendre soin de votre dossier.  La plupart des entreprises proposant des financements disposent généralement d’un·e « chargé·e de partenariats ». 

Du côté des collectivités, tournez-vous dans la mesure du possible vers le service concerné (vie associative ou secteur concerné). Si ça n’est pas le cas (et même si ça l’est), n’hésitez pas à passer un coup de fil pour demander à parler à la personne adéquate : ce sera également l’occasion d’amorcer une première prise de contact.

LA LETTRE D’ACCOMPAGNEMENT ET LA RELANCE

Un dossier s’accompagne toujours d’une lettre ou d’un mail « résumé » d’une dizaine de lignes. En une page, vous devez expliquer la genèse du projet, présenter votre association et vos compétences pour mener cette opération, le contenu dudit projet et le montant de la somme que vous souhaitez obtenir.

Enfin et surtout, proposez de rencontrer votre interlocuteur·rice. Une dizaine de jours après l’envoi, relancez-le·ela pour savoir si il·elle a bien reçu votre dossier, et lui proposer à nouveau une entrevue. Nous l’avons déjà dit, le dossier de présentation n’est jamais qu’une carte de visite permettant de vous introduire auprès de potentiels partenaires. C’est au cours d’une rencontre de visu que vous pourrez obtenir définitivement les financements que vous attendez

Pour finir, une dernière fiche pratique avec des conseils de pro pour réussir vos candidatures pour les appels à projets.


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