Trouver, garder et utiliser un local

Fiche pratique

Vous ruminez d’ambitieux projets pour votre association, vous avez motivé vos troupes et vous avez même réussi à obtenir l’adhésion de personnes supplémentaires ainsi que les promesses de coup de main de plusieurs bénévoles. Décidément, une rentrée placée sous les meilleurs auspices sauf que vous n’avez plus de local ou alors vous n’en avez pas encore car vous venez seulement de créer votre association


Petit rappel : le siège social

Rappelons d’abord que le siège social fait partie d’une des trois mentions obligatoires dans les statuts de votre association. Il doit être fait mention d’une adresse pour l’association dès le dépôt des statuts. Si, après ce dernier, vous souhaiter en changer, vous pourrez le transférer par simple décision du conseil d’administration. Toutefois, la ratification en assemblée générale sera nécessaire.

Une domiciliation à l’université peut être obtenue avec l’aval de l’administration. Cela s’apparentera davantage à une boîte lettre officielle. Mais cette domiciliation peut ensuite vous donner ensuite plus de légitimité à la demande d’un local réservé à votre association ou partagé entre les différentes associations de l’université. Cette implantation au sein de votre campus vous permettra une meilleure circulation de l’information, facilitera l’animation et la gestion de votre association (réunions plus faciles à organiser par exemple) ainsi que le renouvellement de vos membres. 

Vous pouvez aussi vous tourner vers des associations de soutien et d’aide aux associations (maisons des associations, maisons des initiatives étudiantes etc) qui pourront vous prêter leur adresse pour faire siéger votre association. 

Si aucune autre solution n’est possible, domiciliez l’association chez l’une des personnes fondatrices. Néanmoins, une fois que votre activité sera lancée, réfléchissez peut-être à un transfert dans un autre lieu pour anticiper le départ de cette personne. 

Enfin, il peut être intéressant de prévoir un article dans les statuts évoquant l’existence d’un règlement intérieur de l’association, validé en AG et régissant l’usage du local. Cela pourra vous éviter quelques désagréments.

Se faire prêter un local

L’UNIVERSITÉ

Votre première piste de recherche sera votre université ou votre école. Avant toute demande, il peut être utile de préparer un dossier qui comporte tous les éléments descriptifs de l’association et de son action : statuts, liste d’adhérents, projets, etc. Une fois ce premier travail de préparation réalisé, tournez-vous vers le service qui s’occupe de la vie étudiante de votre école, le Bureau de la vie étudiante pour les universités par exemple. 

Celui-ci vous indiquera la démarche précise à suivre et pourra vous accompagner dans votre démarche. Vous pouvez également contacter les élu·e·s étudiant·e·s auprès de l’administration ou encore aux syndicats étudiants.

Si l’administration est inflexible, une autre association ou un syndicat pourra peut-être vous héberger (nombre d’associations ont pour local et pour adresse postale le BDE de la fac par exemple).

Vous avez aussi la possibilité de vous orienter vers les Maisons des Associations, les Maisons des étudiants, ou certaines fédérations d’associations. À Paris, il existe bien entendu la Maison des Initiatives Étudiantes. Elle ne peut pas proposer de local permanent aux associations (plus de mille associations étudiantes parisiennes pour un peu moins de 1000 m2) mais permet de réserver des salles en avance pour vos différents évènements (lieu de réunion voire de formation) le tout gratuitement.

LA MAIRIE

Si vous n’avez toujours pas trouvé de local à occuper ou à partager, vous pouvez tenter votre chance auprès de la mairie. Là encore, un dossier bien travaillé et beaucoup de patience seront nécessaires. Il vous faudra tout d’abord identifier l’interlocuteur·rice ou le service concerné. Dans les petites communes, la demande est généralement adressée directement au·à la maire. Dans les villes plus importantes, d’autres interlocuteur·rice·s peuvent intervenir : il faut généralement s’adresser au service chargé de la vie associative, mais la demande peut également être traitée par le service ou le·la conseiller·ère municipal·e chargé·e du secteur d’activité de l’association (culture, environnement, solidarité, etc.).

QUE DEMANDER ?

La mise à disposition de locaux municipaux : une salle de réunion, de cours, de spectacle, etc., en précisant également les jours et horaires souhaités, la capacité minimale, l’équipement (s’il faut des tables, des chaises, etc.), voire la localisation ou l’accessibilité (pour de jeunes enfants non accompagnés ou pour des personnes handicapées par exemple). Il ne s’agit pas d’être trop exigeant·e·s, vous limiterez d’autant vos chances de trouver chaussure à votre pied, mais d’être suffisamment prudent·e pour ne pas se voir affecter des locaux inadaptés et donc inutilisables.

Pour vous aider, vous pouvez consulter la liste des « bâtiments et terrains appartenant à la commune » figurant dans l’annexe intitulée « concours aux associations » du budget de chaque municipalité. Il recense toutes les disponibilités de la commune. Elle est consultable en libre accès dans chaque mairie.

À QUEL PRIX ?

La mise à disposition peut se faire à titre gratuit ou onéreux, sachant que dans ce dernier cas, la municipalité ne demande généralement qu’un prix symbolique, bien inférieur au prix du marché. C’est une forme de « prêt » généralement formalisé par une convention entre la ville et l’association.

Louer un local

CONCLURE UN BAIL

En tant qu’association, vous ne pouvez conclure ni un bail commercial, ni un bail professionnel mais vous pouvez contracter un bail de droit commun, probablement le plus adapté à une association étudiante. Dans ce type de contrat, vous disposez d’une grande marge de négociation pour déterminer les modalités de la location (durée, nature de l’activité, délai de préavis…). Sachez cependant qu’il offre peu de protection, aucune durée minimale de location n’étant définie. Le montant du dépôt de garantie ne peut excéder deux mois et le bail conclu relève de la liberté contractuelle.

De plus, pour éviter les problèmes de responsabilité personnelle engagée, il est plus que préférable de mettre le bail au nom de l’association que votre propre nom. Cela vaut aussi pour l’ouverture de comptes EDF, Internet ou téléphone. Dans le dernier cas, cela a en plus l’avantage de faire figurer le nom de l’association dans l’annuaire.

LA TAXE D’HABITATION

Cette taxe est redevable par toute personne occupant un local, qu’il soit locataire ou propriétaire (dans ce cas-là on parle de taxe foncière). 

Trois conditions doivent être remplies pour que les locaux soient soumis à cette taxe :

  • ils doivent être meublés conformément à leur destination ;
  • ils doivent faire l’objet d’une occupation privative ;
  • ils ne doivent pas être retenus pour l’établissement de la taxe professionnelle.

En revanche, les locaux accessibles au public, comme les salles d’exposition par exemple, sont exonérés. Un local mis à la disposition d’une association donnera donc lieu au paiement de la taxe d’habitation si elle est en mesure d’en disposer librement.

Occuper son local de façon responsable

SÉCURITÉ ET RESPONSABILITÉ

Ça y est, vous avez emménagé dans le local promis ! Vous en êtes désormais responsables. Concrètement, cela veut dire qu’il vous revient de gérer le lieu afin que son usage se passe dans les meilleures conditions. Vous devez faire votre maximum pour éviter les divers accidents, les tensions entre les membre etc. Pour ce faire, vous pouvez par exemple rédiger un règlement intérieur et à afficher en bonne place. Des pistes de règles : respect, sécurité, intelligence. 

D’ailleurs, vous aurez certainement à gérer un lieu à usage collectif qui, accessoirement, va représenter votre association aux yeux du public et de l’administration et des autres associations.

C’est pourquoi, il peut être prudent de prévoir que les personnes bénévoles, salariées et autres volontaires soient astreintes à une certaine discipline, à un système de permanence (qui dispose des clefs, à quelles heures ?) et à une préservation de l’hygiène de base. 

Si vous disposez, d’un local prêté par l’université, vous pouvez logiquement espérer qu’il réponde aux normes de sécurité. Vous pouvez dans les cas, vous procurer lesdites normes auprès de la protection civile (pompiers, préfecture…).

L’ASSURANCE

On n’y pense pas toujours mais souscrire à une assurance n’est pas inutile lorsqu’on gère une association. En effet, en tant que personne morale, elle est aussi tenue pour responsable des différents dommages qu’elle peut causer lors de ses activités ou provoqués par ses biens matériels. Ainsi, si des accidents au sein de votre local surviennent, il est de votre responsabilité de réparer la personne lésée et inversement. Si vous avez une assurance cela vous évitera de payer de vos propres fonds. 

Par ailleurs, lorsque vous prenez possession du local, ne vous contentez pas d’un simple état des lieux. Complétez-le par une évaluation de la diversité et de l’importance des risques, considérez la valeur du matériel qui y est placé et de celui que vous y ajouterez, pensez à la façon dont vous allez utiliser ce local… Et faites le point avec le bailleur ou l’université sur la répartition des responsabilités. Cela vous aidera également pour la souscription de votre contrat d’assurance, qui dans l’idéal, devra couvrir un maxime de risques. 

Ensuite, choisissez la formule d’assurance adaptée à vos besoins. Aux contrats de base, comme celui proposé par l’APAC via la Ligue de l’enseignement, qui couvrent la responsabilité civile, les dommages subis par les membres ou l’occupation occasionnelle de locaux (ce qui est souvent le cas lorsque le local est prêté par la fac), on peut demander une extension pour couvrir des matériels à hauts risques (vidéo, informatique, hi-fi…) ou ajouter une protection juridique qui prend en charge les frais d’un procès intenté contre l’association…

Animer son local

Maintenant que vous êtes installé·e·s, l’esprit tranquille et les pieds sur la table, pensez à la meilleure façon d’utiliser ce nouveau lieu de vie. Que pouvez-vous proposer à vos adhérent·e·s et au public ? Comme faire de ce lieu un carrefour, un pôle attractif et convivial, tout en le gardant propice au travail ? Dans les grandes lignes, votre local doit permettre :

  • Aux bénévoles de travailler pour l’association : un téléphone, même réduit à la seule réception, et un ordinateur seront les bienvenus. N’oubliez pas de prévoir également un espace privilégié, où il sera possible de s’isoler du capharnaüm ambiant.
  • De diffuser l’information : prévoyez des affichages intelligents, des casiers en libre-service où chacun·e peut consulter les documents nouveaux, et dans la mesure du possible des permanences.
  • De rendre visible l’association et ses activités : proposez une billetterie, des polycopiés, des préservatifs, du bon café pas cher (!), etc.

Conclusion

Trouver un local n’est a priori pas chose aisée, mais de multiples solutions sont possibles si vous prenez la peine de chercher. La mise à disposition d’un local est chose essentielle pour le bon fonctionnement et la bonne communication des informations au sein de votre association. À défaut, soyez inventif·ve·s, l’important c’est d’avoir un lieu physique (ou non) pour vous retrouver et travailler ensemble. Vous pouvez ainsi opter pour un espace de co-working, un café où vous pouvez organiser vos réunions ou réserver des salles au sein de votre université ou votre école, ou encore aller chez l’un·e d’entre vous.

Pensez aussi au fait que vous pouvez organiser des réunions en ligne grâce aux divers outils en ligne désormais à disposition. Ainsi, même si vous n’avez pas (encore de locaux) vous avez de multiples moyens de vous réunir ! 

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